《業(yè)務(wù)員教材》專題二十：時間管理的技巧.doc

業(yè)務(wù)員教材專題二十：時間管理的技巧 無論您從事什么，時間就是您要面對的一切，您的計劃、安排的對象，確切地說，也就是您要奉獻的全部東西。作為成功的銷售人員，您應(yīng)該意識到一個嚴重的事實：不知道您都閑置了多少時間。 關(guān)鍵不在于能活多久，而在于能活多好。您在工作中投入了多少時間并不重要，重要的是您在這段時間內(nèi)都干了多少工作。您不知道自己有多少時間，所以，先充分地利用您知道自己所擁有的今天。 不要以為那些忙忙碌碌的高級經(jīng)理們都很清楚時間的價值。他們在時間安排上并不是您想象的那么完美，而是非常糟。 在給一個知名企業(yè)作咨詢的時候，我們曾認真地記錄了該企業(yè)總經(jīng)理一周工作的實際情況，很遺憾，他每天的時間根本不是他所能夠控制的，而更糟糕的是在這一周，與業(yè)務(wù)有關(guān)的工作共有兩次，不超過30分鐘。真的是令人吃驚！ 無論走到哪里，我們都會聽到一種抱怨：“只要我有更多的時間，我就會”當問到人們喜歡更多地擁有什么東西，您會得到各種不同的回答：金錢、假期、家庭生活時間、愛好、教育，等等。再向他們發(fā)問，什么才能使他的生活更輕松，您會得到更加一致的答案：“我需要更多的時間！” 花費時間與用時間投資 “花費”好象是大家都不喜歡聽。當您花錢買了一套新衣服時，就意味著這筆錢從您的賬戶里消失了；而當您“投資”于一套新衣服時，您將會是完全不同的心態(tài)。此時，錢根本沒有損失，這套新衣服將使您在進行銷售介紹時顯得更精神、更有自信心。衣服變成了一種投資，它通過幫助您展示出更具有專業(yè)化的氣質(zhì)，實際上又把錢帶回到您的銀行帳戶上。 花費與投資因想法稍有差異就會創(chuàng)造出不同的效果，您意識到了嗎？要用自己的時間投資而不是去花費它。 現(xiàn)在，您要改變對時間的態(tài)度，究竟時間值多少錢？我們不妨計算一下。 假設(shè)您每年的毛收入是8萬元，按照每周40小時工作時間計算，您每年工作2080小時，那么您每小時的估價便是38.46元。 假如您是做直銷工作，如果您每天有一個小時花費在無收獲的活動上，那就意味著本年度您花費了1萬元（每天1/8的時間花費了，8萬1/81萬），而沒有從中得到任何東西。但更嚴重的是，您浪費了您的時間，也浪費了老板的時間；同時，您也失去了那些，如果您能有效利用這些時間便會發(fā)掘出來的連環(huán)客戶和未來的生意。 我希望您能意識到，作為一名銷售人員，您的時間的價位是由您自己決定的，沒有任何公司、任何團體、任何貿(mào)易協(xié)會、任何人可以支配您每小時的價位。 許多人喜歡陶醉于先知先曉，月末可以領(lǐng)到的固定價位支付的薪水。但是，您和他們不同，您知道，“保安工作”其實沒有任何安全之處，那個領(lǐng)薪日也許意味著您數(shù)周、甚至數(shù)月在路上奔波，而且您樂意這么做。那些做房地產(chǎn)生意的人很清楚這意味著什么。從您第一次敲響那位潛在客戶的大門，到了解行情、為屋頂?shù)那闆r爭論不休、重新為走廊刷漆、出售、做成交易、最后拿到支票，共花了多少時間？ 安排好時間可幫您避免在這種時候產(chǎn)生消沉情緒，人們很容易迷失目標，但不要著急，每個人都有這種時候，您只需把精力集中在手頭的工作上，繼續(xù)去敲那些門、去打那些電話、去拜訪、去嘗試每一次機會。 不要讓自己卷入忙碌的工作，而要成為一個真正地忙于快樂、積極地把自己每小時的價位每天都提到新高度的人。 您每天都有24小時，您是把他花掉，還是把它投資出去。 真正的業(yè)務(wù)高手會把每一分鐘都用于投資，甚至休閑時刻。如果您工作中需要開車，您可以收聽收音機中的廣播節(jié)目，聽聽美妙的音樂、吹一曲快樂的口哨或埋怨其它司機。但是，一種更有成效的方法是把這些時間用于聽一些好的、教育性、推動型或鼓勵性的錄音磁帶或CD盤。華人巨賈李嘉誠利用每天上班路上的30分鐘請了一位英文教師給他上英文課，多么有價值?。?做工作計劃，按計劃工作 因為您有目標，所以您需要計劃。 計劃是實現(xiàn)目標的唯一手段。您最好用計劃來管理您每天的工作。一般做業(yè)務(wù)的部門都有相應(yīng)的計劃表，自己也可以編制一個工作計劃表。日工作計劃的幾個要素： 1、走出辦公室或家門 看看您以前的報表，您的客戶在什么地方？試想一下，如果您沒有在準確的時間離開辦公室，所有的潛在客戶都在和您的競爭者進行接觸，有的甚至都在簽約了！在快餐館的空調(diào)環(huán)境忍不住讓您在這里歇歇腳，您知道您耽誤了多少個潛在客戶和銷售生意，價值多少？恐怕您自己也不知道。 記住“潛在客戶遠在那邊” 2、約見 忘記一次約會，甚至是一次很重要的約會都是很容易犯下的錯誤，而潛在客戶不會管您任何理由。他認定的就是一段重要的時間被一個沒有露面的人給浪費了。一次失約，會在您的腦門上刻上一個標記。那位客戶以后每每聽到您的名字，就會有兩件事情發(fā)生：在他面前晃動的標記意味著他根本不會理您，或者更糟，他在指責您的失約。任何一種行動都不利于尋找潛在客戶的成功。您還需要記住的是這位被您拋棄的客戶還會把您的壞印象歸罪于您的公司、您的產(chǎn)品并告訴他所有的同伴。 3、家庭作業(yè) 這個世界里最永恒的事情就是變化。您不僅要注意到市場、行業(yè)、產(chǎn)品和營銷戰(zhàn)略的變化，還要學(xué)習(xí)研究，知道如何利用它們。如果被一位比您更了解您的行業(yè)的潛在客戶擊倒，這是再糟不過的事情了。 4、您的家庭 因為工作而將家庭置之不顧或者顧不上的人確實很多。然而不管您成功與否，最關(guān)心您的人就是您身邊最親近的人您的家庭成員。您做事業(yè)不也是為了讓他們分享您的快樂嗎？ 5、鍛煉身體 良好的身體狀況可以讓您工作更順利。不過做什么工作，都應(yīng)該有時間照顧自己的身體。很簡單，把他安排到您的計劃內(nèi)，按計劃行事。 6、獎勵您自己 當您自己在大棒下工作的時候，還要記著給自己一根胡蘿卜，這是很重要的。您必須允許自己在成績面前受到獎勵，對于那些大成績，我不擔心，您的心里已把它放在最重要的位置。我要提醒您的是中途中的一些小獎賞，它們也不可忽略。因為這樣才能使您不斷獲得動力，繼續(xù)前進。 獎賞辦法是個人的事情，也應(yīng)該這樣。所以，我不想為您列出一個完整的獎勵清單來，想一想什么東西能使您自己高興，然后，時不時以此對自己稍加獎勵。 7、尋找潛在客戶 您的工作是每天都要出去尋找客戶，除非正常的休假時間。 這部分工作是最辛苦的工作，也是銷售人員尋找推委借口的首要工作。問一下自己工作中最不愿意干的事情是什么，那件事十有八九是尋找潛在客戶。 讓您的每一天都卓有成效 將您的每一天分解成幾個部分。時間計劃有時會使人們受挫。而且“時間計劃”這個詞聽起來也很正式，所以我們用“工作效率”取而代之，這樣聽起來更順耳一些。時間計劃是計劃您的日工作效率，這樣才能充分有效地利用您的每一天。 讓您擁有的每一時刻都去做富有成效的事情。 這一原則代表時間計劃尋找潛在客戶、銷售和您生活中全部其它內(nèi)容。這聽起來極其簡單，但也是最容易被人忽視的最好原則之一。不論您在哪里，不論您做什么，都要不斷自問：這是我此時所能做的事情嗎？ 以下三種做法有助于您遵循這個原則： 保留一份您的重要活動的清單； 保留一份您的約見名單并隨身攜帶； 了解您的時間價值所在。 要警惕因安排不當而造成的陷阱，許多銷售人員都掉進去過。它們花費很長時間進行細心準備、謀劃策略、有條不紊地開展尋找潛在客戶的活動。但是，實際決不是那樣順利。這些人有時買最昂貴的最復(fù)雜的有關(guān)市場營銷日程安排方面的書籍，他們把大量的時間投入到計算機材料檔案或搜集索引卡片上。他們分析客戶的欲望和需要，把他們的產(chǎn)品介紹個性化并練習(xí)如何接近潛在客戶。所有這些都是很重要的。但問題是這些人從來不把所有的努力放到實踐中去。 也許這些人對失敗有一種恐懼感。當然不是懶惰，但不管理由是什么，組織好自己的工作才是目標，而不是首先考慮所有這些組織安排的理由。準備好一切本身就是完成了意向工作。 組織是很重要的，但有時候計劃卻沒有成效。所以，要不斷地自問：您正在做的事情是否在當時最合適。制定時間計劃是從制定目標開始的。因為只有這樣，您才能真正知道什么是最重要的事情。您的生活中有五方面需要制定目標：家庭、健康、財富、精神修養(yǎng)、愛好和教育。 1、制定第二天的工作計劃 在您準確地制定了目標并寫下來之后，就該制定時間計劃了。晚上睡覺前，您第二天的計劃準備好了嗎？每天都要堅持您的計劃，確實，銷售人員沒有計劃真的無法工作，效率實在是太低了。 寫下您第二天要做的事情：要打的電話、要會見的人、要執(zhí)行的任務(wù)等與工作有關(guān)的事情 。在把您生活中的屬于其它類別的重要事情添加在單子上。寫完之后，把單子放好，忘掉它，開始抓緊時間睡覺。 第二天早晨，您可能會出來活動一下，吃早餐的時候再瀏覽一下您的索引卡或計算機檔案材料。一天中要做的都是這些類似的決定。 要不斷地堅持自問，您當時所做的事情是否最有成效。這是您必須要做的事情。訓(xùn)練您的思維，使大腦整天重復(fù)這個問題。還可把您的活動寫在卡上，如果有口袋就放在口袋里?？傊?，無論如何，使這種思維成為一種習(xí)慣。 銷售工作是一種獲得自由的經(jīng)歷，但不是每個人都適合這個職業(yè)，您必須遵照執(zhí)行嚴格的紀律。我見過許多職業(yè)銷售人員，他們都抱著輕而易舉即可發(fā)財?shù)膲粝爰尤肓诉@一行業(yè)，就是那種類型的人那些說厭煩了按時上下班的人。銷售工作對增長專業(yè)知識和個人知識來說，的確可提供令人難以置信的機會，而且從中獲得的收益也是沒有限度的。但是，如果您不能充分認識并實踐這個職業(yè)性質(zhì)的話，您馬上就得再去從事按時上下班的工作，或者去職業(yè)介紹所。 2、留有計劃外的時間 時間的流逝通過時間計劃把您帶到明天。在計劃時間上重要的一步是不要過分安排您自己的事情。如果把一天的時間都安排的滿滿的，沒有一點空閑，那么，一旦出現(xiàn)一種不可預(yù)料的危機或機遇該怎么辦？是不是日程全部被打亂掉了。 不要設(shè)法計劃每天的每一時刻，您不能這樣做，至少尊重您的潛在客戶的時間。如果對方遲到了，您該怎么辦？相應(yīng)的是您遲到了，又會出現(xiàn)一聲“糟糕”的嘆息。 日程安排本身不是一種結(jié)束，知識您要達到目的地的一種方法，要允許自己有一定的靈活性，并在您的計劃中體現(xiàn)出來。大多數(shù)有經(jīng)驗的銷售人員在制定計劃時，只安排一天中90%的時間。時間計劃新手應(yīng)從一天的75%的時間開始做起，實踐經(jīng)驗會使您很快達到專業(yè)的水平。 計劃就是例行公事，專業(yè)的銷售人員不會把這件事遺忘，它不是日常的一件瑣事，它既是對令人興奮的一天的總結(jié)，也是對更加興奮的明天的展望。 3、利用最好的工具 時間計劃出來好，您就知道了您一天的時光該怎樣度過了，那么現(xiàn)在我們開始工作了。相信您應(yīng)該在您工作的地方安排您的業(yè)務(wù)。把電話號碼、潛在客戶的檔案、參考材料及其它信息都放在您的身邊，然后安安靜靜地利用15分鐘的實踐做個計劃，用上您的時間計劃、您的公文包或檔案材料，開始組織您一天的工作內(nèi)容。 您需要一個有效的工具，許多是現(xiàn)成的，如：時鐘或腕表和時間計劃表等。找到一種讓您感到舒服的并且需要使用的計劃工具。把計劃工具放在您容易取得的地方。 堅持將您的日計劃一貫進行下去。無論是在辦公室還是在家里，都不要讓自己忽略這項重要的工作。即使是非常忙，也要抽時間找個地方將您的計劃列出來。沒有計劃，您就不會擁有成效卓著、令人滿意的一天。 把每個月的第一天當做計劃的第一次機會。安排好所有重要的家庭、社會活動，記下重要的日期，如：家庭成員生日、友好用戶的重大周年紀念日等。把大的事項分解為每周操縱的、每天可做的任務(wù)。這樣，您就不會被大量的工作所壓倒。 堅持一邊工作一邊做準確的記錄。不管有多忙，都不要等到這一天結(jié)束時才需要填寫您的日志，否則有些事情會被遺漏掉，如：電話號碼、名字、地址及您將來需要的重要內(nèi)容。因此，養(yǎng)成隨時作記錄的習(xí)慣對您的事業(yè)是有幫助的。 每一天結(jié)束時，回顧一下當天發(fā)生的事情?；叵肽晒Φ年P(guān)鍵和失敗的地方，哪個地方下次能夠做得更好；誰幫助您擺脫了困境，誰妨礙了事情的進展；整體情況進展如何；具體情況怎么樣。 成功導(dǎo)航：自我工作檢核 下面幾個問題有助于您對自己的時間安排進行檢查和評價，用填空方式來檢查您一天工作的清單。 是否完成了我所有優(yōu)先安排的事情； 是否達到或超過了日目標； 是否為說服他人花費了計劃花費的時間； 是否聯(lián)系單上的每一個潛在客戶； 用于尋找潛在客戶的時間 地點和原因 是否能夠避免？如何避免？ 當天最有效率的事情 當天效率最低的事情 在我切身利益上花費的時間，我能投入更多嗎？； 今天對我和我的公司來說都富有成效嗎？； 所做的全部重要的文書工作 今天有多少活動使我更接近我的目標； 是否為我的家庭安排了時間； 是否有與我的家人在一起的黃金時間； 我能否通過改進與家人在一起的時間質(zhì)量； 是否為我自己身心健康花費的時間； 如果能再有今天，我會改變 今天我對做真的感覺很好； 發(fā)出適當?shù)母兄x信； 誰或者什么浪費我的時間最多。 網(wǎng)絡(luò)時代的銷售人員 在科學(xué)技術(shù)迅猛前進的今天，電腦和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)發(fā)展到無處不在的地步。在HP、IBM等高科技公司，銷售人員的裝備也發(fā)生了重大的改變。移動電腦、掌上型電腦可以輕松上互聯(lián)網(wǎng)，公司內(nèi)部的指令通過電子郵件在瞬間就可以傳達到所有的銷售人員，并且通過互聯(lián)網(wǎng)對客戶信息如客戶檔案、訂單狀況、應(yīng)收賬款等等一并通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。無論您走到哪里，公司都能夠給您100的支持。 在高科技時代生產(chǎn)作業(yè)流程也在發(fā)生著巨大的改變。以前是在產(chǎn)品生產(chǎn)出來以后再分發(fā)到世界各地的分支機構(gòu)，通過當?shù)氐匿N售人員銷售出去?，F(xiàn)在發(fā)展到銷售