物流系統(tǒng)培訓說明書(DOC 36頁).doc

優(yōu)速物流-系統(tǒng)功能說明一、目 錄(一) 常用功能介紹1、系統(tǒng)通用功能項說明2、增加UC系統(tǒng)用戶名3、卡西歐巴槍安裝使用(二) 系統(tǒng)各菜單使用說明1) 【系統(tǒng)】菜單說明2) 【設置】菜單說明3) 【運單】菜單說明4) 【掃描】菜單說明5) 【監(jiān)控】菜單說明6) 【結算】菜單說明7) 【代收款】菜單說明8) 【物料】菜單說明9) 【辦公】菜單說明10) 【罰款】菜單說明11) 【報價】菜單說明12) 【報表】菜單說明二、常用功能介紹(一) 系統(tǒng)通用按鈕說明： 查詢：調出查詢條件選項對話框，以輸入查詢條件 刷新：刷新當前條件下的數據記錄 查看：查看當前選定數據的明細記錄 修改：修改當前選定的數據 刪除：刪除當前選定的數據 過濾：定制條件，篩選出相關的列 導出：將當前數據以excel的形式導出 關閉：關閉當前功能項。 查詢：查詢符合條件的數據記錄(二) 增加UC系統(tǒng)用戶：說明：本操作分兩步走，第一步在設置公司員工菜單增加員工用戶名；第二步在系統(tǒng)用戶管理分配角色給予相應的系統(tǒng)使用權限A、設置公司員工增加UC員工：1、點擊查詢可查看當前用戶所屬部門的員工資料2、員工編號規(guī)則為：網點編號+數字，系統(tǒng)已經默認網點編號，維護時只需輸入后面幾位編號、姓名，并指定崗位，其它項可根據需要填寫（員工編號的數字最好按順序編寫）：注：掃描密碼為巴槍用戶密碼，可在此更改后下載至巴槍3、按左上角“查看”按鈕，查看已經增加的員工資料B、系統(tǒng)用戶管理增加一個UC用戶：1， 點擊“添加”按鈕，在“員工姓名”處選擇之前公司員工剛加入的員工，系統(tǒng)會帶出相應的員工資料，密碼為系統(tǒng)默認口令，在下面角色選項中，將需要的角色選擇至右方，勾選啟用用戶，保存。（如選擇只能登錄授權電腦，則必須在指定電腦上使用該賬號）(三) 卡西歐無線巴槍安裝使用：1、 巴槍連接：A、串口線：選擇配件盒中的扁口RS-232線，兩頭分別與電腦和巴槍底座的COM1接口相連，底座接通電源適配器，打開底座的電源開關，RS-232指示燈亮 巴槍底座COM口與電腦COM口連接B、USB線：將配件盒中的光盤放入電腦光驅中，如彈出自動運行窗口，選擇“安裝USB驅動”。選擇配件盒中的USB線，寬頭接電腦USB接口，方頭接底座USB接口，電腦顯示發(fā)現新硬件，自行安裝。如果沒有安裝USB驅動，請在發(fā)現新硬件后，選擇驅動路徑（光驅G：usb-driverwin），找到win 文件夾，選擇“下一步”-“確定”。電腦會發(fā)現兩次新硬件，請選擇相同驅動文件目標位置，安裝完成USB指示燈亮。注意USB線不需要接電源。巴槍底座USB線與電腦連接2、接口認識：9針com口USB口：3、底座連接電腦注意事項：l 串口連接（com口）：目前總部提供的卡西歐底座僅供上傳數據使用，不能給巴槍充電使用。電池、充電器需用戶自行配置！l USB連接：卡西歐底座通過USB口連接電腦需數據線將電腦與底座連接備注：底座連接電腦只需一個USB數據線即可！使用USB線要安裝底座USB驅動，臺式電腦默認串口COM34、系統(tǒng)資料導入巴槍1、按”PW”鍵,打開巴槍,輸入用戶名和密碼2、按4傳送，再按2下載索引出現下載索引界面，按ENT”確認，再將巴槍放入巴槍底坐上按4傳送再按2下載索引將巴槍放入巴槍底坐上按ENT”確認3、進入優(yōu)速物流管理系統(tǒng)里，點擊掃描菜單下的傳送巴槍文件4、出現如下圖所示資料上傳巴槍界面，分別選擇要上傳的用戶、業(yè)務員、網點等資料，點擊傳送到巴槍，將各項資料分次傳送至巴槍備注：巴槍為指定的員工掃描，那么就在用戶資料前打勾；5、巴槍數據上傳到電腦A：進入巴槍主菜單B：按4傳送，再按1上傳數據出現上傳選擇的條件，一般選0全部文件按4傳送，再按1上傳數據先0全部文件C：再把巴槍放在巴槍底座上D：進入優(yōu)速物流管理系統(tǒng)里，在掃描菜單下點擊掃描數據上傳出現掃描數據上傳界面，點擊：讀取巴槍圖標，掃描菜單下點擊掃描數據上傳出現掃描數據上傳界面，點擊：讀取巴槍圖標E：等數據上傳到電腦上，檢察數據的正確性，確認無誤后點擊遠程保存三、系統(tǒng)管理各菜單說明1. 【系統(tǒng)】菜單說明：A. 注銷當前用戶：重新登陸UC，一般在維護完價格、系統(tǒng)資料、員工資料，或者切換用戶名時用。B. 用戶管理：詳見 “增加UC系統(tǒng)用戶”功能介紹C. 修改密碼：修改UC的密碼，輸入舊密碼，再輸入最新的密碼，點“修改密碼”按鈕即可。下次登陸系統(tǒng)時時，需要輸入新密碼才能登陸。D. 獲取機器碼： 新系統(tǒng)用戶在選擇只能登錄授權電腦后，會提示獲取機器碼。如更換電腦需將機器碼發(fā)給系統(tǒng)管理員，以便開通使用。E. 自動升級：系統(tǒng)當前版本有更新包的時候，可以點擊此功能，自動下載更新包。2. 【設置】菜單說明A. 公司員工：具體操作見“增加系統(tǒng)用戶名”功能：增加員工編號與姓名作用：主要用于增加用戶權限、掃描、統(tǒng)計時用。限制：用戶編號與姓名全網絡不可以重復。如提示重復，則表示姓名或編號有重復，這時需改變姓名，如在姓名后加或者前面加網點名稱。比如：張三1，或者虎門張三B. 客戶資料： 說明：在此菜單下維護客戶資料，錄單時可以帶出所維護的資料，月結客戶在“結算類別”中維護為“月結”。如果是VIP客戶，打勾于客戶。限制：客戶編號不可以重復，“客戶簡稱”與“客戶全稱”可以重復，（只用以寄件客戶）C. 網點信息： 用以修改本網點在系統(tǒng)中顯示的相關信息，各網點必須填寫完整。D. 網點資料查詢： 用以查詢網絡內目前開通的網點，“導出”功能可以從系統(tǒng)中將相關網點信息以EXCEL格式導出，保存至本地。E. 目的地查詢 用以查詢網絡內目前開通的目地的，“導出”功能可以從系統(tǒng)中將相關網點售息以EXCEL格式導出，保存至本地。F. 基本資料同步更新： 更新本地網點、目地的數據，使之與服務器同步。3. 【運單】菜單說明1、運單錄入： A. 紅色字體為必錄項：運單編號、原寄地、目的地、目的網點（錄完目的地后敲回車鍵，可以自動鏈接出系統(tǒng)的相應網點）、付款方式、運費、運費幣別、物品類別、件數、實際重量、業(yè)務類型、服務方式、快件類型、取件員。B. 子單號的快速錄入方法為：輸入最前一個子單號后按“-”再輸入最后一個子單號回車，則可以輸入全部子單號。C. 到付款：“付款方式”選擇到付，“運費”欄錄入到付款金額；D. 月結：“付款方式”選擇月結，“運費”欄錄入月結款；（如果將月結客戶在客戶資料維護中添加，錄單時會按該客戶自動帶入月結 到付限額與代收款限額：因整個網絡管理的需要，到某個目的地的到付款與代收款不 能超過限額，如超過限額，則不能錄入E. 【配置】選項可以選擇錄單時初始值設置、光標跳轉設置、自動復制設置F、錄完相關信息以后，點擊保存，運單錄入完成。點擊取消，可以選擇其它附屬功能項。2、運單批量錄入：用于快速錄入運單信息 A、運單編號、目的地、目的網點、取件員、件數、實重必須錄入B、使用方向鍵或回車鍵切換C、其他錄入方法與“運單錄入”相同D、錄完所有的資料后，點擊保存，確定錄入無誤，點擊上傳，將運單資料上傳到服務器。未上傳之前需要修改，可以選中錯誤單號，點擊修改或刪除。E、【配置】選項可以選擇進行錄入選項設置3、運單查詢（寄方）A. 此菜單集成運單修改、刪除功能，B. 查詢方法分為： 1按單號查詢：以運單編號、轉單號、子單號、回單號查詢 2組合條件查詢：查詢多條件下的錄單數據。C、選定查詢出來的單號，可以點擊修改選項調出錄單界面進行修改。點擊刪除選項可以刪除錯誤的運單（三小時內）。D、本功能用以查詢本網點的出貨錄單數據。 注：中心有掃描記錄的單號不允許網點再次自行修改和刪除，如要修改請發(fā)問題函至結算部門，由中心修改4、運單查詢（派方） 此功能用以查詢系統(tǒng)中錄單的目的網點為本網點的記錄，可以用作預報只能查詢，不能修改和刪除。詳細功能雷同 【運單查詢（寄方）】，5.派件單錄入 用于本站錄入派件單的簽收信息，供對方站點與客戶查詢貨物是否簽收；簽收單直接反映著一個網點的派送質量，所以一定要錄l 必須錄入運單編號，寄件站沒錄單時，則必須輸入“寄件網點”與“目的地”；必須輸入派件員，因為涉及到站點業(yè)務員派件提成；l 如果貨物簽收，則“派送狀態(tài)”為“簽收”，再輸入“簽收人”名稱，注意此處不能輸入“草簽”等；l 如果貨物未簽收，則“派送狀態(tài)”要改為“未簽收”，并在“備注信息”中輸入詳細原因；l 每天派件結束后，不管是派送完還是未派送完的件，都要在此錄簽收信息，即錄“簽收”或“未簽收”l 輸完全部簽收單后，按“保存”按鈕將簽收單上傳到服務器l 選擇下圖所示該區(qū)域的時間，可以看到系統(tǒng)中，寄件單錄入時，目的地為本站且中心已掃發(fā)件至本站，本站還沒有錄入簽收的記錄l 如果是代收款，則在代收款已收打打勾，可以標記一下貨款已收回來，方便站點查詢。表示，中心今天有發(fā)件，本站沒有錄完簽收的還有多少，功能寄件日期與中心發(fā)件簽收對比6、簽收單批量錄入用于派件單快速錄入，詳細使用說明請參考派件單錄入和寄件批量錄入。7、派件單查詢 (派方) 用以查詢本站派件清單，集成派件單刪除功能，可以刪除當時錯錄的簽收（三小時內）。派件單信息只能刪除，不能修改。 8、派件單查詢（寄方）查詢本站寄件的派件清單及簽收狀況，具體使用可以參考【寄件單查詢（寄方）】的使用4. 【掃描】菜單說明【掃描】菜單如上圖，前三項為無線巴槍使用功能選項。1. 掃描數據上傳：讀取巴槍：從巴槍上讀取掃描數據本地數據：讀取保存在本地的巴槍數據文件遠程保存：將巴槍的掃描文件遠程保存至服務器本地保存：將巴槍數據保存在本地，默認位置為UC系統(tǒng)安裝文件down文件夾內單條刪除：刪除從巴槍讀取數據中的某一條記錄 一般使用功能項順序：讀取巴槍-遠程保存 讀取巴槍-本地保存-本地數據-遠程保存2. 傳送巴槍文件： 將系統(tǒng)中的巴槍用戶資料、網點資料、業(yè)務員資料、發(fā)件錄單數據傳送到無線巴槍內部，勾選用戶資料為下載指定崗位（操作員、倉管、跟車員、業(yè)務員）員工資料， 3. 巴槍設置： 調整巴槍與電腦的通訊端口和通訊速率。無線巴槍無法傳送數據時，可以調整該選項，底座使用USB線連接至電腦的串口選COM1，使用RS232線。4. 掃描記錄查詢 作用：查詢巴槍掃描的記錄，可按到件、發(fā)件、到件確認、發(fā)件確認、收件、派件等掃描類型查詢使用方法：1， 通用查詢：可按掃描類型，上下站等查詢2， 高級查詢：按單號查詢1、 到件預報查詢 根據中心掃描紀錄鏈接出本站需要派送的清單。6、手工掃描錄入該功能為有線巴槍掃描或手工掃描功能選項，6.1、收件掃描 作用：用于手工或有線巴槍進行收件掃描使用方法：輸入收件員，在“掃描單號”輸入單號按回車；如果用有線槍，掃描單號時“運單編號”自動換行；掃描完后，必須點擊“數據上傳”按鈕，將掃描數據上傳到服務器6.2、發(fā)件掃描 作用：用于手工或有線巴槍進行發(fā)件掃描使用方法：輸入下一站，在“掃描單號”輸入單號按回車；如果用有線槍，掃描單號時“掃描單號”自動換行；掃描完后，必須點擊“數據上傳”按鈕，將掃描數據上傳到服務器6.3、到件掃描作用：用于手工或有線巴槍進行到件掃描使用方法：輸入上一站，在“掃描單號”輸入單號按回車；如果用有線槍，掃描單號后自動換行。掃描完后，必須點擊“數據上傳”按鈕，將掃描數據上傳到服務器6.4、派件掃描作用：用于手工或有線巴槍進行派件掃描使用方法：輸入派件員，在“掃描單號”輸入單號按回車；如果用有線槍，掃描單號后自動換行；掃描完后，必須點擊“數據上傳”按鈕，將掃描數據上傳到服務器7、 發(fā)件、到件、派件清單打印 打印系統(tǒng)中相關掃描的數據清單，勾選該選項，只查主單數據。注意選擇時間、快件類型。：到件派件同進掃描在做到件到描同，同時指定業(yè)務員，可以生成兩條記錄5. 【監(jiān)控】菜單說明1、 收件掃描與錄單對比 作用：查詢本站有掃描無錄單或有錄單無掃描的記錄，這是站點主動查詢自己有無錄單的一種方法；2、 派件掃描與簽收對比 作用：查詢本站有掃描無簽收記錄或有簽收記錄無掃描的記錄，這是站點主動查詢自己有無錄簽收的一種方法3、 掃描與錄單對比 作用：查詢本站有掃描無錄單或有錄單無掃描的記錄，這是站點主動查詢自己有無錄單的一種方法；說明：右邊“掃描類型”可以選擇任何類型，一般選擇：收件、發(fā)件4、 掃描與簽收對比 作用：查詢本站有掃描無錄單或有錄單無掃描的記錄，這是站點主動查詢自己有無錄單的一種方法；說明：右邊“掃描類型”可以選擇任何類型，一般選擇：收件、發(fā)件5、 掃描對比 功能強大、靈活的對比方式作用：任意巴槍掃描類型進行對比，用左邊條件與右邊條件相對比即可；包括到件確認、發(fā)件確認、回單發(fā)件、回單到件、到件、發(fā)件、派件等掃描類型的對比，可按全部網點或單個網點進行對比6、 本站到發(fā)件對比 分為 已到未發(fā)和已發(fā)未到兩種對比類型已到未發(fā)：本站已經做了到件掃描，卻沒有做發(fā)件掃描的記錄已發(fā)未到：本站已經做了發(fā)件掃描，卻沒有做到件掃描的記錄7、 錄單與簽收對比 作用：1， 寄件站的寄件，本站點沒有錄簽收的記錄2， 本站點錄了簽收，但寄件站沒錄單的記錄如果本站沒有派件掃描，可以用該功能監(jiān)控本站派件錄簽收情況6. 【結算】菜單說明網點對賬教程A、 出貨對賬l 審單。在UC系統(tǒng)的“運單”，“運單編輯”中用有線巴槍掃描單號（或直接錄單）帶出錄單數據后，核對每一票所錄入數據與面單數據的一致（目的地、件數、重量、付款方式、到付金額、保險金額），同時可以核查是否全部收件已錄完單。l 制作出貨清單。在UC系統(tǒng)的“運單運單查詢（寄方）”，可選定時間“昨天上午的9點，到今天的8點”。點查詢后，導出所需數據：單號、寄件客戶、目的地、件數、重量、付款方式、運費、代收款、外務員、保價金額。系統(tǒng)菜單：結算寄件網點與中心對賬1、基本對賬：a、最原始方法：將面單的單號輸入單號欄，逐票（或幾票一起）核對每票的重量、到付款、網管費、中轉費、保險費、其它費用（新增費用項目）等。注其它費用指除正常報價以外的其它費用，如加收超重超長費、入倉偏遠費等。b、按出貨清單，將單號輸入單號欄，核對費用。c、寄件站運單查詢，導出基本資料，復制入單號欄，核對費用。按以上方法核對完費用后，有問題的，打上問題勾，并注明原因，無問題的打上確認勾。（對賬時間為五天，貨物發(fā)出時間開始計算）2、賬單審核：a、檢查是否有漏對賬的，選擇，前對賬日期查詢五天的。核對是否本站漏單，還是中心掃描錯誤。b、檢查派件網點未錄入簽收，導致未退本站到付款。，查對賬日期五天前，通知客服核查問題件，并對派件方催促錄入簽收。c、勾上“只查問題件” ，核查本站勾的問題件，中心是否有及時處理。B、 派件對賬系統(tǒng)菜單：結算派件網點與中心對帳l 制作派件清單。（本站到達報表）以簽收單手工錄入EXCEL表?；颉芭杉炇諉尾樵儭睂С鲆押炇盏摹Ｏ到y(tǒng)對賬：“結算”，“派件網點與中心對賬”a、將簽收單的單號輸入單號欄，逐票（或幾票一起）核對每票的重量、到付款、派送費、其它費用（新增費用項目）等。b、按派件簽收單查詢導出直接核對票數、費用。根據賬單費用，進行打確認勾，或問題件。l 賬單審核：a、檢查是否有漏對賬的，選擇，查詢對賬日期五天前的。核對是否本站漏單，還是中心掃描錯誤。b、檢查派件網點未錄入簽收，導致未付本站派送。查對賬日期三天前，核查是否本站未錄入簽收，或通知客服核查問題件。c、勾上“只查問題件” ，核查本站勾的問題件，中心是否有及時處理。C、問題件說明：1、本站有單，系統(tǒng)無記錄。說明此票單，中心漏掃或錯掃，通知中心問題件；或說明此票未走UC優(yōu)速網絡。2、本站無單，系統(tǒng)有記錄。說明此票，中心錯掃，系統(tǒng)上勾問題件并注明非我站出貨/派件；或有到本站，但單不見的，自己找單處理。3、本站/對方站錄單錯了，如目的地錯了，系統(tǒng)上勾問題件；如重量錯了或到付款錯了，屬于本財務中心內的，系統(tǒng)上勾問題件；屬于本財務中心外的，與對方在OA上確認，確認后再在系統(tǒng)上勾問題件；如對方不確認再傳真單據給中心財務進行確認處理。4、價格表、區(qū)域表注明、公告公布加收費用，如：超長超重、入倉偏遠、保稅區(qū)等，直接在系統(tǒng)上勾問題件。要求需要單據的，由網點直接向派件網點或派件網點所屬中心要。5、價格表上未注明，但需要加收費用的，系統(tǒng)費用確認后，再系統(tǒng)上勾問題件。6、偏遠費、入倉費、加收派送費一律視為派送費外加收的費用（其它費用），專車派送費為包含派送費用。7、運單上重量、付款方式、到付金額有改動過的，一律不能當此運單作為憑證進行處理問題件，必須與對方確認中心才能處理。8、超過五天，因本站未及時對賬導致的問題件，中心將不給予處理。9、作為財務文員，務必實事求是，與實際費用有差異時，主動勾問題件。D、預付款查詢作用：預付款收支明細直接對賬，勾確認勾各項功能說明： 預付款余額查詢：查詢本站點截止當前預付款余額 預付款收支明細查詢：為網點發(fā)件及派件及其它相關費用的抵扣明細查詢 預付款每日匯總：為網點每日發(fā)件及派件及其它相關費用匯總查詢，可監(jiān)控站點每天預付款的發(fā)生匯總，雙擊出明細?！鞍促~單日期”查詢：在指定時間段內預付款產生的明細，以對賬日期進行匯總 預付款按網點匯總表：此匯總表為財務中心使用7. 【代收款】菜單說明代收貨款對帳流程（網點版本）1：寄件代收貨款查詢作用：以寄件方查詢出貨的代收件狀況及代收問題件使用方法：1、此界面網點必須按每一票錄入單號或出貨代收明細查詢，并核實每一票代收貨款的金額及有無漏單2、注意查看出貨的代收款對沖狀態(tài)是否已對沖；派件方反饋的問題件需及時處理。也可以分別按對沖狀態(tài)、問題件、處理狀態(tài)分類查詢處理3、特別時間說明：產生時間：貨物經過中心第一次掃描的時間，此時系統(tǒng)會自動產生賬單交派站時間：中心掃描發(fā)件的時間2：派件網點代收款查詢與問題件登記作用：以派件點查看派件方代收件的數據及代收問題件的登記使用方法：可以按不同時間選項查詢本站實際派件代收狀況，核實每一票的代收金額，以及對代收問題件的登記處理 3：代收貨款結算帳單查詢作用：根據結算日期查詢網點每天預沖、對沖、調整金額、實收實付、本日差額等的總明細預沖、對沖、調整、實收實付欄如果有結算明細，在該處雙擊之后就可以鏈接出對應的窗口明細表名詞解釋： 結算日期：對賬數據來源的日期上日差額：表示上日網點與中心對沖代收后的差額。本日預沖金額：表示網點上日的寄收應收代收和上日的派件應付代收之差。如果是應付金額大于應收金額，相差就是負數，表示網點要預沖金額，如果是應付金額小于應收金額，相差就是正數，表示網點不做預沖。返上日預沖金額：表示網點在上日預沖多少，今天中心就返網點多少。本日對沖金額：表示上上日的應收與應付的差額，正數表示中心付給網點錢，負數表款網點返中心錢調整金額：中心根據網點的費用調整申請在確認后調整的金