酒店采購部工作流程.docx

酒店采購部工作流程 一、各類物品采購工作流程1、 倉庫補(bǔ)倉物品的采購工作流程： 倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補(bǔ)充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補(bǔ)倉“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）平均每月消耗量； （3）庫存數(shù)量； （4）最近一次訂貨單價； （5）最近一次訂貨數(shù)量； （6）提供本次訂貨數(shù)量建議。經(jīng)董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字確認(rèn)，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，按倉庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。2、 部門新增物品的采購工作流程： 若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請報告，經(jīng)董事會審批后,連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，?“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施.3、 部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程： 如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報損報告”給財務(wù)部及董事會審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部，采購部須在采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）最近一次訂貨單價； （3）最近一次訂貨數(shù)量； （4）提供本次訂貨數(shù)量建議。采購部在至少三家供應(yīng)商中比較價格品質(zhì),并按酒店采購審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，組織采購。4、 鮮活食品凍品的采購工作流程：蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由各酒吧、各部門總廚或主管，根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營情況，預(yù)測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。5、 燃料的采購工作流程：采購部根據(jù)營業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃，填寫采購申請單,按酒店采購審批程序辦理，并組織實施。6、 維修零配件和工程物料的采購工作流程：工程倉日常補(bǔ)倉由工程部填寫“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）平均每月消耗量； （3）庫存數(shù)量； （4）最近一次訂貨單價； （5）最近一次訂貨數(shù)量； （6）提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或大型維修活動,工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項目填寫采購申請單(工程預(yù)算表附在采購申請單下面), 且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格； （2）庫存數(shù)量； （3）最近一次訂貨單價； （4）最近一次訂貨數(shù)量； （5）提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購申請單經(jīng)董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理初審?fù)夂?，?“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施.二、采購工作流程中須規(guī)范事項:1、所有的采購申請必須填寫一式叁聯(lián)，采購申請單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共叁聯(lián)交給資產(chǎn)會計，資產(chǎn)會計復(fù)核后送董事。2、采購申請單一共叁聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉庫收貨用。第二聯(lián)采購部存檔并組織采購。第三聯(lián)財務(wù)部成本會計存檔核實。3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯漏。（1）簽置核對：檢查采購申請單是否部門經(jīng)理簽置，核對其是否正確。（2）數(shù)量核對，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請單上的數(shù)量是否正確。4、邀請供應(yīng)商報價。三、貨比三家工作流程： 每類物品報價單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。酒店采取三方報價的方法進(jìn)行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應(yīng)商報價，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是： 1、采購部按照采購申請單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報價單，包括：填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價格并簽名退回。對于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應(yīng)把詢價結(jié)果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務(wù)等。提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交評定小組審批。2、 評定小組根據(jù)采購部提供的有關(guān)報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應(yīng)商報來的貨品價格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評估后，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價格低的供應(yīng)商，報董事會審核.3、 采購活動的后續(xù)須跟進(jìn)工作 1、采購訂單的跟催當(dāng)訂單發(fā)出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。2、采購訂單取消（1）酒店取消訂單： 如因某種原因，酒店需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報董事會作出決定。（2）供應(yīng)商取消訂單： 如因某種原因，供應(yīng)商取消了酒店已發(fā)出的訂單，采購部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應(yīng)商必須賠償酒店人力、時間及其他經(jīng)濟(jì)損失。3.違反合同： 合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。 4.檔案儲存： 所有供應(yīng)商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫.5.采購交貨延遲檢討凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經(jīng)營活動的，需填寫采購交貨延遲檢討表，說明原因及跟進(jìn)情況并呈財務(wù)部及董事會批示。6.采購物品的維護(hù)保養(yǎng)：如所購買的物品