企業(yè)項(xiàng)目管理專題講座(ppt 28頁(yè)).ppt

本案僅供棲息谷家人使用 未經(jīng)許可 不得擅自傳閱 引用或復(fù)制 項(xiàng)目管理 了解項(xiàng)目項(xiàng)目的計(jì)劃項(xiàng)目的執(zhí)行項(xiàng)目的監(jiān)督 大綱 Agenda 提出自己的看法或意見(jiàn) 在這堂課里應(yīng)該是完全公開(kāi)的keepanopenmindandsayyourownopinion參與者不應(yīng)將別人的發(fā)言帶出室外 以引起不必要的負(fù)面影響don tbeintimidatedamdyoushouldbeexempted尊重他人的看法 尤其是與你持不同看法的 第二意見(jiàn) respectother sopinionespecially secondopinion 鼓勵(lì)參與討論及意見(jiàn)分享 他山之石 可以攻錯(cuò)encouragegroup sparticipationtosharethoughtandideas讓我們以開(kāi)闊的胸襟來(lái)面對(duì)問(wèn)題及提出看法behonestwithyourquestionsandcomments 講師的期許及要求 GroundRules 1 項(xiàng)目的計(jì)劃 2 項(xiàng)目的執(zhí)行 3 項(xiàng)目的監(jiān)督 完成成功項(xiàng)目 贏得客戶滿意 完成成功項(xiàng)目 贏得客戶滿意 1 1 定義愿景definethevision 1 項(xiàng)目的計(jì)劃 1 1 2 檢驗(yàn)思考examinetheidea有野心是好的 但必須切乎實(shí)際項(xiàng)目愿景要寫得精確 不可模糊不清同伴們能認(rèn)同這個(gè)項(xiàng)目愿景嗎 檢驗(yàn)這個(gè)項(xiàng)目愿景是否值得要投入的成本 1 1 1 定義欲見(jiàn)的變化definedesirablechange發(fā)掘出作改變的需要與重要的相關(guān)贊助人 sponsor 及團(tuán)隊(duì)成員商討定義項(xiàng)目所希望 ideally 達(dá)成的改變?cè)u(píng)估項(xiàng)目愿景的可行性寫出可行的項(xiàng)目愿景 visionstatement 1 項(xiàng)目的計(jì)劃 1 2 訂出目標(biāo)setobjectives 1 2 2 訂定指標(biāo)defineindicators認(rèn)清指標(biāo)與目標(biāo) 目標(biāo)與愿景間的關(guān)聯(lián)性 1 2 3訂定輕重緩急setpirority低優(yōu)先度的項(xiàng)目有必要時(shí)可以放棄80 20法則 1 2 1定義目標(biāo)defineobjectives清楚的 specific 可衡量的measurable 達(dá)得到的 attainable 合理的 reasonable 具體的 tangible 1 項(xiàng)目的計(jì)劃 1 3評(píng)估限制 assessconstraints 1 3 2檢驗(yàn)資源的限制 examineresourcelimitations 認(rèn)清哪些資源是必需的 它們的成本以及我是否能付得起確定是否有法律 安全 環(huán)保等外在的限制考慮是否外包 outsource 比較劃算 1 3 3 善用現(xiàn)有的管道 useexistingprocess 調(diào)查一下是否別人有作過(guò)類似的案例 case 調(diào)查一下是否別的部門有正在使用或采購(gòu)類似的資源盡量不要從零開(kāi)始 startfromscratch 1 3 1評(píng)估時(shí)間的壓力 assesstimeconstraint 寧做快速但不完美的決定 也不要慢而完美quickbutimperfectdecisionisbetterthanslowbutperfectdecision 1 項(xiàng)目的計(jì)劃 1 4 列出工作 listactivities 1 4 1 腦力激蕩 brainstormacomprehensivelist 1 4 2 由下往上作組合 groupactivitiesintoalogicalorder 運(yùn)用KJ法 把工作由下往上作組合及歸類 1 4 3 檢查是否有遺漏 checkthatnothinghasbeenmissed 運(yùn)用MECE法 檢查是否有遺漏或重復(fù)的工作 1 4 4 給予有意義的編號(hào) nameeachgroupandaactivity 1 4 5 紀(jì)錄工作總表 documenttheactivitylist 把工作總表上的工作作完之后 是否便達(dá)成了項(xiàng)目的目標(biāo)是否每一項(xiàng)工作都是必要的 有沒(méi)有錦上添花 1 項(xiàng)目的計(jì)劃 1 5 敲定資源 commitresources 1 5 1 人力評(píng)估 estimatemanpower 先考慮工作所需要的知識(shí) 經(jīng)驗(yàn) 技術(shù) 資源 才去找最適合的人選 不可因人而設(shè)事 1 5 2 評(píng)估其他的資源 identifyotherresources 再考慮場(chǎng)地 器材 耗材 特殊資源以及財(cái)源資源的不足或過(guò)多都可能導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗 1 5 3 溝通協(xié)調(diào) makecompromises 理想上我會(huì)在預(yù)算之內(nèi)拿到所有的資源 實(shí)際上很難如此考慮是否有替代的資源或工作 一樣可以達(dá)成項(xiàng)目的目標(biāo) 1 5 4 記錄資源 documentresources 用資源投入表 commitmentmatrix 來(lái)記錄及溝通所有的資源記得要拿到掌握資源者與項(xiàng)目贊助人的簽署 1 項(xiàng)目的計(jì)劃 1 6 工作排序 orderactivities 1 6 1 考慮優(yōu)先級(jí) considerorder 先考慮是否有邏輯上的先后關(guān)系再考慮是否有資源上的沖突 1 6 2 估計(jì)工期的長(zhǎng)短 estimateduration 由工作的承辦人來(lái)評(píng)估工期 duration 如果可能 先試驗(yàn)一小段 trialrun 1 6 3 網(wǎng)絡(luò)圖 networkdiagram 把所有的工作依照優(yōu)先級(jí)畫出網(wǎng)絡(luò)圖依照工期來(lái)找出關(guān)鍵路徑 criticalpath 1 6 4 找出空檔 lookforslack 在每個(gè)非關(guān)鍵路徑中 找出它所有的空檔 1 項(xiàng)目的計(jì)劃 1 7 確定進(jìn)度 agreedates 1 7 1 計(jì)算日期 calculatedates 給定開(kāi)工或完工日期 把所有的工作依照網(wǎng)絡(luò)圖畫出甘特圖 ganttchart 在甘特圖上標(biāo)出關(guān)鍵路徑 1 7 2 找出撞期 lookforoverlap 在甘特圖上標(biāo)出所需要的資源 檢查是否有撞期要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提報(bào)假期 訓(xùn)練 歲修 把它們也排入甘特圖 之后再檢查一次甘特圖 要盡量合于現(xiàn)時(shí)的狀況 berealistic 1 7 3 贏得認(rèn)同 gainagreement 加上時(shí)間之后 再次取得資源 掌握資源者與項(xiàng)目贊助人的簽署與別的項(xiàng)目經(jīng)理討論共有的資源的調(diào)度 1 項(xiàng)目的計(jì)劃 1 8 未雨綢繆 bulletprovetheplan 1 8 1 找出威脅 identifythreat 有哪些問(wèn)題會(huì)造成項(xiàng)目目標(biāo)的失敗 會(huì)錯(cuò)在什么地方 優(yōu)先檢查關(guān)鍵路徑上的工作考慮可能性 嚴(yán)重性與應(yīng)變度 1 8 2 事先預(yù)防 pre emptyproblem 有哪些狀況會(huì)造成上述問(wèn)題的發(fā)生 我們可以作些什么預(yù)防措施來(lái)阻止這些狀況的發(fā)生 1 8 3 應(yīng)變計(jì)劃 contingencyplan 一旦問(wèn)題真的發(fā)生 我們?cè)撛趺崔k 把預(yù)防措施與應(yīng)變計(jì)劃所需要準(zhǔn)備的工作 也列入項(xiàng)目工作應(yīng)變計(jì)劃需要事先演練 完成成功項(xiàng)目 贏得客戶滿意 2 項(xiàng)目的執(zhí)行 2 1檢驗(yàn)自己角色 examineyourroles 2 1 1 定義責(zé)任 defineyourresponsibilities 項(xiàng)目經(jīng)理要能夠徹底地了解項(xiàng)目計(jì)劃 并且能有權(quán)威地答復(fù)任何問(wèn)題仔細(xì)考慮如何將項(xiàng)目計(jì)劃轉(zhuǎn)化成行動(dòng) 2 1 2 領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì) takethelead 遴選及確定團(tuán)隊(duì)成員 并付予責(zé)任順利地推動(dòng)項(xiàng)目的展開(kāi)繼續(xù)不斷地鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員 以確定項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成 2 1 3 自我評(píng)估 assessyourself 我是否真的對(duì)本項(xiàng)目有興趣我是否能把項(xiàng)目的工作授權(quán)團(tuán)隊(duì) 以團(tuán)隊(duì)力量來(lái)完成項(xiàng)目目標(biāo) 我是否會(huì)提拔人才 培養(yǎng)未來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)干部 2 項(xiàng)目的執(zhí)行 2 2 建立團(tuán)隊(duì) buildateam 2 2 1 評(píng)估誰(shuí)能出馬 assessavailability 用資源投入表 commitmentmatrix 及行事歷來(lái)敲定所有的資源公司不是只有我的項(xiàng)目在進(jìn)行 記得要與掌握資源的人作好溝通 2 2 2 敲定團(tuán)隊(duì)成員 selectfinalteammembers 我對(duì)某團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)識(shí)多少 我能信任他嗎 團(tuán)隊(duì)成員是否皆具備了必要的知識(shí)與技能 還是需要再訓(xùn)練 團(tuán)隊(duì)成員是否能夠互相合作 愉快共事 2 2 3 定義角色與責(zé)任 definerolesandresponsibilities 常見(jiàn)的重要團(tuán)隊(duì)角色 協(xié)調(diào)人 coordinator 分析人 critic 智囊 ideaperson 執(zhí)行人 implementer 公關(guān) externalcontact 糾察 inspector 團(tuán)隊(duì)輔導(dǎo)人 teambuilder 要能因材適用 不要削足適履 或強(qiáng)人所難 2 項(xiàng)目的執(zhí)行 2 3 好的開(kāi)始 startpositively 2 3 1 主動(dòng)地促進(jìn)了解 startactively 辦一個(gè)項(xiàng)目誓師大會(huì) kick offparty 并邀請(qǐng)高階長(zhǎng)官致詞鼓勵(lì)多與團(tuán)隊(duì)成員溝通 使他們了解本項(xiàng)目對(duì)公司及他個(gè)人的好處在項(xiàng)目一開(kāi)始時(shí) 便要趁早訂定工作規(guī)則及考核標(biāo)準(zhǔn)鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員表達(dá)意見(jiàn) 有問(wèn)題之處要盡快解決 2 3 2 紀(jì)錄項(xiàng)目的開(kāi)始狀態(tài) writeastart upreport 愿景 vision 項(xiàng)目完成后 公司所希望邁入的境地目標(biāo) target 總結(jié)本項(xiàng)目的目標(biāo) 指標(biāo) 指標(biāo)目前與未來(lái)的表現(xiàn)里程碑 milestone 本項(xiàng)目所預(yù)定完成的特別事件或成績(jī)風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)會(huì) riskandopportunities 項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理與planB相關(guān)人士 stakeholders 項(xiàng)目的關(guān)系人名單 2 項(xiàng)目的執(zhí)行 2 4 有效領(lǐng)導(dǎo) leadeffectively 2 4 1 了解各種的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格 understandstyles 專制型 dictatorial 當(dāng)面臨危機(jī)或沒(méi)時(shí)間討論時(shí)適用分析型 analytic 當(dāng)面臨時(shí)間壓力或需迅速作正確決定時(shí)適用諮商型 opinion seeking 當(dāng)需要建立團(tuán)隊(duì)共識(shí)及長(zhǎng)官支持時(shí)適用民主型 democratic 應(yīng)該作為項(xiàng)目的正常模式 以灌能團(tuán)隊(duì)成員 2 4 2 因材施教 正確地領(lǐng)導(dǎo) leadappropriately 督導(dǎo)型 hand on 對(duì)新手要多予以示范與鼓勵(lì)授權(quán)型 hand off 對(duì)老手要多尊重他們的想法 避免干預(yù)太多 2 4 3 目標(biāo)領(lǐng)導(dǎo) obtainresult 在項(xiàng)目目標(biāo)不受影響下 盡量給人方便 要抓大方向賞罰分明 多作建設(shè)性的批評(píng)與鼓勵(lì) 2 項(xiàng)目的執(zhí)行 2 5 開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì) developteamwork 2 5 1 鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)精神 encourageteamwork 項(xiàng)目經(jīng)理須公平對(duì)待團(tuán)隊(duì)成員 以免造成團(tuán)隊(duì)的分裂對(duì)個(gè)人與團(tuán)隊(duì)都要作適當(dāng)?shù)墓膭?lì) 避免凸顯英雄主義 2 5 2 了解團(tuán)隊(duì)的發(fā)展 understandteamdevelopment 團(tuán)隊(duì)的發(fā)展可分為四個(gè)階段 成形期 form 震蕩期 storm 整合期 norm 與表現(xiàn)期 perform 適當(dāng)?shù)毓芾砗谜鹗幤?反而能夠開(kāi)創(chuàng)團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)造力發(fā)展的階段是可以退步的 團(tuán)隊(duì)會(huì)因?yàn)槌蓡T的改變而改變階段 2 5 3 保持沖勁 maintainmomentum 要適當(dāng)?shù)剌喺{(diào)成員的工作 因?yàn)槌删透袝?huì)隨著時(shí)間而遞減的技巧地處理人事更動(dòng) 以減少對(duì)士氣的打擊 2 項(xiàng)目的執(zhí)行 2 6 用團(tuán)隊(duì)來(lái)作決策 maketeamdecision 2 6 1 定義評(píng)分標(biāo)準(zhǔn) definetheideal 定義到底是要選擇什么 什么樣的特質(zhì)的東西是我們?cè)趯ふ业?把評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)分為 必要 與 想要 2 6 2 評(píng)估各項(xiàng)方案 evaluationoptions 先由 必要 來(lái)淘汰不合格的選擇再由 想要 來(lái)比較最高分的選擇 2 6 3 訂定SAFE的決策 makeSAFEdecisions 適當(dāng)?shù)?suitable 這是目前狀況下最適當(dāng)?shù)臎Q策嗎 可被接受的 acceptable 這個(gè)決策可以被所有的相關(guān)人接受嗎 可行的 feasible 這個(gè)決策可行嗎 資源與時(shí)間足夠嗎 耐考驗(yàn)的 enduring 這個(gè)決策足夠撐到項(xiàng)目完成 甚至更久嗎 2 項(xiàng)目的執(zhí)行 2 7 管理信息 manageinformation 2 7 1 評(píng)估信息 assessinformation 不同種類的信息有不同的處理方式信息隨時(shí)在進(jìn)來(lái) 盡量別打斷了正常的工作流程用瀏覽 研讀或委派別人的方式來(lái)處理信息想想這信息是否對(duì)別的項(xiàng)目或部門也有用 2 7 2 整理資料 organizedata 把工作的信息分為 完工 進(jìn)行中 及 未開(kāi)工 三類用待辦檔 pendingfile 來(lái)存放暫沒(méi)空讀的信息保持信息的時(shí)效 今天的新聞便是明天的歷史 2 7 3 指定一位協(xié)調(diào)人 appointacoordinator 讓團(tuán)隊(duì)成員有一個(gè)信息聯(lián)絡(luò)中心 以避免多頭馬車 2 項(xiàng)目的執(zhí)行 2 8 溝通清晰 communicateclearly 2 8 1 分享知識(shí) shareknowledge 檢查項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)的項(xiàng)目的關(guān)系人名單 想想誰(shuí)需要什么信息 要用哪種格式 何時(shí)何處會(huì)需要 運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)作知識(shí)管理 knowledgemanagement 2 8 2 傾聽(tīng)別人的想法 listentoothers 您認(rèn)為我們可以如何來(lái)把本項(xiàng)目做得更好 對(duì)于您已完成的工作 您認(rèn)為有些什么改善的空間 客戶滿意我們的工作與進(jìn)度嗎 我們可有發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中有什么問(wèn)題在發(fā)生的跡象 2 8 3 歡迎別人的建議 invitingfeedback 與團(tuán)隊(duì)成員作個(gè)別或小組的訪談 鼓勵(lì)大家實(shí)話實(shí)說(shuō)如果建議不可行 也要告知提案人理由為何 3 1追蹤進(jìn)度 3 2開(kāi)會(huì)檢討 3 3解決問(wèn)題 3 4適應(yīng)改變 3 5擴(kuò)大戰(zhàn)果 完成成功項(xiàng)目 贏得客戶滿意 3 項(xiàng)目的監(jiān)督 3 1 追蹤進(jìn)度 trackprogress 3 1 1 有效監(jiān)督 monitoreffectively 經(jīng)常要核對(duì)實(shí)際狀況與原訂計(jì)劃的異 尤其要注意進(jìn)度與預(yù)算的掌握對(duì)于任何計(jì)劃上的變更 都要仔細(xì)考慮出合理的理由與行動(dòng)計(jì)劃 以及對(duì)后續(xù)工作的影響 3 1 2 善用報(bào)告 usereports 要求團(tuán)隊(duì)成員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)靥顚憟?bào)告 并準(zhǔn)時(shí)繳交報(bào)告的內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目目前的狀況 從上次報(bào)告以后重要的成績(jī) 以及已發(fā)生或潛在的問(wèn)題與機(jī)會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理需要匯整團(tuán)隊(duì)的報(bào)告 并定期向上報(bào)告 3 1 3 監(jiān)督的時(shí)機(jī) considertiming 項(xiàng)目越大越復(fù)雜 監(jiān)督與回報(bào)的頻率要越高項(xiàng)目中頭一次嘗試的工作 要特別加強(qiáng)監(jiān)督 3 項(xiàng)目的監(jiān)督 3 2 開(kāi)會(huì)檢討 holdreviewmeeting 3 2 1 檢討會(huì)的計(jì)劃 planareview 定期會(huì)議 至少每月要召開(kāi)一次正式的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)檢討會(huì)議專題會(huì)議 在到達(dá)項(xiàng)目里程碑或特殊事件發(fā)生時(shí)召開(kāi)事先訂定檢討會(huì)的議程與所希望的目標(biāo) 不要為開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì) 3 2 2 誰(shuí)該與會(huì) selectattendees 這個(gè)人是否能在會(huì)議中提供有價(jià)值的貢獻(xiàn) 這個(gè)人如果不來(lái)參加 是否會(huì)影響會(huì)議順利地進(jìn)行 是否可以分梯次開(kāi)會(huì) 不必每個(gè)人都得全程參與 3 2 3 領(lǐng)導(dǎo)檢討會(huì)的進(jìn)行 chairareview 依照議程領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議 保持大家都能專注在正在討論的議題適時(shí)地整理會(huì)議中提出的問(wèn)題與點(diǎn)子 并作出必要的決定永遠(yuǎn)用鼓勵(lì)與肯定來(lái)正面地結(jié)束一個(gè)檢討會(huì) 3 項(xiàng)目的監(jiān)督 3 3 解決問(wèn)題 overcomeproblems 3 3 1 有麻煩要盡早講 raiseconcerns 小問(wèn)題不處理可能會(huì)變成大危機(jī) 越早發(fā)掘問(wèn)題越好解決鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員提出問(wèn)題 并要求他們同時(shí)也考慮解決方案 3 3 2 處理問(wèn)題 dealwithproblems 聆聽(tīng)團(tuán)隊(duì)成員提出問(wèn)題 并討論可能的影響在了解問(wèn)題全貌之前 不要就跳到解決方案盡量由團(tuán)隊(duì)來(lái)決定解決方案 再共同討論出項(xiàng)目應(yīng)作的改變找出造成問(wèn)題的根源 永遠(yuǎn)避免問(wèn)題的再次發(fā)生 3 3 3 更新項(xiàng)目計(jì)劃 upd