高級(jí)文秘及辦公自動(dòng)化教程-文字處理Word 2003

高級(jí)文秘及辦公自動(dòng)化教程 003 第 5章 文字處理 003 學(xué)習(xí)目的與要求 理解 夠?qū)?片、圖形、表格、藝術(shù)字、文本框等對(duì)象文檔熟練迚行操作及混合排版。 第 5章 目錄 003的主要新增功能 003的啟勱和退出 003的界面組成 003的文檔操作 文字常規(guī)操作 公文模板 表格 常用 圖文混排實(shí)例 長文檔處理 003的主要新增功能 003是 以往版本相比，它丌僅繼承了002版的優(yōu)勢(shì)，而且還增加了一系列的新功能。 支持 增強(qiáng)的可讀性 支持墨跡設(shè)備 改迚的文檔保護(hù) 并排比較文檔 文檔工作區(qū) 信息版權(quán)管理 003的啟動(dòng)和退出 啟勱 003 方法 操作過程 方法 1 方法 2 方法 3 雙擊 磁盤中已經(jīng)存儲(chǔ)的 003的退出 要退出 003主要有以下幾種方法： 選擇 【 文件 】 丨 【 退出 】 命令； 單擊標(biāo)題欄最右側(cè)的“關(guān)閉” ()按鈕； 使用組合鍵 4。 003的界面組成 003的文檔操作 創(chuàng)建文檔 1. 新建空白文檔 啟勱 003以后，系統(tǒng)將直接建立一個(gè)新的文檔，并在標(biāo)題欄顯示【 文檔 1】 。 常用的創(chuàng)建新文檔的方法主要有以下幾種： 選擇 【 文件 】 丨 【 新建 】 命令。 使用快捷鍵 。 單擊 【 常用 】 工具欄中的 【 新建空白文檔 】 按鈕。 2. 使用模板和向?qū)?chuàng)建文檔 除可以使用以上方法新建文檔以外，還可以使用模板和向?qū)韯?chuàng)建一些有特殊要求的文檔。 選擇 【 文件 】 丨 【 新建 】 命令戒從 【 任務(wù)窗格 】 中均可啟勱 【 新建文檔 】 任務(wù)窗格，如圖 擊 【 本機(jī)上的模板 】 可以打開 【 模板 】 對(duì)話框，如圖 用該對(duì)話框 片、日歷、個(gè)人簡歷，撰寫電子郵件、公文報(bào)告、備忘錄、傳真信凼等實(shí)用文體。 打開文檔 要對(duì)保存在軟盤、硬盤戒網(wǎng)絢上的文檔迚行編輯，首先應(yīng)打開文檔。常用方法有： 選擇 【 文件 】 丨 【 打開 】 命令。 使用快捷鍵 。 單擊 【 常用 】 工具欄中的打開按鈕。 保存文檔 在編輯完文檔后，應(yīng)該將它保存在軟盤戒硬盤中。當(dāng)以后需要對(duì)文檔迚行修改、打印等操作時(shí)，便可以從保存的位置讀出文檔，在 存文檔的常用方法有： 選擇 【 文件 】 |【 保存 】 命令。 使用快捷鍵 。 單擊 【 常用 】 工具欄中的保存按鈕。 在 【 另存為 】 對(duì)話框中，使用 【 保存位置 】 下拉列表選擇文檔保存的路徑位置，在 【 文件名 】 文本框中輸入文檔名稱，單擊 【 保存 】 按鈕即可。 文字常規(guī)操作 輯、格式化，它們是排版工作的重要部分。 文字 錄入 指能錄入中文、西文、各種符號(hào)。 編輯 指對(duì)已經(jīng)錄入的文字迚行修改、刪除、復(fù)制、移勱、查找、替換等。 格式化 分文本格式化和段落格式化，前者指更改某些文字的外觀，使整篇文檔看起來更美觀，這是用得最多的功能，主要是通過 【 字體 】對(duì)話框、 【 格式 】 工具欄和 【 邊框和底紋 】 對(duì)話框完成；而后者指調(diào)整段落的對(duì)齊方式、段落縮迚方式、段間距、行間距等，主要通過【 段落 】 對(duì)話框完成。 文字錄入 1. 中文、英文的輸入 2. 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和特殊符號(hào)的輸入 3. 插入日期時(shí)間 文本編輯 1. 文本的選定 先選定后操作 是 些操作包括復(fù)制、移勱、刪除、設(shè)格式、設(shè)樣式等。選定一個(gè)詞 用鼠標(biāo)雙擊該詞語 (單詞 )。 選定一句話 按住 選定任意數(shù)量的文本 將 后按住鼠標(biāo)左鍵拖拽到選定部分的結(jié)束位置，釋放鼠標(biāo)。 選定大塊文本 單擊待選定部分的起始位置，然后按住 單擊要選定部分的結(jié)束位置。這種方法適合選定內(nèi)容較長戒跨頁的文本。 選定一行 單擊選擇區(qū) (單行文本的左側(cè)，即文檔頁面的左邊距中 )。 選定一段 雙擊選擇區(qū)，戒鼠標(biāo)左鍵快速三擊段內(nèi)任意位置。 選定全文 三擊選擇區(qū)，戒者按快捷鍵 。 選定矩形塊 按住 按鼠標(biāo)左鍵拖選。 取消文本選定 單擊文檔的任意位置，戒按鍵盤上的某個(gè)光標(biāo)控制鍵 、 、 、 。 2. 刪除、復(fù)制、移勱文本 復(fù)制 ： 選中對(duì)象 復(fù)制 目標(biāo)位置 粘貼 移動(dòng)： 選中對(duì)象 剪切 目標(biāo)位置 粘貼 刪除： 1、選中對(duì)象 刪除（菜單命令） 2、選中對(duì)象 找 不但可以替換內(nèi)容，還可替換大小寫字母、字符格式、特殊字符等 3. 查找與替換文本 編輯查找 入要查找的內(nèi)容及格式 替換 格式化文本 字符格式編排 格式工具欄 樣式 ：已定義好的格式有章、節(jié)、正文、目錄等。 字體 ：宋體、黑體、隸書等中文及數(shù)十種外文字體。 字號(hào) ：中文八號(hào) 初號(hào)，英文 4127磅值。 字型 ：粗體、斜體、粗斜體和帶下劃線。 美化 ：加邊框、加底紋和縮放等。 加底色、著重號(hào)、加刪除線、排列字符等。 其他格式工具欄 字符格式排版可通過：格式 、其他格式工具欄和字體命令設(shè)置。方法：先輸入文本，再進(jìn)行格式排版或先設(shè)置格式，再輸入文本。 公 文 模 板 (1)在窗口右側(cè)打開 【 新建文檔 】 任務(wù)窗格，單擊 【 本機(jī)上的模板 】 命令，打開 【 模板 】 對(duì)話框，選擇 【 報(bào)告 】 選頃卡中的 【 公文向?qū)?】 ，如圖 (2)在啟動(dòng)的 【 公文向?qū)?】 對(duì)話框中單擊 【 下一步 】按鈕，選擇某一種公文格式，如圖 流行格式 】 ，然后單擊 【 下一步 】 按鈕。 (3）在 【 公文大小 】 向?qū)Э蛑羞x擇公文的大小。 (4) 在 【 標(biāo)題 】 向?qū)Э蛑性O(shè)定公文的標(biāo)題信息，如圖 擊【 下一步 】 按鈕。 (5) 在 【 內(nèi)容 】 向?qū)Э蛑休斎牍牡膬?nèi)容，如圖 擊 【 下一步 】 按鈕。 (6) 在 【 附件 /注釋 】 向?qū)Э蛑性O(shè)定公文的附件和注釋 (無則丌填 )，擊 【 下一步 】 按鈕。 (7) 在 【 其他 】 向?qū)Э蛑性O(shè)定公文的其他一些信息，如圖 擊【 下一步 】 按鈕。 (8) 單擊 【 完成 】 按鈕，公文格式設(shè)置完畢。 元格之間向后移動(dòng) ， 向前 上一行 下一行 右單元格 左單元格 插入空表 繪制自由表格 文本轉(zhuǎn)換成表格 輸入表格內(nèi)容 表 格 單元格 選擇行 選擇列 選擇整個(gè)表格 調(diào)整寬度 建立表格、編輯表格、格式化表格 表格編輯操作 注意 : 表格編輯也可用表格菜單的相應(yīng)命令實(shí)現(xiàn) 插入的行在選中行的上面；插入的列在選中列的左邊 選定編輯對(duì)象 單元格 ：單擊單元格 行 ：單擊左邊選定區(qū) 列 ：單擊上邊界區(qū)域 塊 ：拖曳 表格編輯 插入行或列 刪除行或列 移動(dòng) (復(fù)制 )行或列 系統(tǒng)菜單 /表格 彈出菜單 鼠標(biāo)拖動(dòng) 剪貼板 行高： 自動(dòng)方式 ：根據(jù)輸入內(nèi)容自動(dòng)調(diào)整。 最小值 ：指定最小值，當(dāng)內(nèi)容超過，轉(zhuǎn)為自動(dòng)方式。 固定值 ：高度不變 ,當(dāng)內(nèi)容超過，超過部分不顯示。 改變行高和列寬 列寬 : 在標(biāo)尺上拖動(dòng)列標(biāo)記 鼠標(biāo)定位拖動(dòng) 表格單元格高度和寬度 合并單元格和表格 選定要合并的區(qū)域 選定要合并的表格 拖曳到要合并的表格處 合并與拆分單元格和表格 拆分單元格和表格 選定要拆分的單元格 定位在要拆分為另一表格處 表格拆分表格 表格及內(nèi)容的對(duì)齊 表格對(duì)齊 單元格內(nèi)容水平對(duì)齊 單元格內(nèi)容垂直對(duì)齊 格式化表格 表格加邊框和底紋 表格自動(dòng)套用格式 表格和邊框工具欄按鈕 格式邊框和底紋 定位在存放計(jì)算結(jié)果的單元格 表格公式 選擇函數(shù)及輸入計(jì)算的區(qū)域 表格行列號(hào)表示： 列號(hào) A,B,C. ，行號(hào) 1,2,3. 單元格 地址 ： 列行號(hào) 如 表格區(qū)域： 左上角列行號(hào) : 右下列行號(hào) 如 4:格的計(jì)算 選定排序的列 表格排序 設(shè)置排序的優(yōu)先次序和方式 注意： 排序可按數(shù)字、筆畫、拼音等方式以遞增或遞減排列 當(dāng)該列 (主關(guān)鍵字 )有大小相同項(xiàng)時(shí)，還可按次關(guān)鍵字排序 表格的排序 常用 圖片 【 插入 】 丨 【 圖片 】 丨 【 剪貼畫 】 命令 快捷菜單中選擇 【 設(shè)置圖片格式 】 ，在彈出的 【 設(shè)置圖片格式 】 對(duì)話框中 (也可選擇 【 格式 】 丨 【 圖片 】 命令調(diào)出 )，進(jìn)一步設(shè)置圖片邊框、顏色、大小、版式、裁剪等屬性 。 圖片：裁剪、顏色 顏色與線條： 大?。?版式：環(huán)繞方式 圖形 選定圖形 : 在圖形任意位置，單擊鼠標(biāo)，有 8個(gè)方向的句柄。 圖形縮放 鼠標(biāo)指針指向某句柄 /拖曳鼠標(biāo)縮放 格式圖片 /設(shè)置縮放比例 移動(dòng) (復(fù)制 )圖形 選定圖形 /剪切 (復(fù)制 )/插入點(diǎn)定位 /粘貼 選定圖形 / (拖曳 制作藝術(shù)字 圖文混排實(shí)例 長文檔處理 設(shè)置頁眉和頁腳 1. 在文檔中創(chuàng)建頁眉和頁腳 在文檔中創(chuàng)建頁眉、頁腳的操作步驟如下： (1) 單擊文檔任意位置，選擇 【 視圖 】 丨 【 頁眉和頁腳 】 命令，這時(shí)屏幕出現(xiàn)用虛線標(biāo)明的“頁眉”區(qū)和“頁腳”區(qū)，同時(shí)顯示 【 頁眉和頁腳 】 工具欄，如圖 者應(yīng)搞清楚該工具欄上各按鈕的名稱和作用。 圖 頁眉和頁腳 】 工具欄 (2) 在“頁眉區(qū)”戒“頁腳區(qū)”編輯時(shí)，可以輸入文字戒繪制自選圖形。 (3) 在頁眉戒頁腳區(qū)插入頁碼、作者、文件名、日期戒時(shí)間，可單擊 【 頁眉和頁腳 】 工具欄上的 【 插入自勱圖文集 】 按鈕，選擇相應(yīng)內(nèi)容即可。 (4) 單擊 【 頁眉和頁腳 】 工具欄上的 【 在頁眉和頁腳間切換 】 按鈕，可以使插入點(diǎn)在頁眉區(qū)戒頁腳區(qū)轉(zhuǎn)換，根據(jù)需要在頁眉戒頁腳區(qū)迚行編輯。 (5) 單擊 【 關(guān)閉 】 按鈕，關(guān)閉頁眉頁腳狀態(tài)。 2. 在同一文檔中創(chuàng)建丌同的頁眉和頁腳 在一篇文檔中創(chuàng)建丌相同的頁眉和頁腳，其前提是該文檔必須被分為丌同的節(jié)。分節(jié)方法：選擇 【 插入 】 丨 【 分隔符 】 命令，打開 【 分隔符 】 對(duì)話框，選擇 【 下一頁 】 ，如圖 創(chuàng)建丌相同的頁眉和頁腳的操作步驟如下： (1) 把插入點(diǎn)定位到要?jiǎng)?chuàng)建頁眉和頁腳的節(jié)中。 (2) 選擇 【 視圖 】 |【 頁眉和頁腳 】 命令，迚入頁眉和頁腳的編輯狀態(tài)，此時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)在頁眉戒頁腳編輯區(qū)出現(xiàn)“不上一節(jié)相同”字樣。 (3) 單擊 【 頁眉和頁腳 】 工具欄中的 【 鏈接到前一個(gè) 】 按鈕，斷開當(dāng)前節(jié)中的頁眉和頁腳不上一節(jié)的連接，此時(shí)“前一節(jié)”字樣將消失。 (4) 在頁眉戒頁腳區(qū)創(chuàng)建新的頁眉戒頁腳。 (5) 單擊 【 頁眉和頁腳 】 工具欄中的 【 關(guān)閉 】 按鈕返回文檔。 3. 創(chuàng)建首頁丌同的頁眉戒頁腳 創(chuàng)建首頁丌同的頁眉戒頁腳的操作步驟如下： (1) 選擇 【 視圖 】 |【 頁眉和頁腳 】 命令，迚入頁眉和頁腳編輯狀態(tài)。 (2) 單擊 【 頁眉和頁腳 】 工具欄中的 【 頁面設(shè)置 】 按鈕，打開 【 頁面設(shè)置 】 中的 【 版式 】對(duì)話框 (從 【 文件 】 菜單下也可以調(diào)出 )。 (3) 在 【 頁眉和頁腳 】 區(qū)域勾選 【 首頁丌同 】 復(fù)選框，單擊 【 確定 】 按鈕返回到首頁的頁眉區(qū)中。這時(shí)在頁眉區(qū)頂部顯示“首頁頁眉”字樣，若丌想在首頁設(shè)置頁眉和頁腳，把頁眉區(qū)域、頁腳區(qū)域的內(nèi)容刪除即可。 (4) 如果需要?jiǎng)?chuàng)建其他頁的頁眉戒頁腳，單擊 【 頁眉和頁腳 】 工具欄的 【 顯示下一頃 】按鈕，在其他頁中創(chuàng)建頁眉戒頁腳。 (5) 單擊 【 頁眉和頁腳 】 工具欄中的 【 關(guān)閉 】 按鈕返回文檔。 4. 創(chuàng)建奇偶頁丌同的頁眉戒頁腳 有時(shí)希望在文檔的奇數(shù)頁和偶數(shù)頁中顯示丌同的頁眉戒頁腳。例如，在奇數(shù)頁頁眉顯示一種圖案，在偶數(shù)頁頁眉顯示文檔的名稱。 創(chuàng)建這種頁眉和頁腳的操作步驟如下： (1) 選擇 【 視圖 】 丨 【 頁眉和頁腳 】 命令，迚入頁眉頁腳編輯狀態(tài)。 (2) 單擊 【 頁眉和頁腳 】 工具欄中的 【 頁面設(shè)置 】 按鈕，選擇“頁面設(shè)置”中的 【 版式 】 選頃卡。 (3) 在 【 頁眉和頁腳 】 區(qū)域勾選 【 奇偶頁丌同 】 復(fù)選框，單擊 【 確定 】 按鈕返回到頁眉區(qū)中。 (4) 在頁眉區(qū)頂部顯示 【 奇數(shù)頁頁眉 】 戒 【 偶數(shù)頁頁眉 】 字樣，根據(jù)需要在頁眉區(qū)分別設(shè)置奇數(shù)頁和偶數(shù)頁的頁眉內(nèi)容。 (5) 單擊 【 頁眉和頁腳 】 工具欄中的 【 關(guān)閉 】 按鈕返回文檔。 創(chuàng)建目錄 (1) 選定文檔中各個(gè)丌同級(jí)別的標(biāo)題，使用 【 格式 】 工具欄中的 【 樣式 】 下拉列表框?yàn)橄鄳?yīng)級(jí)別的標(biāo)題分別應(yīng)用“標(biāo)題 1”、“標(biāo)題 2”、“標(biāo)題 3”等樣式。 (2) 將光標(biāo)置于文檔的起始位置，選擇 【 插入 】 丨 【 引用 】 丨 【 索引和目錄 】 命令，打開 【 索引和目錄 】 對(duì)話框，如圖 (3) 打開 【 目錄 】 選頃卡，在 【 格式 】 下拉列表框中選擇一種目錄格式。在 【 顯示級(jí)別 】 數(shù)值框中設(shè)置需要顯示的目錄級(jí)別。在 【 制表符前導(dǎo)符 】 下拉列表框中選擇標(biāo)題和頁碼之間的連接符。單擊 【 確定 】按鈕即可提取目錄，如圖 提取目錄 1. 重復(fù)上一次操作 使用鍵盤上的 ：選定文本設(shè)置某一種字體后，當(dāng)再次選定其他字符時(shí)，按 2. 打開 【 頁面設(shè)置 】 對(duì)話框 除了采用 【 文件 】 丨 【 頁面設(shè)置 】 命令打開 【 頁面設(shè)置 】 對(duì)話框外，雙擊屏幕左側(cè)的垂直標(biāo)尺也能快速打開 【 頁面設(shè)置 】 對(duì)話框。 3. 打開 【 段落 】 對(duì)話框 除了采用 【 格式 】 丨 【 段落 】 命令打開 【 段落 】 對(duì)話框外，雙擊水平標(biāo)尺中某一個(gè)段落縮迚游標(biāo) 也能快速打開 【 段落 】 對(duì)話框。 4. “全部關(guān)閉”和“全部保存” 當(dāng)同時(shí)打開戒編輯多個(gè) 果想一次性將這些文檔迚行保存戒關(guān)閉操作，我們可以先按住 單擊打開 【 文件 】 菜單，這時(shí) 【 文件 】 菜單中會(huì)多出 【 全部關(guān)閉 】 和 【 全部保存 】 這兩個(gè)命令，如圖 擊命令即可完成相應(yīng)的操作。