檔案管理員崗位職責.doc

檔案管理員崗位職責崗位名稱：檔案管理員直接上級：辦公室主任本職工作：負責全公司的檔案管理、印鑒管理、辦公用品管理、外來文件管理、特制酒管理工作任職條件：工作責任：一、檔案室：1. 認真學習貫徹執(zhí)行上級關于檔案工作的指示、要求、實施上級下達的有關檔案工作的條例、規(guī)定及業(yè)務規(guī)范，不斷提高自身素質和業(yè)務能力。2. 每年初整理當年待年檢、換證的證件目錄公示，督促并協(xié)助各部門做好證件年檢、換證等工作。3. 負責公司檔案室檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、提供利用，做好利用效果的收集，進行檔案的鑒定銷毀工作。4. 認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體的“八防”措施。對檔案室管理中存在的問題，及時提出建議。對所保管檔案的安全、完整、保密負責。5. 做好檔案室的管理、嚴守有關保密制度，不許私自動用涂改檔案，不許無關人員進入檔案室。6. 收集全公司性的大型活動、會議、科研和新產(chǎn)品鑒定會、內(nèi)外文件、工程竣工驗收、引進設備開箱等文書檔案材料及實物檔案。7. 1-2月裝訂內(nèi)部紅頭文件，3-6月份文書檔案分類，電腦錄上一年文書檔案目錄。8. 榮譽檔案及時掃描存電子檔，隨時跟蹤錄入電子版大事記。9. 月末制作檔案報表，15號前提交給管理者。二、印鑒：1.嚴格保管印鑒，未經(jīng)審批一律不得使用。2.檢查印鑒使用申請表填寫的完整程度，每日收集、統(tǒng)一申報。3.收集每個月部門章使用匯總表，統(tǒng)一制作全廠印鑒月報表。4.蓋公章的重要文件留存?zhèn)浞?。三、辦公用品：1.根據(jù)每月部門申請情況及庫存情況，于每月5日進行統(tǒng)計申購，詢價原則貨比三家。2.申購單填滿必填項，先找財務審批，再找執(zhí)行經(jīng)理審批。3.到貨及時辦理入庫，發(fā)放原則為以舊換新。4.每半年結賬一次。5.收集各部門需印制單據(jù)的申請，統(tǒng)一報給供應部。四、文件：1.負責對外來文件按執(zhí)行經(jīng)理指示分發(fā)至相關部門，做好交接手續(xù)，每季度回收審批執(zhí)行的外來文件。2.接收、整理內(nèi)部質量認證文件。3.輔助公司各部門紅頭文件制作、發(fā)放。五、特制酒：1.判斷訂貨方是否批量，與技檢部溝通T工藝。2.采取先付款再生產(chǎn)原則。3.特制酒單一式三份，一份銷售下生產(chǎn)，一份技檢部處理酒及檢查，一份辦公室存根。4.隨時跟蹤訂單完成情況，按客戶要求截止日期或提前交貨。六、其他：1.董事長辦公室、一樓陳列室、檔案室衛(wèi)生及服務工作。2.每月底編排下月干部值班表，發(fā)OA，貼一樓公示。3.報項目。4.完成領導交辦的其他工作任務。檔案管理員崗位職責一、檔案室管理：1、認真執(zhí)行公司關于檔案管理的指示、條例、規(guī)定及業(yè)務規(guī)范，完善檔案管理工作細節(jié)；2、及時整理待年檢、換證的證件，進行信息匯總公示，按時督促并協(xié)助各部門做好此項工作；3、收集全公司性的大型活動、會議、科研和新產(chǎn)品鑒定會、內(nèi)外文件、工程竣工驗收、引進設備開箱等文書檔案材料及實物檔案，分類整理、鑒定、統(tǒng)計、保存保管工作，以備其他部門查詢借閱；4、紅頭文件、文書檔案等材料分類整理，及時更新電子版檔案目錄及大事記；5、月度檔案報表制作，按時間節(jié)點前提交給上級領導。6、按公司規(guī)定文件有效時限進行檔案的銷毀工作；7、對所保管檔案的安全性、完整性、保密性負責。已經(jīng)存檔的檔案，不許私自動用、涂改檔案，無關人員不經(jīng)允許不可進入檔案室；8、認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體的“八防”措施。對檔案室管理中存在的問題，及時提出建議；二、印鑒管理：1、嚴格保管印鑒，執(zhí)行印鑒使用流程，未經(jīng)批準一律不得使用；2、檢查印鑒使用申請表填寫的完整程度，每日匯總、統(tǒng)一申報；3、收集每個月部門章使用匯總表，統(tǒng)一制作全廠印鑒月報表；4、蓋公章的重要文件留存?zhèn)浞荩?、損毀的印鑒要及時申報審批備案并進行更換。三、文件管理：1.負責對外來