Office2007(word,excle)基礎(chǔ)操作技巧大全.ppt

快速熟悉2007Officesystem Microsoft Office培訓(xùn) 快速熟悉2007system 快速熟悉2007Officesystem 課程內(nèi)容 概述 熟悉的程序 全新的外觀第1課 新Office 為您而打造第2課 重要問(wèn)題解答 每一課都包括一系列建議的任務(wù)和多個(gè)測(cè)試題 快速熟悉2007Officesystem 概述 熟悉的程序 全新的外觀 當(dāng)您打開2007MicrosoftOfficesystem程序時(shí) 會(huì)看到許多熟悉的內(nèi)容 但您還會(huì)注意到窗口的頂端呈現(xiàn)出了新面貌 菜單和工具欄已被功能區(qū)所取代 您可以單擊其中包含的選項(xiàng)卡來(lái)訪問(wèn)命令 本演示文稿將向您介紹功能區(qū)以及更快 更好地制作文檔的其他新方法 快速熟悉2007Officesystem 課程目標(biāo) 了解2007Officesystem有何變化以及變化的原因 使用功能區(qū)完成過(guò)去經(jīng)常執(zhí)行的任務(wù) 了解新的文件格式對(duì)您有何意義 快速熟悉2007Officesystem 第1課 新的Office 為您而打造 快速熟悉2007Officesystem 新的Office 為您而打造 沒錯(cuò) 我們所熟悉的MicrosoftOffice程序發(fā)生了很大改變 但這些都是好的變化 有了功能區(qū) 您所需的命令和其他工具現(xiàn)在可一一展現(xiàn) 并更易于訪問(wèn) 快速熟悉2007Officesystem 功能區(qū)中有哪些功能 功能區(qū)的三個(gè)組成部分分別是選項(xiàng)卡 組和命令 選項(xiàng)卡橫跨功能區(qū)的頂端 每個(gè)選項(xiàng)卡表示在給定程序中可以執(zhí)行的核心任務(wù) 組是一組相關(guān)的命令 它們保持為顯示狀態(tài) 隨時(shí)可供訪問(wèn) 為您提供非常直觀的幫助 命令按組排列 命令可以是按鈕 菜單或用于輸入信息的框 快速熟悉2007Officesystem 功能區(qū)中有哪些功能 如何開始呢 例如 在Word2007中 可從 開始 選項(xiàng)卡入手 該選項(xiàng)卡集中了用戶在編寫文檔時(shí)使用最頻繁的命令 字體格式設(shè)置命令 字體 組 段落選項(xiàng) 段落 組 以及文本樣式 樣式 組 可以從第一個(gè)選項(xiàng)卡入手 快速熟悉2007Officesystem 如何組織命令 命令按照其使用方式進(jìn)行組織 經(jīng)常用到的核心命令再也不用與許多幾乎不相關(guān)的命令位于同一個(gè)菜單或工具欄上 這些核心命令使用最為頻繁 因而現(xiàn)在位于最顯眼的位置 快速熟悉2007Officesystem 更多命令 僅在需要時(shí)才顯示 使用最頻繁的命令始終顯示在功能區(qū)中 而其他命令僅在您需要時(shí)才顯示 以響應(yīng)執(zhí)行的操作 例如 當(dāng)您插入圖片時(shí) 圖片工具 將顯示在Word的功能區(qū)中 當(dāng)您完成操作后 該工具便消失 功能區(qū)會(huì)根據(jù)您的操作做出響應(yīng) 因此 如果您一直看不到全部命令 也無(wú)需擔(dān)心 執(zhí)行前期步驟 您所需要的命令將隨即出現(xiàn) 快速熟悉2007Officesystem 如果需要可顯示更多選項(xiàng) 有時(shí) 一個(gè)名為 對(duì)話框啟動(dòng)器 的箭頭會(huì)顯示在組的右下角 這表示該組有更多可用的選項(xiàng) 在 開始 選項(xiàng)卡上 單擊箭頭 位于 字體 組中 例如 在PowerPoint 2007中 要訪問(wèn)不太常用的字體選項(xiàng) 請(qǐng)執(zhí)行下列操作 此時(shí) 字體 對(duì)話框?qū)⒋蜷_ 其中包含完整的字體選擇命令 快速熟悉2007Officesystem 選擇之前進(jìn)行預(yù)覽 您是否非常熟悉反復(fù)嘗試并撤消的過(guò)程 您進(jìn)行了更改 但并未得到所需的效果 因此您撤消此更改并不斷嘗試 直到取得最合心意的結(jié)果 現(xiàn)在 您可以在進(jìn)行選擇之前查看所做選擇的實(shí)時(shí)預(yù)覽 這樣不僅節(jié)約了時(shí)間 還有利于取得更好的效果 動(dòng)畫 右鍵單擊 然后單擊 播放 快速熟悉2007Officesystem 選擇之前進(jìn)行預(yù)覽 您是否非常熟悉反復(fù)嘗試并撤消的過(guò)程 您進(jìn)行了更改 但并未得到所需的效果 因此您撤消此更改并不斷嘗試 直到取得最合心意的結(jié)果 現(xiàn)在 您可以在進(jìn)行選擇之前查看所做選擇的實(shí)時(shí)預(yù)覽 這樣不僅節(jié)約了時(shí)間 還有利于取得更好的效果 快速熟悉2007Officesystem 將命令放在您自己的工具欄上 您是否經(jīng)常會(huì)用到某些命令 其訪問(wèn)速度不能讓您滿意 您可以輕松地將這些命令添加到 快速訪問(wèn)工具欄 快速訪問(wèn)工具欄位于功能區(qū)上方 第一次啟動(dòng)MicrosoftOffice程序時(shí) 它將命令放在始終可見并唾手可得的位置 動(dòng)畫 右鍵單擊 然后單擊 播放 快速熟悉2007Officesystem 將命令放在您自己的工具欄上 您是否經(jīng)常會(huì)用到某些命令 其訪問(wèn)速度不能讓您滿意 您可以輕松地將這些命令添加到 快速訪問(wèn)工具欄 快速訪問(wèn)工具欄位于功能區(qū)上方 第一次啟動(dòng)MicrosoftOffice程序時(shí) 它將命令放在始終可見并唾手可得的位置 快速熟悉2007Officesystem 應(yīng)對(duì)不同的屏幕分辨率 到目前為止 所討論的全部?jī)?nèi)容都是針對(duì)屏幕設(shè)置為高分辨率且程序窗口為最大化的情況 如果您的設(shè)置不是這樣的 則情況會(huì)有所不同 低分辨率 如果屏幕設(shè)置為低分辨率 則功能區(qū)中的幾個(gè)組將只顯示組名 而不顯示組中的命令 單擊組按鈕上的箭頭可顯示命令 情況會(huì)怎樣 如下所示 快速熟悉2007Officesystem 應(yīng)對(duì)不同的屏幕分辨率 到目前為止 所討論的全部?jī)?nèi)容都是針對(duì)屏幕設(shè)置為高分辨率且程序窗口為最大化的情況 如果您的設(shè)置不是這樣的 則情況會(huì)有所不同 屏幕未最大化 某些組將只顯示組名 情況會(huì)怎樣 如下所示 TabletPC 在屏幕較小的設(shè)備上 功能區(qū)將相應(yīng)調(diào)整以顯示較小形式的選項(xiàng)卡和組 快速熟悉2007Officesystem 練習(xí)建議 在Word中添加項(xiàng)目符號(hào)列表 在Word中應(yīng)用標(biāo)題樣式 在Word文檔中插入圖片 在Word中使用浮動(dòng)工具欄設(shè)置文本格式 在Excel 中向快速訪問(wèn)工具欄添加按鈕 然后刪除這個(gè)按鈕 查找更多Excel選項(xiàng) 聯(lián)機(jī)練習(xí) 需要Word2007和Excel2007 這兩個(gè)程序均屬于2007MicrosoftOfficesystem 快速熟悉2007Officesystem 測(cè)驗(yàn)1 問(wèn)題1 粘貼 剪切 和 復(fù)制 命令位于功能區(qū)中的什么位置 請(qǐng)選擇一個(gè)答案 最后一個(gè)選項(xiàng)卡上 第一個(gè)選項(xiàng)卡上 快速訪問(wèn)工具欄上 快速熟悉2007Officesystem 測(cè)驗(yàn)1 問(wèn)題1 答案 第一個(gè)選項(xiàng)卡上 這些命令使用頻率很高 因此它們理所當(dāng)然顯示在功能區(qū)的第一個(gè)選項(xiàng)卡上 當(dāng)然 如果需要 可以將它們添加到快速訪問(wèn)工具欄上 快速熟悉2007Officesystem 測(cè)驗(yàn)1 問(wèn)題2 您從一臺(tái)高屏幕分辨率的計(jì)算機(jī)移到一臺(tái)低分辨率的計(jì)算機(jī)上時(shí) 看不到某個(gè)組中的命令 該怎么辦 請(qǐng)選擇一個(gè)答案 單擊 視圖 選項(xiàng)卡 單擊 視圖 工具欄 單擊組按鈕上的箭頭 快速熟悉2007Officesystem 測(cè)驗(yàn)1 問(wèn)題2 答案 單擊組按鈕上的箭頭 如果由于屏幕分辨率或程序窗口未最大化而導(dǎo)致命令未顯示 那么您可以通過(guò)單擊組按鈕上的箭頭來(lái)顯示組中的命令 快速熟悉2007Officesystem 第2課 重要問(wèn)題解答 快速熟悉2007Officesystem 重要問(wèn)題解答 現(xiàn)在應(yīng)當(dāng)將注意力轉(zhuǎn)移到功能區(qū)上方 看看還有哪些新增功能 在Word Excel PowerPoint和Access2007中 不僅新增了 Office按鈕 還引入了新的鍵盤快捷方式和新的文件格式 在本課中 您將了解如何使用部分新選項(xiàng) 快速熟悉2007Officesystem 文件 菜單有何變化 Office按鈕 位于一些MicrosoftOffice程序 如Word和Excel 窗口的左上角 但該按鈕所提供的命令比 文件 菜單多 快速熟悉2007Officesystem 文件 菜單有何變化 Office按鈕 還將引導(dǎo)您進(jìn)行程序設(shè)置 以控制諸如更正拼寫首選項(xiàng)等設(shè)置 在早期版本的Office程序中 可以在通過(guò) 工具 菜單打開的 選項(xiàng) 對(duì)話框中設(shè)置選項(xiàng) 現(xiàn)在 大多數(shù)選項(xiàng)都可以通過(guò)單擊該 Office按鈕 獲得 快速熟悉2007Officesystem 從何處開始空白文檔 當(dāng)您創(chuàng)建新的文檔 工作簿 演示文稿或數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí) 將出現(xiàn)一個(gè)完整的彩色窗口幫助您開始操作 您可以按照習(xí)慣的方式 從空白文件或現(xiàn)有文件開始操作 或者 若要迅速開始您的創(chuàng)作工作 請(qǐng)看左側(cè) 在 MicrosoftOfficeOnline 下 單擊 特色 并從指向聯(lián)機(jī)模板和培訓(xùn)課程的鏈接類別中進(jìn)行選擇 快速熟悉2007Officesystem 喜愛的鍵盤快捷方式情況如何 如果您喜歡使用鍵盤勝過(guò)使用鼠標(biāo) 那么您一定很想了解功能區(qū)設(shè)計(jì)中包含的新快捷方式 功能區(qū)上的每一個(gè)按鈕都有對(duì)應(yīng)的快捷方式 快捷方式所需的鍵減少了 與以前版本的Office程序相比 這一變化帶來(lái)了以下兩大好處 快速熟悉2007Officesystem 喜愛的鍵盤快捷方式情況如何 新的快捷方式也有一個(gè)新名稱 鍵提示 此圖顯示了在Word中使用鍵提示刪除標(biāo)題樣式的示例 按Alt以顯示鍵提示 按H選擇 開始 選項(xiàng)卡 按E選擇 清除格式 按鈕 位于 字體 組中 以刪除標(biāo)題樣式 快速熟悉2007Officesystem 以Ctrl開頭的舊鍵盤快捷方式仍保留不變 您可以按以往的方式使用它們 例如 仍可以使用快捷方式Ctrl C將內(nèi)容復(fù)制到剪貼板上 使用快捷方式Ctrl V從剪貼板粘貼內(nèi)容 喜愛的鍵盤快捷方式情況如何 原先的鍵盤快捷方式是否仍可用 快速熟悉2007Officesystem 找不到命令怎么辦 如果您找不到所需的命令 此處提供了幫助 在Word2007 Excel2007和PowerPoint2007中 提供了一個(gè)直觀的交互式參考指南來(lái)幫助您快速了解命令的位置 動(dòng)畫 右鍵單擊 然后單擊 播放 作者 此處插入 swf文件 請(qǐng)?jiān)诓迦?swf文件之前刪除此占位符 快速熟悉2007Officesystem 找不到命令怎么辦 如果您找不到所需的命令 此處提供了幫助 在Word2007 Excel2007和PowerPoint2007中 提供了一個(gè)直觀的交互式參考指南來(lái)幫助您快速了解命令的位置 快速熟悉2007Officesystem 新的文件格式情況如何 Word2007 Excel2007和PowerPoint2007都采用了新的文件格式 提高文件的安全性 減少文件損壞的幾率 減小文件大小 新功能 做出這種改變的原因有很多 快速熟悉2007Officesystem 現(xiàn)在 對(duì)于文檔 工作簿和演示文稿 默認(rèn)的文件格式末尾有一個(gè) x 表示XML格式 例如 在Word中 現(xiàn)在默認(rèn)情況下文檔用擴(kuò)展名 docx進(jìn)行保存 而不是 doc 如果將文件保存為模板 則應(yīng)用同樣的規(guī)則 在舊的模板擴(kuò)展名后加上一個(gè) x 例如 在Word中為 dotx 如果文件中包含代碼或宏 則必須保存為支持宏的新文件格式 對(duì)于Word文檔 將轉(zhuǎn)換為 docm 對(duì)于Word模板 則為 dotm 新的文件格式情況如何 有關(guān)Word Excel和PowerPoint中的新格式的進(jìn)一步信息 快速熟悉2007Officesystem 處理早期版本的文件 您可能是小組中第一個(gè)使用2007Officesystem的人 或者您可能與需要使用采用早期格式保存的Office文檔的部門合作 別擔(dān)心 您仍可以在2007Officesystem與早期版本的Office程序之間共享文檔 快速熟悉2007Officesystem 您可以打開在早期版本 從95到2003 的Office程序中創(chuàng)建的文件 只需照常打開文件即可 在2007版中處理文件之后 您可能想保存該文件 默認(rèn)情況下 另存為 對(duì)話框會(huì)將在早期版本中創(chuàng)建的文件保存為同一版本 在保存文件時(shí) 可以通過(guò)兼容性檢查器了解添加到文件中的哪些新功能可能會(huì)被禁用 或盡可能匹配 處理早期版本的文件 以下是處理方式 快速熟悉2007Officesystem 擁有2000到2003版Word Excel或PowerPoint 以及最新修補(bǔ)程序和ServicePack 的同事可以打開2007文件 處理早期版本的文件 以下是處理方式 當(dāng)他們打開您的文檔時(shí) 系統(tǒng)將詢問(wèn)他們是否下載一個(gè)轉(zhuǎn)換器 以便能打開您的文檔 快速熟悉2007Officesystem Access中新的文件格式情況如何 Access2007中的新文件格式 accdb支持新的產(chǎn)品功能 例如 Access支持附件數(shù)據(jù)類型 通過(guò)該類型 您可以將文檔和文件以壓縮附件的形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中 以及多值字段 快速熟悉2007Officesystem 當(dāng)您在Access2007中創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí) 數(shù)據(jù)庫(kù)將自動(dòng)采用新的 accdb格式 早期版本的Access使用 mdb文件格式 您可以在Access2007中打開和處理 mdb文件 如果這些文件以Access2003 Access2002或Access2000格式保存 但是 Access2007中的新功能不能用于 mdb文件 如果要使用新功能 可使用 另存為 將數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換為 accdb格式 Access中新的文件格式情況如何 版本兼容性 快速熟悉2007Officesystem 在使用Access2007打開以Access95或Access97格式保存的文件時(shí) Access2007提供了升級(jí)為 accdb格式的功能 Access中新的文件格式情況如何 版本兼容性 如果您不打算使用早期版本的Access數(shù)據(jù)庫(kù) 且未使用復(fù)制或用戶級(jí)安全性 那么您應(yīng)當(dāng)升級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù) 重要說(shuō)明 除了Access2007之外 其他任何Access版本都無(wú)法打開 accdb文件格式的數(shù)據(jù)庫(kù) 快速熟悉2007Officesystem 練習(xí)建議 在Word中創(chuàng)建一個(gè)新文檔 從文檔中刪除個(gè)人信息和批注 將Word文件另存為另一種版本 在Excel中簽出選項(xiàng) 在Excel中使用鍵盤快捷方式 聯(lián)機(jī)練習(xí) 需要Word2007和