項目部綜合辦公室管理制度.doc

精品文檔綜合辦公室管理辦法目 錄第一章 總則第二章 適用范圍第三章 綜合辦公室職責第四章 印章管理規(guī)定第五章 會議管理規(guī)定第六章 文件資料管理規(guī)定第七章 考勤請銷假管理制度第八章 電話及通訊管理規(guī)定第九章 小汽車管理制度第十章 后勤保障管理第十一章 辦公用品采購領(lǐng)用發(fā)放規(guī)定第十二章 經(jīng)費管理第十三章 項目部日常管理制度第一章 總 則第一條 為規(guī)范項目經(jīng)理部綜合辦公室的日常管理工作，切實提高工作效率，依據(jù)公司相關(guān)規(guī)章制度，結(jié)合本項目實際情況與特點，特制定綜合辦公室管理辦法（以下簡稱本辦法）。第二章 適用范圍第二條 本管理辦法適用于項目經(jīng)理部內(nèi)部及工區(qū)管理。第三章 綜合辦公室職責第三條 文件材料的起草、核稿、制發(fā)，收發(fā)、登記、保管, 呈、轉(zhuǎn)、審、閱、批、會簽、督辦、立卷歸檔等工作。 第四條 重要會議、重大活動的通知、記錄、文件整理、歸檔和會議決議事項的督辦工作，負責做好項目經(jīng)理部有關(guān)會議的通知、記錄等組織工作。第五條 負責項目經(jīng)理部印章的保管、使用。第六條 負責項目經(jīng)理部各級外來人員的接待和食宿工作。第七條 負責項目經(jīng)理部辦公室車輛的調(diào)度及管理工作。第八條 負責項目的考勤、薪酬、培訓等工作。第九條 負責項目經(jīng)理部食堂的管理工作。第十條 負責項目經(jīng)理部駐地水、電、住房及所有后勤保障物資的管理工作。第十一條 負責項目經(jīng)理部管理人員通訊費用的管理工作。第十二條 負責項目經(jīng)理部辦公室用品的采購、發(fā)放工作。 第十三條 綜合治理及保衛(wèi)工作。第四章 印章管理規(guī)定第十四條 項目經(jīng)理部的印章由辦公室負責統(tǒng)一管理，建立印章保管和使用登記制度。第十五條 未經(jīng)符合管理權(quán)限的領(lǐng)導批準，不得擅自使用印章。第十六條 使用印章要登記。印章使用登記簿由日期、內(nèi)容、單位、經(jīng)辦人、備注等項組成，由經(jīng)辦人逐項填寫。第五章 會議管理規(guī)定生產(chǎn)會議是協(xié)調(diào)生產(chǎn)矛盾、解決施工現(xiàn)場問題的重要會議,為嚴格會議紀律，保障政令暢通，特作如下規(guī)定：第十七條 項目經(jīng)理部辦公室負責會議安排和發(fā)布會議通知。第十八條 會議的時間、參會人員、等如下：（一）工程會議的召開時間：2、生產(chǎn)例會每星期召開一次，研究本周任務(wù)完成情況、存在的問題及下周工作安排。每周三晚召開，由項目經(jīng)理主持，地點在項目部會議室。3、周一至周六每天7:30召開例會，地點在項目經(jīng)理部會議室。4、如會議改期，另行通知。（二）參加工程會議的人員：1、項目經(jīng)理部領(lǐng)導班子成員、各職能部門負責人（三）會議紀律：1、按時出席會議，不得遲到或早退；2、開會時間將手機關(guān)閉（或?qū)⑩徛曉O(shè)為振動）；3、保持會場秩序，不得大聲喧嘩，會場嚴禁吸煙。（四）會議簽到制度：與會人員填寫會議簽到表，將其姓名、單位（部門）、職務(wù)等項一一填寫清楚。第十九條 會議請假制度因故不能參加會議的人員，須在開會前半個小時通知辦公室，經(jīng)項目經(jīng)理批準后方可缺席。第二十條 會議紀要工程部負責做會議記錄，會后依據(jù)會議材料和會議記錄整理會議紀要。各與會單位、人員須配合提供會議材料。會議紀要完成后交項目部負責人確認，確認后下發(fā)與會各參建單位和部門。第六章 文件資料管理規(guī)定第二十一條 項目部辦公室是文件資料管理控制的主管部門，負責對文件資料進行編號、標示、登記、發(fā)放和管理。第二十二條 辦公室處理文件資料的范圍：內(nèi)外部來文和項目經(jīng)理部發(fā)文。（一）內(nèi)部來文：公司、集團公司等本系統(tǒng)發(fā)放的文件。（二）外部來文：業(yè)主、監(jiān)理和當?shù)卣块T發(fā)放的文件。（三）項目經(jīng)理部發(fā)文：項目經(jīng)理部統(tǒng)一制發(fā)的正規(guī)文件（紅頭文件）。第二十三條 文件領(lǐng)用規(guī)定（一）辦公室建立收發(fā)文登記等相關(guān)的文件資料管理臺賬。（二）辦公室收發(fā)（轉(zhuǎn)發(fā)）文一律實行簽字領(lǐng)用制度。（三）各部門和各單位對領(lǐng)到的文件登記造冊，妥善保管。及時、高效地按照文件精神和要求辦理。第七章 考勤請銷假管理規(guī)定第二十四條 辦公室負責項目部人員的考勤工作?？记谝栽聻閱挝?。第二十五條 外出辦公事人員外出時間不超過1天時，可以向項目經(jīng)理部領(lǐng)導做口頭請假；外出時間超過1天，須作書面形式的請假。經(jīng)批準后方可外出。第二十六條 項目經(jīng)理部工作人員按公司的有關(guān)規(guī)定享受假期。如：正常的探親假、婚假、產(chǎn)假等。第二十七條 工作人員按規(guī)定休假，必須以書面形式向項目部領(lǐng)導申請，得到批準后方能休假。第二十八條 領(lǐng)導批示的請假報告交辦公室備案，休假返回后應(yīng)及時向辦公室銷假，否則，繼續(xù)按休假考勤。第二十九條 未經(jīng)允許的休假及無故超假按曠工處理。第三十條 各類假期原則上當年休完，不累計到下一年使用，如遇工作繁忙無法休假時，將安排調(diào)休。第三十一條 家屬來單位探親，單位不提供住房，自行解決。第三十二條 國家法定節(jié)假日是否放假，視工作情況由項目部領(lǐng)導決定。第八章 電話及通訊管理規(guī)定第三十三條 移動電話的使用管理（一）因公務(wù)需要，項目部領(lǐng)導、各部門負責人按公司規(guī)定享受手機話費補貼待遇。（二）為了保證聯(lián)絡(luò)通暢，享受話費補貼人員的手機應(yīng)全天開通，不得以任何理由隨便關(guān)機，否則將取消話費補貼。（三）話費超支部分由個人承擔。第九章 車輛管理為加強對項目部車輛的管理，做到合理調(diào)配、控制成本、安全行駛、優(yōu)質(zhì)服務(wù)于現(xiàn)場，結(jié)合項目部實際情況，特制定本辦法。適用范圍：隸屬項目經(jīng)理部管理的車輛（含租賃汽車）。第三十四條 管理與使用（一）車輛管理必須以滿足工作需要為目的，歸屬辦公室日常管理。（二）各部門用車必須提前向辦公室提出申請。（三）沒有辦公室的同意或主管領(lǐng)導的同意不得出車，否則按私自用車處理。（四）車輛外出要盡量節(jié)省經(jīng)費，辦完事后要及時返回。（無）及時檢查、保養(yǎng)車輛，發(fā)現(xiàn)問題及早處理。第十章 后勤保障管理第三十五條 食堂管理（一）日常工作由項目部辦公室人員負責。主要職責：1、制定食堂管理制度并不斷完善；2、負責食堂成本核算的審核與發(fā)布，并對成本核算的持續(xù)改進；3、反饋員工對食堂的意見和建議；（二）食堂工作人員必須穿著整潔工作服操作。（三）食堂工作人員需確保食堂的設(shè)備完好，安全、正確、合理使用液化氣及電器設(shè)施（此項工作由炊事員負責）。（四）食堂原材料的采購每次必須由辦公室安排人員監(jiān)督過磅和簽認，不定期調(diào)查市場。（五）外單位或上級領(lǐng)導在食堂就餐，須提前12兩小時通知。項目員工如因工作原因不能及時回來就餐的，須提前與炊事員或辦公室聯(lián)系留飯；沒有提前聯(lián)系的不予留飯。（六）炊事員須持有健康上崗證，并每年到當?shù)蒯t(yī)院進行檢查，檢查合格后方可上崗。（七）食堂工作人員必須遵守食堂衛(wèi)生制度，搞好食堂衛(wèi)生，認真執(zhí)行飲食衛(wèi)生“五四制”。售飯使用食品夾。（八）客飯及招待用餐由經(jīng)辦部門（人員）通知辦公室，辦公室統(tǒng)一安排，并以通知食堂。（九）食堂應(yīng)做到按時開飯，并確保因工作原因遲于就餐人員的用餐。（十）工作人員外出辦事，預(yù)計不能按時返回就餐時，應(yīng)提前通知炊管人員，以避免不應(yīng)有的浪費。（十一）成本及費用核算：1、職工每日伙食費按20元/天核算。第三十六條 衛(wèi)生管理（一）保持宿舍內(nèi)的清潔衛(wèi)生，由住宿人員輪流打掃。（二）養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習慣，不隨地吐痰、扔雜物，不隨地大小便。（三）衣服在指定地點晾曬。（四）禁止在房間里私自接線、改線和安裝插座。（五）要節(jié)約用電，宿舍無人不準出現(xiàn)“長明燈”的現(xiàn)象。（六）未經(jīng)辦公室許可，不得私自帶外來人員到宿舍留宿。第十一章 辦公用品采購領(lǐng)用發(fā)放規(guī)定第三十七條 低值易耗品與固定資產(chǎn)管理（1） 辦公家具、辦公用品等購買，必須提前報購置計劃并經(jīng)項目經(jīng)理審批方可購買。（二）建立低值易耗品和固定資產(chǎn)臺賬，做到賬物相符。如無故損壞、丟失由保管人賠償。（三）人員調(diào)動時必須按規(guī)定清理個人管理的各種低品、固資，否則不予轉(zhuǎn)出關(guān)系。第三十八條 辦公用品物資分類 （一）辦公室物資分為低值易耗品、管制品、貴重物品、實物資產(chǎn)。 （二）低值易耗品：筆、紙、電池、訂書釘、膠水等。 （三）管制品：訂書機、打洞機、剪刀、美工刀、文件夾、計算器等。 （四）實物資產(chǎn)：物資價格達500元以上，如：空調(diào)、計算機、攝像機、照相機。 第三十九條 辦公用品物資采購 （一）項目經(jīng)理部辦公用品物資的采購，原則上由辦公室統(tǒng)一購買，屬特殊物資經(jīng)辦公室同意，可由申購部門自行購買。申購物品應(yīng)填寫物品申購單，1000元以上物品申購交部門經(jīng)理同意，辦公室采購；200元以內(nèi)（含200元）部門主管同意，辦公室審核。 第四十條 物資領(lǐng)用管理 根據(jù)物資分類，進行不同的領(lǐng)用方式： （一）低值易耗品：直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用； （二）管制品：直接向辦公室物品保管人員簽字領(lǐng)用；（三）貴重物品：根據(jù)專立文件的領(lǐng)用程度來領(lǐng)用； （四）實物資產(chǎn)：由辦公室設(shè)立實物資產(chǎn)管理臺賬，以準確記錄固定資產(chǎn)的現(xiàn)狀。第四十一條 辦公物品借用及歸還（一）凡借用辦公器材，需填寫物資借用單，并由部門主管簽字認可。（二）借用物資超時未還的，辦公室有責任督促歸還。 （三）借用物資發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價或折價賠償。（四）新進人員到職時由管理部門通知，向辦公室領(lǐng)用辦公物品；人員離職時，必須向辦公室辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)辦公室認可的，其它部門不得為其辦理離職手續(xù)。 （五）辦公室有權(quán)控制每位員工的辦公物品領(lǐng)用總支出。第十二章 經(jīng)費管理根據(jù)公司有關(guān)文件精神，做如下規(guī)定。第四十二條 工資性工資：按公司人力資源部文件規(guī)定執(zhí)行，崗位工資標準聯(lián)系公司確認。第四十三條 辦公費：（一）文具紙張費、印刷費、郵電費、水電費、電算耗材、辦公用低值易耗品、后勤低值易耗品等由辦公室負責控制，分類分部門建立臺賬。各部門日常辦公用品的購置、領(lǐng)用、維修等由辦公室按項目經(jīng)理批準的計劃辦理。（二）硒鼓等電算耗材的領(lǐng)用實行以舊領(lǐng)新制度。（三）電話費由辦公室負責管理。（四）發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發(fā)生故障時，員工應(yīng)立即向辦公室報修，以便及時解決問題。 第四十四條 煙、酒招待品管理各部門對外工作需要煙、酒（飲料）等招待品時，由對口部門填寫煙酒領(lǐng)取單，經(jīng)項目經(jīng)理審批后到辦公室領(lǐng)取。第十三章 項目經(jīng)理部日常管理制度第四十五條 日常管理制度（一）項目部人員按時上下班，上班時間禁止做與工作無關(guān)的事情。（二）各部門自覺保持室內(nèi)衛(wèi)生，努力營造良好地辦公生活環(huán)境。（三）各部門下班后要將室內(nèi)的電源關(guān)掉、門窗關(guān)好。（四）項目部人員對下熱情服務(wù)