項目協(xié)調(diào)管理程序.doc

1 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協(xié)調(diào)管理程序 青島大煉油工程 項目管理手冊 文件編號 MA PM0 PM PM 0001 第二部分 項目協(xié)調(diào)管理程序 項目經(jīng)理部 2005 年 1 月 版本日期說 明編制審核批準 2 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協(xié)調(diào)管理程序 目 錄 1 目的 3 2 項目協(xié)調(diào)特點 3 3 組織協(xié)調(diào)的范圍與層次 4 4 項目協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容 4 4 1 施工準備階段 4 4 2 施工階段 5 4 3 項目結(jié)束階段 6 5 會議協(xié)調(diào)制度 7 5 1 適用范圍 7 5 2 職責(zé) 7 5 3 會議紀律及一般規(guī)定 7 5 4 IPMT 聯(lián)合會議 8 5 5 項目聯(lián)席會議 8 5 6 監(jiān)理例會 8 5 7 HSE 管理例會 9 5 8 QA QC 例會 9 5 9 工程進度控制例會 10 5 10 技術(shù)專題會議 11 3 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協(xié)調(diào)管理程序 青島大煉油工程 項目協(xié)調(diào)管理程序項目協(xié)調(diào)管理程序 1 目的 在工程建設(shè)項目實施過程中 組織協(xié)調(diào)工作是項目管理人員為完成項目目 標而不斷進行的 必不可少的一種方法和手段 為了規(guī)范項目協(xié)調(diào)工作 確保 工程項目目標的實現(xiàn) 特制定項目協(xié)調(diào)程序 2 項目協(xié)調(diào)特點 青島大煉油工程 由工程建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)本工程建設(shè)項目的重大決策 在其領(lǐng)導(dǎo)下 成立一體化項目管理中心 IPMT 作為項目管理的常設(shè)決策機 構(gòu) 全面負責(zé)項目實施過程的組織和管理 IPMT 領(lǐng)導(dǎo)下的項目執(zhí)行機構(gòu)為項目 經(jīng)理部 項目經(jīng)理由 IPMT 的青島煉化公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任 由綜合管理部 項目財務(wù) 部 規(guī)劃設(shè)計部 控制部 HSE 管理部 生產(chǎn)準備部 采購管理部 質(zhì)量管理 部 項目資源部等 9 個職能部門組成項目經(jīng)理部 并對應(yīng)裝置或單元組成 5 個 裝置項目部 對項目區(qū)域內(nèi)的工程建設(shè)進行組織協(xié)調(diào) 實施矩陣式管理 中國石化工程建設(shè)公司擔(dān)任總體設(shè)計院 工程施工實行監(jiān)理制 在中石化系統(tǒng)內(nèi)進行監(jiān)理招標 工程建設(shè)主要采取 EC P 服務(wù)承包商總承包方式 青島煉化公司全過程管 理 實行第三方檢測 工程材料復(fù)驗 無損檢驗納入第三方抽檢 設(shè)備材料引 入第三方監(jiān)造 由中石化質(zhì)量監(jiān)督總站進行全過程的質(zhì)量監(jiān)督 由總部股份公司物資裝備部 國際事業(yè)公司負責(zé)引進技術(shù) 主要設(shè)備材料 的采購工作的管理 在項目的協(xié)調(diào) 組織管理上與以往的工程建設(shè)有著很大的區(qū)別和不同 為 實現(xiàn)項目 HSE 質(zhì)量 投資 進度和合同的五大目標 使項目在有序 可控下 順利進行 在監(jiān)理合同和 EC P 服務(wù)承包商工程總承包合同的基礎(chǔ)上 本程序?qū)?4 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協(xié)調(diào)管理程序 工作中需要上報 審查確認 批準的一系列程序和工作內(nèi)容進一步給予了明確 重點對 IPMT 項目經(jīng)理部 監(jiān)理公司 EC P 服務(wù)承包商 總體設(shè)計院和總部上 級職能部門的協(xié)調(diào)關(guān)系進行了闡述 基本涵蓋工程建設(shè)的全過程 3 3 組織協(xié)調(diào)的范圍與層次 組織協(xié)調(diào)工作與項目目標是密不可分的 項目目標是組織協(xié)調(diào)的前提 從 這個意義上講 項目的控制目標也就是項目組織協(xié)調(diào)的目標和方向 組織協(xié)調(diào) 是管理目標順利實現(xiàn)的手段和關(guān)鍵環(huán)節(jié) 組織協(xié)調(diào)的范圍可以分為對系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)和對系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào) 4 4 項目協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容 工程項目系統(tǒng)與近外層的關(guān)系主要是項目部與近外層單位的合同關(guān)系 因 此 項目部與近外層的關(guān)系的協(xié)調(diào)內(nèi)容主要是相互配合 順利履行合同義務(wù) 共同保證工程項目建設(shè)目標的實現(xiàn) 以下本節(jié)重點描述監(jiān)理公司與項目經(jīng)理部 的接口協(xié)調(diào)工作 4 1 施工準備階段 4 1 1 協(xié)商建立項目的報告制度 4 1 2 確定項目的變更程序 4 1 3 確定項目的工作分解結(jié)構(gòu) 4 1 4 確定有關(guān)的項目會議制度 4 1 5 確定項目文檔的紀錄和檔案的管理原則 4 1 6 確定現(xiàn)場管理的有關(guān)程序和項目經(jīng)理部的責(zé)任 4 1 7 確定現(xiàn)場的安全要求 4 1 8 確定開工的有關(guān)條件 4 1 9 確定項目付款單據(jù)的管理和結(jié)算程序 4 1 10 確定項目工程檢查驗收 試車考核驗收等的有關(guān)要求 4 1 11 確定項目開工會議的日期 5 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協(xié)調(diào)管理程序 4 1 12 項目經(jīng)理部提供項目設(shè)計承包方 物資供應(yīng)商的有關(guān)文件和資料 4 1 13 確定施工圖紙的管理和發(fā)放及對設(shè)計文件的要求 4 1 14 確定物資供應(yīng)商的名單及項目經(jīng)理部批準的提交日期 4 1 15 確定項目經(jīng)理部對設(shè)備 材料的催交的責(zé)任和承擔(dān)的內(nèi)容范圍 4 1 16 確定項目經(jīng)理部參與開箱檢驗的內(nèi)容 程序和聯(lián)絡(luò)方式 4 1 17 確定制造廠商圖紙和資料的分發(fā)事項 4 1 18 確定招標的范圍和內(nèi)容 4 1 19 確定招標文件 4 1 20 參加招標 評標工作 4 1 21 協(xié)助項目經(jīng)理部簽訂承包合同 4 1 22 確定 并審查開工報告 4 1 23 確定項目所用的規(guī)范和手冊 4 2 施工階段 4 2 1 進一步明確施工管理中主要工作程序 4 2 2 進一步明確項目各管理單位的職責(zé)和工作范圍 4 2 3 建立項目經(jīng)理部與監(jiān)理公司 EC P 服務(wù)承包商之間的接口關(guān)系 4 2 4 檢查由各項需要業(yè)主提供條件的落實情況 4 2 5 明確三方 EC P 服務(wù)承包商承包方 第三方設(shè)備及材料監(jiān)造 第三方抽 檢 的責(zé)任和范圍 確定項目進展中的主要會議規(guī)定 確定項目主要報告 的規(guī)定 4 2 6 確定工程設(shè)計變更的管理程序 4 2 7 將項目管理工作的主要工作計劃 進度計劃和用款計劃文件提交項目經(jīng)理 部確認 4 2 8 確定對設(shè)計圖紙的認可要求 4 2 9 確定重大設(shè)計變更的認可程序 4 2 10 根據(jù)設(shè)備的類別和性質(zhì) 確定是否需要委托第三方檢驗及檢驗的方式 判定的依據(jù)和驗收認可細則 4 2 11 確定中間檢驗項目內(nèi)容 各方參加方式及檢驗結(jié)果的判定 4 2 12 確定現(xiàn)場開箱檢驗的項目 內(nèi)容和參加的方式 6 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協(xié)調(diào)管理程序 4 2 13 確定設(shè)備材料國內(nèi) 或國際 運輸 接運的有關(guān)事項及條件 4 2 14 確定保證連續(xù)施工的條件 4 2 15 施工資金的撥付和物資的供應(yīng) 4 2 16 確定派駐現(xiàn)場的管理機構(gòu) 負責(zé)人及聯(lián)絡(luò)制度和方式 4 2 17 確定各方項目管理代表在現(xiàn)場的工作范圍和職責(zé) 4 2 18 重大施工方案的確定程序 4 2 19 施工組織設(shè)計的確認程序 4 2 20 質(zhì)量管理制度的確認 4 2 21 檢查和驗收隱蔽工程和中間交接 4 2 22 當(dāng)項目經(jīng)理部對工程進度 質(zhì)量 費用 安全等工作提出有關(guān)意見時 監(jiān)理公司應(yīng)積極組織項目組相關(guān)人員采取措施進行整改和處理 并將整 改及處理意見及時向項目經(jīng)理部提交報告 4 2 23 監(jiān)理公司在協(xié)調(diào)與 EC P 服務(wù)承包商 物資供應(yīng)商的工作中 應(yīng)與項目經(jīng) 理部緊密聯(lián)系 積極尋求理解 支持和幫助 4 2 24 監(jiān)理公司與外圍單位聯(lián)系工作之前 應(yīng)及時通知項目經(jīng)理部 向其咨詢 有關(guān)情況 取得配合和支持 必要時 請項目經(jīng)理部出面給予協(xié)調(diào)和解 決 4 2 25 確定正常工程費用的支付程序 4 2 26 確定特殊費用的確認和支付程序 4 2 27 確定費用變更的條件和認可程序 4 2 28 向項目經(jīng)理部提交工程進展統(tǒng)計月報 并根據(jù)要求提供有關(guān)資料 以保 證工程進度款的撥付 4 2 29 在中交 試車階段 應(yīng)爭取青島大煉油工程生產(chǎn)人員的及時介入和密切 配合 使工程順利中交 4 2 30 單項工程完工后 進行工程交工的條件和程序 4 3 項目結(jié)束階段 4 3 1 裝置性能考核合格后 協(xié)助項目經(jīng)理部簽署合同項目驗收證書 4 3 2 協(xié)調(diào)項目經(jīng)理部辦理合同遺留問題的處理有關(guān)規(guī)定 4 3 3 由項目各總監(jiān)理師負責(zé)組織交工資料和監(jiān)理公司資料的整理及移交給項目 7 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協(xié)調(diào)管理程序 經(jīng)理部 4 3 4 與項目經(jīng)理部協(xié)調(diào)并辦理其它工程有關(guān)的遺留問題 5 5 會議協(xié)調(diào)制度 5 1 適用范圍 本規(guī)定適用于由青島大煉油工程項目經(jīng)理部或監(jiān)理公司主持 參加的由兩 個或兩個以上單位 包括項目經(jīng)理部 EC P 服務(wù)承包商及其分包商和其它承包 人 出席的所有工程例會和專題會議 包括 IPMT 聯(lián)合會議 項目聯(lián)席會 工 程調(diào)度會 HSE 專題會 QA QC 專題例會 進度計劃專題會 技術(shù)管理專題會 物資供應(yīng)協(xié)調(diào)會 5 2 職責(zé) 5 2 1 會議由組織單位提前 12 小時 例會除外 通知有關(guān)單位 各與會單位應(yīng) 按會議通知要求出席會議 5 2 2 會議紀要由會議組織單位簽發(fā) 各與會單位要對會議決定的有關(guān)事項積極 做出反應(yīng) 缺席 遲到或早退并不免除執(zhí)行會議決定有關(guān)事項的責(zé)任 5 2 3 各有關(guān)單位的項目經(jīng)理或負責(zé)人對本單位出席會議情況和執(zhí)行會議有關(guān)要 求情況負責(zé) 5 3 會議紀律及一般規(guī)定 5 3 1 參加會議的人員必須準時到會 5 3 2 參加會議的人員若因故不能出席或不能準時出席 應(yīng)及時安排適當(dāng)人員臨 時代替出席 并應(yīng)于會前 1 小時通知會議組織者 取得同意 無特殊理 由 不得遲到 請假 缺席或中途退出 5 3 3 到會者應(yīng)自覺簽到 否則按缺席論處 5 3 4 會場內(nèi)不準喧嘩 5 3 5 按會議要求有序報告或發(fā)言 不得隨意插話或打斷發(fā)言 5 3 6 會議應(yīng)有紀要 會議紀要由組織單位 部門 負責(zé)起草 簽發(fā) 并應(yīng) 8 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協(xié)調(diào)管理程序 在會后一日內(nèi)發(fā)至與會的每個單位或個人 會議紀要的收發(fā)方應(yīng)建立并保 持收發(fā)記錄 參見 文件和信息傳遞管理規(guī)定 5 3 7 會議紀要應(yīng)有固定的格式 內(nèi)容包括 簽到表 會議時間 地點 主持人 參加人和紀要內(nèi)容等 會議上形成的決策性意見和一致性決定 均應(yīng)在會 議紀要中予以明確 5 3 8 會議紀要經(jīng)會議組織代表簽發(fā)后形成項目管理有效文件 對所有與會單位 有約束力 5 4 IPMT 聯(lián)合會議 根據(jù)項目需要不定期召開 研究 解決項目實施過程中的重大事項 5 5 項目聯(lián)席會議 5 5 1 目的 通報近來工程的總體進展和主要工作部署 研究 解決工程重要變 更及其給 HSE 質(zhì)量 進度和費用等方面的影響等問題 確保建設(shè)項目在 宏觀上處于受控狀態(tài) 5 5 2 組織者 青島大煉油工程項目經(jīng)理部項目經(jīng)理或其委托人主持 5 5 3 會議時間 每月召開一次 5 5 4 參加會議人員 項目經(jīng)理部及各部門負責(zé)人 裝置項目部負責(zé)人 監(jiān)理 公司項目總監(jiān)及項目主要管理人員 5 5 5 會議程序 監(jiān)理公司報告項目總體進展 近期工作部署和各項工作重點 以及需提交項目經(jīng)理部協(xié)調(diào)解決的問題 項目經(jīng)理部各部門及裝置項 目部負責(zé)人報告項目監(jiān)控情況以及急需解決的問題 研究 分析近期工 作動態(tài)及其對項目總體控制目標的影響 擬訂處理方案 主持人發(fā)表意 見并總結(jié)會議 5 6 監(jiān)理例會 5 6 1 目的 監(jiān)理例會是為了協(xié)調(diào)參加監(jiān)理公司所監(jiān)理標段建設(shè)的各有關(guān)單位行 動 解決工程建設(shè)過程中設(shè)計 采購 進度 施工質(zhì)量及 HSE 等各方面矛 盾和問題 確保工程建設(shè)安全 環(huán)保 優(yōu)質(zhì) 高效進行 5 6 2 組織者 監(jiān)理公司項目總監(jiān)或總監(jiān)代表主持 9 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協(xié)調(diào)管理程序 5 6 3 會議時間 每周一次 5 6 4 參加單位及人員 監(jiān)理公司項目總監(jiān) 有關(guān)部門經(jīng)理 專業(yè)工程師 各 EC P 服務(wù)承包商項目經(jīng)理 主要部門經(jīng)理 EC P 服務(wù)承包商分包單位主 要負責(zé)人 其它施工單位項目經(jīng)理或負責(zé)人 青島大煉油工程項目經(jīng)理部 領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負責(zé)人 裝置項目部負責(zé)人 5 6 5 會議程序 監(jiān)理公司通報本周現(xiàn)場 HSE 質(zhì)量 投資 進度控制狀況 存 在問題 下周重點工作提示 各 EC P 服務(wù)承包商單位報告本周工作進展 和下周主要安排 提出需協(xié)調(diào) 解決的問題 施工單位報告施工進度 工程施工需要協(xié)調(diào)的問題 工程質(zhì)量 進度 安全情況及下周計劃安排 監(jiān)理公司專業(yè)工程師和部門經(jīng)理報告專業(yè)工程管理情況 對各 EC P 服務(wù) 承包商和其它承包人的問題提出初步解決意見 并進一步提出管理要求 項目經(jīng)理部及裝置項目部相關(guān)人員提出具體意見和要求 會議主持人發(fā) 表意見并總結(jié)會議 5 7 HSE 管理例會 5 7 1 目的 傳達上級和地方有關(guān) HSE 管理的新精神 結(jié)合項目實際總結(jié) HSE 工 作的成績 分析存在的問題和潛在的風(fēng)險及隱患 研究制訂主動控制的預(yù) 案和措施 確保項目 HSE 管理工作始終處于受控狀態(tài) 5 7 2 組織者 監(jiān)理公司 青島大煉油工程項目經(jīng)理部 HSE 管理部主持 5 7 3 會議時間 每月初召開 5 7 4 參加會議人員 青島大煉油工程項目經(jīng)理部的 HSE 管理部負責(zé)人 HSE 工 程師 裝置項目部負責(zé)人 監(jiān)理公司項目總監(jiān) HSE 工程師 各 EC P 服 務(wù)承包商項目經(jīng)理 HSE 經(jīng)理 工程師 主要施工分包單位項目經(jīng)理 HSE 經(jīng)理 工程師 5 7 5 會議程序和內(nèi)容 EC P 服務(wù)承包商和其主要施工分包單位書面匯報上月 HSE 管理情況 存在問題及下月 HSE 管理計劃 監(jiān)理公司的 HSE 工程師總 結(jié)上月 HSE 管 理情況 主持有針對性的討論 分析存在的重要問題和隱 患整改處理方案 措施 并進一步分析其對項目進度 費用等方面管理的 影響 青島大煉油工程項目經(jīng)理部 HSE 管理工程師提要求 主持人總結(jié)會 議 并明確下月 HSE 管理的重點工作 10 青島大煉油工程項目管理手冊 第二部分 項目協(xié)調(diào)管理程序 5 8 QA QC 例會 5 8 1 目的 總結(jié)質(zhì)量管理經(jīng)驗 肯定工作成果 暴露質(zhì)量問題 研究處理質(zhì)量 問題的措施 確保工程質(zhì)量處于受控狀態(tài)并達到或超過既定的質(zhì)量目標 5 8 2 組織者 監(jiān)理公司 青島大煉油工程項目經(jīng)理部質(zhì)量管理部主持 5 8 3 會議時間 每月召開一次 5 8 4 參加會議人員 青島大煉油工程項目經(jīng)理部的質(zhì)量管理部負責(zé)人 質(zhì)量工 程師 裝置項目部負責(zé)人 監(jiān)理公司的 QA QC 工程師 施工經(jīng)理 專業(yè) 工程師 各 EC P 服務(wù)承包商的 QA QC 經(jīng)理 工程師 施工經(jīng)理及專業(yè) 負責(zé)人 主要施工分包單位 QA QC 經(jīng)理等 5 8 5 會議程序 各 EC P 服務(wù)承包商及其主要施工分包單位書面匯報上月施工 質(zhì)量管理情況 存在的問題及下月施工質(zhì)量管理的計劃 監(jiān)理公司總結(jié)上 月 QA QC 情況 主持討論 分析存在的重要問題的整改處理方案 措施 并進一步分析其對項目進度 費用等方面管理的影響 青島大煉油工程項 目經(jīng)理部質(zhì)量管理工程師針對會議內(nèi)容 提出相應(yīng)的質(zhì)量管理要求 主持 人總結(jié)會議 并明確下月 QA QC 的重點工作 5 9 工程進度控制例會 5 9 1 目的 圍繞里程碑控制點 綜合分析各方面因素 加強進度的動態(tài)調(diào)節(jié)和 主動控制 以里程碑控制點確保工程中交控制點 5 9 2 組織者 監(jiān)理公司 青島大煉油工程項目經(jīng)理部控制部主持 5 9 3 會議時間 每月末召開 各 EC P 服務(wù)承包商在每月 21 日向監(jiān)理公司上報 本月計劃報表 監(jiān)理公司審批后于每月