秘書工作實(shí)務(wù)-基礎(chǔ)知識之一(文書基礎(chǔ))okPPT課件.ppt

秘書工作實(shí)務(wù) 授課教師 楊林 高級職業(yè)指導(dǎo)師 海南省職業(yè)技能鑒定秘書專業(yè)高級考評員 1 文書基礎(chǔ) 一 應(yīng)用文書的概念與制發(fā)程序二 應(yīng)用文書的格式三 應(yīng)用文書的要素四 應(yīng)用文書的表達(dá)方式 2 應(yīng)用文書的概念與制發(fā)程序 應(yīng)用文書是各級機(jī)關(guān) 企事業(yè)單位 社會團(tuán)體以及個人處理事務(wù)中經(jīng)常應(yīng)用的具有一定格式的文體總稱 主要有行政公文 事務(wù)文書 商務(wù)文書等3類文書 1 通用公文 行政公文 2 通用公文的制發(fā)程序3 事務(wù)文書 商務(wù)文書的制發(fā)程序 3 通用公文 行政公文 行政公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書 行政公文的使用范圍已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了行政機(jī)關(guān)范疇 因而被稱為通用公文 具體是指國務(wù)院2000年8月24日發(fā)布的 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 中所規(guī)定的13種行政公文 即命令 令 決定 公告 通告 通知 通報 議案 報告 請示 批復(fù) 意見 函 會議紀(jì)要 4 通用公文的制發(fā)程序 通用公文的制發(fā)程序又叫發(fā)文辦理 就是指以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)公文的過程 包括草擬 審核 簽發(fā) 復(fù)核 繕印 用印 登記 分發(fā)等程序 草擬就是擬寫公文草稿 審核就是對公文文稿進(jìn)行審查核定 簽發(fā)就是負(fù)責(zé)人對已審核的文稿予以審定 簽字 準(zhǔn)予印發(fā) 復(fù)核就是再一次對公文制發(fā)的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行審查核對 5 事務(wù)文書 商務(wù)文書的制發(fā)程序 作為公務(wù)工具 所有事務(wù)文書 商務(wù)文書都具有草擬 審核 定稿 公布及操作的制發(fā)程序 私事文書不具制發(fā)程序 6 應(yīng)用文書的格式 1 通用公文的用紙及印裝格式2 通用公文的眉首格式3 通用公文的主體格式4 通用公文的版記 文尾 格式5 通用公文的特定格式6 事務(wù)文書 商務(wù)文書的格式 7 通用公文的用紙及印裝格式 1 公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型 2 公文的印裝格式公文排版正文用3號仿宋字 一般每面排22行 每行排28個字 文字從左至右橫寫 橫排 在民族自治地方 可并用漢字和通用的少數(shù)民族文字 按其習(xí)慣書寫 排版 公文應(yīng)左側(cè)裝訂 不掉頁 保證公文的封面與書芯不脫落 后背平整 不空 8 通用公文的眉首格式 通用公文的格式要素可劃分為眉首 主體 版記3部分 眉首是紅色反線及其以上各要素的統(tǒng)稱 按規(guī)定由發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識 公文版頭 公文份數(shù)序號 印刷順序號 發(fā)文字號 簽發(fā) 會簽 人 秘密等級和保密期限 緊急程度 紅色反線 間隔橫線 等要素組成 眉首格式示意圖 下行文圖 上行文圖 9 下行文的眉首格式示意圖 10 上行文的眉首格式示意圖 11 通用公文的主體格式 通用公文的紅色反線以下至主題詞以上兩者之間的各要素統(tǒng)稱主體 即主體格式包括 公文標(biāo)題 主送機(jī)關(guān) 正文 附件及附件說明 印章 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 或簽署 成文日期 附注 需要說明的其他事項 等 主體格式示意圖 前段圖1 前段圖2 后段圖1 后段圖2 后段圖3 12 上行文主體格式 前段 示意圖 13 下行文主體格式 前段 示意圖 14 主體格式 后段1 示意圖 15 主體格式 后段2 示意圖 16 主體格式 后段3 示意圖 17 通用公文的版記 文尾 格式 1 主題詞 是指公文中代表其內(nèi)容特征的 最能說明問題的 起關(guān)鍵作用的詞 2 抄送機(jī)關(guān) 是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān) 應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱 統(tǒng)稱 3 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 印發(fā)機(jī)關(guān)是指具體承辦公文印制和發(fā)出的部門 印發(fā)日期 以公文付印的日期為準(zhǔn) 4 版記中的反線和版記的位置 版記中各要素之下均加一條反線 寬度同版心 版記應(yīng)置于公文最后一面 版記的最后一個要素置于最后一行 版記 文尾 格式示意圖 18 版記 文尾 格式示意圖 19 通用公文的特定格式 特定格式有三種 即信函式 命令式 會議紀(jì)要式 常用的是信函式 附圖 和會議紀(jì)要式 附圖 信函式格式與 文件式 格式相比有以下特點(diǎn) 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識不同 不標(biāo)識簽發(fā)人格式 上白邊留得較少 間隔線不一樣 份數(shù)序號 密級 緊急程度 發(fā)文字號等都在武文線之下 會議紀(jì)要標(biāo)識由 XXXXX會議紀(jì)要 組成 與常用的簡報報頭非常相似 20 信函式的特定格式示意圖 21 會議紀(jì)要式的特定格式示意圖 22 事務(wù)文書 商務(wù)文書的格式 與通用公文相比 事務(wù)文書與商務(wù)文書的格式呈現(xiàn)出了明顯的靈活性與多樣性 一是大多不具版頭 主體 版尾這樣嚴(yán)格的三大版塊區(qū)域 二是事務(wù)文書與商務(wù)文書各自包括有多個文種 各有各的格式規(guī)范與要求 在書面表現(xiàn)形式上 各有表格式 文章式 書信式 條款式等多種形式 23 應(yīng)用文書的要素 公文與其他文體一樣 也是由一定的要素構(gòu)成的 這就是人們常說的文章 四要素 1 材料 2 主題 3 結(jié)構(gòu) 4 語言 24 應(yīng)用文書的要素之一 材料 材料是指為某一寫作目的收集 攝取以及寫入文章之中的一系列事實(shí)或依據(jù) 材料的占有 可以是親身經(jīng)歷或調(diào)查閱讀所獲 材料的鑒別 就是對材料進(jìn)行分析 比較的研究過程 材料的選擇 1 圍繞主題 主旨 發(fā)文意圖 選擇材料 2 選擇典型材料 即具有廣泛代表性和強(qiáng)大說服力的材料 3 選擇真實(shí)準(zhǔn)確的材料 不能虛構(gòu) 4 選擇生動新穎的材料 材料的使用 1 恰當(dāng)安排材料的先后順序 可依據(jù)時間的先后 材料的輕重 內(nèi)在的邏輯聯(lián)系 說理的順序 行文的方便等進(jìn)行安排 總之要便于讀者接受 2 確定材料的詳略程度 可根據(jù)主題的需要 文體的特點(diǎn)而確定 25 應(yīng)用文書的要素之二 主題 主題的概念 所謂主題 主旨 發(fā)文意圖 即作者在說明問題 發(fā)表主張或反映生活現(xiàn)象時 通過文章全部內(nèi)容所表達(dá)出來的基本觀點(diǎn)或中心思想 確立主題的依據(jù) 不能先入為主 主題先行 要以寫作目的的實(shí)現(xiàn)為依據(jù) 以材料本身的意義為依據(jù) 26 應(yīng)用文書的要素之三 結(jié)構(gòu) 對結(jié)構(gòu)的總體要求 嚴(yán)謹(jǐn) 自然 完整 統(tǒng)一 1 標(biāo)題 2 開頭 3 層次 4 段落 5 過渡 6 照應(yīng) 7 結(jié)尾 27 結(jié)構(gòu) 1 標(biāo)題 標(biāo)題是文章的命名 鮮明 準(zhǔn)確的標(biāo)題能夠給讀者留下深刻的印象 1 公文式標(biāo)題公文標(biāo)題的構(gòu)成通常是 發(fā)文機(jī)關(guān) 事由 文種 如 中華人民共和國交通部關(guān)于修改 道路運(yùn)輸車輛維護(hù)管理規(guī)定 的決定 2 文章式標(biāo)題文章式標(biāo)題常用于簡報 調(diào)查報告 總結(jié) 述職報告等事務(wù)文書 可用單標(biāo)題 也可用雙標(biāo)題 或兩種并用 28 結(jié)構(gòu) 2 開頭 1 概述式 以概括敘述有關(guān)情況或背景材料為開頭 報告 會議紀(jì)要等文種常用 2 目的式 以闡述發(fā)文的意義 宗旨等作為開頭 常用 為了 等介詞構(gòu)成的領(lǐng)啟語表明行文目的或用 根據(jù) 等句式表明行文依據(jù) 3 開門見山式 開篇即直入內(nèi)容或主題 4 引述來文式 以引述對方來文 來電的標(biāo)題與發(fā)文字號為開頭 用于函 批復(fù)等公文 29 結(jié)構(gòu) 3 層次 層次指的是文章思想內(nèi)容的表現(xiàn)次序 它是作者思路開展步驟的體現(xiàn) 最能看出作者邏輯思維的功力 常用的層次方式有 總分式 并列式 遞進(jìn)式 因果式 時序式 三段式等 30 結(jié)構(gòu) 4 段落 1 提行式 即以另起行表示內(nèi)容轉(zhuǎn)換的方式 如 會議紀(jì)要常以慣用語 會議認(rèn)為 會議指出 會議強(qiáng)調(diào) 作為不同段落的區(qū)分 2 條款式 即以序數(shù)為標(biāo)志 按不同意思分條列項劃段的方式 又稱條文式 3 篇段合一式 即一篇文章為一段的劃段方式 公文中的轉(zhuǎn)發(fā) 印發(fā)通知等常采用此種方式 31 結(jié)構(gòu) 5 過渡 過渡在文章中起承上啟下作用 使前后相鄰的段落自然銜接 常用的方式有 過渡詞 過渡句 過渡段等 32 結(jié)構(gòu) 6 照應(yīng) 如首尾照應(yīng) 文題照應(yīng) 行文前后照應(yīng)等 33 結(jié)構(gòu) 7 結(jié)尾 結(jié)尾的方式主要有 強(qiáng)調(diào)式 期求式 希望式 說明式 禿尾式等 34 應(yīng)用文書的要素之四 語言 公務(wù)文書運(yùn)用語言的標(biāo)準(zhǔn)是 準(zhǔn)確 簡潔 平實(shí) 以下僅舉例說明公務(wù)文書專用詞語 1 開頭用語 2 承啟用語 3 引述用語 4 批轉(zhuǎn)用語 5 稱謂用語 6 經(jīng)辦用語 7 表態(tài)用語 8 結(jié)尾用語 35 語言 1 開頭用語 用于說明發(fā)文原由 意義 根據(jù) 或介紹背景材料及情況等 如 為 為了 根據(jù) 按照 遵照 依照 鑒于 關(guān)于 由于 目前 當(dāng)前 茲 指現(xiàn)在 茲有 茲將 茲介紹 茲派 茲聘 36 語言 2 承啟用語 用于連接開頭與主體文部分 起承上啟下作用的慣用語 如 根據(jù) 決定 根據(jù) 特通告如下 依據(jù) 公告如下 為了 現(xiàn)決定 為 通報如下 為此 現(xiàn)就 問題請示如下 現(xiàn)將 情況 報告如下 現(xiàn)就 問題 提出如下意見 經(jīng) 批準(zhǔn) 同意 現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下 擬采取如下措施 經(jīng) 研究 答復(fù)如下 37 語言 3 引述用語 批復(fù)或復(fù)函引述來文作為依據(jù)的用語 如 悉 知道 收悉 電悉 敬悉 欣悉 38 語言 4 批轉(zhuǎn)用語 用于批轉(zhuǎn) 轉(zhuǎn)發(fā) 印發(fā)通知時的用語 如 批轉(zhuǎn) 轉(zhuǎn)發(fā) 印發(fā) 39 語言 5 稱謂用語 對各機(jī)關(guān)稱謂的簡稱 如 我 部 貴 局 你 省 本 部門 該 處 40 語言 6 經(jīng)辦用語 表明工作處理過程或情況的用語 如 經(jīng) 業(yè)經(jīng) 茲經(jīng) 未經(jīng) 擬辦 擬定 擬 施行 暫行 試行 可行 執(zhí)行 參照執(zhí)行 貫徹執(zhí)行 研究執(zhí)行 審定 審議 審發(fā) 審批 又如 會議聽取了 會議討論了 會議認(rèn)為 會議指出 會議強(qiáng)調(diào)指出 會議通過了 會議決定 會議希望 會議號召 會議要求 會議懇切呼吁 41 語言 7 表態(tài)用語 用于表態(tài)的語言 如 不同意 原則同意 同意 不可 可辦 照辦 批準(zhǔn) 原則批準(zhǔn) 42 語言 8 結(jié)尾用語 用于請示 當(dāng)否 請批準(zhǔn) 用于函 請研究函復(fù) 盼復(fù) 不知尊意如何 盼函告 望協(xié)助辦理 盡快見復(fù) 用于報告 請指正 請審閱 用于批復(fù) 復(fù)函 此復(fù) 特此專復(fù) 特此函復(fù) 用于知照性公文 特此公告 通告 通知 通報 43 應(yīng)用文書的表達(dá)方式 通用的表達(dá)方式有 敘述 描寫 對話 抒情 議論與說明 公文以實(shí)用為目的 故很少使用描寫 對話 抒情 而較多運(yùn)用 1 敘述 2 議論 3 說明等方式 44 公文的表達(dá)方式之一 敘述 敘述是把人物的經(jīng)歷 行為或事物發(fā)展變化的過程表述出來的方式 完整的敘述有六要素 即 時間 地點(diǎn) 人物 事件 原因 結(jié)果 敘述的人稱是作者進(jìn)行敘述的角度 分為兩種 即第一人稱 我 我們 和第三人稱 他 她 它 他們 敘述方式主要有 順敘 倒敘 45 順敘 順敘是指作者按照事情發(fā)展的順序進(jìn)行敘述的方式 順敘是應(yīng)用文書中最基本的敘述方式 像市場調(diào)查報告 總結(jié) 報告都按照事件發(fā)生 發(fā)展的順序來進(jìn)行敘述 使用順敘時要注意對材料的取舍 46 倒敘 倒敘是把事件結(jié)局或某個突出片斷提到前面先說的敘述方式 倒敘有兩種形式 其一 倒 在結(jié)局上 其二 倒 在某個片斷上 一些敘述性文體 如通報 報告 市場調(diào)查報告 簡報 消息等 的開頭 常常用倒敘的方式先說結(jié)局 然后再依事情順序陳述經(jīng)過 47 公文的表達(dá)方式之二 議論 通過事實(shí)材料和邏輯推理 來闡明觀點(diǎn) 表明贊成什么或反對什么的表達(dá)方式 叫議論 可以分為兩大類 立論與反駁 議論有三要素 論點(diǎn) 論據(jù) 論證 論證的方法有 例證法 分析法 引證法 對比法 因果法等 48 立論與反駁 立論就是從正面闡述自己觀點(diǎn)的正確性 從而把論點(diǎn)建立起來的說理方法 立論又叫證明 反駁就是設(shè)法證明對方論點(diǎn)是錯誤的 從而駁倒對方 樹立起自己論點(diǎn)的說理方法 又叫駁論 49 論證的方法 例證法就是用典型事例作論據(jù)證明論點(diǎn)的方法 又叫舉例法 分析法就是通過分析問題以證明論點(diǎn)的方法 例證和分析是常用的兩種證明方法 往往結(jié)合在一起使用 引證法是用經(jīng)典性言論 科學(xué)上的公理 定理或生活中的常理作論據(jù)來證明論點(diǎn)的方法 對比法是將兩種事物進(jìn)行比較以證明論點(diǎn)的方法 因果法是通過揭示事物之