王家榮除了原材料以外的所有器材(MRO)器材采購業(yè)務(wù)指南

王家榮除了原材料以外的所有器材王家榮除了原材料以外的所有器材 MRO MRO 器材采購業(yè)務(wù)指南器材采購業(yè)務(wù)指南 電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流標(biāo)準(zhǔn)名MRO器材采購業(yè)務(wù) 指南修訂號碼0頁數(shù)1 19第一章總則第1條 目的 本指南明確規(guī)定了 海外法人 以下簡稱 法人 所發(fā)生的與各種MRO器材購買業(yè)務(wù)相關(guān) 的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和工作程序及方法 旨在最大限度地提高工作效率 第2條 適用范圍 本指南規(guī)定了法人在進(jìn)行MRO器材采購申請 采購 庫存管理及貨款支付等相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)的工作程序 第3條 用語定義 1 MRO Maintenance RepairOperating 器材雖然不是進(jìn)行生產(chǎn)時(shí)直接需要的物資 但是 使公司得以順利運(yùn)轉(zhuǎn)所需的物資 包括除了原材料以外的所有器材 本公司將其分為Spare Parts 一般消耗品和定期消耗品 參照附件1 MRO器材品目分類表 2 Spare Parts作為設(shè)備維護(hù)所需物資 由法人的設(shè)備維護(hù)部門進(jìn)行總管 3 一般消耗品 非庫存管理品目 根據(jù)特定部門的購買申請而進(jìn)行購 買的物資 4 定期消耗品 庫存管理品目 有2個以上的部門共同使用 采購部 門對總需要量進(jìn)行統(tǒng)計(jì) 事前購買后在MRO共同倉庫進(jìn)行管理 根據(jù) 部門要求進(jìn)行出庫的物資 第二章責(zé)任與權(quán)限第4條 采購申請主管部門 采購申請主管部門是決 定MRO器材規(guī)格和預(yù)算的部門 S P及測量儀由法人設(shè)備維護(hù)部門 消耗品由法人所有部門負(fù)責(zé) 第5條 采購主管部門 是決定MRO器材價(jià)格及購買企業(yè)的部門 由法 人采購部門負(fù)責(zé) 電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流第6條 貨款支付主管部 門 根據(jù)MRO器材入庫憑證向企業(yè)支付貨款的部門 由法人財(cái)會部門 負(fù)責(zé) 第三章業(yè)務(wù)程序第7條 執(zhí)行審議及P R作業(yè) 1 執(zhí)行審議1 1 采購申 請負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 了解庫存情況采購申請負(fù)責(zé)人根據(jù)各部門各器材適當(dāng)庫存標(biāo)準(zhǔn) 對于不足部分取得內(nèi)部批準(zhǔn)后申請采購 2 起草執(zhí)行審議書 根據(jù)規(guī)定樣式 起草執(zhí)行審議書 按照報(bào)批規(guī) 定獲得內(nèi)部批準(zhǔn)和管理部門負(fù)責(zé)人的同意 但 定期消耗品以 定期消耗品申請書 代替 在執(zhí)行審議書上必須寫明產(chǎn)品名稱 規(guī)格 數(shù)量 品牌 預(yù)算金 額 如為新購買產(chǎn)品 要附上產(chǎn)品說明書和用途說明書 對于采購部門要求增加預(yù)算的在修改了執(zhí)行審議書上的金額后重 新報(bào)批并取得同意 3 采購申請?jiān)趫?zhí)行審議書上追加記錄獲審批者批準(zhǔn)的P R號碼后 將 執(zhí)行審議書全部復(fù)印 交給采購負(fù)責(zé)人 4 在申請部門管理臺帳上進(jìn)行登記對于被通知采購的采購件一定要 在管理臺帳上進(jìn)行登記 在從倉庫領(lǐng)收之前一并管理 1 2 申請部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 審批執(zhí)行審議在批準(zhǔn)執(zhí)行審議 以下包括 定期消耗品申請書 前一定要先了解申請購買的器材的現(xiàn)況 確認(rèn)是否適當(dāng)后再進(jìn)行批 準(zhǔn) 1 3管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 對執(zhí)行審議進(jìn)行協(xié)議對于已由申請部門審批者批準(zhǔn)的執(zhí)行審議書 確認(rèn)審議書上預(yù)算的適當(dāng)性 決定是否給予批準(zhǔn) 進(jìn)行協(xié)議 電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流1 4 緊急申請由于發(fā)生 緊急情況 不可能按正常步驟起草執(zhí)行審議書時(shí) 必須由申請部門 審批者向采購部門審批者進(jìn)行通報(bào) 在達(dá)成口頭協(xié)議后再進(jìn)行采購 并在第二天內(nèi)填寫執(zhí)行審議書并報(bào)批法人長批準(zhǔn)后 向采購部門 通報(bào) 1 5 文件保存期限執(zhí)行審議書及附件需保存5年 2 P R作業(yè)2 1 申請負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 確認(rèn)器材編碼并進(jìn)行申請 執(zhí)行審議書獲得批準(zhǔn)后 根據(jù)產(chǎn)品規(guī) 格 在SAP R 3中確認(rèn)是否存在該器材的編碼 如果不存在 通過MRO編碼賦予系統(tǒng) SPARE PARTS為PIMS 消耗品為BCS 申請新編碼 必須輸入事項(xiàng)產(chǎn)品名稱 規(guī)格 數(shù)量 單位 品牌 2 生成P R 申 請負(fù)責(zé)人利用該產(chǎn)品的編碼在SAP R 3填寫P R P R管理項(xiàng)目i 非庫存品目 在處理GR時(shí)GI也同時(shí)進(jìn)行的品目 消耗 性在Aount assignmentcategory中指定為 K 成本中心選擇與申請者所在部門 相關(guān)的內(nèi)容 資產(chǎn)性 投資性在Aount assignmentcategory中指定為 A M 通過事前生成資產(chǎn)號碼 進(jìn)行部門資產(chǎn)登記 ii 庫存品目 GR與GI分別進(jìn)行的品目 消耗性 資產(chǎn)性 投資性指定 為MRO器材用Storage Location iii 共同輸入事項(xiàng)預(yù)算獲得批準(zhǔn)和已達(dá)成協(xié)議的執(zhí)行審議書上的預(yù) 算金額Plant申請者所屬部門Plant申請者按照 申請者姓名 內(nèi)線電 話 形式輸入 iv P R按照采購部門制定的各器材采購負(fù)責(zé)人所屬采購小組分類填 寫 采購部門要求增加預(yù)算的采購件也必須以被批準(zhǔn)的價(jià)格對P R進(jìn)行 修改后再執(zhí)行 2 2 申請部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 批準(zhǔn)P R確認(rèn)是否與執(zhí)行審議書的內(nèi)容一致后 在SAP R 3進(jìn)行批準(zhǔn) 電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流2 3 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行 以下工作 1 批準(zhǔn)器材編碼并通告采購負(fù)責(zé)人每天通過MRO編碼賦予系統(tǒng) 消耗 性器材為BCS 確認(rèn)新申請的編碼是否有重復(fù) 并確認(rèn)必須填寫事項(xiàng) 后 迅速判斷是否予以批準(zhǔn) 并將結(jié)果用Single通知申請者 但 根據(jù)法人情況 采購負(fù)責(zé)人也可根據(jù)申請部門的編碼生成申請 直接申請編碼 SPARE PARTS由總部的PIMS管理負(fù)責(zé)人決定是否批準(zhǔn) 第8條 執(zhí)行審議書的接收與報(bào)價(jià)工作 1 執(zhí)行審議書的接收1 1 采購 負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 管理接收明細(xì)單在接收審議書時(shí)一定要在執(zhí)行審議書上標(biāo)明接收 日期 并在管理臺帳上進(jìn)行登記 2 報(bào)價(jià)工作2 1 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 要求報(bào)價(jià) 參與企業(yè)數(shù)原則上應(yīng)以明確均等的條件向2家以上企業(yè) 提出報(bào)價(jià)請求 但以下情況為例外 作為單一報(bào)價(jià)處理i 專利產(chǎn)品 試用新產(chǎn)品等購買處為特定企業(yè)時(shí) ii 與本公司共同開發(fā) 需要對外保密時(shí)iii 為了保證質(zhì)量或因技術(shù) 研究關(guān)系 必須依賴供貨企業(yè)的技術(shù)時(shí) 省略報(bào)價(jià)單簽訂單價(jià)合同的 產(chǎn)品在合同期內(nèi)進(jìn)行采購時(shí) 按產(chǎn)品特性的參與企業(yè)選擇基準(zhǔn)i 簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品a 為了決 定合同單價(jià) 需以法人所在地供貨商和其他地區(qū)供貨商為對象同時(shí) 進(jìn)行 但 如果其他地區(qū)供貨商所報(bào)價(jià)格比本地供貨商所報(bào)價(jià)格低時(shí) 可 以以此價(jià)格為根據(jù) 對本地供貨商的價(jià)格進(jìn)行誘導(dǎo) b 即使單價(jià)合同期限為1年 也應(yīng)在每個季度調(diào)查 了解市場情況 ii 未簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品基本上以本地供貨商為對象進(jìn)行 但如屬 以下情況必須與其他地區(qū)的供貨商報(bào)價(jià)相比較 電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流a 在4個月期間價(jià)格無變 動時(shí)b 所報(bào)價(jià)格被提高時(shí) 在選擇報(bào)價(jià)企業(yè)時(shí)的優(yōu)先順序i 產(chǎn)品品 牌 調(diào)查是否有直接交易可能性和出庫價(jià) ii 營業(yè)所及總代理店iii 各地代理店及銷售店iv 本公司客戶中可以供貨的企業(yè)2 接收報(bào)價(jià)報(bào) 價(jià)單必須是封印好且在截止日期前收到的文件 3 要求二次報(bào)價(jià) 報(bào)價(jià)單拆封后如果審批者有進(jìn)行二次報(bào)價(jià)的指示 或負(fù)責(zé)人判斷有協(xié)商的必要時(shí) 必須在當(dāng)天內(nèi)向該企業(yè)提出提交 第二次報(bào)價(jià)單的要求 此時(shí)的報(bào)價(jià)單提交截止日和最初提交截止日期相同 但如果屬于 協(xié)商報(bào)價(jià) 則可以提示新的截止日 4 管理報(bào)價(jià) 如是為了進(jìn)行市場調(diào)查 馬上開封也無妨 如是為了 決定個別價(jià)格和選擇供貨企業(yè) 需交給采購部門審批者開封 已提出的報(bào)價(jià)單不能返還或作廢 要附在相關(guān)合同審議書或報(bào)告 書后 不管是否中標(biāo)都不得泄露報(bào)價(jià)內(nèi)容 2 2 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 對報(bào)價(jià)進(jìn)行開封及確認(rèn)每日業(yè)務(wù)開始和結(jié)束時(shí)將從采購負(fù)責(zé)人處 接收的報(bào)價(jià)單一并開封并確認(rèn) 2 決定是否進(jìn)行二次報(bào)價(jià)報(bào)價(jià)單開封后發(fā)現(xiàn)內(nèi)容和提出的基本條件 不同 或沒有比執(zhí)行審議書上的預(yù)算更低的企業(yè)時(shí) 指示進(jìn)行二次 報(bào)價(jià) 此時(shí)參考第一次報(bào)價(jià)單決定二次報(bào)價(jià)提交公司 2 3 文件保存期限報(bào)價(jià)單和單價(jià)合同產(chǎn)品清單等相關(guān)文件須保存5年 第9條 決定報(bào)價(jià)及選擇供貨企業(yè) 1 決定價(jià)格1 1 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行 以下工作 1 決定內(nèi)定價(jià) 以從前購買價(jià)格和 非 定期市場調(diào)查為依據(jù)決定 不能對外泄露 在決定內(nèi)定價(jià)時(shí) 需考慮購買數(shù)量的多少 交貨的難易度 交貨 期的長短 運(yùn)輸電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流等交易條件 內(nèi)定價(jià)不得超過申請部門擬定的預(yù)算 如果預(yù)算不夠 需提出計(jì) 算內(nèi)定價(jià)的依據(jù) 向申請部門提出增加預(yù)算的要求 2 合同及價(jià)格協(xié)商在將報(bào)價(jià)單開封后 即使最低報(bào)價(jià)低于內(nèi)定價(jià) 根據(jù)采購負(fù)責(zé)人或采購部門審批者的判斷 也可以進(jìn)行價(jià)格協(xié)商 但 貨款支付基準(zhǔn)和交貨期須符合要求報(bào)價(jià)時(shí)提出的條件 1 2 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 對于以下產(chǎn)品直接參與合同及價(jià)格協(xié)商 需簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品 有必要事前進(jìn)行儲備的產(chǎn)品 雖然單價(jià) 很低但總金額很高 其他以相關(guān)公司為對象的購買2 選擇供貨企業(yè) 為了使依據(jù)價(jià)格決定入選的企業(yè)成為最終供貨企業(yè) 必須符合以下 交易企業(yè)基本條件及資格 2 1 交易企業(yè)基本條件及資格1 根據(jù) 本公司評估標(biāo)準(zhǔn) 被登記為可交易企業(yè)的企業(yè) 2 對于定購產(chǎn)品可以保證穩(wěn)定的供貨量和質(zhì)量的企業(yè) 3 擁有或租賃了履行供貨所需設(shè)施的企業(yè) 4 根據(jù)相關(guān)法令的規(guī)定 獲得了許可 認(rèn)可 執(zhí)照或符合相關(guān)資格 條件的企業(yè) 5 如為需對安全進(jìn)行檢測的企業(yè)時(shí) 需通過相關(guān)機(jī)構(gòu)的檢測 6 未被發(fā)現(xiàn)有賄賂集團(tuán)內(nèi)職員的行為 不是由有過受賄經(jīng)歷的退職 人員經(jīng)營的企業(yè) 7 在價(jià)格 質(zhì)量 交貨期等方面信譽(yù)良好的企業(yè) 8 具有適當(dāng)水平的技術(shù)實(shí)力 管理能力 競爭力 信息提供能力 合作可能性的企業(yè) 9 財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)及經(jīng)營者意識結(jié)構(gòu)良好的企業(yè) 2 2 交易企業(yè)基本條件及資格的例外情況以下情況即使不能滿足交 易企業(yè)基本條件及資格 在得到部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)后可作為例外處 理 1 由于緊急情況無法事前對企業(yè)進(jìn)行評價(jià)的新交易企業(yè) 2 專利產(chǎn)品或試用新產(chǎn)品所有企業(yè) 但在這種情況 采購負(fù)責(zé)人得在最初進(jìn)行交易后1年內(nèi)對該產(chǎn)品的一 般化和發(fā)掘代替品做出努力 并將結(jié)果報(bào)告給審批者 保存記錄 電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流3 需要保密的產(chǎn)品 共 同開發(fā)產(chǎn)品或需要利用交易企業(yè)所擁有技術(shù)時(shí) 第10條 合同審議書 1 合同審議書1 1 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 起草合同審議書根據(jù)規(guī)定樣式起草合同審議書 附上執(zhí)行審議書 副本 報(bào)價(jià)單 個別合同書 已標(biāo)明合同條件的 并依據(jù)報(bào)批規(guī) 定獲得批準(zhǔn) 追加附件 如從前有過購買記錄須附上相關(guān)合同審議書的副本 包 括P O號碼 最終選定企業(yè) 支付價(jià)格等 如為單價(jià)合同品目須附上單價(jià)合同清單中相關(guān)部分的復(fù)印件2 在 管理臺帳上登記對于已獲批準(zhǔn)的審議件將其登記在管理臺帳上 在 產(chǎn)品入庫及付款前進(jìn)行一并管理 3 記錄P O號碼P O獲得批準(zhǔn)后 在合同審議書上追加記錄獲批的P O 號碼 1 2 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 批準(zhǔn)合同審議書 與執(zhí)行審議書的內(nèi)容相比較 審查合同審議書 的內(nèi)容是否適當(dāng)后批準(zhǔn) 利用SAP R 3確認(rèn)是否有過購買紀(jì)錄 利用SAP R 3了解該器材的庫存情況 避免發(fā)生庫存過多的情況 2 單價(jià)合同書的管理如屬簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品 同時(shí)檢查相關(guān)個別 單價(jià)合同書的管理狀態(tài) 1 3 文件保存期限合同審議書及附件須保存5年 第11條 P O 1 P O1 1 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 在P O生成前確認(rèn)必備事項(xiàng)A 已被批準(zhǔn)的合同審議書B 由申請部門 生成并被批準(zhǔn)的P R2 Purchasing MasterData作業(yè)電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流 合同 Contract 管理 所有器材都通過合同功能加以管理 新品目合同審議書完成后 如該品目的供貨商為新交易企業(yè) 先 在Vendor Master登記后 再生成合同 如為有過交易的企業(yè) 按增加合同項(xiàng)目 進(jìn)行 舊品目對于事前已簽訂單價(jià)合同的品目 仍使用原有合同 如不 是 按照前一項(xiàng)新品目的規(guī)定處理 Source List管理Source List的期間設(shè)定與合同相同 3 生成P O 確認(rèn)執(zhí)行審議書上記錄的P R號碼 并利用其生成P O P O必須與合同審議書上記錄的內(nèi)容和條件相一致 如果在生成P O前 發(fā)生了變動事項(xiàng) 必須在修改合同審議書并再次獲得批準(zhǔn)后再 以此為依據(jù)生成P O 但 如果價(jià)格發(fā)生變動 必須根據(jù)申請部門的 要求 對P R進(jìn)行變更后 依據(jù)變更后的P R生成P O 在P O Sheet上得標(biāo)明以下文字 實(shí)物必須與Invoice一起發(fā)送 在Invoice 上必須標(biāo)明產(chǎn)品P O號碼 P O Item號碼 器材編碼 Description 數(shù)量 為了使用以入庫基準(zhǔn) 為根據(jù)的ERS處理I V 生成憑單 在P O中需選擇GR Based I V ERS GR功能 但 即使是采用分件生成憑單的法人也得采用以入庫為基準(zhǔn)的貨款 支付規(guī)定 因此得選擇GR Based I V功能 4 發(fā)送P O 向企業(yè)發(fā)送將已獲得審批者批準(zhǔn)的P O Sheet打印并獲得管理者簽字后 將其發(fā)送給企業(yè) 向倉庫管理者發(fā)送將已獲得批準(zhǔn)的P O Sheet復(fù)印件2份在當(dāng)日內(nèi)發(fā)送給倉庫負(fù)責(zé)人 在入庫時(shí)作確認(rèn)用 2 2 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 批準(zhǔn)P O確認(rèn)是否與合同審議書內(nèi)容一致后予以批準(zhǔn) 2 3 倉庫管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)以下內(nèi)容 1 在接到的2份P O Sheet上蓋上印有 企業(yè)負(fù)責(zé)人 倉庫負(fù)責(zé)人 采購負(fù)責(zé)人 采電話 營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流購部門管理者 確認(rèn)欄 的圖章后另做保管 以備入庫時(shí)確認(rèn)用 2 將接到的P O Sheet的內(nèi)容登記在倉庫管理臺帳上 2 4 文件保管期限P O須保管5年 第12條 入庫及出庫 器材管理 1 入庫 G R 1 1 倉庫負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行 以下工作 1 負(fù)責(zé)所有MRO的接收工作2 在從企業(yè)接收實(shí)物時(shí) 將一起接收的發(fā) 貨清單與P O內(nèi)容進(jìn)行比較 確認(rèn)是否有問題 3 如果沒有問題 企業(yè)負(fù)責(zé)人及倉庫負(fù)責(zé)人在接收的2張P O Sheet上寫上接收日期并簽名 4 在SAP R 3中以P O號碼為基準(zhǔn) 對所接收的數(shù)量做入庫處理 此時(shí)將系統(tǒng)生成的Material Document號碼登記在倉庫管理臺帳上 5 將貨物按產(chǎn)品分類分別放在事前指定的位置 以便查找 6 通過Single及電話通知采購申請負(fù)責(zé)人貨物已到 讓其馬上來收 領(lǐng) 7 將接收的發(fā)貨清單與企業(yè)負(fù)責(zé)人 倉庫負(fù)責(zé)人已確認(rèn)過的1張P O Sheet在第二天早上9點(diǎn)之前交給采購負(fù)責(zé)人 1 2 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 按發(fā)行的P O的交貨期 確認(rèn)貨物入庫狀態(tài) 避免發(fā)生交貨延遲 2 以從倉庫負(fù)責(zé)人處接收的發(fā)貨清單和簽過字的P O Sheet為根據(jù) 確認(rèn)系統(tǒng)是否已做G R處理 確認(rèn)發(fā)貨清單上的交貨日期與入庫處理日期 避免發(fā)生入庫遲延 3 簽過字的P O Sheet和發(fā)貨清單將作為核查和支付貨款的憑證 所以應(yīng)另加保管 但在生成個別憑單時(shí) 將其交給當(dāng)日I V主管部門 財(cái)會部門 4 每周六以倉庫管理臺帳和SAP R 3的G R清單 庫存數(shù)據(jù)為依據(jù)實(shí)施實(shí)物核查作業(yè) 1 3 文件保管期限與入庫相關(guān)的文件及倉庫管理臺帳須保管5年 2 出庫 G I 2 1 采購申請負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 接收貨物 如為一般消耗品和S P 在得到倉庫負(fù)責(zé)人入庫結(jié)束的 通知后馬上接收貨物 此時(shí) 申請負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺帳上簽字后 由倉庫負(fù)責(zé)人在申請 部門管理臺帳上電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流簽字 如為定期消耗品 針對所需數(shù)量填寫 定期消耗品申請書 獲 得審批者批準(zhǔn)后 在申請部門管理臺帳上登記后 將 定期消耗品 申請書 復(fù)印件交給倉庫負(fù)責(zé)人 收領(lǐng)貨物 此時(shí) 申請負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺帳上簽字后 由倉庫負(fù)責(zé)人在申請 部門管理臺帳上簽字 2 貨物管理對于收領(lǐng)的貨物 在部門內(nèi)指定地點(diǎn)保管 使用 使用 時(shí)對日期 數(shù)量及使用者進(jìn)行登記 管理 2 2 倉庫負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 轉(zhuǎn)交貨物 如為一般消耗品和S P 在轉(zhuǎn)交貨物時(shí) 讓申請負(fù)責(zé)人 在倉庫管理臺帳上簽字 倉庫負(fù)責(zé)人則在申請部門管理臺帳上簽字 但 實(shí)物轉(zhuǎn)交數(shù)量要與P R申請數(shù)量一致 如為定期消耗品 必須接收 定期消耗品申請書 并以其為依據(jù) 轉(zhuǎn)交貨物 定期消耗品申請書 另行保管 此時(shí) 申請負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺帳上簽字 倉庫負(fù)責(zé)人則在申請部 門管理臺帳上簽字 實(shí)物必須以先入先出原則管理 2 出庫管理如為定期消耗品 在轉(zhuǎn)交貨物后馬上在系統(tǒng)中做出庫處 理 其內(nèi)容必須與倉庫管理臺帳的內(nèi)容相一致 2 3 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 如為定期消耗品 確認(rèn)每日的庫存情況 不發(fā)生庫存低于規(guī)定數(shù) 量的現(xiàn)象 2 每周六以倉庫管理臺帳和SAP R 3的G I清單 庫存數(shù)據(jù)為依據(jù)實(shí)施實(shí)物核查作業(yè) 2 4 文件保管期限與出庫相關(guān)的文件須保管5年 3 器材管理3 1 倉庫庫存管理采購負(fù)責(zé)人和倉庫負(fù)責(zé)人每周六須以 以下內(nèi)容為依據(jù)核查倉庫庫存 如有出入 分析發(fā)生出入的原因 向采購部門管理者報(bào)告 相關(guān)記錄1 發(fā)送給倉庫的P O Sheet 有入庫簽名的P O Sheet2 系統(tǒng)入 出庫現(xiàn)況電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流3 定期消耗品申請書4 倉庫管理臺帳5 申請部門管理臺帳3 2 工程庫存管理采購負(fù)責(zé)人和 現(xiàn)場負(fù)責(zé)人每周六須以以下內(nèi)容為依據(jù)核查倉庫庫存 如有出入 分析發(fā)生出入的原因 向相關(guān)部門管理者報(bào)告 相關(guān)記錄1 申請部門管理臺帳2 各部門使用日記3 倉庫管理臺帳第 13條 生成憑單和支付貨款 1 生成憑單1 1 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下 工作 1 生成憑單 A P 根據(jù)各法人的貨款支付規(guī)定 在規(guī)定日期以系統(tǒng)入 庫現(xiàn)況為基準(zhǔn) 使用ERS生成憑單并打印 附上憑證報(bào)批 但 采用分件個別生成憑單的法人 在生成憑單前要先確認(rèn)以下憑 證 以在接收Invoice的當(dāng)天支付為原則 憑證 合同審議書復(fù)印件 有入庫簽名的P O Sheet Invoice1 2 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 確認(rèn)是否有入庫疏漏先確認(rèn)SAP R 3G R清單 檢查是否有入庫或I V疏漏 2 憑單批準(zhǔn) 確認(rèn)打印出來的憑單和附上的憑證是否有問題 獲得批準(zhǔn)的憑證應(yīng)馬上交給財(cái)會負(fù)責(zé)人 1 3 財(cái)會負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 解除A P憑單的Block確認(rèn)從采購部門接收的憑單后 在SAP R 3中將該憑單的Block解除 2 報(bào)批結(jié)算將標(biāo)有Block已被解除的確認(rèn)用清單打印出來 附上憑單 向財(cái)會部門審批者報(bào)批 1 4 財(cái)會部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作 電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流確認(rèn)報(bào)批憑單的附件和A P Block解除是否有問題后予以批準(zhǔn) 1 5 文件報(bào)告期限憑單與憑證等附件須保管5年 2 貨款支付2 1 財(cái)會負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 支付貨款根據(jù)針對各企業(yè)規(guī)定的貨款支付條件在支付當(dāng)日通過銀 行轉(zhuǎn)帳支付 但如不能通過銀行支付 需支付現(xiàn)金時(shí) 一定由采購部門管理者確 認(rèn)入庫和I V內(nèi)容后直接交給企業(yè)代表 2 2 財(cái)會部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 隨時(shí)以SAP R 3為依據(jù)檢查財(cái)會負(fù)責(zé)人的貨款支付現(xiàn)況 第14條 合同 1 1 合同的原則1 合同須在雙方平等的立場 根據(jù)當(dāng) 事人的協(xié)議而簽訂 依據(jù)信用和誠實(shí)的原則加以履行 1 2 合同的種類1 基本交易合同對交易的一般事項(xiàng)做了定義 根據(jù) 規(guī)定的樣式 須在企業(yè)登記時(shí)簽訂 以所有企業(yè)為對象 2 定期單價(jià)合同 購買者和供貨者約好進(jìn)行交易 雙方就物價(jià)在一 定期間不變達(dá)成協(xié)議 當(dāng)器材為反復(fù)使用物資 使用量大 供應(yīng)不穩(wěn)定時(shí) 為了保證器 材的穩(wěn)定供應(yīng)而簽訂 a 1年合同合同期為1年合同b 半年合同合同期為6個月的合同 單價(jià) 合同在合同審議書批準(zhǔn)后簽訂 將單價(jià)合同產(chǎn)品清單附在合同審議 書后一起管理 1 3 個別合同1 基本交易合同原則上為1年 2 定期單價(jià)合同雖然原則上也為1年 但也可以考慮器材的性質(zhì)和市 場情況定為1年以下 3 個別合同根據(jù)器材需要時(shí)期 與交易企業(yè)相互協(xié)商簽訂 1 4 貨款支付標(biāo)準(zhǔn)1 根據(jù)法人的貨款支付條件支付 電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流1 5 合同書保管所有合 同書均一式兩份 雙方簽字后各保管一份 1 6 文件保管期限合同書須保管5年 第15條 市場調(diào)查 1 1 定義不僅調(diào)查單純形成市價(jià)的市場 同時(shí)還 調(diào)查 分析對形成價(jià)格具有影響的所有內(nèi)部 外部因素 1 2 一般原則1 計(jì)劃性原則由于器材很多樣 因此需在事前樹立何 時(shí)進(jìn)行市場調(diào)查的分期市場調(diào)查計(jì)劃 使市場調(diào)查具有一貫性和持 續(xù)性 2 及時(shí)原則市場調(diào)查需在規(guī)定日程內(nèi)完成 3 選擇調(diào)查時(shí)間的原則由于市場的供求狀況和價(jià)格隨時(shí)變化 需注 意選擇調(diào)查時(shí)間 4 準(zhǔn)確性原則由于市場調(diào)查的準(zhǔn)確性會直接反映到采購政策的決定 必須準(zhǔn)確 1 3 種類1 基礎(chǔ)調(diào)查 為了預(yù)測一般經(jīng)濟(jì)動向而實(shí)施 調(diào)查基礎(chǔ)器材的市價(jià) 供求變化 相關(guān)企業(yè)的動向等 2 分產(chǎn)品調(diào)查 調(diào)查現(xiàn)在正在采購的器材的供求及價(jià)格動向 作為結(jié)算和決定價(jià)格的資料使用 作為決定購買時(shí)機(jī)和數(shù)量的資料使用 3 調(diào)查流通途徑 調(diào)查產(chǎn)品從出廠到購入公司的流通過程 可以在今后追加發(fā)掘供貨商等政策決定時(shí)使用 4 調(diào)查企業(yè)動向 調(diào)查目前正在供貨的企業(yè)的事業(yè)擴(kuò)大 轉(zhuǎn)移 企 業(yè)員工等變動事項(xiàng) 有助于獲得穩(wěn)定的供貨商和管理 1 4 方法1 資料調(diào)查電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流 根據(jù)第三機(jī)構(gòu)發(fā)行的 相關(guān)資料進(jìn)行調(diào)查 經(jīng)濟(jì)報(bào)紙 統(tǒng)計(jì)資料 產(chǎn)品介紹 定期刊物等 2 當(dāng)?shù)卦L問調(diào)查 直接訪問工廠 產(chǎn)地 代理店 特約店 專賣店等 收集信息和資料 3 其他 參照相關(guān)公司及其他公司的類似事例進(jìn)行調(diào)查 根據(jù)對比報(bào)價(jià)調(diào)查 1 5 形態(tài)1 定期市場調(diào)查 每年3月實(shí)施 以所有產(chǎn)品為對象 每季度為檢查簽訂單價(jià)合同的產(chǎn)品的價(jià)格而實(shí)施 2 臨時(shí)市場調(diào)查 在需要檢驗(yàn)個別產(chǎn)品價(jià)格時(shí)實(shí)施 但 在所有情況下 原則上都要對法人所在地和其他地區(qū)同時(shí)實(shí)施 調(diào)查 相關(guān)文件需與市場調(diào)查報(bào)告一起保管 1 6 文件保管期限與市場調(diào)查相關(guān)的問題須保管5年 第16條 新交易企業(yè)登記 1 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作 1 1 確定對象企業(yè)1 在選擇供貨商時(shí) 比從前的供貨商提出的報(bào)價(jià) 低 在合同審議書上被決定為最終供貨商的新交易企業(yè) 2 在進(jìn)行市場調(diào)查時(shí) 由于比從前的客戶報(bào)價(jià)低而獲得的新交易企 業(yè) 但在這種情況 需要在選擇供貨商和選擇單價(jià)合同企業(yè)時(shí)再次比較 報(bào)價(jià) 在被選為最終供貨商后才能成為新交易企業(yè) 在所有情況下 原則上只有符合 交易企業(yè)基本條件和資格 的企 業(yè)才能登記 1 2 準(zhǔn)備需要文件1 企業(yè)注冊證2 客戶管理卡3 企業(yè)登記申請書 標(biāo) 明選擇該企業(yè)的根據(jù) 4 企業(yè)貨款收取存折復(fù)印件1 3 申請供貨商編 碼將已獲批準(zhǔn)的企業(yè)登記申請書復(fù)印件交給供貨商編碼賦予負(fù)責(zé)人 申請供貨商編碼 1 4 轉(zhuǎn)交企業(yè)貨款收取存折復(fù)印件電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流交給貨款支付主管部門 可以輸入與貨款支付相關(guān)的企業(yè)信息 2 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作2 1 批準(zhǔn)企業(yè)登記申請書審查寫 在企業(yè)登記申請書上的新企業(yè)登記原由后給予批準(zhǔn) 3 供貨商編碼賦予負(fù)責(zé)人3 1 需確認(rèn)企業(yè)登記申請書復(fù)印件上采購 編碼審批者是否已批準(zhǔn) 3 2 在接收當(dāng)日內(nèi)處理完畢 并將結(jié)果用Single通知采購負(fù)責(zé)人 在已受理的登記申請書復(fù)印件上記錄所賦予的供貨商編碼 4 財(cái)會負(fù)責(zé)人審查從采購負(fù)責(zé)人處得到的企業(yè)貨款收取存折復(fù)印件 將相關(guān)信息追加輸入到Vendor Master內(nèi) 并將相關(guān)文件另行保管 5 文件保管期限與新交易企業(yè)登記相關(guān)的文件須保管5年 第17條 企業(yè)評估 1 目的通過判斷供貨商是具有競爭力的企業(yè)還是 不良企業(yè) 從而保持與優(yōu)良企業(yè)進(jìn)行交易 2 評估部門由法人采購主管部門進(jìn)行 3 評估種類及方法3 1 定期評估1 以所有正在進(jìn)行交易的企業(yè)為對 象 每年3月實(shí)施 以內(nèi)部資料 過去記錄 和外部資料 訪問企業(yè)及與企業(yè)代表面談 為 基準(zhǔn)進(jìn)行判斷 必須由采購部門管理者直接進(jìn)行 并判斷是否繼續(xù) 保持交易關(guān)系 3 2 隨時(shí)評估1 評估正在進(jìn)行交易的企業(yè)當(dāng)發(fā)生價(jià)格上漲 交貨遲 延等異常征兆時(shí) 立即采用與定期評估相同的辦法實(shí)施 判斷是否 繼續(xù)交易 2 評估新交易企業(yè)新交易企業(yè)登記3個月后 以同樣的方法進(jìn)行評估 判斷是否繼續(xù)進(jìn)行交易 4 評估標(biāo)準(zhǔn) 評估項(xiàng)目 以質(zhì)量滿意度 交貨期 價(jià)格競爭力 服務(wù) 等為標(biāo)準(zhǔn) 參照附件3評估表 5 評估結(jié)果的采用電話營銷專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流評估等級A BC分?jǐn)?shù)80 60分采用標(biāo)準(zhǔn) 擁有繼續(xù)報(bào)價(jià)機(jī)會交易 備注 涉嫌賄賂的企業(yè)永遠(yuǎn)中止 在C等級企業(yè)中 在得到采購部門認(rèn)可并標(biāo)明原因后可繼續(xù)進(jìn)行交易 80分以上 賦予參與單價(jià)合同的資格60分以下 中止交易附件 1 MRO器材品目分類表2 業(yè)務(wù)流程3 評估表電話營銷 專家 王家榮電話營銷培訓(xùn)網(wǎng)XinXin100 歡迎交流附件1MRO器材品目分類 表1 Spare Parts1 1 機(jī)械部件 發(fā)動機(jī) 水泵 軸承 帶子 MESH 彈簧 BLOT NUT 鏈條 包裝 壓縮機(jī)等1 2 油空壓 汽缸 連接器 控制器類 軟管 UNI T類等1 3 電氣材料 電線類 電線管類 終端帶類 S W類 燈類 變電 設(shè)備類等1 4 P LC PLC 換流器相關(guān)部件1 5 電子部件 IC TR 電容器 PC 阻抗 萬能 基板等1 6 配管材料 VALAE UNION類等2 一般 定期 消耗品2 1 油 類2 1 1 氣體 氫氣 氧氣 氮?dú)獾葰怏w2 1 2 燃料類 丙烷 揮發(fā)油 B C D C 石腦油等2 1 3 潤滑油 YU KWANG 韓國Shell Mobil 湖南 特殊油等2 2 測量儀2 2 1 分析 分 析儀類2 2 2 測量 測量儀類2 2 3 光學(xué) 光學(xué)儀器類2 3 工具2 3 1 一般工具 電動 油壓類 切削 研磨類 作業(yè)工具類等2 3 2 測量工 具類 MICRO METER 量表 檢測器 測徑器等測量工具2 4 其他2 4 1 建筑材料 木 材類 混凝土類 絕熱材料 水泥 墻磚材料 瓷磚 玻璃等2 4 2 鋼材 鐵