合同管理制度(試行)

恒興集團(tuán)2008法務(wù)01號(hào) 廈門(mén)恒興集團(tuán)有限公司合同管理制度（試行）第一節(jié) 總 則 第一條 為了規(guī)范合同簽訂和執(zhí)行程序，加強(qiáng)集團(tuán)公司合同管理工作，減少或避免合同糾紛，有效預(yù)防和控制法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)集團(tuán)公司利益，根據(jù)我國(guó)現(xiàn)行有效的合同法及其他相關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際情況，制定本制度。 第二條 本制度所稱合同，是指以廈門(mén)恒興集團(tuán)有限公司名義對(duì)外簽訂的各種經(jīng)濟(jì)合同，包括但不限于各種合資合作合同、借貸款合同、擔(dān)保合同、企業(yè)并購(gòu)、資產(chǎn)重組、債務(wù)重組、工程發(fā)承包合同、設(shè)備（包括辦公設(shè)備、工程設(shè)備等）及原材料、辦公耗材等采購(gòu)合同、聯(lián)營(yíng)合同、租賃合同、代理合同以及其他公司資產(chǎn)權(quán)益處分協(xié)議等等。本制度所稱“重大合同”，是指涉及聯(lián)營(yíng)、合資合作、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、企業(yè)改制、投資收購(gòu)、企業(yè)兼并、資產(chǎn)重組、債務(wù)重組、工程發(fā)承包、企業(yè)或資產(chǎn)招拍掛、金融機(jī)構(gòu)借貸等各類重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合同，以及董事會(huì)認(rèn)為的涉及集團(tuán)公司重大利益的其他合同。本制度所稱“一般合同”，是指集團(tuán)公司在日常經(jīng)營(yíng)及管理過(guò)程中發(fā)生的除以上重大合同外的各類合同。本制度所稱“經(jīng)常性合同”，是指集團(tuán)公司日常經(jīng)營(yíng)及管理過(guò)程中經(jīng)常性、重復(fù)性發(fā)生的、首次簽訂的合同期限屆滿后未作任何條款或內(nèi)容實(shí)質(zhì)性變更而續(xù)簽的各類金融機(jī)構(gòu)借貸合同、租賃合同、物業(yè)管理合同及各類采購(gòu)合同等等。公司內(nèi)部簽訂的各種協(xié)議及勞動(dòng)合同、人事聘用合同，不適用本辦法。第三條 訂立合同，必須遵守國(guó)家的法律、政策及有關(guān)規(guī)定，并貫徹和堅(jiān)持“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償、擇優(yōu)簽約”的原則。第二節(jié) 合同簽訂和審批 第四條 集團(tuán)公司法定代表人有權(quán)對(duì)外簽訂合同。其他簽約人必須持有集團(tuán)公司合法授權(quán)的委托書(shū)。具備獨(dú)立法人資格的子公司需要以集團(tuán)公司名義簽訂的合同，必須取得集團(tuán)公司的授權(quán)。各職能部門(mén)、專業(yè)部門(mén)及分支機(jī)構(gòu)，都不得以自己的名義對(duì)外簽訂合同。第五條 每一項(xiàng)合同都應(yīng)當(dāng)有確定的合同承辦人。合同承辦人對(duì)合同的談判、起草、申報(bào)、簽訂和執(zhí)行全過(guò)程負(fù)責(zé)。合同簽訂和履行過(guò)程中，各相關(guān)部門(mén)應(yīng)相互支持、配合，認(rèn)真執(zhí)行合同條款、全面履行合同義務(wù)。第六條 合同除即時(shí)清結(jié)的，一律采用書(shū)面形式。凡國(guó)家或行業(yè)有格式標(biāo)準(zhǔn)或示范合同文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先采用。沒(méi)有統(tǒng)一、格式文本的，應(yīng)當(dāng)采用由法律事務(wù)部起草、制作、審核的文本，對(duì)方提供的格式合同文本，應(yīng)由法律事務(wù)部進(jìn)行審核后采用。第七條 合同雙方當(dāng)事人協(xié)商一致的修改、補(bǔ)充合同的文書(shū)、電報(bào)、傳真、圖表、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄等都是合同的組成部分；但不得以計(jì)劃單、報(bào)價(jià)單、預(yù)算單、出庫(kù)單、付款單等單一文件代替合同。第八條 合同簽訂前，根據(jù)合同的具體情況，合同承辦人應(yīng)將合同草案和相關(guān)證明材料提交相關(guān)部門(mén)、履行相應(yīng)審批手續(xù)。本制度規(guī)定的重大合同，一般應(yīng)由承辦部門(mén)、財(cái)務(wù)審計(jì)部、法律事務(wù)部及相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審并出具審核意見(jiàn)，報(bào)送董事會(huì)審批后簽署。特殊需要或緊急情形下，經(jīng)董事會(huì)授權(quán)由財(cái)務(wù)審計(jì)部、法律事務(wù)部?jī)刹块T(mén)會(huì)審后即可簽署。本制度規(guī)定的一般合同，由承辦部門(mén)總經(jīng)理、法律事務(wù)部、財(cái)務(wù)審計(jì)部會(huì)審后報(bào)分管業(yè)務(wù)的公司高管批準(zhǔn)后簽署。涉及金額較大或法律關(guān)系較為復(fù)雜的一般合同，分管業(yè)務(wù)的高管可根據(jù)需要報(bào)總裁批準(zhǔn)后簽署。分管業(yè)務(wù)的公司高管、總裁或董事會(huì)對(duì)上述合同不予批準(zhǔn)的，應(yīng)寫(xiě)明相應(yīng)理由及意見(jiàn)。對(duì)合同的相關(guān)事實(shí)需要進(jìn)行補(bǔ)充調(diào)查或?qū)贤谋緝?nèi)容需要進(jìn)行補(bǔ)充修改的，合同承辦人應(yīng)在及時(shí)作出補(bǔ)充調(diào)查或者補(bǔ)充修改后，依照本節(jié)規(guī)定的程序再次報(bào)請(qǐng)審批。本制度規(guī)定的經(jīng)常性合同，承辦人無(wú)須報(bào)送合同文本及審批單，續(xù)簽時(shí)直接由首次批準(zhǔn)簽署的分管高管或總裁簽署。第九條 合同獲得審批后，承辦人持合同、審批單到合同專用章保管部門(mén)加蓋合同專用章。第十條 合同正本經(jīng)雙方當(dāng)事人蓋章簽字生效后3天內(nèi)，承辦部門(mén)應(yīng)將合同審批單、合同正本、合同附件、補(bǔ)充協(xié)議及與合同有關(guān)的材料一并移交至法律事務(wù)部進(jìn)行歸檔。合同審查流程圖：合同承辦人填寫(xiě)審批表，并附合同草案及相關(guān)材料承辦部門(mén)總經(jīng)理出具審核意見(jiàn)財(cái)務(wù)審計(jì)部、法律部或相關(guān)部門(mén)出具審核意見(jiàn)集團(tuán)公司董事會(huì)審查并簽署批準(zhǔn)意見(jiàn)分管高管審查并簽署批準(zhǔn)意見(jiàn)或報(bào)總裁批準(zhǔn)簽署持審批單與合同至合同主管部門(mén)加蓋合同專用章重大合同一般合同根據(jù)需要經(jīng)法律部、財(cái)務(wù)審計(jì)部會(huì)審經(jīng)常性合同首次批準(zhǔn)簽署的高管或總裁進(jìn)行簽署將合同正本及相關(guān)附件、資料在簽訂后3天內(nèi)交法律部歸檔，并將合同復(fù)印件分發(fā)至相關(guān)部門(mén)第三節(jié) 合同的履行、變更和解除第十一條 合同在正式生效以前，不得實(shí)際履行合同。合同生效以后，必須全面、及時(shí)、正確履行合同。第十二條 合同承辦人負(fù)責(zé)組織合同的履行，隨時(shí)了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理，維護(hù)公司的合法權(quán)益。如對(duì)方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時(shí)，承辦人除催促對(duì)方當(dāng)事人繼續(xù)履行外，應(yīng)將對(duì)方不履行或不完全履行合同的情況及時(shí)向承辦部門(mén)和分管高管和董事會(huì)匯報(bào)。第十三條 在履約過(guò)程中因情況變化確需變更、中止或解除合同的，合同承辦人應(yīng)及時(shí)采取相關(guān)措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。變更、解除合同，一律采用書(shū)面形式。合同變更和解除的審批、歸檔程序與合同簽訂的審批、歸檔程序相同。第四節(jié) 合同糾份的處理第十四條 合同發(fā)生糾紛時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡量采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。難以協(xié)商或調(diào)解解決的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告分管高管和董事會(huì)，并在相應(yīng)的訴訟時(shí)效內(nèi)提起訴訟或向仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁。合同糾紛由法律事務(wù)部負(fù)責(zé)委托代理人和訴訟方案的協(xié)調(diào)工作，合同承辦人及部門(mén)必須予以配合并提供相應(yīng)的資料。第十五條 合同承辦人和承辦部門(mén)在合同的簽訂和履行過(guò)程中，應(yīng)注意收集相關(guān)材料并及時(shí)存檔，以保存證據(jù)。在履約過(guò)程中，簽約方的履約行為及雙方的經(jīng)濟(jì)往來(lái)、履約情況、爭(zhēng)議由來(lái)等，必須有書(shū)面材料的證實(shí)，嚴(yán)防證據(jù)的滅失。第十六條 仲裁或訴訟所形成的調(diào)解書(shū)、協(xié)議書(shū)、裁決書(shū)、判決書(shū)歸檔程序與本制度規(guī)定的合同正本歸檔程序相同，副本或復(fù)印件可交承辦部門(mén)或承辦人使用。第五節(jié) 合同的管理 第十七條 集團(tuán)公司對(duì)合同管理實(shí)行合同承辦人具體負(fù)責(zé)制、合同專用章制及基礎(chǔ)管理等制度。第十八條 各合同承辦人及職能部門(mén)相關(guān)人員具體負(fù)責(zé)各自授權(quán)范圍的合同簽訂、履行以及糾紛處理工作。第十九條 根據(jù)集團(tuán)公司印章管理制度規(guī)定，簽訂合同均實(shí)行專用章制度。集團(tuán)公司對(duì)外簽訂合同所加蓋的印章，重大合同均使用法人公章，一般合同、經(jīng)常性合同除特別需要外，一律使用合同專用章，其他印章一律不準(zhǔn)代替使用。否則，財(cái)務(wù)審計(jì)部有權(quán)拒絕辦理結(jié)算手續(xù)。第二十條 合同專用章的刻制、使用、保管、銷毀等，均應(yīng)符合公司印章管理制度規(guī)定。公司印章管理制度沒(méi)有規(guī)定的，適用本制度規(guī)定，嚴(yán)禁任何人私自刻制、保管、使用。第二十一條 法律事務(wù)部設(shè)置合同檔案分類管理專人負(fù)責(zé)制，負(fù)責(zé)合同管理基礎(chǔ)工作?；A(chǔ)工作包括：（1）建立合同檔案，對(duì)各類合同原件及材料進(jìn)行分類編號(hào)并歸檔保管；（2）建立合同管理總臺(tái)帳和分類臺(tái)帳。第二十二條 合同承辦人應(yīng)按照本制度第十條的規(guī)定將合同原件及相關(guān)附件、材料等一并交法律事務(wù)部進(jìn)行編號(hào)歸檔。合同承辦人及所在部門(mén)一般不保留任何合同原件及其他材料原件。合同正本原件持有二份以上的，可由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)保管一份合同原件。編號(hào)后合同承辦部門(mén)、財(cái)務(wù)審計(jì)部各留存一份合同復(fù)印件，其他相關(guān)部門(mén)根據(jù)需要留存相應(yīng)份數(shù)的復(fù)印件。合同復(fù)印件均應(yīng)由法律事務(wù)部并加蓋歸檔章，寫(xiě)明歸檔編號(hào)、歸檔時(shí)間、歸檔人。法律事務(wù)部將歸檔合同按編號(hào)登記入冊(cè)后，將合同原件分類進(jìn)行保管，并按照國(guó)家及集團(tuán)公司相關(guān)檔案管理辦法和制定進(jìn)行文件保管和調(diào)閱。第六節(jié) 檢查與獎(jiǎng)懲第二十三條 集團(tuán)公司各部門(mén)和全體職員應(yīng)當(dāng)自覺(jué)執(zhí)行本規(guī)定。法律事務(wù)部定期或者不定期對(duì)合同管理進(jìn)行檢查。各部門(mén)合同管理工作作為該部門(mén)年終績(jī)效考核的量化指標(biāo)之一，對(duì)合同管理工作作出突出貢獻(xiàn)或者為公司挽回、避免重大經(jīng)濟(jì)損失的，集團(tuán)公司予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。第二十四條 嚴(yán)重違反本管理辦法，給公司造成或者可能造成重大經(jīng)濟(jì)損失的，對(duì)責(zé)任人員予以批評(píng)或者處分，并責(zé)令賠償經(jīng)濟(jì)損失；情節(jié)嚴(yán)重的，依據(jù)勞動(dòng)合同的規(guī)定，解除勞動(dòng)合同。構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任。第七節(jié) 附 則第二十五條 本制度經(jīng)批準(zhǔn)實(shí)施后，此前有關(guān)文件與本制度抵觸者自行失效。 第二十六條 集團(tuán)公司下屬控股公司的合同管理制度可以參照本制度并根據(jù)實(shí)際情況自行制定合同管理制度，經(jīng)集團(tuán)公司批準(zhǔn)后執(zhí)行，并報(bào)法律事務(wù)部備案。第二十七條 本制度由法律事務(wù)部負(fù)責(zé)進(jìn)行解釋，并可根據(jù)本制度制定實(shí)施細(xì)則。第二十八條 本制度自2008年7月29日起施行。 廈門(mén)恒興集團(tuán)有限公司 二00八年七月二十九日主題詞： 資金使用審批 授權(quán)管理抄報(bào)： 柯希平 董事長(zhǎng)抄送：集團(tuán)總部各部門(mén)廈門(mén)恒興集團(tuán)法律事務(wù)部 2008年7月29日編號(hào)資料1人力資源12大必修模塊（7000份）2HR總監(jiān)8大強(qiáng)化提升工具（4000份）335家著名咨詢公司資料全案（35G880套案例）4100家知名公司人力資源體系全案（含華為、中移動(dòng)等）5股權(quán)激勵(lì)（2GB）6薪酬福利（1100份）7著名咨詢公司案例（17家2700余份）82300份績(jī)效管理資料9人力資源規(guī)劃（1000份）101200份名企內(nèi)部人力資源資料111400份精選培訓(xùn)資料12素質(zhì)模型及人才測(cè)評(píng)（580份）13節(jié)日活動(dòng)策劃方案（360份）14招聘與配置（500份）15員工關(guān)系（450份）16企業(yè)文化（450份）17350GB房地產(chǎn)資料大全18麥肯錫資料大全（2800份）19OKR最佳實(shí)踐手冊(cè)20員工手冊(cè)案例與指導(dǎo)21互聯(lián)網(wǎng)金融績(jī)效與薪酬（160份）22最新招聘規(guī)劃全攻略（260份）23名企企業(yè)文化建設(shè)（45家企業(yè)）24人才梯隊(duì)建設(shè)（1600份）25崗位說(shuō)明書(shū)的