采購(gòu)部操作流程圖.doc

.采購(gòu)部操作流程圖采購(gòu)是保證企業(yè)進(jìn)行產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，保證質(zhì)量，提高生產(chǎn)效率，進(jìn)行成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。然而，很多企業(yè)出現(xiàn)采購(gòu)管理疲軟無(wú)力、混亂不堪的局面，或者運(yùn)行效率低、成本高，給企業(yè)造成很大的損失。企業(yè)特別是中型或大型的企業(yè)，為了企業(yè)的正常運(yùn)行，必須健全采購(gòu)管理組織和采購(gòu)管理流程。一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)管理包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)申請(qǐng)單的下達(dá)、執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫(kù)到采購(gòu)結(jié)算的全過(guò)程，采購(gòu)部需對(duì)采購(gòu)過(guò)程中物流運(yùn)動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程的科學(xué)管理。為達(dá)到這一目的，企業(yè)應(yīng)對(duì)采購(gòu)的每一階段都建立相應(yīng)的流程，明確規(guī)定采購(gòu)管理的權(quán)限、職權(quán)范圍、審批權(quán)限、工作內(nèi)容等，這有利于采購(gòu)管理工作的順利開(kāi)展。下面是采購(gòu)管理中的幾個(gè)常見(jiàn)流程，僅供參考。采購(gòu)管理總流程序號(hào)總經(jīng)理財(cái)務(wù)部采購(gòu)部相關(guān)部門(mén)相關(guān)規(guī)程/表單123456678審批審核審批審批審核付款入賬辦理結(jié)算編制采購(gòu)計(jì)劃詢價(jià)議價(jià)選擇供應(yīng)商起草合同績(jī)效評(píng)價(jià)辦理退貨合格組織驗(yàn)收簽訂合同跟催監(jiān)督下訂購(gòu)單申請(qǐng)采購(gòu)備貨配合供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商質(zhì)量評(píng)價(jià)表采購(gòu)績(jī)效考核表、采購(gòu)評(píng)價(jià)報(bào)告采購(gòu)物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、入庫(kù)單、購(gòu)結(jié)算申請(qǐng)單、采購(gòu)發(fā)票及單據(jù)、退貨單采購(gòu)合同采購(gòu)申請(qǐng)單、采購(gòu)計(jì)劃書(shū)采購(gòu)訂單、貨物催交單詢價(jià)記錄表、比價(jià)議價(jià)記錄表采購(gòu)管理總流程說(shuō)明流程節(jié)點(diǎn)責(zé)任人工作說(shuō)明1編制采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部匯總整理各部門(mén)提交的請(qǐng)購(gòu)單，制訂采購(gòu)計(jì)劃，并應(yīng)與相關(guān)人員溝通確認(rèn)審核財(cái)務(wù)部審核是否在預(yù)算內(nèi)以及相關(guān)信息的準(zhǔn)確性審批總經(jīng)理審批是否同意采購(gòu)計(jì)劃2詢價(jià)議價(jià)采購(gòu)部收集市場(chǎng)調(diào)查信息和資料，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，詢價(jià)結(jié)束后，應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)和議價(jià)3選擇供應(yīng)商采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商開(kāi)發(fā)、選擇標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商，通過(guò)初審的供應(yīng)商，要求其提供樣品進(jìn)行檢測(cè)或試用，并填寫(xiě)供應(yīng)商質(zhì)量評(píng)價(jià)表4起草合同采購(gòu)部根據(jù)談判和磋商結(jié)果確定采購(gòu)合同的內(nèi)容、格式和具體要求審核財(cái)務(wù)部審核采購(gòu)合同相關(guān)條款審批總經(jīng)理簽字審批簽訂合同采購(gòu)部合同審批后，與供應(yīng)商簽訂正式合同下訂購(gòu)單下達(dá)訂購(gòu)單5跟催監(jiān)督采購(gòu)部1.了解供應(yīng)過(guò)程是否正常，確保能按時(shí)交貨。發(fā)現(xiàn)交貨延遲等狀況時(shí)，采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催交、補(bǔ)救2.供應(yīng)商發(fā)貨后了解承運(yùn)人的相關(guān)信息，跟蹤貨物在途中的狀態(tài)6組織驗(yàn)收采購(gòu)部1.組織通知質(zhì)量部檢驗(yàn)，并將廠商、品名、規(guī)格、數(shù)量以及驗(yàn)收單號(hào)碼填入檢驗(yàn)記錄表合格采購(gòu)部1.交貨判定合格后，將貨物標(biāo)識(shí)合格，填寫(xiě)檢驗(yàn)合格單，并通知倉(cāng)儲(chǔ)部辦理入庫(kù)手續(xù)2.質(zhì)量部驗(yàn)收不合格的貨物，由采購(gòu)部進(jìn)行退貨處理7辦理結(jié)算財(cái)務(wù)部審核采購(gòu)貨物的發(fā)票和單據(jù)，與合同條款對(duì)照，確認(rèn)無(wú)誤后辦理付款手續(xù)，并向供應(yīng)商索要貨物發(fā)票和貨單；財(cái)務(wù)付款結(jié)算前，必須由總經(jīng)理審批簽字付款入賬財(cái)務(wù)部審批通過(guò)的合同按合同規(guī)定的時(shí)間、方式辦理付款，并入賬，同時(shí)更新財(cái)務(wù)帳8績(jī)效評(píng)價(jià)采購(gòu)部對(duì)采購(gòu)效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)采購(gòu)人員的績(jī)效和部門(mén)績(jī)效，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審采購(gòu)申請(qǐng)管理流程序號(hào)總經(jīng)理財(cái)務(wù)部采購(gòu)經(jīng)理采購(gòu)員相關(guān)部門(mén)相關(guān)規(guī)程/表單123465審批審核審批采購(gòu)到所需物資執(zhí)行采購(gòu)采購(gòu)預(yù)算匯總采購(gòu)需求庫(kù)存調(diào)查否替代品采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表提出采購(gòu)申請(qǐng)入庫(kù)使用采購(gòu)需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃書(shū)采購(gòu)需求匯總表采購(gòu)管理制度物資請(qǐng)購(gòu)單采購(gòu)合同訂購(gòu)單采購(gòu)申請(qǐng)管理流程說(shuō)明流程節(jié)點(diǎn)責(zé)任人工作說(shuō)明1提出采購(gòu)申請(qǐng)相關(guān)部門(mén)1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要，提出采購(gòu)申請(qǐng)2.各部門(mén)向采購(gòu)部遞交請(qǐng)購(gòu)單，請(qǐng)購(gòu)單要說(shuō)明請(qǐng)購(gòu)的品名、數(shù)量、需求的日期、預(yù)算金額等內(nèi)容2匯總采購(gòu)需求采購(gòu)員采購(gòu)部根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單的內(nèi)容對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行匯總，并進(jìn)行需求分析，制訂采購(gòu)計(jì)劃3庫(kù)存調(diào)查采購(gòu)員查核采購(gòu)物資庫(kù)存情況4采購(gòu)預(yù)算采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)預(yù)算，上交采購(gòu)經(jīng)理審批審批采購(gòu)經(jīng)理審批采購(gòu)預(yù)算審核財(cái)務(wù)部對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行預(yù)算復(fù)核，并交總經(jīng)理審核審批總經(jīng)理審批簽字，特別是數(shù)額較大的采購(gòu)項(xiàng)目，必須有總經(jīng)理的審批簽字5執(zhí)行采購(gòu)采購(gòu)部采購(gòu)經(jīng)理安排采購(gòu)任務(wù)，制訂采購(gòu)作業(yè)計(jì)劃，并組織實(shí)施采購(gòu)工作，參照采購(gòu)總流程6替代品采購(gòu)申請(qǐng)相關(guān)部門(mén)1.當(dāng)不能采購(gòu)到計(jì)劃采購(gòu)物資時(shí)，由采購(gòu)部或所需采購(gòu)物資部門(mén)提出替代品采購(gòu)申請(qǐng)2.一般替代品物資采購(gòu)申請(qǐng)由所需采購(gòu)物資部門(mén)經(jīng)理審批，重要物資或者關(guān)鍵物資的替代品采購(gòu)申請(qǐng)由總經(jīng)理審批，若采購(gòu)物資涉及相關(guān)技術(shù)方面的問(wèn)題，應(yīng)有相關(guān)技術(shù)人員的參與入庫(kù)使用采購(gòu)合格的物資，交由倉(cāng)儲(chǔ)部入庫(kù)，分發(fā)使用采購(gòu)詢價(jià)管理流程序號(hào)總經(jīng)理財(cái)務(wù)經(jīng)理采購(gòu)經(jīng)理采購(gòu)員供應(yīng)商相關(guān)規(guī)程/表單12345667審批審核進(jìn)一步洽談編制詢價(jià)報(bào)告簽訂合同制作并發(fā)出詢價(jià)單匯總、分析供應(yīng)商報(bào)價(jià)收集匯總價(jià)格信息審核審核商談價(jià)格確定供應(yīng)商報(bào)價(jià)洽談相關(guān)條件價(jià)格洽談采購(gòu)合同詢價(jià)供應(yīng)商名單供應(yīng)商報(bào)價(jià)單供應(yīng)商價(jià)格信息表采購(gòu)計(jì)劃表采購(gòu)詢價(jià)記錄表采購(gòu)詢價(jià)單采購(gòu)詢價(jià)報(bào)告采購(gòu)詢價(jià)管理流程說(shuō)明流程節(jié)點(diǎn)責(zé)任人工作說(shuō)明1收集匯總價(jià)格信息采購(gòu)員通過(guò)各種渠道收集供應(yīng)商的價(jià)格信息，充實(shí)采購(gòu)的價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，并初步確定詢價(jià)供應(yīng)商的范圍2制作并發(fā)出詢價(jià)單根據(jù)特定的采購(gòu)對(duì)象制作詢價(jià)單，并向初步選定的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知詢問(wèn)價(jià)格報(bào)價(jià)供應(yīng)商供應(yīng)商按照詢價(jià)要求報(bào)價(jià)3匯總、分析供應(yīng)商報(bào)價(jià)采購(gòu)員在規(guī)定日期內(nèi)，將詢問(wèn)得到的價(jià)格信息進(jìn)行匯總、整理、分析后，與各供應(yīng)商進(jìn)一步商談價(jià)格編制詢價(jià)報(bào)告在詢價(jià)截止日期后，匯總并整理所有報(bào)價(jià)，經(jīng)過(guò)對(duì)比分析，編制采購(gòu)詢價(jià)報(bào)告，并交由采購(gòu)部經(jīng)理審核4審核采購(gòu)經(jīng)理詢價(jià)書(shū)面報(bào)告報(bào)采購(gòu)經(jīng)理進(jìn)行審核5進(jìn)一步洽談采購(gòu)人員根據(jù)審核意見(jiàn)或建議，繼續(xù)與價(jià)格合理的供應(yīng)商洽談質(zhì)量、售后、結(jié)算等條件6確定供應(yīng)商根據(jù)洽談結(jié)果，選擇確定綜合條件最好的供應(yīng)商審核采購(gòu)經(jīng)理采購(gòu)經(jīng)理對(duì)采購(gòu)人員最終選擇的供應(yīng)商情況進(jìn)行審核審批總經(jīng)理總經(jīng)理對(duì)采購(gòu)員最終選擇的供應(yīng)商進(jìn)行審批7簽訂合同采購(gòu)員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同采購(gòu)合同管理流程序號(hào)總經(jīng)理采購(gòu)經(jīng)理采購(gòu)部供應(yīng)商相關(guān)規(guī)程/表單1234567689審批N審核審批Y審核YN選擇供應(yīng)商供應(yīng)商評(píng)審制訂供應(yīng)商名單采購(gòu)談判合同歸檔履行合同簽訂合同修改編制合同起草合同配合履行合同采購(gòu)談判簽訂合同采購(gòu)合同供應(yīng)商名單供應(yīng)商評(píng)審表供應(yīng)商調(diào)查表采購(gòu)合同管理流程說(shuō)明流程節(jié)點(diǎn)責(zé)任人工作說(shuō)明1選擇供應(yīng)商采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需要選擇供應(yīng)商2供應(yīng)商評(píng)審會(huì)同相關(guān)部門(mén)和人員對(duì)供應(yīng)商的綜合實(shí)力進(jìn)行評(píng)審3制訂供應(yīng)商名單將通過(guò)初審的供應(yīng)商記錄形成名單審核采購(gòu)經(jīng)理審核供應(yīng)商名單審批總經(jīng)理審批簽字4采購(gòu)談判采購(gòu)部提出基本的采購(gòu)要求，向供應(yīng)商詢價(jià)，并比價(jià)、議價(jià)，供應(yīng)商做出回應(yīng)洽談5起草合同采購(gòu)部企業(yè)的法律顧問(wèn)應(yīng)針對(duì)合同的合法性和法律保障性提出相應(yīng)的意見(jiàn)，配合采購(gòu)部擬訂采購(gòu)合同審核采購(gòu)經(jīng)理審核起草后的采購(gòu)合同，核查合同條款，需要修改的合同應(yīng)返回相關(guān)人員進(jìn)行修改審批總經(jīng)理審批簽字6修改編制合同采購(gòu)部經(jīng)總經(jīng)理審批后由采購(gòu)部相關(guān)人員匯總相關(guān)人員的意見(jiàn)和建議，對(duì)合同中存在問(wèn)題的地方進(jìn)行修改7簽訂合同采購(gòu)部采購(gòu)合同編制完畢后，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，雙方代表簽字蓋章8履行合同采購(gòu)部供應(yīng)商簽訂合同后，按照合同規(guī)定條款履行合同。經(jīng)辦采購(gòu)員負(fù)責(zé)對(duì)合同的履行進(jìn)行追蹤。如在合同履行過(guò)程中發(fā)生爭(zhēng)議，經(jīng)辦采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)經(jīng)理報(bào)告，不能與對(duì)方協(xié)商解決的，應(yīng)請(qǐng)示上級(jí)是否依法采取措施9合同歸檔采購(gòu)部將采購(gòu)合同及與采購(gòu)合同有關(guān)的資料進(jìn)行建檔、歸檔采購(gòu)?fù)素浌芾砹鞒绦蛱?hào)采購(gòu)經(jīng)理采購(gòu)部供應(yīng)商相關(guān)規(guī)程/表單1234566Y審批到貨組織驗(yàn)收合格N辦入庫(kù)使用辦理其他手續(xù)辦理退貨處理方案發(fā)貨賠償，取回貨物核對(duì)信息取消付款申請(qǐng)采購(gòu)問(wèn)題說(shuō)明、文件退貨單不合格品處理申請(qǐng)單貨物驗(yàn)收單采購(gòu)?fù)素浌芾砹鞒陶f(shuō)明流程節(jié)點(diǎn)責(zé)任人工作說(shuō)明1到貨采購(gòu)部供應(yīng)商發(fā)貨后，采購(gòu)員跟蹤貨物運(yùn)輸情況，到貨后通知相關(guān)部門(mén)檢驗(yàn)2組織驗(yàn)收1.采購(gòu)部進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，清點(diǎn)貨物的數(shù)量，逐一檢查貨物的啟封，并將清點(diǎn)數(shù)量與采購(gòu)訂單核對(duì)2.技術(shù)部、質(zhì)量等協(xié)助檢驗(yàn)貨物合格檢驗(yàn)貨物是否存在質(zhì)量問(wèn)題3處理方案如有問(wèn)題，則由采購(gòu)員及質(zhì)量檢驗(yàn)人員提出具體的解決方案審批采購(gòu)經(jīng)理審閱簽批處理方案4辦理退貨采購(gòu)部采購(gòu)員根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果開(kāi)具退貨單，并與供應(yīng)商交涉退回、賠償事宜核對(duì)信息供應(yīng)商核對(duì)相關(guān)信息5賠償，取回貨物供應(yīng)商供應(yīng)商核對(duì)信息并經(jīng)雙方協(xié)商后，由供應(yīng)商自行取回不合格物資并進(jìn)行賠償6辦理其他手續(xù)采購(gòu)部/供應(yīng)商供應(yīng)商收到采購(gòu)部的退貨后，應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)部辦理退款及其他相關(guān)事宜；如果采購(gòu)部還未進(jìn)行付款，則應(yīng)填寫(xiě)取消付款申請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)流程圖節(jié)點(diǎn)總經(jīng)理采購(gòu)經(jīng)理采購(gòu)部供應(yīng)商相關(guān)規(guī)程/表單7654311109821審批選取中標(biāo)者簽訂合同組織論證審核準(zhǔn)備招標(biāo)文件、人員宣布中標(biāo)單位確定合格供應(yīng)商初步評(píng)審接收投標(biāo)書(shū)資格審查發(fā)售標(biāo)書(shū)編制招標(biāo)書(shū)發(fā)布招標(biāo)廣告購(gòu)買(mǎi)填報(bào)標(biāo)書(shū)參與評(píng)標(biāo)填報(bào)資格審查文件簽訂合同資格審查文件采購(gòu)招標(biāo)書(shū)采購(gòu)招標(biāo)流程說(shuō)明流程節(jié)點(diǎn)責(zé)任人工作說(shuō)明1準(zhǔn)備招標(biāo)文件、人員采購(gòu)部準(zhǔn)備采購(gòu)招標(biāo)文件，成立評(píng)標(biāo)小組。評(píng)標(biāo)小組成員由總經(jīng)理根據(jù)評(píng)標(biāo)內(nèi)容審批確定，小組成員除專業(yè)技術(shù)人員外，根據(jù)采購(gòu)業(yè)務(wù)的不同應(yīng)有財(cái)務(wù)、預(yù)算、研發(fā)等相關(guān)人員。如有必要，還應(yīng)有外聘專家。評(píng)標(biāo)小組成員數(shù)應(yīng)為奇數(shù)，不得少于5人2編制招標(biāo)書(shū)編制采購(gòu)招標(biāo)書(shū)，報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審核審核采購(gòu)經(jīng)理審核招標(biāo)書(shū)3發(fā)布招標(biāo)廣告采購(gòu)部發(fā)布招標(biāo)廣告，說(shuō)明招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、地點(diǎn)和任務(wù)等情況填報(bào)資格審查文件供應(yīng)商填報(bào)企業(yè)發(fā)出的資格審查文件，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋給企業(yè)采購(gòu)部4資格審查采購(gòu)部根據(jù)資格審查條件，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)等方面進(jìn)行審查，確認(rèn)其是否符合采購(gòu)需求5確定合格供應(yīng)商通過(guò)審查供應(yīng)商各方