3 營銷執(zhí)行制度與流程--油脂.doc

貴州康星油脂(集團)有限公司作業(yè)指導(dǎo)文件標(biāo)題貿(mào)易部油脂銷售管理制度及流程文件編號KX-SOP-M-02批準(zhǔn)版 本/次A/0審核陳三才頁碼發(fā)布日期2013.4.28 編制 1. 報價制度1.1 目的為明確公司當(dāng)日銷售價格，為合同和零售價格作指導(dǎo)1.2 責(zé)任1.2.1 貿(mào)易部執(zhí)行負(fù)責(zé)對報價信息的擬定；1.2.2 貿(mào)易部經(jīng)理負(fù)責(zé)對報價信息的批準(zhǔn)；1.2.3 貿(mào)易部執(zhí)行負(fù)責(zé)對報價信息的傳遞，傳遞對象：相關(guān)業(yè)務(wù)員和經(jīng)理。1.3 制度1.3.1 報價由油部門經(jīng)理在公司領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)下，根據(jù)市場和庫存情況擬定，報貿(mào)易經(jīng)理（或其授權(quán)人）批準(zhǔn)后執(zhí)行；1.3.2 報價當(dāng)日有效，如有更改以當(dāng)天新的報價信息為準(zhǔn)；1.3.3 油銷售執(zhí)行及業(yè)務(wù)人員以貿(mào)易部經(jīng)理批準(zhǔn)的報價信息向客戶報價，所報價格不得低于公司當(dāng)時有效報價。1.4 程序： 執(zhí)行申請擬定報價信息書面申請批準(zhǔn) 相關(guān)業(yè)務(wù)人員2. 合同的簽訂、變更2.1 目的確保公司的每筆銷售業(yè)務(wù)符合公司的經(jīng)營目標(biāo)，并及時達到有關(guān)部門以便執(zhí)行。2.2 責(zé)任2.2.1 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)對合同的條款進行最終批準(zhǔn)；2.2.2 貿(mào)易部經(jīng)理對合同條款審核；2.2.3 貿(mào)易部業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)提出并與客戶溝通，督促客戶按期執(zhí)行合同；2.2.4 貿(mào)易部的相關(guān)服務(wù)執(zhí)行負(fù)責(zé)合同的簽批過程，匯總并傳遞至財務(wù)部、綜合部；2.3 制度2.3.1 合同定金必須在合同簽定后一日內(nèi)交我公司帳戶（節(jié)假日順延）；2.3.2 合同打出后，由貿(mào)易部經(jīng)理或授權(quán)人簽批后蓋章傳真至對方，對方簽字蓋章后回傳，如有修改，需經(jīng)雙方同意，并在修改處蓋章。2.3.3合同簽定回傳時間內(nèi)回傳有效；2.3.4 合同變更需由總經(jīng)理簽批后蓋章，其它同合同簽訂程序，條件為A、公司庫存；B、質(zhì)量；C、發(fā)運；D、市場因素2.3.5 油品銷售合同必須正確、清晰地寫明下列各項：A 顧客的全稱；B 產(chǎn)品的名稱、數(shù)量、單價和總價；C 價格條款、付款方式、時間；D 產(chǎn)品質(zhì)量條款、技術(shù)要求；E 交貨時間、地點和交貨方式以及費用的承擔(dān)方式；F 驗收標(biāo)準(zhǔn)和時間方式；G 違約條款。雙方約定的其他條款2.4 程序銷售代表（溝通成熟后）貿(mào)易部執(zhí)行貿(mào)易部經(jīng)理或授權(quán)人（審批）蓋章傳至客戶客戶蓋章傳回存檔3. 商務(wù)3.1 目的確保所有影響銷售收入的客戶投訴，最大限度減少公司損失，經(jīng)審批后能及時反映在帳務(wù)里，有效保障公司的日常反應(yīng)能力，在客戶中建立良好的公司信譽。3.2 責(zé)任3.2.1 公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)對商務(wù)處理方案的最終批準(zhǔn)；3.2.2 貿(mào)易經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)對商務(wù)處理方案的審批；3.2.3 業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)與客戶的溝通、協(xié)調(diào)，并提出處理方案；3.2.4 貿(mào)易部執(zhí)行負(fù)責(zé)傳遞、追蹤。3.3 制度3.3.1 貿(mào)易收到客戶投訴后應(yīng)及時填制客戶投訴/退換貨處理單，并轉(zhuǎn)交質(zhì)控部進行調(diào)查；3.3.2 質(zhì)控部接到客戶投訴/退換貨處理單之后，必須在24 小時內(nèi)確認(rèn)調(diào)查結(jié)果并及時轉(zhuǎn)交貿(mào)易部,針對質(zhì)控部確認(rèn)的調(diào)查結(jié)果，貿(mào)易部應(yīng)提出處理方案3.3.3 貿(mào)易部負(fù)責(zé)整理客戶投訴的相關(guān)資料，并同商務(wù)處理方案呈報總經(jīng)理或授權(quán)人批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可執(zhí)行3.3.4 公司總經(jīng)理批準(zhǔn)方案后，退還油銷部負(fù)責(zé)執(zhí)行3.3.5 貿(mào)易部將處理方案通知客戶，并通報財務(wù)部憑以辦理結(jié)算和帳務(wù)調(diào)整，督促質(zhì)控部、財務(wù)部落實處理方案3.3.6 結(jié)合客戶意見，提出處理方案，查找問題原因，進入商務(wù)處理程序，追究有關(guān)部門責(zé)任，火車如發(fā)生被盜、少件、雨淋，銷售代表必須到現(xiàn)場；3.3.7 如發(fā)生商務(wù)，客戶必須書面形式提出，并有業(yè)務(wù)員代表確認(rèn)，我公司在收到業(yè)務(wù)員確認(rèn)后當(dāng)日起七日內(nèi)給客戶答復(fù)，貿(mào)易部執(zhí)行收到商務(wù)后及時通知相關(guān)部門，如商務(wù)較大需現(xiàn)場堪察的，相關(guān)部門需在收到通知后到現(xiàn)場堪察，并及時做出書面報告（省內(nèi)2日內(nèi)，省外4日內(nèi)）；4. 出庫4.1 目的規(guī)范單據(jù)傳遞程序，確保不同提貨方式下，貨權(quán)轉(zhuǎn)移的合理性、貨款回收的可靠性，明明確各部門責(zé)任。4.2 責(zé)任4.2.1 開票員負(fù)責(zé)仔細(xì)填寫提單上的各個項目；4.2.2 貿(mào)易部執(zhí)行負(fù)責(zé)派車及通知發(fā)貨；4.2.3 財務(wù)結(jié)算室負(fù)責(zé)對每筆業(yè)務(wù)的結(jié)算進行審核；4.2.4 物流部按提單上要求裝車。4.3 程序4.3.1 現(xiàn)金提貨（汽車）客戶與業(yè)務(wù)員溝通價格 內(nèi)勤員 （開提單 銀行（收款收據(jù)） 財務(wù)結(jié)算室審核加蓋“預(yù)收貨款準(zhǔn)許發(fā)貨專用章”章 過磅（空車） “空車已過磅” 物流部裝車（實發(fā)件數(shù)） 過磅（重車）“重車已過磅” 開票員（結(jié)算，開具出庫單） 財務(wù)結(jié)算室（審核） “貨款結(jié)清專用章”并開出發(fā)票 門衛(wèi)放行。備注：如為電匯提貨的，開票員憑收款收據(jù)（電匯/匯票）開具提單。4.3.2 現(xiàn)金/電匯/賒銷（火車）發(fā)車申請 業(yè)務(wù)部請車 承認(rèn)車 發(fā)貨通知 開票員（開具提單） 財務(wù)結(jié)算室（審核）“預(yù)收貨款準(zhǔn)許發(fā)貨專用章” 開票員傳遞至物流部裝車（實發(fā)件數(shù)） 開票員（臨時結(jié)算） 財務(wù)結(jié)算室（最終結(jié)算）5. 報表5.1 結(jié)算中心根據(jù)當(dāng)日提貨情況，時間截止前日16：00至當(dāng)日16：00，做出油銷售日報表交貿(mào)易部執(zhí)行；5.2 貿(mào)易部執(zhí)行負(fù)責(zé)每日根據(jù)業(yè)務(wù)人員報送的相關(guān)信息、公司的銷售、出庫情況做出銷售日報，公司銷售、出庫先以短信形式報送相關(guān)人員。銷售日報以郵件形式報送相關(guān)人員。6. 油銷售業(yè)務(wù)流程及作業(yè)指導(dǎo)書6.1 合同執(zhí)行流程作業(yè)指導(dǎo)6.1.1 客戶包裝油成品購銷進出程序6.1.1.1 客戶在門衛(wèi)登記后方能帶貨運車輛進廠，門衛(wèi)電話通知貿(mào)易部內(nèi)勤協(xié)調(diào)購銷環(huán)節(jié)。如是代運輸車輛，則先由司機將委托書、駕駛證、行車證交予物流部安排。6.1.1.2 客戶車輛進廠后，直接在磅房過磅，司磅員過磅后并在專用本上記錄好車輛信息、貨主、皮重。過磅完后到指定倉庫憑在結(jié)算中心取得的出庫單裝貨。6.1.1.3 客戶向貿(mào)易部下達訂單并確認(rèn)后，在結(jié)算中心落實客戶打款并開具收款收據(jù)后，由客戶或內(nèi)勤再在結(jié)算中心核實數(shù)量、價格、款項后，由結(jié)算中心開具成品出庫六聯(lián)單。結(jié)算中心留下存根和財務(wù)聯(lián)，其它四聯(lián)交內(nèi)勤轉(zhuǎn)或交客戶，并由簽收人簽名。6.1.1.4 客戶憑出庫四聯(lián)單去倉庫提貨，提貨完后需要進行發(fā)貨人、提貨人簽名。發(fā)貨人留下倉庫聯(lián)，其它三聯(lián)出庫單交客戶去帶皮過磅。6.1.1.5 司磅員對裝貨車輛過磅后并在專用本上記錄好車輛信息、貨主、皮重、毛重、凈重，打出磅單。再核對成品重量和凈重是否一致，如無異議則將簽名后出庫單中的客戶聯(lián)、出門聯(lián)交予客戶，同時將配套單據(jù)訂在一起交財務(wù)。如有異議則報告物流部核查。6.1.1.6 凡代辦運輸?shù)能囕v司機，拿到磅房給予的出門聯(lián)和客戶聯(lián)后，到物流部辦理運輸合同，領(lǐng)回駕駛證、行車證。6.1.1 .7 客戶在門衛(wèi)處上交出門聯(lián)方能出門。同時，門衛(wèi)要對裝貨車輛貨物與出庫單核對后放行。6.1.2 散裝油品購銷進出程序6.1.2.1 客戶在門衛(wèi)登記后方能帶貨運車輛進廠，門衛(wèi)電話通知貿(mào)易部內(nèi)勤協(xié)調(diào)購銷環(huán)節(jié)。如是代運輸車輛，則先由司機將委托書、駕駛證、行車證交予物流部安排。6.1.2.2 客戶車輛進廠后，直接在磅房過磅，司磅員過磅后并在專用本上記錄好車輛信息、貨主、皮重。過磅完后到指定倉庫憑在結(jié)算中心取得的出貨單裝貨。6.1.2 .3 客戶向貿(mào)易部下達訂單并確認(rèn)后，貿(mào)易部和財務(wù)核實預(yù)付款到帳后，由貿(mào)易部開具提貨通知單（財務(wù)、存根、倉庫、客戶），需有財務(wù)蓋章，倉庫憑提貨通知單裝貨。6.1.2.4 客戶憑提貨通知單中的二聯(lián)單提貨，提貨完后需要進行發(fā)貨人、提貨人簽名。發(fā)貨人留下提貨單倉庫聯(lián)，另一交客戶聯(lián)去帶皮過磅。6.1.2.5 司磅員對裝貨車輛過磅后并在專用本上記錄好車輛信息、貨主、皮重、毛重、凈重，打出磅單。將磅單財務(wù)聯(lián)、客戶聯(lián)、出門聯(lián)交予客戶及提貨單客戶聯(lián)。6.1.2.6 客戶憑磅單三聯(lián)單及提貨通知單客戶聯(lián)到結(jié)算中心辦理產(chǎn)品出庫五聯(lián)單。在核實數(shù)量、價格、款項兩清后，留下存根、財務(wù)聯(lián)，其它三聯(lián)交內(nèi)勤轉(zhuǎn)或交客戶，并由簽收人簽名。內(nèi)勤轉(zhuǎn)或交客戶將三聯(lián)送至倉庫簽字、蓋章后方能出門 6.1.2.7 代辦運輸?shù)能囕v司機，拿到磅房給予出庫單雖的出門聯(lián)、客戶聯(lián)以及磅單中的客戶聯(lián)、出門聯(lián)后，到物流部辦理運輸合同，領(lǐng)回駕駛證、行車證。6.1.2.8 客戶在門衛(wèi)處上交出庫單中的出門聯(lián)和磅單中的出門聯(lián)方能出門。同時，門衛(wèi)要對裝貨車輛磅單與出庫單數(shù)據(jù)核對后放行。、6.1.3 單據(jù)說明 產(chǎn)品出庫單共六聯(lián)，分別為存根、財務(wù)、倉庫、客戶、出門聯(lián)7. 包裝油銷售、計劃、生產(chǎn)、出庫流程7.1 部門分工職責(zé)7.1.1 貿(mào)易部：7.1.1.2 結(jié)合公司包裝油產(chǎn)線生產(chǎn)能力及時下達銷售計劃、生產(chǎn)計劃通知書。7.1.1.3 確定包裝油品商標(biāo)/包材規(guī)格，要求。7.1.1.4 根據(jù)公司包裝油生產(chǎn)能力測算出合理安全庫存（6天安全庫存）。7.1.1.5 每日合理的出庫計劃（每日17:00報計劃）/銷售周計劃（每周一報計劃）/銷售月計劃下達（每月底報下月計劃）。7.1.1.6 各部門協(xié)調(diào)，銜接，時督促、檢查的完成進度與銜接，確保各環(huán)節(jié)暢通，配合有力。7.1.2 生產(chǎn)部：7.1.2.1 根據(jù)計劃執(zhí)行部下達的生產(chǎn)計劃通知書合理安排生產(chǎn)計劃，不影響成品包裝油的銷售進度。7.1.2.3 做好包材的入庫驗收清點工作，做好包材/輔料合理的安全庫存（5天生產(chǎn)包材+6天安全庫存），每日更新生產(chǎn)統(tǒng)計報表/包材報表。7.1.2.4 配合質(zhì)控部做好下線包裝油重量、質(zhì)量抽檢工作。7.1.2.5 及時與物流部做好生產(chǎn)入庫交接，確保生產(chǎn)入庫報表的準(zhǔn)確性；7.1.2.6 如遇特殊情況停機不能正常生產(chǎn)必須及時報貿(mào)易部，以便及時對油銷做出相應(yīng)的調(diào)整；7.1.3 采購部：7.1.3.1 根據(jù)生產(chǎn)部下達的包材采購計劃合理安排包材（油瓶、商標(biāo)、紙箱、封口膠帶等）的采購安排，不得影響生產(chǎn)計劃，做好供應(yīng)保障。與生產(chǎn)交接包材的入庫交接工作。7.1.3.2 及時跟蹤輔料/耗材到貨情況，通知到生產(chǎn)部，做好到貨交接準(zhǔn)備工作。7.1.4 物流部：7.1.4.1 每日及時更新包裝油進銷存日報表，每日更新兩次，（當(dāng)日17:00，次日09:00前更新），及時以郵件方式發(fā)送至油銷，執(zhí)行，業(yè)務(wù)；物流部做好安全庫存預(yù)警方案。7.1.4.2 根據(jù)每日提貨計劃合理安排出貨，油品堅持先進先出原則，做好成品出庫交接手續(xù)并填寫相關(guān)的出庫單據(jù)。7.1.4.3 與質(zhì)控部、生產(chǎn)部做好散油入包裝車間油罐的數(shù)量、質(zhì)量交接工作，與生產(chǎn)對接做好成品包裝油入庫工作。7.1.4.4 合理安排每日出貨勞務(wù)用工，叉車工，確保出貨正常。7.1.5 質(zhì)控部：7.1.5.1 根據(jù)生產(chǎn)計劃通知書的質(zhì)量要求對包裝油質(zhì)量負(fù)責(zé)，與生產(chǎn)部、物流部控制散油入庫質(zhì)量，負(fù)責(zé)對生產(chǎn)的成品包裝油進行全程質(zhì)量監(jiān)督抽檢工作并對中包裝、小包裝的毛重進行抽檢復(fù)核，規(guī)定相關(guān)的誤差范圍及參數(shù)，發(fā)現(xiàn)異常及時上報總經(jīng)理及計劃執(zhí)行部。7.1.4.2 督促檢查包裝耗材的入庫驗收工作，及時出具產(chǎn)品質(zhì)量檢驗合格報告單。3根據(jù)國家相關(guān)條例條規(guī)，核定包裝油商標(biāo)/吊牌/版本等相關(guān)的文字標(biāo)示。7.1.4.3 定期對庫存成品油進行質(zhì)量跟蹤，對入庫包裝油的質(zhì)量全權(quán)負(fù)責(zé)。7.1.5 財務(wù)部：根據(jù)公司成品油成本、人工成本、包材成本、輔料成本等核算包裝油成本。下附包裝油銷售/計劃/生產(chǎn)/出庫流程圖包裝油銷售/計劃/生產(chǎn)/出庫流程 貿(mào)易部根據(jù)銷售計劃（月計劃/周計劃），制定出安全庫存（6天為限），下達生產(chǎn)計劃通知書（包裝油品種/規(guī)格/數(shù)量/質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)/商標(biāo)/吊牌/交貨時間），及次日的出貨計劃。及時做好各部門協(xié)調(diào)，銜接。生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)計劃通知書組織安排生產(chǎn)，及時掌握包材庫存情況，做好包材/輔料合理的安全庫存（5天生產(chǎn)包材+6天安全庫存），及時向采購部下達輔料/包材采購計劃。采購部根據(jù)生產(chǎn)部下達的采購計劃，合理安排包材采購計劃，及時跟蹤輔料/耗材的到貨情況。質(zhì)控部對到廠包材/耗材及時檢驗入庫，并出具產(chǎn)品檢驗報告單，在生產(chǎn)過程中對成品油質(zhì)量負(fù)責(zé)。生產(chǎn)部領(lǐng)料生產(chǎn)，及時與物流部做好生產(chǎn)入庫交接，確保生產(chǎn)入庫報表準(zhǔn)確性，如遇特殊情況停機，必須及時報貿(mào)易部，以便及時作出生產(chǎn)調(diào)整。物流部根據(jù)每日出貨計劃合理安排出貨，做好成品油出庫交接手續(xù)，每日及時更新包裝油進銷存日報表（更新兩次當(dāng)日17:00，次日09:00），合理安排勞務(wù)用工，確保出貨正常。財務(wù)根據(jù)公司成品油成本，人工成本，輔料成本等核算包裝油成本。8. 相關(guān)表格8.1 發(fā)貨通知單8.2 生產(chǎn)通知單8.3 客戶投訴/退換貨處理單8.4 銷售日報表貴州康星油脂（集團）有限公司發(fā)貨通知單日期： 序號：發(fā)貨品種發(fā)貨數(shù)量收貨單位承運人、車號經(jīng)辦人發(fā)貨倉庫，簽字備注貴州康星油脂（集團）有限公司生產(chǎn)通知單 日期: 編號：生產(chǎn)品種