會議管理辦法

精品文檔 1歡迎下載 會議管理辦法 修訂 會議管理辦法 修訂 為規(guī)范和加強公司會議管理 進一步減少文山會海 降低會 議成本 提高會議質(zhì)量和效率 特制定本辦法 一 總則一 總則 一 精簡高效 要堅持精簡 務(wù)實 節(jié)儉 高效的原則 少開會 開短會 求實效 嚴格控制會議數(shù)量 規(guī)模 會期 提 高會議質(zhì)量 確保會議效率 二 形式多樣 根據(jù)實際需要通過多種方式辦會 能不開 的會堅決不開 能合并開的會就合并開 能通過電視電話會議形 式召開會議一律不集中召開 三 控制預(yù)算 嚴格實行會議經(jīng)費預(yù)算管理 節(jié)約會議費 用和參會人員的工作時間 四 分類管理 公司會議根據(jù)形式 規(guī)模 內(nèi)容進行分類 管理 二 會議分類二 會議分類 公司會議一般分為以下五類 一 總經(jīng)理辦公會議 二 經(jīng)營活動分析會議 三 公司工作會議 四 專題會議 五 周工作例會 三 會議審批三 會議審批 精品文檔 2歡迎下載 一 內(nèi)部會議申請審批程序 承辦部門將會議申請?zhí)峤痪C合部 并填寫 會議申請單 見附件 1 綜合部會議管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進行審核后 對會議室進行分配 承辦部門在相應(yīng)時間和地點召開會議 如出 現(xiàn)會議室使用沖突 應(yīng)確保重要的會議優(yōu)先使用 二 外部會議申請審批程序 承辦部門填寫 會議申請單 報公司分管領(lǐng)導(dǎo) 總經(jīng)理審 批 承辦部門持審批后的會議申請單到財務(wù)部辦理相關(guān)手續(xù) 四 會議組織四 會議組織 一 會議通知 1 承辦部門負責會議通知的起草 通知應(yīng)明確告知會議的 名稱 內(nèi)容 時間 地點 參加人員范圍 應(yīng)準備的材料 文件 和其他要求 2 重要會議一般應(yīng)提前 3 天通知 一般會議應(yīng)提前 1 天通 知 二 會務(wù)工作 1 總經(jīng)理辦公會議 公司工作會議 兩會 職代會和黨代 會 周例會以及經(jīng)營活動分析會由綜合部負責承辦 協(xié)調(diào)會議 的接待 會場組織 會議記錄等會務(wù)工作 2 視頻會議由運行維護部負責會議設(shè)備 線路的保障工作 3 其它類型會議均由牽頭部門負責相關(guān)會務(wù)工作 三 會議材料 精品文檔 3歡迎下載 會議材料由會議牽頭部門協(xié)調(diào)組織 需公司領(lǐng)導(dǎo)出席并講話 的重要會議 重大活動 主辦部門應(yīng)提前將會議議程 會議材料 及領(lǐng)導(dǎo)講話代擬稿報分管領(lǐng)導(dǎo)審核 參會人員要提前閱讀會議材 料 并準備發(fā)言提綱 會議除為公司領(lǐng)導(dǎo)準備紙質(zhì)材料外 原則 上以電子文檔形式匯報 不向參會人員分發(fā)紙質(zhì)材料 會議決議 經(jīng)會議主持人審定后 以公司會議紀要形式印發(fā)執(zhí)行 四 會議內(nèi)容及與會人員 1 總經(jīng)理辦公會議 公司總經(jīng)理辦公會議是公司高層決策機構(gòu) 主要研究公司戰(zhàn) 略部署 經(jīng)營決策 規(guī)章制度 管理辦法 招投標等 三重一大 事項 會議原則上由總經(jīng)理主持 各副總經(jīng)理出席 各部門負責 人和議題相關(guān)部門人員參加 總經(jīng)理辦公會議實行會議議題報審單制度 具體工作流程為 議題申請部門填寫 會議議題報審單 見附件 2 部門負責 人審核簽字 相關(guān)部門會簽 如有必要 綜合部負責人審核是 否上會 分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意 總經(jīng)理批準 會議議題報審單 送綜合部 綜合部收集議題內(nèi)容 將材料提交會議用 各有議題 部門須在會議召開前兩天 將已經(jīng)審批的 會議議題報審單 及 相關(guān)資料送綜合部 議題申報部門應(yīng)就會議議題所涉及內(nèi)容進行充分調(diào)研和論證 認真準備會議材料 提前與公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門溝通 必要時提 出一個以上可供決策的方案 并在對各方案進行利弊分析后提出 決策建議 綜合部對擬上會的議題要進行審核 能通過專題會議 精品文檔 4歡迎下載 等小型會議解決的 不提交總經(jīng)理辦公會議 會議原則上每周三召開 無會議議題不召開 地點固定在六 樓行政會議室 會議時間一般不得超過 2 個小時 2 經(jīng)營活動分析會議 經(jīng)營活動分析會議是公司每月例行召開的專項會議 研究公 司生產(chǎn)經(jīng)營主要指標完成及變化情況 存在的問題及原因分析 解決措施 經(jīng)營風險及控制措施等 由公司分管經(jīng)營的副總經(jīng)理 主持 參會人員為 公司領(lǐng)導(dǎo) 各部門經(jīng)理和前端部門業(yè)務(wù)主管 以上人員 各縣分公司領(lǐng)導(dǎo) 網(wǎng)格經(jīng)理 會議一般每月 10 日左 右召開 如遇節(jié)假日或特殊情況則順延 會議發(fā)言次序為財務(wù)部 市場營銷部 集團客戶事業(yè)部 客 戶服務(wù)部等部門 會議發(fā)言部門要提前做好充分準備 掌握詳實 的第一手資料 發(fā)言的重點是分析問題 并提出解決問題的具體 措施 每個部門發(fā)言時間原則上不超過 15 分鐘 總體會議時長 不得超過 3 個小時 3 工作會議 會議主要研究 部署 落實年度工作任務(wù)和目標 參會人員 為 公司領(lǐng)導(dǎo) 各部門經(jīng)理 縣分公司總經(jīng)理 會議一般每年召 開二次 年初召開年度工作會議 半年召開年中工作會議 4 專題會議 會議主要研究生產(chǎn)經(jīng)營等重要的專項工作 會議由公司總經(jīng) 理或分管領(lǐng)導(dǎo)主持 參會人員為 議題涉及的部門經(jīng)理及相關(guān)人 員 可根據(jù)工作需要邀請其他分管領(lǐng)導(dǎo)出席 公司專題會議不定 精品文檔 5歡迎下載 期召開 會議時間不得超過 2 個小時 5 周工作例會 周工作例會包括公司周例會和分管領(lǐng)導(dǎo)部門例會以及部門周 例會 公司周例會內(nèi)容為匯報各階段重點工作安排及推進情況 每月第一周主要匯報本月工作安排及主要措施 第二 三 四 周匯報月度工作計劃執(zhí)行情況與存在問題 會議時間不得超過 一個半小時 分管領(lǐng)導(dǎo)周例會內(nèi)容為通報近期工作開展情況 安 排部署下階段工作 參會人員為公司分管領(lǐng)導(dǎo)和所轄部門經(jīng)理 一般每周五召開 部門周例會參會人員為部門全體員工 一般每 周一召開 五 會議簽到管理 公司召開的重要會議均實行簽到制 簽到采用桌簽 簽到表 和主持人點名三種方式 六 會議紀律管理 1 參加會議人員應(yīng)嚴格遵守會議紀律 不遲到 不早退 參加公司大型會議應(yīng)提前 10 分鐘進入會場 中小型會議應(yīng)提前 5 分鐘進入會場 并在指定位置就座 因特殊原因無法準時到會 或中途提前退場時 須向會議主持人請假 對無故遲到 早退 缺席者 將按照公司員工勞動紀律有關(guān)規(guī)定處理 2 參加重要會議或重大活動 與會代表原則上應(yīng)著正裝 3 會議期間 參會人員應(yīng)將通信工具關(guān)閉或置于靜音狀態(tài) 4 與會人員應(yīng)嚴格遵守保密管理規(guī)定 不得泄漏會議內(nèi)容 精品文檔 6歡迎下載 七 會議事項管理 1 各類會議都應(yīng)有會議紀要 記錄 周例會 專題會和 總經(jīng)理辦公會議的會議紀要 記錄 由綜合部負責撰寫 其他會 議由牽頭部門負責組織 2 加強各類會議的宣傳報道工作 工作會 月度經(jīng)營分析 會等重大事項由綜合部安排專人進行新聞宣傳報道工作 及時通 報會議情況 3 強化對會議議定事項的督辦落實工作 會議結(jié)束后 主 辦部門應(yīng)做好會議議定事項的督辦工作 原則上總經(jīng)理辦公會議 決議的督辦由綜合部負責 其它類會議的督辦由主辦部門負責 重要事項由綜合部協(xié)同相關(guān)部門督辦 五 會議經(jīng)費五 會議經(jīng)費 一 嚴格實行預(yù)算管理和歸口管理 建立健全會議接待報 批 審核制度 接待標準列入報批內(nèi)容 先審批 后使用 誰批 準 誰負責 任何人不得擅自提高接待標準 二 會議費用由會議主辦部門在會議結(jié)束一周內(nèi)結(jié)算 結(jié) 算時應(yīng)附帶發(fā)票和參會人員名單 經(jīng)綜合部審核后方可辦理相關(guān) 賬務(wù)報銷手續(xù) 三 公司內(nèi)部會議一律不準贈送禮品 會場不得擺放花草 香煙 茶歇 礦泉水和紙筆等 一般性會議不允許印制會議材料 六 會議服務(wù)六 會議服務(wù) 精品文檔 7歡迎下載 一 公司工作會 月度經(jīng)營分析會 生產(chǎn)經(jīng)營培訓(xùn)會議由 綜合部負責 相關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)辦 其他會議的后勤服務(wù)由承辦部 門指定專人負責 二 根據(jù)會議規(guī)模和規(guī)格指定攝影攝像人員及其他相關(guān)人 員 七 附則七 附則 一 本辦法由公司綜合部負責解釋 二 本辦法自印發(fā)之日起試行 原有會議管理辦法同時廢 止 精品文檔 8歡迎下載 附件 1 會議申請單會議申請單 年 月 日 申請部門 會議時間 會議名稱 會議內(nèi)容 參會人員 合計 人 宿 費 餐 費 會議室費 其它費用 費 用 預(yù) 算 總 計 備注 備注 申請部門意見 綜合部意見 財務(wù)部意見 分管領(lǐng)導(dǎo)意見 精品文檔 9歡迎下載 總經(jīng)理意見 附件