秘書職業(yè)資格錄像題

06年下半年 國家職業(yè)三級資格考試秘書試卷 錄像題第二題評析這里解讀的是根據(jù)錄像中宏遠公司總經(jīng)理助理高葉的工作情景，指出其工作環(huán)境、工作表現(xiàn)和個人行為中至少巧處正確或錯誤的地方，每處兩分，共30 分。情景敘述：宏遠公司總經(jīng)理助理高葉辦公室，電腦和打印機擺放有序。高葉著便裝坐在辦公桌前辦公。辦公桌上擺放著電話、名片盒、通訊錄和零亂的文件、文件夾，身后的椅子上也擺放著一堆文件。電話鈴響過兩聲，高葉左手拿起電話，右手準備記錄：“喂，你好，這是宏遠公司。啊，王總，我是小高 嗯 好，行，可以！沒問題，您放心好了。再見！”掛下電話。高葉看了一下手表，拿起電話撥打：“喂，鐘秘書嗎？我是高助理，現(xiàn)在是9 : 30 ，請通知銷售部吳經(jīng)理、公關(guān)部馬經(jīng)理，還有保衛(wèi)處的方主任，10 : 00 到1 號會議室開個碰頭會。好，就這樣。再見！”高葉掛上電話。會議室的時鐘指著9 : 50 ，高葉身穿職業(yè)裝和同事鐘秘書在會議室調(diào)試投影儀。高葉：“怎么還不亮??？鐘秘書，這個投影儀有問題??！你通知一下行政部的技術(shù)人員，馬上過來檢查一下，別耽誤了開會?！辩娒貢鋈ミM來一位技術(shù)人員。檢查后說沒問題了。鐘秘書進來：“好了嗎？高葉：“應(yīng)該沒問題。把開會的相關(guān)資料準備好，馬上要開會了。1 號會議室。會議桌椅擺放整齊、美觀。高葉主持會議，兩邊依次坐著鐘秘書、馬經(jīng)理、吳經(jīng)理、方主任等四人。高葉：“今天會議的內(nèi)容是這樣的，我們集團公司和威世公司正在談判的合作項目已經(jīng)進入關(guān)鍵階段，這是我公司和威世公司已有的一些合作項目和合作情況，請大家看一下相關(guān)錄像?！边@時會議室的多媒體屏幕上出現(xiàn)圖像，繼而圖像消失。高葉繼續(xù)發(fā)言：“下周一，威世公司亞太地區(qū)總裁要來我公司考察，王總委托我跟大家一起在此前籌備一個小型的展示會。這個展示會一定要給外商留下深刻的印象，而且要花費少。我們大家討論一下。馬經(jīng)理：“我有一個建議。作為公司內(nèi)部的展示會，我們沒有必要在外面租場地，可以把那個榮譽室布置成展示廳，這樣既可以節(jié)約開支，又能讓外商體驗到我公司的工作氣氛，效果一定好，事后恢復(fù)原樣就行了。怎么樣？高葉邊記錄邊接著說：“大家看馬經(jīng)理的建議如何 吳經(jīng)理您覺得呢？吳經(jīng)理：“馬上要開人大會議了，榮譽室是人大代表常參觀的地方，這樣換來換去不太方便。公關(guān)部出去租個地方并不費事呀。馬經(jīng)理聽后，氣沖沖地掃了吳經(jīng)理一眼，從座位上站起來反駁道：“出去租地方就會離公司太遠，既不合適又花錢?！闭f完要走，高葉連忙擺手示意他坐下。高葉：“馬經(jīng)理是為了節(jié)約開支，吳經(jīng)理是為了不影響榮譽室的正常工作，各有各的道理。從王總既要給外商留下深刻印象，又要花費少的要求來看，他也有把榮譽室暫時布置成展示會的意思，只是擔心實施起來有困難。這就需要我們多想辦法。我想，只要大家分工協(xié)作，展示會后能盡快恢復(fù)榮譽室，是完全能夠做到產(chǎn)品展示和人大代表參觀兩不誤的。吳經(jīng)理、馬經(jīng)理、方主任，你們覺得怎么樣？方主任：“沒問題。”高葉對著馬、吳兩位經(jīng)理：“那你們二位呢？吳經(jīng)理有些勉強：“行。馬經(jīng)理點頭說：“可以。高葉：“那好。展覽會的場地布置和宣傳工作由馬經(jīng)理負責，吳經(jīng)理負責提供相關(guān)的技術(shù)資料和產(chǎn)品樣品，方主任負責接待外賓和保衛(wèi)工作。大家有什么意見嗎？大家說：“沒意見。高葉邊整理材料邊說：“好，事情就這么定了。散會?！北娙穗x席。高葉：“吳經(jīng)理，稍等，能不能再麻煩您幾分鐘？您請坐。高葉示意吳經(jīng)理坐下，說：“馬經(jīng)理年輕，有時說話比較沖，其實他還是動了腦子的。吳經(jīng)理：“小高呀，我在這個公司二十多年了，你不是不知道，就沒見過這么自以為是的人。他眼里還有誰呀？高葉端了杯水給吳經(jīng)理：“吳經(jīng)理，您先喝水。這話又說回來了，誰都年輕過?。∥覄倎淼臅r候，不也和他差不多嗎？要不是您手把手地教我，我哪有今天??！吳經(jīng)理：“真不愧是經(jīng)理助理，都會拐彎抹角地做我的工作了。高葉：“哎，您是老同志，對我們年輕人還要多幫助。我有說得不對之處，您也別往心里去。咱別為一點兒小事影響了工作。吳經(jīng)理：“嘿，我要不懂得這點道理，四十多歲就白活了。好了，我該走了。高葉站起：“那行，您多休息。今天還真謝謝您了?！眱扇穗x開會議室。數(shù)天之后，辦公樓。高葉一邊上樓一邊接電話：“噢，王總呀，小鐘接上您了？行，我們都布置好了，一小時后您直接到會場吧。您放心好了 再見！吳經(jīng)理，方主任，鐘秘書走到高葉身旁。方主任：“高助理，會場布置得真不錯，挺像回事的。這時保安慌張地跑上樓來：“高助理，高助理，有輛大卡車壞在大門口了，影響了交通的出入。高葉聽后說：“噢，我的應(yīng)急方案里應(yīng)該有這項吧？方主任：“對，可以從西門進來。高葉：“噢，西門？那邊路有點窄，你趕快派個人引導(dǎo)一下吧，別把綠地軋壞了。方主任：“行?！彪S保安下樓。高葉領(lǐng)著吳經(jīng)理與鐘秘書：“走，看看會場去。試卷情景分析：該情景題涉及到辦公環(huán)境管理、會議管理、商務(wù)溝通等方面知識。一、辦公環(huán)境管理辦公環(huán)境包括硬環(huán)境、軟環(huán)境兩大要素。硬環(huán)境包括辦公宣含會客室、接待室）內(nèi)的空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備及室內(nèi)布置等外在條件。要求：1 在會客室或辦公室擺放一些鮮花或綠色植物；2 做好室內(nèi)通風(fēng)和溫濕度的調(diào)節(jié)；3 防止光線太弱或過強；4 保持室內(nèi)整潔和安全。錄像中高葉的辦公室缺少綠色植物，辦公桌零亂，文件隨意堆放在椅子上是錯誤的；辦公自動化設(shè)備擺放合乎規(guī)范，室內(nèi)光線自然是對的。二、會議管理（一）會前在會議召開前，秘書要根據(jù)會議需要做好準備工作。錄像中高葉對碰頭會的準備還是比較充足的。表現(xiàn)在：其一，根據(jù)王總的指示擬定會議議題 商量小型產(chǎn)品展示會事宜；其二，確定參與人員 銷售部吳經(jīng)理、公關(guān)部馬經(jīng)理、保衛(wèi)處方主任等；其三，確定會議的具體時間和地點 10 : 00 在1 號會議室；其四，把開會的時間地點通知到每個人其五，提記錄，把握好會議進程，處理好突發(fā)事件等等。錄像中高葉做得還是比較好的。其一，大家入座后即宣布開會，明示會議議題，要求大家發(fā)表意見；其二，能把握會議進程：討論一歸納一統(tǒng)一意見一布置任務(wù)一宣布散會，整個會議緊湊且效率高；其三，安排鐘苗秘書做好會議記錄；其四，能處理突發(fā)事件，即當吳、馬兩位意見不和時能及時加以制止和引導(dǎo)，化干戈為玉帛。但是，高葉會前檢查的多媒體設(shè)備直到散會也不見其發(fā)揮作用，不知是沒準備好資料還是忘了。這一點顯然是錯誤的。（三）會后會議結(jié)束后，秘書還有許多工作要做。就高葉召集的“經(jīng)理碰頭會”而言，要關(guān)閉多媒體設(shè)施，整理會議室，落實會議精神，檢查工作進展情況。錄像中高葉能親自檢查會場布置情況，對。至于關(guān)閉多媒體設(shè)施和整理會議室，因自己忙于與吳經(jīng)理個別交談，可安排鐘秘書去做。 三、商務(wù)溝通辦文、辦會、辦事都離不開溝通。有效溝通對推動各項工作順利進行有重大作用。秘書人際溝通有橫向溝通與縱向溝通。橫前到會場檢查多媒體設(shè), 備情況，發(fā)現(xiàn)問題馬上請相關(guān)人員檢修。這些都是做得對的。（二）會中 在會議期間，秘書也有許多工作要做。就高葉召開的“部門經(jīng)理碰頭會”這種小型會議而言，要安排好座次，宣布會議議題，做好會議或通知、會議和演示等形式。上行溝通主要采取當面匯報、聽取意見、設(shè)意見箱、開小組會、收集信息反饋表等形式。如何實現(xiàn)有效溝通？首先要尊重對方。要以平等尊重的態(tài)度讓對方進入輕松的、無障礙的交流。其次要理解對方。要通過換位思考、現(xiàn)身說法使對方心悅誠服。錄像中高葉在與會人員之間出現(xiàn)矛盾沖突時，能運用柔性管理策略積極化解矛盾，會后能主動找受委屈一方 吳經(jīng)理面對面地溝通，溝通中又能尊重對方，并通過換位思考、現(xiàn)身說法化解對方的心理障礙，化被動為主動，這些都是對的。參考答案：根據(jù)以上梳理，我們可以對高葉的工作環(huán)境、工作表現(xiàn)和個人行為作出如下判斷：1 辦公室內(nèi)缺少綠色植物，錯；2 辦公室內(nèi)環(huán)境自然，能用窗簾遮住強光，對；3 將電腦、打印機等用電設(shè)備放置在一起，便于電源接線和管理，對；4 辦公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件，錯；5 電話鈴響三聲內(nèi)接聽，用語規(guī)范，對； 6 一邊接電話一邊記錄重要信息，對；7 對總經(jīng)理布置的工作能馬上落實，對；8 能迅速確定會議議程、會議時間、會議地點及與會人員，對；9 能安排鐘秘書將“碰頭會”的時間、地點通知到每個與會人員，對；10 提前進入會場檢查并調(diào)試設(shè)備，對；11 能在會議中先宣布會議議題，引導(dǎo)大家充分發(fā)表意見，對；12 能在與會者之間出現(xiàn)矛盾沖突時采用柔性策略化解矛盾，保證會議順利進行，對；13 能在會議中安排鐘秘書做好會議記錄，對；14 準備了多媒體投影儀卻沒有在會中發(fā)揮其作用，錯；15 能及時總結(jié)會議發(fā)言，形成會議決議，并責任到人、分工明確，對；16 注重橫向溝通，使員工為共同目標而合作，對；17 以面談的形式與吳經(jīng)理進行橫向溝通，尊重對方，有理有節(jié)，對；18 在小型展示會舉辦前能對會場進行現(xiàn)場檢查，對；19 有處理突發(fā)事件的應(yīng)對能力，對。 2005年11月國家職業(yè)資格考試秘書四級試卷情景錄像題(一)1.電腦與打印機放置一處,便于電源線連接,對;2.窗戶沒有窗簾,使打印機和復(fù)印機工作時光線耀眼,錯;3.與復(fù)印機連接的電源線沒有隱藏起來,任其在地下拖曳,造成安全隱患,錯;4.鐘苗著裝不規(guī)范,錯;5.能在電話鈴響三聲內(nèi)接電話,接電話前先報單位名稱,對;6.在不明電話對方身份的情況下輕易告訴己方領(lǐng)導(dǎo)行蹤并泄露新產(chǎn)品發(fā)布會的日期,錯;7.把本該放在電話機旁的電話記錄本放在抽屜里,錯;8.能想到記下對方的電話內(nèi)容以便告訴領(lǐng)導(dǎo)回話,對;9.把手機放在電腦旁,違背了“個人物品不能放在辦公桌上而應(yīng)放抽屜里”的原則,錯;10“.請柬”兩字未居中排布,錯;11.請柬正文用“自定于”開頭,錯;12.請柬正文缺少新產(chǎn)品發(fā)布會的地點,錯;13.請柬的時間不具體,且將2005年簡寫為“05年”不規(guī)范,錯;14“.敬請光臨”未左端頂格排布,錯;15.落款未空兩格居右排布,且日期未標“年月日”,錯;16.請柬未提前一周發(fā)送,錯;17.向總經(jīng)理提議用攝像設(shè)備來記錄保存資料,對;18.能向總經(jīng)理建議臨時租用攝像機,體現(xiàn)了“經(jīng)濟適用”的原則,對;19.電話通知結(jié)束時未說禮貌語,錯;20.傳真前把原件的別針(硬物)取下,對;21.在取下原件別針時將文件弄破(容易造成卡紙),錯。2005年11月國家職業(yè)資格考試秘書四級試卷情景錄像題(二)答案1.職業(yè)培訓(xùn)著裝規(guī)范,對;2.提前十分鐘到達辦公室,主動打掃工作區(qū)域衛(wèi)生,做好上班準備,對;3.辦公桌上辦公用品、文件擺放整齊,對;4.辦公室采光充足,環(huán)境良好,對;5.電腦屏幕側(cè)對強光,以致光線反射,看不清顯示內(nèi)容,錯;6.辦公室電腦沒設(shè)置密碼,導(dǎo)致“系統(tǒng)界面換了”,錯;7.制作工作日志,以合理有效地管理和計劃工作時間,對;8.電話用語禮貌規(guī)范,對;9.上班時間補妝,錯;10.離開辦公室沒關(guān)電腦,錯;11.進王總辦公室先敲門,對;12.制定的策劃方案零亂,沒排頁碼,又沒有會議主題與議題等相關(guān)內(nèi)容,錯;13.邀請對象里遺漏了王總事先指定的人員,錯;14.做事總是馬馬虎虎,以致不能及時完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作,錯;15.領(lǐng)導(dǎo)布置工作時能做好記錄,對;16.與領(lǐng)導(dǎo)交談時,能正確傾聽和有效提問,適時給領(lǐng)導(dǎo)提出建議,對;17.馬上去落實領(lǐng)導(dǎo)安排的修改策劃方案、發(fā)布會議通知、安排車輛等事宜,做事能區(qū)分輕重緩急,對;18.會議通知中“參加人員”未按職位由高到低排列,錯;19.會議時間不具體,且將下午寫成了上午,錯;20.會議通知中沒說明會議主題,錯;21.用車計劃考慮不周全,錯;22.預(yù)訂車輛,出現(xiàn)矛盾時能主動和相關(guān)部門協(xié)調(diào),對;2005年11月國家職業(yè)資格考試秘書三級試卷情景錄像題（一）答案第一,上班前準備時間不足,并在匆忙中將籃球帶入辦公室。錯;第二,辦公室物品擺放零亂。錯;第三,穿運動服進領(lǐng)導(dǎo)辦公室,不符合企業(yè)秘書的著裝要求。錯;第四,在領(lǐng)導(dǎo)的要求下能迅速趕到。對;第五,公司支票掉在辦公室地上,粗心。錯;第六,進領(lǐng)導(dǎo)辦公室先敲門,有禮貌。對;第七,主動征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見并做好記錄。對;第八,及時為領(lǐng)導(dǎo)決策提供合適的建議。對;第九,為來賓準備的禮物既有紀念意義又有檔次。對;第十,出領(lǐng)導(dǎo)辦公室不關(guān)門。錯;第十一,提前預(yù)訂酒店并進行確認。對;第十二,能重視來賓的安全保衛(wèi)工作。對;第十三,請下屬幫忙購置贈送來賓的禮物,注意了人力資源的配置。對;第十四,介紹信寫法不規(guī)范。錯;第十五,印章沒有蓋在署名上。錯;第十六,公司印章隨便放在辦公桌上,沒有做好安全工作。錯;第十七,與來賓秘書進行及時的信息溝通,做好接待工作。對;第十八,接待計劃周詳,并能提前請領(lǐng)導(dǎo)確認。對;第十九,能根據(jù)實際情況修改接待計劃,有靈活性。對;第二十,對來賓接待中的設(shè)備需求考慮周到,并能及時做好準備。對。2005年5月國家職業(yè)資格考試秘書四級試卷情景錄像題（二）答案情景錄像題（二）第一，鐘苗辦公室內(nèi)辦公設(shè)備齊全，文件書籍排列有序。對；第二，會議室采光充足，桌椅整齊干凈，回字型會議桌中間鮮花點綴。對；第三，會議室溫度低于16度。錯；第四，能在會前檢查設(shè)備是否正常，溫度是否適合。對；第五，8點開會，本應(yīng)提前進會場檢查卻8點20分才去檢查。錯；第六，能安排初秘書檢查錄音機和磁帶是否齊全。對；第七，能在會前叫初秘書給她一份人員座位圖。對；第八，與同事說話口氣太硬，不注意密切同事關(guān)系。錯；第九，沒有及時做好會議文件的退清工作。錯；第十，會后能整理“會議簡報”。對；第十一，“第三季度會議時間表”編制不規(guī)范。錯；第十二，在回收文件、編制會議