行政公文讀者分析PPT課件

應用文體寫作 羅小娟 討論 一 學習應用文時有帶規(guī)律性的問題 一聽就懂 一看就會 一寫就錯 要學好應用文關鍵在哪里 你準備怎樣學習應用文 二 應用文的讀者處于什么地位 有何特點 對應用文的寫作有何影響 分組討論 并寫出討論提綱 三 實訓分組 第一次作業(yè) 大學生就業(yè)情況調查 討論調查提綱 如何制作調查問卷 調查實施 并要求寫出調查報告 四 交代本期教學打算 行政公文讀者分析 應用寫作知識包括文體寫作格式的掌握并不難 難就難在思維能力的提高上 難在面對現(xiàn)實生活中的具體問題如何正確處理的能力上 行政公文寫作活動中讀者的作用 將公文內容轉化為工作行動在公文寫作的整個活動中干預制約著作者直接影響公文的寫作效果和社會價值的實現(xiàn) 滿足不同讀者的閱讀需要是實現(xiàn)公文社會價值的重要因素之一 一 公文讀者的特殊性 1 有特定的讀者范圍和穩(wěn)定的閱讀層次上行文讀者 決策者平行文讀者 協(xié)辦者下行文讀者 執(zhí)行者涉及到黨和國家機密的 對讀者的閱讀范圍依保密程度和內容需要而定 一般分為五個閱讀層次 省部級 省軍級 地市級 地師級 旗縣級 縣團級 黨內相關群眾凡與執(zhí)行公文無關的人員一般無權也沒有必要閱讀公文 2 有明確的閱讀目的和強制性的閱讀需要 閱讀目的 了解上意下情溝通信息交流經(jīng)驗批辦事項閱讀需要具有強制性 凡屬于本職工作范圍之內必須了解或辦理的公文必須閱讀 不能依據(jù)個人的好惡選擇閱讀內容 不論他們對公文內容贊同與否 理解與否 支持與否 喜歡與否都必須閱讀并貫徹執(zhí)行 在時間上具有強制性 在規(guī)定時間內要求閱讀 辦理的公文 不得以任何理由拖延 否則貽誤工作 責任由讀者承擔 3 有準確領會內容精神的閱讀要求和讀以致用的行動要求 大多數(shù)公文具有普發(fā)性 請示 報告 批復 函 議案除外 在內容表述上具有原則性 概括性 論說性 指導性的特點 一般不對具體單位的具體工作作詳盡的說明 體現(xiàn)在語言上具有模糊性 讀者必須對公文的內容作出分析 一要準確把握公文的精神實質 認識工作的目的和意義 二要明確工作的目標 內容 職責和要求 三要將指示精神與本地區(qū)本單位實際結合起來加以融會貫通 實施行動是讀者閱讀公文的目的所在 也是公文價值的最終體現(xiàn) 二 讀者要求對公文寫作的要求 能幫助提高公文閱讀的有效性 1 內容表述有益于提高讀者的辦文效率簡要明確 說理透辟 內容單一 重點突出 2 公文格式便于受文單位閱讀和辦理公文3 慣用語體的運用有利于滿足讀者的閱讀需要 1 上行文 以尊重 期請 奉告的語氣為主 可以鮮明地反映出上下級的隸屬關系 表明下級機關對上級領導的尊敬 服從和渴望得到上級幫助的誠懇態(tài)度 2 平行文 以禮貌 征詢 協(xié)商的口吻為主 用以體現(xiàn)平級機關或不相隸屬機關的平等關系和尊重對方意見 真誠合作的良好愿望 3 下行文 為保證政策法令的有效貫徹執(zhí)行 用語大多果斷堅決 體現(xiàn)出堅決執(zhí)行的嚴肅態(tài)度和不容置疑的莊重要求 有些周知性 參照性的下行文也常用較為和緩 平實的語氣 既有周知辦理的要求 又有理解體恤下情的感情色彩 讀者的閱讀需要對公文的制約作用 1 讀者的工作環(huán)境 職位身份是影響公文實施的首要因素讀者所處的不同工作環(huán)境 擔當?shù)牟煌ぷ髀毼?決定了他們理解公文的著眼點不同 1 決策讀者 審閱公文往往要從全局和整體利益出發(fā) 分析公文內容對當前與未來 局部與全局工作的影響 權衡利弊得失 公文如果與讀者的認識立場一致 有利于推動促進全局工作 公文得以批辦 相反 公文內容若急功近利 因小失大 條件尚不成熟 讀者會拒絕辦理 2 平行機關讀者 站在本地區(qū)本單位的立場來考慮與協(xié)作機關的關系 對公文的審閱標準首先要看是否有利于本地區(qū)本單位的發(fā)展 其次看是否有利于雙方單位的友好合作共同發(fā)展 再次是在不損害本單位利益的前提下盡可能為來函單位辦理 否則要么借故推拖 要么明言拒絕 3 下級讀者 對上級來文必須遵照執(zhí)行 既要服從上級領導又要帶領群眾貫徹執(zhí)行上級任務 當來文意圖與民情民意相吻合時 讀者就可以將公文中的每一原則要求分解為一項項具體任務 工作得以順利進行 公文實現(xiàn)了預定的寫作目的 如果公文脫離基層工作實際 對促進工作作用不大 毫無作用甚至會起到相反作用時 下級讀者要么提出不同意見 要么拖延辦理 要么置若罔聞 2 讀者的理解認識程度是影響公文實施的重要因素 公文內容涉及專業(yè)性較強的技術問題或新地區(qū)新環(huán)境和全新的工作內容時 讀者作為一般行政機關的管理者 執(zhí)行者 會因缺乏高深的專業(yè)技術知識或因對新工作不熟悉不了解而無法對公文內容作深入透徹的理解和科學準確的判斷 在這種情況下 決策讀者 平行文讀者會謹慎地暫緩辦理 下級讀者則或請示詢問 或因理解有誤而使工作大打折扣 2 讀者的理解認識程度是影響公文實施的重要因素 其次 作者對公文內容認識有限或表述不當同樣會影響讀者對公文作出正確理解和準確判斷 因而也會妨礙行文目的的順利實現(xiàn) 例如 有些公文闡述理由空泛 不聯(lián)系工作實際 被讀者誤認為 必要性不大 理由不充分 而不予批辦 有些公文偏重論述 涉及到具體工作則一筆帶過 使得讀者對公文的實質內容把握不準無法批辦 有的公文錯用文種 急需上級解決的問題錯用 報告 被讀者作為一般工作匯報擱置一邊 有的公文多頭主送 致使幾個承辦機關之間互相周轉 延誤了工作 有的公文政策界限不清 執(zhí)行標準不統(tǒng)一 甚至前后發(fā)文互相矛盾 下級讀者難以理解和執(zhí)行 凡此種種 主觀上是由作者而起 客觀上則是由于讀者的理解失當直接制約了公文的辦理 3 讀者閱讀心理是影響公文實施的潛在因素 首先 讀者的內心感受 情感變化 不同程度影響著閱讀效果 決定讀者心理變化的因素首先是讀者的地位以及和發(fā)文單位的關系 1 上行文 要求下級單位尊重 服從 公文若有目無領導 我行我素 先斬后奏的行文表現(xiàn) 必然會引起讀者的反感而不被接受 作者在公文表述中因態(tài)度語氣使用不當 流露出限制 要求上級辦理公文的意圖 盡管其辦文理由充分 也會因引起上級的不快而遭到拒絕或拖延辦理 2 平行文 平等合作 互相尊重 謹慎從事是最基本的心理表現(xiàn) 因此讀者若發(fā)現(xiàn)行文中有主觀武斷 一意孤行 要求服從等態(tài)度必然會退避三舍 3 下行文 在心理上也有需要上級關心下情 理解困難 支持工作的要求 如果公文不體諒下級的困難 或盲目指揮 或朝令夕改 或層層加碼 或以上壓下 會給讀者造成嚴重的心理壓力和抵觸情緒 讀者雖不敢公然違背上級指示 工作中也會出現(xiàn)應付差事 拖拖拉拉 其次 定勢 這種心理影響在上級 平級讀者的閱讀中表現(xiàn)得比較明顯 當公文的內容要求與讀者的思想認識 工作構想接近或一致時 很容易被讀者所接受 相反 公文內容與讀者的想法正好相反或同樣的內容多次被拒絕辦理 如果再次向同一讀者反映 而且沒有新的設想 新的理由 被批辦的可能性很小 4 讀者的審美要求也是影響公文實施的不可忽視的因素 公文從內容到格式直至文面的質量高低 規(guī)范程度如何 代表發(fā)文機關的整體形象 也反映出作者等文秘人員的個人素質和工作水平 公文格式或文面中若出現(xiàn)錯誤會引起讀者的不滿或拒絕受理 制約公文的運行 公文印制質量也影響著公文的審美效果 公文中出現(xiàn)錯別字 標點符號有誤 行款格式不規(guī)范 文面污損等將會破壞公文的整體美感 甚至紙張的質量 字體的大小和清晰度也會影響公文的閱讀效果 發(fā)現(xiàn)和認識到讀者在寫作活動中的制約作用 三 滿足讀者各方面的閱讀需要 促進公文實現(xiàn)社會價值 1 選擇適合讀者開展工作的角度行文公文作者在研究制文意圖 確定寫作目標以及起草撰文時 不能只從本地區(qū)本單位的利益和實際需要出發(fā) 還要考慮到讀者的工作現(xiàn)實 辦文條件 實施效果 從而選擇有利于讀者開展工作的角度分析工作的可行性 闡明意見 提出要求 上行文 應立足本單位實際 著眼于對全局工作的影響 考慮是否有利于上級讀者了解和解決基層工作實際 平行文 要兼顧讀者辦文的現(xiàn)有條件提出可能的要求 不強求讀者辦理難以辦到的事情 不妨礙或有利于讀者正常開展工作 下行文 不能統(tǒng)得太嚴 既要有原則性 指導性和具體要求 又要有適度性 靈活性 便于下級讀者結合地區(qū)特點開展工作 2 因文而異 因人而異地表達公文內容 1 上行文 內容涉及到新技術 新經(jīng)驗 新的工作內容 必須作必要的說明 或名詞解釋 或背景說明 使讀者在不必查閱大量相關資料的情況下能準確理解工作內容 作出恰當處理 對新近調任的上級讀者行文 要對本地區(qū)本單位工作的特殊性予以適當?shù)恼f明 報告請示一類公文 要在聯(lián)系基層實際上下功夫 經(jīng)驗 意見 理由 方案都要具體明確 把發(fā)現(xiàn)問題 摸索經(jīng)驗 改進意見等讀者感興趣的內容作為行文的重點 滿足讀者了解下情 作為決策參考的需要 2 平行文 對初次協(xié)作的工作內容 條件責任等作必要的解釋說明 使讀者能較快地熟悉情況開展工作 3 下行文 凡涉及到難以理解和掌握的新政策 新情況 要以闡明意義 分析形勢 介紹情況為重點 對新近調整的工作內容則應在原則 要求 措施方法等方面多作解釋和說明 幫助讀者準確理解 正確執(zhí)行 3 尊重理解讀者 縮短與讀者的感情距離作者首先要找準自己的位置 擺正與讀者的關系 嚴格按照隸屬關系 選取相應的態(tài)度和表述方式 絕不能用超越發(fā)文破壞讀者的閱讀情緒 嚴重的會影響到讀者對內容的理解和執(zhí)行 其次 要準確選用表達相互關系的慣用語 弄清