檔案檢查標準

.,一、企業(yè)檔案工作檢查標準詮釋二、企業(yè)檔案管理效能評估的方法及內(nèi)容,.,一、企業(yè)年檢標準（一）進一步完善檔案工作規(guī)章制度（8分）內(nèi)容與要求：重點完善“文件材料歸檔辦法”及“檔案分類編號辦法”，要求“文件材料歸檔辦法（范圍）”對單位文件材料的收集有實際指導意義，要求“檔案分類編號辦法”與單位檔案實體分類一致檢查方法：各單位應于6月底前將本單位的“文件材料歸檔辦法（范圍）”報市檔案局；“檔案分類編號辦法”年檢時現(xiàn)場檢查檢查標準：切合實際得滿分，否則酌情扣分。未報送“文件材料歸檔辦法（范圍）”的此項不得分；報送晚于要求時間的此項得分不超過4分。,.,評分細則：歸檔辦法（5分）檢查之前沒有交的扣5分沒有按要求（6月底）及時報送的扣2分太籠統(tǒng)、不合理的酌情扣1-3分分類編號辦法（3分）沒有分類編號辦法的扣2分分類編號辦法與單位檔案實體分類不一致的扣1分,.,（二）完成2005年度文件材料的歸檔整理工作（30分）1、2005年度形成的歸檔文件材料達到齊全完整的要求（20分）檢查方法：根據(jù)各單位報送的“文件材料歸檔范圍”抽查10項內(nèi)容的檔案檢查標準：齊全完整得滿分，否則按比例扣分評分細則：在各門類中分別抽查。會計類中檢查工資單，文書、科檔各一半，按一份材料2分計算實際得分。,.,2、檔案整理符合青島市歸檔文件整理規(guī)程（文件級）要求（10分）檢查方法：抽查2005年度形成的歸檔文件，抽查范圍涉及各類，且總抽查率不低于已歸檔文件的5%。檢查標準：符合要求得滿分，否則按比例扣分檢查要求：材料整理、編目等符合有關(guān)要求,.,（三）開展重點項目檔案管理工作（5分）內(nèi)容與要求：按照青檔字200291號的要求，做好相關(guān)重點項目的監(jiān)督、指導和服務工作檢查方法：聽取情況介紹并檢查對相關(guān)重點項目監(jiān)督、指導和服務證明材料檢查標準：符合要求得滿分，否則按比例扣分。無重點項目則該項自然得分評分細則：涉及到重點項目的單位（青鋼、機場、海爾、港務局、海信、澳柯瑪、國信實業(yè)等）反饋重點項目檔案資料管理情況登記表的得2分；有材料證明對下屬單位進行監(jiān)督指導的得3分。,.,（四）建立全宗卷（5分）內(nèi)容與要求：根據(jù)檔案工作指南要求建立檔案全宗卷檢查方法：按照有關(guān)要求檢查企業(yè)檔案全宗卷檢查標準：全宗卷應由七部分組成，每缺少1部分扣0.7分，缺材料酌情扣分，沒有全宗卷則不得分。,.,全宗卷有以下7部分組成：收集環(huán)節(jié)：至少要有檔案交接登記表整理環(huán)節(jié)：要有分類方案、檔案整理加工登記表鑒定環(huán)節(jié)：至少要有檔案保管期限表保管環(huán)節(jié)：至少要有檔案檢查記錄統(tǒng)計環(huán)節(jié)：至少要有檔案利用情況統(tǒng)計表、本單位的檔案登記表利用環(huán)節(jié)：至少要有全宗指南、檔案利用效果登記表新技術(shù)應用環(huán)節(jié)：應有計算機輔助管理等情況的文字說明材料全宗卷內(nèi)材料的整理、編號、裝具按上次培訓的要求執(zhí)行,.,（五）加強對下屬單位的監(jiān)督指導（14分）1、8月底前完成對下屬企業(yè)的年度檢查并制發(fā)檢查情況通報（6分，要求檢查通報8月底前報市檔案局備案）檢查方法：檢查各單位對下屬企業(yè)年度檢查情況的通報，并抽查個單位以確認檢查情況檢查標準：有通報且符合事實得滿分；有通報但與實際情況有出入酌情扣分；雖檢查但無通報得2分；沒檢查不得分,.,2、做好3年內(nèi)對所有下屬企業(yè)檔案管理效能評估一次的計劃，并按計劃逐年實施，每年評估結(jié)果、評估報告應于當年8月底前報市檔案局備案（7分，未按要求備案的，既使進行了評估也不得分）檢查方法：市檔案局將參與各單位對一個下屬企業(yè)的評估工作（各單位6月底前報邀請市檔案局參與評估的下屬單位名單，市檔案局參與的評估工作截至8月底）檢查標準：制定了對所有下屬企業(yè)檔案管理效能評估計劃的得1分；按照青島市企業(yè)檔案管理效能評估辦法，對下屬企業(yè)（市檔案局參與的）效能評估的等級將折算為市直企業(yè)的得分級、級6分、級分、級分。,.,3、負責組織對下屬企業(yè)的檔案登記工作并收集本系統(tǒng)所屬單位的登記報表（1分）檢查方法：檢查所屬單位的登記報表檢查標準：登記表數(shù)據(jù)準確得滿分，否則按比例扣分,.,（六）加強照片檔案管理（8分）1、照片整理符合青島市照片歸檔與管理規(guī)范要求（3分）檢查方法：按照青島市照片歸檔與管理規(guī)范檢查歸檔照片檢查標準：沒有歸檔照片或歸檔照片無保存價值的不得分；歸檔照片20張以上并符合要求得滿分，未完成的酌情扣分,.,2、各單位應于年檢前將本單位重要照片檔案的復制件移交進市檔案館（5分）檢查方法：檢查各單位報送照片復制件的時間和照片內(nèi)容（檢查之前準備好，檢查時交給檢查組）檢查標準：符合進館要求得滿分，否則不得分檢查要求：將本單位歷史以來重要照片檔案的復制件刻錄光盤，可以多年度的刻錄在一個光盤上。沒有“光盤劃分”功能的，應按青檔字200514號要求，手工建立說明文件和數(shù)碼照片子目錄文件夾，然后進行刻錄。,.,（七）檔案信息化建設（30分）1、完成全部檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)庫的建設（5分）檢查方法：檢查企業(yè)案卷級目錄數(shù)據(jù)庫檢查標準：完成全部檔案案卷級目錄數(shù)據(jù)庫建設的得滿分，未完成的按比例扣分,.,2、完成全部檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫的建設（10分）檢查方法：檢查企業(yè)文件級目錄數(shù)據(jù)庫檢查標準：完成上一年度形成的歸檔文件材料文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設的得5分，未完成的按比例扣分；完成其它所有年度形成的歸檔文件材料文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設的得5分，未完成的按比例扣分,.,3、全文數(shù)據(jù)庫建設（15分）（1）檢查近三年管理類檔案全文數(shù)據(jù)庫建設情況（10分）檢查標準：完成對近三年本單位制發(fā)的公文和接收的電子公文及維護職工權(quán)益等重要的管理類檔案進行數(shù)字化處理的得10分，未完成的按比例扣分檢查方法：抽查10份，根據(jù)實際情況按比例計算得分。維護職工權(quán)益的檔案：如涉及計劃生育獎勵費的明細表、住房補貼表、介紹信及存根、工資轉(zhuǎn)移證、勞動人事方面（招聘、用工、大中專生報到證等）,.,（2）檢查特色全文數(shù)據(jù)庫建設情況（加分項，5分）檢查標準：對利用頻繁、利用價值大的檔案進行數(shù)字化（具體范圍由各單位根據(jù)各自的實際情況及單位工作需要確定），根據(jù)各單位數(shù)字化成效（數(shù)字化工作量的大小、現(xiàn)實及潛在的利用效果等）確定加分情況，加分不超過5分例如：產(chǎn)品圖紙專題檔案數(shù)字化等,.,（八）各單位應做的準備工作1、各單位應對照檢查標準（市直企業(yè)按以上標準；市屬企業(yè)按照主管單位制定的檢查標準進行，如果主管單位沒有制定，市檔案局將按照以上標準對二級單位進行檢查）進行自查，做好迎檢準備。2、將檢查各條目所對應的印證材料準備好。比如：分類編號辦法、監(jiān)督指導重點項目的證明材料、監(jiān)督指導下屬單位的印證材料、對下屬企業(yè)效能評估計劃等等。3、各單位8月底之前交2份材料：對下屬單位檢查通報和評估結(jié)果（含報告）；現(xiàn)場檢查之前準備好刻錄的光盤（要求移交進館的照片）和對下屬單位的評估計劃，檢查的時候交給檢查組,.,二、檔案管理效能評估（一）評估小組的組成：由市檔案局、市直主管部門及業(yè)界資深人士3至5名聯(lián)合組成，依據(jù)青島市企業(yè)檔案管理效能評估辦法（青檔字200523號）組織實施。,.,（二）評估內(nèi)容檔案管理效能評估的內(nèi)容為檔案的歸檔率、檔案檢索效率和檔案安全保管狀況。1、檔案的歸檔率（評估方式：實地檢查）（1）管理類檔案（5分）抽查不少于10份的文件材料，根據(jù)抽查數(shù)量，按比例計算該類實際得分。,.,（2）產(chǎn)品類檔案（5分）抽查3套檔案，根據(jù)文件材料歸檔情況，確定該類得分。（3）科研類檔案（5分）抽查2套檔案，根據(jù)文件材料歸檔情況，確定該類得分。,.,（4）基建類檔案（5分）抽查2套（不同規(guī)模）檔案，根據(jù)文件材料歸檔情況，確定該類得分（兩個基建項目的評估得分比值為6：4）。（5）設備類檔案抽查2套自制設備和2套外購設備的文件材料，無自制設備則抽查4套外購設備文件，根據(jù)文件材料歸檔情況，確定該類得分。,.,（6）產(chǎn)權(quán)類檔案（10分）抽查不少于10份文件材料，根據(jù)抽查數(shù)量，按比例計算該類實際得分。（7）人事類檔案（5分）隨機抽查10個一線工作人員的檔案，按比例計算該類實際得分。說明：人事檔案只檢查有無，不檢查具體內(nèi)容和整理情況。,.,（8）實物類檔案（5分）根據(jù)企業(yè)的榮譽和資質(zhì)，抽查5件實物，根據(jù)實際情況，確定得分。（9）聲像類檔案（5分）隨機抽查反映本企業(yè)重大活動、重大事件的10套聲像材料，根據(jù)實際情況，確定得分。,.,2、檔案檢索效率（評估方式：模擬利用測評）限時30分鐘，調(diào)閱庫房中存放的10卷（件）檔案。根據(jù)30分鐘內(nèi)調(diào)出而且調(diào)對的份數(shù)，按比例計算得分。（此項共30分）,.,3、檔案安全保管狀況（評估方式：實地檢查）（1）防火（3分）要求有防火的設備，如滅火器（必須有效）（2）防盜（3分）要求有相應的防盜措施（有防盜門窗或監(jiān)控設備都可以）（3）防有害生物（3分）要求有防蟲、防鼠設施,.,（4）防潮（3分）要求