出貨流程管理規(guī)定.doc

關(guān)于公司出貨流程的規(guī)定第一章 總則第一條 目的：規(guī)范公司出貨管理制度，提高出貨相關(guān)工作的效率。加強(qiáng)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)利用，提升公司的形象。第二條 適用范圍：工廠、市場(chǎng)部、技術(shù)服務(wù)部、財(cái)務(wù)。第三條 考核部門：總經(jīng)辦、廠長(zhǎng)辦公室、人力資源部。第二章 業(yè)務(wù)接單管理流程第一條 責(zé)任人：各技術(shù)員、業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，市場(chǎng)部文員、工廠廠長(zhǎng)、財(cái)務(wù)部總監(jiān)、出貨負(fù)責(zé)人。第二條 按重量結(jié)算的流程：業(yè)務(wù)員（技術(shù)員）接到客戶生產(chǎn)排單后，向市場(chǎng)部文員下單，市場(chǎng)部文員填寫出貨通知單，由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，（如業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人不在辦公室，則由文員向其電話通知，待其回公司后補(bǔ)簽。）審核完成后將出貨通知單傳遞給工廠進(jìn)行生產(chǎn)，生產(chǎn)完成后從貨樣中取小樣給業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行打版檢測(cè)，檢測(cè)合格后方可出貨。工廠出貨時(shí)將送貨單抄送一份給市場(chǎng)部文員和財(cái)務(wù)部，工廠安排專人填寫工廠發(fā)（退）貨日?qǐng)?bào)表，原則上每天更新后要第一時(shí)間發(fā)給市場(chǎng)部文員，如因工作繁忙，最遲不能超過兩天發(fā)一次）第三條 按平方結(jié)算的出貨流程技術(shù)員在了解到客戶生產(chǎn)排單時(shí)，向市場(chǎng)部文員下單（含庫存情況），市場(chǎng)部文員接單后，對(duì)價(jià)格進(jìn)行初步的審核，達(dá)到公司要求的填寫出貨通知單給業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，（如業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人不在辦公室，則由文員向其電話通知，待其回公司后補(bǔ)簽。未能達(dá)到公司要求的，將訂單退回給技術(shù)員與業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行重新議定后方重新下單，審核完成后將出貨通知單傳遞給工廠進(jìn)行生產(chǎn)，生產(chǎn)完成后從貨樣中取小樣給業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行打版檢測(cè)，檢測(cè)合格后方可出貨。工廠出貨時(shí)將送貨單抄送一份給市場(chǎng)部文員和財(cái)務(wù)部。，工廠安排專人填寫工廠發(fā)（退）貨日?qǐng)?bào)表，原則上每天更新后要第一時(shí)間發(fā)給市場(chǎng)部文員，如因工作繁忙，最遲不能超過兩天發(fā)一次）第四條 對(duì)于一些客戶下單時(shí)間與出貨時(shí)間間隔太長(zhǎng)的訂貨單，由市場(chǎng)部文員在客戶排產(chǎn)前10天再向工廠下單。市場(chǎng)部文員可先下備貨通知單給工廠。第三章 銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)第一條 工廠在發(fā)貨時(shí)，需由倉管員憑出貨通知單開據(jù)“出倉單”，“送貨單”并注明出貨通知單上的必備信息（包括客戶名、品名、數(shù)量、單價(jià)、金額），并由倉管員、送貨員及廠部出貨負(fù)責(zé)人簽字（如需按面積結(jié)算，應(yīng)單獨(dú)注明）。第二條 倉管員在開具出倉單后，必須及時(shí)當(dāng)日登記成品日記帳，并將出倉單的第“二、三聯(lián)”及送貨單的“記帳聯(lián)”交工廠財(cái)務(wù)，工廠財(cái)務(wù)在登記并核對(duì)后將“送貨單”記帳聯(lián)送交公司財(cái)務(wù)部（每2天一次）。第三條 公司財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)將送貨單的“記帳聯(lián)”與客戶已確認(rèn)的“回單聯(lián)”核對(duì)并登帳，如發(fā)現(xiàn)遺漏、重復(fù)或錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)跟蹤、處理，如無法處理應(yīng)及時(shí)上報(bào)財(cái)務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人，同時(shí)，工廠發(fā)貨員應(yīng)于月底將當(dāng)月已發(fā)貨但未收回單的數(shù)量報(bào)公司財(cái)務(wù)部和市場(chǎng)部并負(fù)責(zé)追單。第四條 每月底，財(cái)務(wù)部將本月“出倉數(shù)、銷售確認(rèn)數(shù)、銷售部門、銷售組別、產(chǎn)品類別、單價(jià)、金額”與工廠倉庫、市場(chǎng)部及生產(chǎn)部核對(duì)，對(duì)本月已發(fā)貨但未收到回單的須單獨(dú)注明，并及時(shí)告知市場(chǎng)部并跟蹤；同時(shí)各業(yè)務(wù)員應(yīng)嚴(yán)格按照公司與客戶商定的掛帳時(shí)間，及時(shí)到財(cái)務(wù)部打印“掛帳明細(xì)表”并經(jīng)財(cái)務(wù)部核對(duì)簽字后拿取“送貨單”，并到市場(chǎng)部文員處登記。按平方結(jié)算的客戶，所有入賬憑證都需到市場(chǎng)部文員處登記。第五條 各業(yè)務(wù)員應(yīng)于拿取送貨單的當(dāng)天（最遲不超過次日）到客戶處對(duì)數(shù)，并收回“掛帳單”交市場(chǎng)部文員，如對(duì)賬金額與原計(jì)劃掛賬金額有出入的，還必須在市場(chǎng)部文員處說明原因，由市場(chǎng)部文員登記后再轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部于每月的6號(hào)前打印催收明細(xì)單交市場(chǎng)部文員，由市場(chǎng)部文員轉(zhuǎn)交各業(yè)務(wù)組催收貨款。第六條 每批生產(chǎn)前，業(yè)務(wù)員安排清點(diǎn)庫存，簽字上交到市場(chǎng)部文員處，生產(chǎn)完畢后，生產(chǎn)跟蹤技術(shù)員須將客戶實(shí)際生產(chǎn)類型，生產(chǎn)平方數(shù)（包括優(yōu)等、一級(jí)、合格等），生產(chǎn)質(zhì)量（優(yōu)等率），釉料使用量（投料數(shù)量，已球釉使用數(shù)量），庫存量（已球釉未使用數(shù)量，未球釉數(shù)量）交所屬釉料組的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人清點(diǎn)核對(duì)后，簽字上交給市場(chǎng)部文員登記后交財(cái)務(wù)部核算。第七條 按平方結(jié)算的客戶，業(yè)務(wù)員需在每月月初，上交客戶排產(chǎn)計(jì)劃到市場(chǎng)部文員處，如計(jì)劃有變動(dòng)，也需要第一時(shí)間通知市場(chǎng)部文員。如當(dāng)月有安排按平方生產(chǎn)，且本月的實(shí)際生產(chǎn)數(shù)據(jù)，當(dāng)月沒有辦法出來，業(yè)務(wù)員也需在每月月底估算并上交本月的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，預(yù)計(jì)生產(chǎn)平方數(shù)等數(shù)據(jù)，等客戶的實(shí)際數(shù)據(jù)出來再去市場(chǎng)部文員處登記。第四章 處罰規(guī)定每月累計(jì)未使用已球釉的總量不能超過當(dāng)月銷售額的20%，超過則按公司規(guī)章進(jìn)行處罰。（處罰條例后補(bǔ)）第五章 掛賬規(guī)定按重量結(jié)算的客戶，送完貨1個(gè)月內(nèi)，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人必須完成掛賬；按平方結(jié)算的客戶，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人必須完成掛賬，在掛賬時(shí)允許有當(dāng)月總量的20%不在當(dāng)月賬內(nèi)。第六章 退貨管理規(guī)定第一條 通過物流公司退貨的業(yè)務(wù)員接到客戶工廠發(fā)退貨通知，業(yè)務(wù)員到市場(chǎng)部文員處領(lǐng) ，并自行填寫（如因特殊情況，業(yè)務(wù)員出差在外，并急需退貨，文員可協(xié)助填寫，業(yè)務(wù)員需補(bǔ)簽名），需自行到總經(jīng)辦審批（何祥勇/朱元喜副總），審批后業(yè)務(wù)員傳真到工廠相關(guān)負(fù)責(zé)人，并將通知單移交市場(chǎng)部文員處備案。工廠發(fā)貨管理員接到退貨清單后安排物流公司到客戶工廠拉貨。貨到工廠后，由收貨單位依據(jù)退貨明細(xì)進(jìn)行簽收入庫。另外若業(yè)務(wù)員無法提供清單明細(xì)，至少也需要提供退貨的數(shù)量（允許有10%的誤差），退貨的時(shí)候必須安排技術(shù)員或業(yè)務(wù)員在場(chǎng)協(xié)助。 第二條 由公司自行運(yùn)輸?shù)臉I(yè)務(wù)員接到客戶工廠發(fā)退貨通知，業(yè)務(wù)員到市場(chǎng)部文員處領(lǐng) ，并自行填寫（如因特殊情況，業(yè)務(wù)員出差在外，并急需退貨，文員可協(xié)助填寫，業(yè)務(wù)員需補(bǔ)簽名），需自行到總經(jīng)辦審批（何祥勇/朱元喜副總），審批后業(yè)務(wù)員傳真到工廠相關(guān)負(fù)責(zé)人，并將通知單移交市場(chǎng)部文員處備案。接到退貨清單安排公司車輛（憑退貨明細(xì)清單）到客戶工廠拉貨。業(yè)務(wù)員或駐廠技術(shù)員必須提供協(xié)助。貨到工廠后，由收貨單位依據(jù)退貨明細(xì)進(jìn)行簽收入庫。實(shí)際退貨清單必須含有客戶倉管員、業(yè)務(wù)員/技術(shù)員、司機(jī)簽字。第三條 實(shí)際退貨的數(shù)量允許有在業(yè)務(wù)員提供的清單總量基礎(chǔ)上有10%的誤差，工廠可以靈活安排退貨，但必須提供實(shí)際退貨清單，含明細(xì)，實(shí)際退貨清單必須含有客戶倉管員、業(yè)務(wù)員/技術(shù)員、司機(jī)或跟車員簽字，如因特殊情況，業(yè)務(wù)員或技術(shù)員無法到場(chǎng)，業(yè)務(wù)員必須補(bǔ)簽名。若實(shí)際退貨數(shù)量同退貨清單誤差超過10%，工廠需與業(yè)務(wù)員溝通，讓業(yè)務(wù)員需重新了解情況，并作出書面說明。經(jīng)總經(jīng)辦同意可安排退貨。第四條 退貨處罰規(guī)定工廠接到，相關(guān)負(fù)責(zé)人（釉料生產(chǎn)部：何祥洪/色料生產(chǎn)部：李超）必須在當(dāng)日內(nèi)就作書面答復(fù)，解釋產(chǎn)品出現(xiàn)問題的原因，如果相關(guān)負(fù)責(zé)人承認(rèn)是自身原因而導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題，則按每次退貨處罰300元，如經(jīng)過業(yè)務(wù)員協(xié)商，客戶同意不用退貨的，則處罰150元。如非相關(guān)負(fù)責(zé)人責(zé)任，必須詳細(xì)說明導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量問題的原因，并由張翼跟蹤處理，如經(jīng)核實(shí)非工廠責(zé)任，則不予處罰，如經(jīng)核實(shí)，工廠有不可推卸的責(zé)任，則處罰相關(guān)負(fù)責(zé)人每次退貨350元，如經(jīng)過業(yè)務(wù)員協(xié)商，客戶同意不用退貨的，則處罰200元。第七章 質(zhì)量事故處理公司所有產(chǎn)品出現(xiàn)了質(zhì)量問題，由公司常務(wù)副總經(jīng)理處理，其流程如下：