QP0401文件與資料控制程序-HR

.家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件文件與資料控制程序文件編號 ： 版本/次 ： 生效日期 ： 編制部門 ： 審 核 ： 管理者代表 ： 批 準(zhǔn) ： QP-0401A/12010.04.15_ 文控中心 李強(qiáng) 張?jiān)娬?家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁 次1/8一、目的1.1 確保質(zhì)量體系所使用之文件及資料處理迅速、 正確發(fā)行及管制,確保各相關(guān)部門能及時(shí)得到有效之最新版本文件。二、適用范圍2.1 凡本公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)的相關(guān)文件資料（包括文字和軟件資料、外來文件）均屬之。三、職責(zé)3.1 總經(jīng)理：負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊及程序文件之批準(zhǔn)。3.2 管理者代表：負(fù)責(zé)組織文件編寫小組編制質(zhì)量手冊，負(fù)責(zé)程序文件之審核。3.3 分管領(lǐng)導(dǎo)：相關(guān)作業(yè)方法、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、圖面文件、管理制度之批準(zhǔn)。3.4 各部門經(jīng)理/車間主任：負(fù)責(zé)第二階文件和三階文件的編制及表單表格的制定。3.5 文控中心：負(fù)責(zé)公司受控文件與資料（除研發(fā)部的技術(shù)資料、圖紙、BOM等）的分發(fā)、回收、標(biāo)示管理工作，修改、銷毀、作廢的執(zhí)行工作。3.6 研發(fā)部：負(fù)責(zé)技術(shù)文件、產(chǎn)品圖紙、物料清單的編制、分發(fā)、管理、更換、作廢銷毀等工作。四、參考文件4.1 GBT190012008idtISO90012008要求之4.2.3文件控制五、定義5.1 第一階文件：質(zhì)量手冊，按照ISO90012008版標(biāo)準(zhǔn)條文4.2.2質(zhì)量系統(tǒng)之要求所制定之文件。 第二階文件：質(zhì)量程序文件，系為涵蓋ISO90012008規(guī)定之標(biāo)準(zhǔn)要求內(nèi)容，所推展制訂之文件。第三階文件：作業(yè)方法、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、操作指引類文件、圖面文件、管理制度等，系為協(xié)助第二階文件之達(dá)成，所制訂之書面執(zhí)行文件。第四階文件：相關(guān)表單、記錄，系為證明系統(tǒng)執(zhí)行有效之記錄所用的表單。外來文件： 相關(guān)國際（家）標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、客戶資料、供應(yīng)商資料、外購相關(guān)技術(shù)書籍資料等，均屬第三階文件范疇。六、流程圖（見8/8頁）七、流程說明7.1 質(zhì)量文件架構(gòu)：本公司質(zhì)量管理系統(tǒng)之文件結(jié)構(gòu)規(guī)劃為四階層，依次為質(zhì)量手冊；程序文件；作業(yè)方法、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、操作指引類文件、圖面文件與外來文件等；相關(guān)表單、記錄。家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁 次2/8質(zhì)量手冊 第一階：（QM）程 序 文 件 第二階：（QP） 第三階：（WI）作業(yè)文件、外來文件等相關(guān)表單、記錄 第四階：（FM）（圖表7-1）7.2 文件之制定、修改及廢止；7.2.1各部門按工作性質(zhì)，制訂各類質(zhì)量作業(yè)文件標(biāo)準(zhǔn)。7.2.2文件制訂由部門經(jīng)理/主任執(zhí)行制定，一階文件（質(zhì)量手冊）由管理者代表負(fù)責(zé)制訂、總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施；二階文件（程序文件）由各部門經(jīng)理制訂審核、管理者代表確認(rèn)、總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施；第三階文件（作業(yè)方法、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、圖面文件與外來文件等由部門制訂，各分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，如外來文件作為相關(guān)參考依據(jù)，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員確認(rèn)后實(shí)施）、第四階文件（表單、記錄）呈部門經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后實(shí)施。7.2.3文件之修訂、作廢由原制定部門為之，修訂、作廢及審核、批準(zhǔn)實(shí)施等程序與原制定之程序相同。7.2.4文件修訂/作廢時(shí)由原制訂部門填寫文件修訂/作廢申請單FM-0401-001A，經(jīng)管理者代表審核后，申請部門將文件修訂/作廢申請單FM-0401-001A交至文控中心，對于修訂的文件，相應(yīng)修訂頁次版本/次及頁面版本/次進(jìn)行修改，不得以涂改或標(biāo)示摘記于原文件的方式執(zhí)行。7.2.5文控中心將修訂之后的文件再送至管理者代表審核、批準(zhǔn)。正本文件（除技術(shù)資料、圖紙、BOM等）由文控中心統(tǒng)一保存。7.2.6對于作廢文件（除技術(shù)資料、圖紙、BOM等由研發(fā)部執(zhí)行外），文控中心依簽核后的文家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁 次3/8件修訂/作廢申請單FM-0401-001A，通知相關(guān)部門將作廢文件送至文控中心統(tǒng)一戳蓋紅色“作廢”印章后作廢（四階文件自行作廢）,可作單面紙?jiān)俅问褂?。如文控中心保留有參考價(jià)值的作廢文件時(shí)，應(yīng)加蓋紅色“作廢留用”印章，并在文控中心分隔存放。7.2.7公司的文件資料更新主要是在公司內(nèi)部質(zhì)量的審核、管理評審、外部審核、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)發(fā)生變化時(shí)、組織架構(gòu)發(fā)生變動、發(fā)生重大安全事故以及其它需要更新的情況下完成，文件的評審要求同7.2.2要求執(zhí)行。7.3 文件之編號：7.3.1類別代號：7.3.1.1“QM”：質(zhì)量手冊 7.3.1.2“QP”：質(zhì)量管理程序文件 7.3.1.3“WI”：作業(yè)方法、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度7.3.1.4“FM”：質(zhì)量體系表單、記錄 7.3.2第一階文件編碼方式： QM-01（Quality Manual）質(zhì)量手冊7.3.3第二階文件編碼方式： 質(zhì)量管理程序文件：QP- (Quality procedure) 流水號 對應(yīng)ISO9001章節(jié) 7.3.4第三階文件編碼方式：WI- - （Work Instruction） 流水號部門編號家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁 次4/8產(chǎn)品圖紙與材料編碼規(guī)則按照研發(fā)部的材料編碼規(guī)則執(zhí)行。7.3.5第四階文件編碼方式：表單FM- - （FORM） 流水號 版本 對應(yīng)ISO9000程序文件編號7.3.6第一、二、三階文件版本以“版本/次”方式表示：A/0、A/1A/5、B/0、B/17.3.7第四階表單：編號及版本一律標(biāo)識于表單右下方。如版本需要變化以（A、B、C）。7.3.8.外來文件由文控中心編號并統(tǒng)一管理。7.3.9文件內(nèi)文架構(gòu)：7.3.9.1質(zhì)量手冊撰寫：質(zhì)量手冊的內(nèi)容，依據(jù)ISO90012008標(biāo)準(zhǔn)要求，結(jié)合公司的運(yùn)作需要展開說明。7.3.9.2第二階文件（質(zhì)量程序文件）內(nèi)文架構(gòu)應(yīng)依下述架構(gòu)撰寫：一、 目的 二、適用范圍三、職責(zé)四、參考文件五、定義六、流程圖七、流程說明（程序說明）八、質(zhì)量記錄7.3.9.4第三階文件（作業(yè)指導(dǎo)書、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)）規(guī)定外框、表頭，內(nèi)文及格式架構(gòu)不限制家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁 次5/87.3.9.5部門編號如下：部門代碼部門代碼部門代碼生產(chǎn)部PD研發(fā)部RD銷管部MD人力資源部AD財(cái)務(wù)部FD采購部PC品管部QM總務(wù)部ZW市場部SC7.4 文件之分發(fā)：7.4.1文件之分發(fā)7.4.1.1 受控文件：在公司環(huán)保、質(zhì)量管理體系運(yùn)行中要執(zhí)行的文件，受控性文件接受更改和換版。7.4.1.2 非受控文件：本公司環(huán)保、質(zhì)量管理體系運(yùn)行中不執(zhí)行的文件，非受控性文件，不接受更改和換版。7.4.2 受控文件分發(fā)前由文控中心制作文件與資料發(fā)放回收記錄表FM-0401-002A經(jīng)管理者代表核準(zhǔn)后，通知相關(guān)部門領(lǐng)取文件；技術(shù)文件及資料由研發(fā)部實(shí)施管理。7.4.3分發(fā)受控文件時(shí)，文控中心或研發(fā)部應(yīng)將紅色“受控文件”章戳蓋于文件明顯之位置，未戳蓋紅色“受控文件”印章之文件或戳蓋“受控文件”章后再行復(fù)印的文件，一律無效。7.4.4受控文件一經(jīng)修改，文控中心分發(fā)新文件時(shí)，應(yīng)同時(shí)收回舊版文件，并戳蓋“作廢”章后作廢（四階文件各使用部門自行銷毀）,可作單面紙?jiān)俅问褂?；非受控性文件修改后分發(fā)，則由使用單位自行銷毀舊文件。保留在文控中心的“受控文件”之正本文件予以明確的標(biāo)示。7.4.5相關(guān)文件分發(fā)部門規(guī)定：一階文件和二階文件分發(fā)總經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理各一份，生產(chǎn)部各車間主任領(lǐng)取與工作直接相關(guān)的程序文件；三、四階文件分發(fā)各相關(guān)使用部門。其他需領(lǐng)用文件資料的單位及個(gè)人須填寫文件和資料領(lǐng)用申請單FM-0401-004A，經(jīng)批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。7.5 外來文件之管理：7.5.1各部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、國際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，由文控中心編號并統(tǒng)一管理，以電子文檔的格式在SERVER中共享，便于相關(guān)部門或人員查閱。外來文件由文控中心編入外來文件一覽家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁 次6/8表FM-0401-003A存檔備案，相關(guān)部門領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)時(shí)需填寫文件和資料領(lǐng)用申請單FM-0401-004A經(jīng)文控中心批準(zhǔn)后加蓋紅色“外來文件”章后進(jìn)行發(fā)放，并作好簽收記錄。7.5.2外來文件和資料直接引用作為采購、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、校驗(yàn)等的依據(jù)時(shí)，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn)，由文控中心列入外來文件一覽表FM-0401-003A，分發(fā)管理同7.5.17.6 文件之使用：7.6.1各部門使用之文件副本，需與文控中心之正本同一版本（技術(shù)文件同設(shè)計(jì)研發(fā)部），文控中心隨時(shí)更新文件資料的有效版本文件（技術(shù)文件除外），并于公司SERVER中隨時(shí)更新便于查索，經(jīng)相關(guān)部門核對版本，以確保文件使用之有效性。如有不符，應(yīng)及時(shí)反饋文控中心（研發(fā)部）作更新。7.6.2文件應(yīng)保持整潔并避免受潮，若不慎污損、丟失或需增發(fā)之情形發(fā)生，文件致不易閱讀，應(yīng)開立文件和資料領(lǐng)用申請單FM-0401-004A經(jīng)管理者代表審核后向文控中心申請補(bǔ)發(fā)。7.6.3受控性文件之保管人或使用人離職時(shí)，應(yīng)將文件列入移交，由移交人和接受人到文控中心（研發(fā)部）辦理移交手續(xù)簽字確認(rèn)。7.7文件之保存：7.7.1使用中或已廢止之正本文件統(tǒng)一由文控中心（技術(shù)資料由研發(fā)部）收存。7.7.2文控中心（研發(fā)部）收存之正本文件及各相關(guān)承辦單位收存之受控性文件，皆應(yīng)指派專人管理。7.7.3文控中心應(yīng)按文件之類別代號，分別將文件收集成冊，建立中心檔案，妥善保存。7.7.4正本文件之收發(fā)及銷毀，文控中心皆應(yīng)列冊管理并接受查詢。7.7.5所有與品質(zhì)管理系統(tǒng)有關(guān)之第一、二、三階使用文件，皆應(yīng)永久保存，已廢止之文件根據(jù)需要確定保留期限。質(zhì)量記錄由各部門保管，保存期限根據(jù)記錄性質(zhì)確定。八、質(zhì)量記錄8.1文件修訂/作廢申請單 FM-0401-001A家具有限公司HESHAN HOME YOUNG FURNITURE程序文件版本/次A/1文件與資料控制程序頁 次7/88.2文件與資料發(fā)放回收記錄表 FM-0401-002A8.3外來文件一覽表 FM-0401-003A8.4文件和資料領(lǐng)用申請單 FM-0401-004A8.5程序文件清單 FM-0401-005A8