盡管去做-無壓工作的藝術課件.doc

盡管去做美戴維艾倫著張靜譯fatdragoncat(胖龍貓)手打中信出版社目 錄第一部分通向從容之道6第一章新情況，新做法7像實干家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動。第二章橫向管理工作進程的5個階段23我們應該使任何事物都變得越簡單越好，而不是比較簡單。第三章縱向管理：巧妙制定工作計劃47當著手處理平凡瑣事的時候，必須著眼于大局，這樣一來，所有的煩瑣小事才能夠沿著正確的方向發(fā)展。第二部分遠離壓力，提高效率69第四章確定時間、空間和工具70提升個人工作效率的最佳手段之一，就是擁有你樂于使用的管理工具。第五章收集階段：填充工作籃83訓練自己發(fā)現那些沒有到位的事情。第六章處理階段：清空工作籃97工作籃是一個處理問題的站點，而不是一個存儲容器。第七章管理階段：建立好清單112在從局部管理向全局總攬的轉化過程中，一個完整和同步的工作清單堪稱為一個主要的運作手段。第八章檢查階段：回過頭看看142只要你保證在適當的時間查閱適當的資料，每天幾秒鐘也就是回顧檢查所需要的全部時間。第九章行動階段：選最佳方案149你的工作是發(fā)現你的工作，然后全身心地投入到其中去。第十章創(chuàng)造性地思考工作163準備行動、創(chuàng)造條件，對工作進行一些創(chuàng)造性的思考。然后，你就把大多數人遠遠地拋在后面了。第三部分事半功倍的幾個竅門171第十一章竅門1：養(yǎng)成收集和自省的習慣172焦慮感和內疚感并非是由于承擔太多的工作而造成的，這是由于你撕毀了同自己簽訂的協(xié)議而自然導致的后果。第十二章竅門2：下一步行動180無論問題有多么大、多么嚴峻，你總可以向解決它們的方向邁出小小的一步，來根除掉束手無策的感覺。行動起來吧。第十三章竅門3：關注結果190沒有明確任務的展望充其量只是一個夢想，而缺乏前景的任務只是痛苦和艱辛的勞作。同時擁有前景和任務才是世界的希望。第四部分結論195歡迎來到蘊涵著深刻洞察力的戰(zhàn)略黃金寶庫。這里介紹了如何獲取更加旺盛的精力，變得更加輕松自如，事半功倍的方法。如果你像我一樣，既希望出色地完成工作，也期待著品味生活的滋味，這不再是一種魚和熊掌不可兼得的選擇了。你完全有可能在快樂地享受生活的同時，高效地處理工作上的事務。我認為高效是一種非常有價值的東西。也許你目前從事著十分重要、妙趣橫生或者值得贊揚的工作；又或許并非如此，但是你仍不得不面對這一切。在第一種情況下，你希望所投入的時間和精力收獲盡可能豐厚的回報。在第二種情況下，你希望能夠盡快地投入到其他工作中去，同時不遺留任何令你念念不忘的問題。無論正在做什么，你都希望更輕松更自信，這正是你需要做的事情你可能正在同你的員工們一道舉杯痛飲；夜深人靜時，你正溫柔憐愛地凝視著搖籃中安然酣睡的愛子；也許你正忙忙碌碌地回復著涌向你面前的電子郵件，或者在會議結束后抽幾分鐘的時間與具有潛力的新客戶攀談。放松精神的技巧和使其遠離煩惱與憂慮的力量，很可能就是我們那些偉人的秘訣。JA哈特菲爾德（J.A.Hatfield）本書寫作的宗旨在于：教你在有需要或期望之時，如何才能盡管去做達到高效和輕松的最佳境界。我已經探求了很長一段時間（也許你也曾嘗試過），一直希望找到下列問題的答案，即做什么，什么時間去做，以及如何去做。根據20多年發(fā)展和應用提高效率的新方法的實踐，我可以斷言，沒有一種萬能的解決方案。當你跋涉在每天、每周乃至一生的漫長旅途中，沒有任何一種軟件產品、研討會、一流的個人計劃手冊或者個人使命的宣言，可以簡化你的工作或者代替你作出選擇。而當你剛剛掌握如何在某一個層面提升辦事效率和決策能力時，又會不知不覺地接受一批新的任務和富于創(chuàng)意的目標。由此所產生的新的挑戰(zhàn)，公然否定了任何一個促成你達到目的、解決問題可以套用的簡單公式或者人們最近流行的某種方法。不過，即使不存在一種通用手段，我們還是可以通過采取某些措施來提高效率和完善個人管理。當我逐漸地成熟起來，我發(fā)現了許多層次更深刻、內容更豐富、意義更重大的事情，值得我去關注、探討和付諸行動。而且，我已經找到了一些完全可以學習到的簡單方法，它們將顯著地提高我們處理日常煩瑣事務的能力。下面是對20多年來有關個人效率各種發(fā)現的匯編：最大程度地增加輸出和最小程度地縮減輸入，并且在工作量變得日益龐大且性質模糊不定的現實世界推行這種做法。我曾經耗費幾千個小時，在工作臺邊實地培訓，幫助人們處理和組織安排手頭上的所有工作。我所揭示的這些方法，在各種類型的企業(yè)中，在每一種工作層面上，在不同的文化氛圍中，甚至在家庭和學校里，也已經證明是功效卓著的。在我花費了20年的時間培養(yǎng)和訓練了一些最為精明干練的專業(yè)人士之后，我才領悟到當今社會正如饑似渴地尋求這些方法。長期以來，頂層的經理主管們一直不遺余力地向他們自己和其他員工灌輸“冷酷執(zhí)行”這個基本標準。他們知道，我也清楚，每一天，在緊閉的大門后，經過幾個小時的苦苦奮斗，還存在著一大堆沒來得及回復的電話，需要應付的電子郵件，有待指派他人處理的任務，會后尚未處理的事務，以及缺乏管理的個人工作。而無數的商業(yè)人士之所以成功，是因為他們解決的危機和把握的機遇，遠遠多于在自己的辦公室和公文包里存在及制造的問題。一方面，我們需要一些大家公認的手段，可以幫助人們從戰(zhàn)略和戰(zhàn)術的雙重角度來集中精力，不遺漏任何一件事情。另一方面，我們需要創(chuàng)造工作氛圍和技能，以保證那些投入最為徹底的人們，不會因為不堪重負而慘敗。我們急需積極而正確的工作標準，來吸引和挽留精英和奇才們。我們知道各種企業(yè)機構迫切地需要這個信息，同時在學校也存在著這種需求。在那里，我們的孩子尚未受到有關如何處理信息、如何關注成果，和采取哪些行動達到目標的教育。而對于我們每個人來說，這樣的信息也是不可或缺的。只有這樣，我們才能夠充分地利用機遇，積極、長久地為這個世界增添價值。我在盡管去做一書中所討論的簡單性和高效性最好成為你在生活中實時的親身體驗，因此，本書必須將工作流程管理法的精髓用直線的形式體現出來。我試圖這樣安排本書，以便使你在實踐的過程中，一面領悟到鼓舞人心的全局總覽，一面品嘗立竿見影的成效。本書分為三個部分。第一部分扼要地介紹了這個系統(tǒng)的概況，并解釋了其獨特性和時效性。接著，又以最為凝練和基礎的形式提出了這些方法論。第二部分展示了如何實施這個系統(tǒng)。它是你的私人培訓顧問，指導你循序漸進地在真刀真槍的現實生活中運用這些行動模式。第三部分進入更加深刻的討論。描述了當你把這些方法和模式融入到你的工作和生活之中后，可以產生的形式更加微妙、意義更加深遠的眾多成果。我希望你加入這個行列，我盼望你檢驗這些內容，甚至提出質疑。我渴望你向自己證明，我所承諾的效果對你個人來說，不僅可能而且伸手可及。此外，我還希望你了解，我提出的每一項建議都是簡單易行的，根本沒有涉及任何的新技能。你早已經掌握了如何關注問題，如何把它們記錄下來，如何判定成果和行為，以及如何回顧各種選擇并作出決定。你將證實，你長久以來一直憑借本能和直覺對許多問題進行的處理都是正確而恰當的。我將為你提供一些方法，幫助你充分地利用這些基礎技能，將它們推向高效的新境界。我希望能夠激勵你把它們納入一個令你為之振奮的全新的行為模式中。在本書中，我自始至終地提及針對這些資料所開展的培訓工作和研討會。在過去的20多年中，我作為一名“管理學顧問”獨立地工作著，并與別人進行了小范圍的合作。我的工作主要是圍繞本書中介紹的方法，針對個人進行提升效率的培訓，以及舉辦各種講座。我（和我的同事們）已經指導了一千多人，訓練了幾十萬名專業(yè)人士，舉辦了幾百次公開研討會。這就是我提取經驗和總結實例的背景情況。我的一位客戶曾經生動形象地描述了我所作出的承諾：“當我習以為常地采納著本書中的各項原則時，它拯救了我的生命；當我一絲不茍地運用它們時，它改變了我的一生。這是一種疫苗，可以預防日常生活中的救火現象（在某個工作日中，出現的所謂的緊急事件和危機）；同時也是一種解毒劑，能有效舒緩人們施加在自己身上不平衡的壓力?！钡谝徊糠?通向從容之道第一章 新情況，新做法可能有這樣一種情況：一個人整日事務纏身，卻仍然能夠頭腦清醒，輕松自如地控制這一切。極高的效率，卓著的效果，這是生活和工作的一種美妙的境界。同時，這也是那些經驗豐富的專業(yè)人士要獲取成功所必備的一種關鍵性的運作模式，你已經知如何做才能達到這種高效率的境界，然而，如果你本人同其他大多數人一樣，那么，你必須快速地、完整地、系統(tǒng)地運用這些技巧，才能夠真正地把握住它，而不會有一種被深埋其中的感覺。盡管本書中所描寫的方法和技巧具有極強的實用價值，并且源于生活常理，但是，大多數人都已經養(yǎng)成了自成體系的工作習慣，他們只有對自身這些工作習慣加以調整之后，才有可能實施本系統(tǒng)。不要小看這些微小的調整，它們能夠給你日常生活中處理重要工作的技巧帶來清新的變化。我有很多客戶把這種方法稱之為范例改變(paradigmshift)。焦慮是由于缺乏控制力，組織管理、準備和行動不足所造成的。戴維凱克奇（DavidKekich）我在這里所介紹的方法主要基于兩個目的：（1）抓住所有一切需要處理的事情（現在的、以后的、將來某時的；大的、小的、或者不大不小的）把它們統(tǒng)統(tǒng)置入一個脫離大腦的邏輯系統(tǒng)中。（2）訓練自己在接受一切“輸入信息”的前期作出決定。這樣一來，在任何時候，你都把下一步行動計劃掌握在手，可以實施或者進行再議。本書提供了一種經過實踐驗證的、高效的工作流程管理方法。為推動這一方法的實施，還列舉了一些實用的手段、技巧及竅門。你將發(fā)現，這些原理和方法無論是在你的個人生活中，還是在你的職業(yè)生涯里都可以立即派上用場。(我是從最普遍的意義出發(fā)來考慮“工作”的。它可以是指你希望或者需要改變任何一種有別于當前狀況的事情。許多人把“工作”和“個人生活”嚴格區(qū)分開來，但我不是這樣：對于我來說，清除花園中的雜草或者更新我的遺囑都不亞于撰寫本書或者培訓一名客戶的工作。本書中所涉及到的各種方法和技巧都可以廣泛地融入生活及工作的各個領域中去。)正如在你之前的很多人已經體驗到的那樣，你可以把我所描述的這種頗具活力的模式融入你的工作以及你的世界中去?；蛘?，你也可以仿效其他一些人的做法，當你感覺必要時，把它僅僅選定為一個向導，以獲得更佳的控制狀態(tài)。問題：新的要求，匱乏的資源這些日子以來，幾乎我遇到的每個人都感嘆自己要處理的事情過于繁多，而且總是缺乏足夠的時間來一一搞定。在僅僅一周的時間里，我與一位在一家較大的全球投資公司任職的合伙人交換了意見。他承擔著公司的管理工作，但他擔心沉重的工作負荷將會影響到他的家庭生活；另一位中層的人力資源經理打算在一年的時間內，把公司在該地區(qū)辦事處的人員從1100人擴增到2000人。由于受到這一目標的驅使，她每天都要拼命地處理150多封電子郵件。她忘我地工作著，為的是保住自己在周末能享受到正常的社交生活。新千年伊始，就出現了這樣一個自相矛盾的現象：人們的生活質量得到了顯著提高，但是同時又承擔著自己力所不能及的工作，結果導致他們承受了越來越大的壓力。這似乎是眼高手低造成的，而且絕大多數人都對怎樣改善這種局面感到茫然。工作不再有清楚的界線我們感到身上的壓力與日俱增，一個主要的原因在于：工作的性質發(fā)生了快速而巨大的變化，這種變化是我們自身的能力以及我們?yōu)榇怂邮艿拿糠倍嗟呐嘤柖甲汾s不上的。僅僅在20世紀的后50年中，在這個工業(yè)化的世界里，工作的性質已經由流水線裝配、制造，以及搬運一類的活動轉變?yōu)楸说玫卖斂耍≒eterDrucker）所恰如其分地描述的那種“知識工作”（knowledgework）。我試圖一次處理一天的事情，但是有時，幾天的問題一起洪水猛獸般地向我襲來。阿什利布里連特（Ashley Brilliant）以前，工作是一件不言而喻的事情。人們耕田種地，用機器加工工具，裝箱搬運，擠牛奶，擺弄精密的工具。你知道哪些工作必須完成，哪些工作已經大功告成，哪些問題還懸而未決，一切都明明白白?，F在，大多數人接手的大部分工作都不具備明確的邊界。我所認識的大多數人，他們手頭上都至少堆積著半打子的事情要處理。即使他們搭上自己的下半輩子去苦苦地努力，也不可能把一切都做到盡善盡美，恐怕你也深有同感。這次會議有多大的潛力可以挖掘？這個培訓計劃是否有效？或者主管人員的解聘賠償結構是否合理？你正在起草的文章是否能夠鼓舞人心？即將召開的員工會議能否令人為之振奮不已？公司的重組計劃是否行之有效？還有一個問題：要想更加出色地完成這些任務，你能夠搜尋到多少相關的資料呢？回答是：通過因特網，你可以輕而易舉地獲取數目無窮無盡的信息，至少存在著這樣的潛力。幾乎每一件事情都可能處理得更加完善，而且現在促成這一切成為現實的信息，已數不勝數、唾手可得。另一個問題是，工作缺乏明確的邊界導致每一個人的工作量加大。今天，許許多多大公司的運作都是各部門之間互相交流、鼎力合作和磨合的結果，我們這個獨立的部門由于從不愿自找麻煩地去查閱由市場部、人力資源部或某個專門的委員會轉發(fā)來的電子郵件，結果導致我們的部門正面臨著徹底崩潰的威脅。工作在不斷地變化一般情況下，我們工作中所出現的參差不齊、變化萬千的枝節(jié)問題，對任何人來說都是一個不小的挑戰(zhàn)?，F在，在這個基礎上還要添加一個變化無窮的工作定義的問題。我經常在研討會上提問：“你們當中，有誰做的是招聘你的時候要你做的事情？”很少有人舉手。由于工作職責很可能既無明確的限制，又無特定的形式，因此，如果你有機會在相當長的一段時間里從事某一特定的工作，也許你才有可能弄明白你到底需要做什么？做多少？做到什么程度？才可以使自己的頭腦保持清醒。但是，很少有人能享受這個福分，主要有以下兩個原因：1.我們所工作的機構似乎處于一種永恒的變化之中，奮斗目標、產品、用戶、市場、技術，以及所有者都在不斷地更新變化。這必然導致各種現存的結構、模式、角色和責任的重組整頓。2.與從前相比，當今一般的專業(yè)人士具有更強的獨立性和自由度。他們變換職業(yè)就如同他們的父母換工作崗位一樣頻繁，甚至連40多歲和50多歲的人也信奉不斷發(fā)展的信條。他們希望更全面地融入主流社會中去，投身于“包羅萬象的發(fā)展大潮之中，無論是在專業(yè)方面、管理方面還是行政方面”。簡單地說，他們不會長期從事任何一個職業(yè)。我們永遠無法為那些新的事物真正作好充分的準備。我們不得不調整我們自己，而每一次徹底的調整本身就將使自尊心面臨一次危機：我們經受著考驗，我們不得不證明自己。這需要我們振奮起自信心去面對劇烈的變革，這樣內心深處才不會感到瑟瑟發(fā)抖。埃里克霍弗（Eric Hoffer）現在很少有人非常清楚，工作到底是什么？到底需要多大的投入才能夠把它做好呢？我們從外部世界吸取了大量的信息，同時，在我們的內心世界又形成了同樣數量巨大的觀點以及與別人達成的共識。然而，我們自身還沒有具備相應的能力來承擔和調整來自于我們內心和外界環(huán)境的一切。舊的模式和習慣已顯得力不從心無論是我們所接受的標準教育，或是傳統(tǒng)的支配時間的方法，還是當今那些充斥市場、隨手可得的管理輔助工具，如個人記事本、微軟的Outlook軟件或者個人掌上電腦（PDA），都無法全面地幫助我們應付我們所面對的各種新要求，如果你已經試過使用上述任何一種處理器或者工具，恐怕你已經發(fā)現，它們都無法滿足工作中各種不斷產生和轉移的復雜要求。要期望在這個波濤洶涌的時代獲得輕松和良好的自我控制，人們需要全新的思維方式和工作模式。我們迫切地需要挖掘出一些新方法、新技術和新的工作習慣，以幫助我們永遠立于不敗之地?？耧L和巨浪永遠站在最精明強干的航海家一邊。愛德華吉本（EdwardGibbon）傳統(tǒng)的時間管理法和個人管理法在過去的時代大顯身手。當勞動大軍從工業(yè)化裝配流水線中抽身出來，涌入一種全新的工作模式時，這些傳統(tǒng)的方法為我們提供了極為有益的參照點。這包括對行動對象和時機的判斷。而當“時間”自身也轉化為一種工作因素時，個人日程表隨之成為一種關鍵性的工作管理工具。（20世紀80年代，許多專業(yè)人士把袖珍日程表視為工作條理化的主要手段。時至今日，仍有許多人把自己的日程表奉為重要工具。）有了自由支配的時間，選擇做什么事的要求也接踵而來?！?23”優(yōu)先順序代碼和每日開列的事務清單，就是人們在過去的實踐中逐漸發(fā)展起來的重要手段。如果你擁有作出選擇的自由，你也需要考慮到那些需要優(yōu)先解決的事情。你可能已經認識到，盡管日程表的作用不容忽視，但是實際上，它也只是有效地管理了你所從事的大量事務中的一小部分內容，至少在某種程度上如此。而且，已為人們所證實的是，每天的工作清單和那些重要事件的順序代號，遠遠不足以應付一個普通專業(yè)人士所遭遇到的數目巨大、紛繁復雜的日常事務。越來越多的人每天要處理幾十封甚至幾百封電子郵件，他們不能忽略掉任何一個邀請、投訴或訂單。幾乎沒有人能夠（或者甚至應該）把所有的事務一一按照“1、2、3”的順序排出先后，也沒有人敢在接到老板的電話或指令后，不立即撤消自己事先確定的工作日程?！按缶帧迸c事物的本質另一方面，大量的商業(yè)書籍、范例、研討會和專家權威們，都極力推崇把“著眼大局”作為一種處理我們復雜問題的思路。認清主要的目標和價值觀，為我們的工作賦予了先后次序、意義和方向。然而，在實踐中，運用價值觀思維方式這一良好的初衷卻經常達不到預期的效果。我經?？吹?，出于下面三個原因，這些努力往往都付諸東流了：1、 在處理每天、每小時的事務時，有很多干擾因素分散了我們的注意力，以致我們無法集中足夠的精力關注更重要的問題。2、 由于個人管理系統(tǒng)方面存在欠缺，引發(fā)了一種下意識的抵觸情緒，在面對那些原本棘手的重要項目和目標時，這種情緒阻止了具體行動的實施。結果導致了更加嚴重的干擾作用，進一步強化了壓力。3、 一旦闡明了更高一級的水準和價值觀，我們原有的標準尺度也隨之提升，這使我們認識到有更多的事物有待轉變。對于那些自己原已應接不暇，又不得不應付的工作我們已經作出了強烈的消極反應。那么，是什么促使我們首先在清單上堆積了大量的任務呢？是我們的價值觀。關注價值觀并不會使你的生活變得簡單。它闡明意義，指導方向，而且?guī)砀鄰碗s的情況。當然，集中精力對付主要的成果和價值觀是至關重要的。但是，這并不意味著我們要做的工作就減輕了，或者遇到的困難和挑戰(zhàn)大大地減少了。恰恰相反，只是牌局中的賭注提高了，但還必須一如既往地玩下去。例如，對一位人力資源部的經理來說，僅僅決定提高工作生活的質量來吸引并留住人才，這并不能使事情變得簡單化。長期以來，在“知識工作”的新文化中存在著一種缺陷：缺少一套連貫一致的系統(tǒng)和工具，它們能夠在實實在在的工作中發(fā)揮出卓越的功效。它必須能夠從大局著眼，從小處入手，并且使二者有機地融合在一起。它必須能夠管理多個層面；必須能夠堅持不懈地對每天衍生的眾多新生事物保持控制；必須比原來節(jié)省更多的時間和精力；必須化繁為簡。承諾：武術家的“一切就緒的狀態(tài)”缺乏洞察力，生活就會拒絕你。無論是擦窗戶還是撰寫宏篇巨著都是如此。納迪亞布朗熱（NadiaBoulanger）讓我們反省一下，如果你在任何程度上、任何時間內都能夠隨心所欲地控制自己的一切事物，情況會是怎么樣呢？如果你能夠100%地把精力投入到工作中而不受任何外界的干擾，情形又會是怎么樣呢？這是有可能實現的。有一種方法可以讓你緊緊抓住遍及生活各個角落的所有的事情，同時保持隨意而放松，花費最少的氣力完成一切有意義的工作。它使你在這個錯綜復雜的世界里，能夠體驗到武術家們所說的“心靜如水”（mind like water）的境界，優(yōu)秀的運動員則稱之為“區(qū)域”（zone）。事實上，你很有可能已經體會到這種美妙的感覺了，你發(fā)揮能量的能力與你放松休息的能力直接成正比。在這種工作狀態(tài)下，你頭腦清醒，積極的事物層出不窮，每個人都可能獲得這種狀態(tài)。要想積極有效地應付21世紀復雜多樣的生活，人們對這種狀態(tài)的需求日益增強。對于那些高效率的專業(yè)人士來說，如果他們希望保持工作中的平衡和積極穩(wěn)定的成果，那么，這種狀態(tài)必將成為一種不可或缺的條件。世界級的劃船手克雷格蘭伯特（CraigLambert）曾在碧波上的心境（Mind Over Water，霍頓米夫林公司1998年出版）一書中這樣描述這種感受：劃船手們用這樣一個詞語來描述這種無摩擦的狀態(tài)：搖蕩。使我們回想起，在后院蕩秋千時的那種愜意和歡娛一種簡單的循環(huán)往復的運動，完全憑借著來自秋千自身的沖力。秋千承載我們，我們絲毫不需要用力。我們蕩起雙腿，促使秋千在空中劃過的弧度越飛越高，但是，這主要是地球引力的功勞。與其說我們蕩秋千，還不如說我們被蕩了起來。船推動著你前行，是船身渴望著快速地向前，在它的航線上，在它的自然狀態(tài)中，速度在吟唱著。我們的任務僅僅是與船身并肩作戰(zhàn)，拼命地揮槳加快速度，避免拖其后腿。而過于用力又會阻礙船速。努力變成了為努力而努力，其結果適得其反，反而在努力中又化解了其自身。形形色色一心往上爬的人拼命地想擠進貴族階層，然而，他們挖空心思卻只能夠證明自己并不身屬此類。貴族們并不需要努力，他們早已經到達了這種境界。蕩秋千就是這樣一種到達了的境界?！靶撵o如水”的比喻空手道中用“心靜如水”來形容一切就緒的狀態(tài)。想像把一粒石子投入沉寂無聲的池塘中，池塘中的水會有何種反應呢？答案是：依照所投入物體的質量和力度作出相應的反應，然后又歸于平靜。池水既不會反應過激，也不會聽之任之。如果你的大腦中空空如也，總是處于一切就緒的狀態(tài)，它就會向一切事情敞開大門。ShunryuSuzuki空手道中的擊拳動作，其力量來自速度，而不是肌肉，即揮拳最后階段急劇的“爆發(fā)”。這就是為什么瘦小柔弱的人，也能夠學會用雙手劈開木板和磚塊了。這并不是靠皮糙肉厚或者憑借蠻力，而是靈活地運用一種能夠附和著高速度而產生聚集沖力的能力。但是如果肌肉緊張，動作就會慢下來。因此，在高級階段的武功訓練中，對平衡和放松狀態(tài)的教學并不亞于對其他方面的要求。掃除雜念和靈活柔韌是關鍵之所在。任何造成你反應過度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。不能處理好自己的電子郵件、員工、項目、未讀的雜志、下一步行為的思考、孩子、或者與老板的關系，都可能導致比你預期差得多的結果。很多人對于一些事情，要么給予過分的關注，要么不屑一顧，這僅僅是因為他們無法做到“心靜如水”般地行事。任何造成你反應過度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。你能夠在需要時進入自己的“高效狀態(tài)”嗎？回想一下上一次你感覺工作高效時的情形。很可能你當時感覺自己完全能夠控制一切，絲毫沒有緊張的感覺。你全身心投入到工作中去，時間的概念似乎消失了（怎么已經到了午餐的時間了？），你明顯的感受到工作上取得的進展。你還希望再次體驗這樣的感覺嗎？有一件事我們可以做到，最幸福快樂的人是那些盡力而為的人，我們完全可以達到這一境界，我們能夠全身心地投入。我們可以全神貫注地關注我們面前的機遇。馬克范多琳（Mark Van Doren）如果你確實已經遠遠地脫離了那種理想狀態(tài)，開始感受到自己漸漸地失去了控制、壓力重重、痛苦不堪，你是否能再一次回歸到那種狀態(tài)呢？這就是本書的宗旨，它將告訴你如何才能回歸“心靜如水”的境界，把全部的才智發(fā)揮得淋漓盡致，因此，本書將對你的生活具有重大的指導意義。原則：有效地處理內心中的承諾.從事20余載的培訓工作，我發(fā)現了一個最為基本的常識，即由于人們對自己作出的承諾或者承擔的義務不明確，導致了他們承受著重重壓力的折磨。即使那些并沒有明顯體驗到壓力的人，如果他們學會了如何更加有效地對生活中“懸而未決的問題”加以控制，毫無疑問，在放松自我、集中精力、提高效率方面也會呈現出明顯的改觀。恐怕你已經與自己達成了許多項協(xié)議（這一點多半連你自己也尚未認識到）。而每一項協(xié)議，無論大小，都時時刻刻地被你自身中的無意識緊密地追隨著。這些就是“未完成的事情”或者“懸而未決的問題”。它們可能是大到像“根除世界上的饑餓問題”這樣的重大事務，也可能是“雇傭一個新助手”之類的一般性事件，或“更換電子削筆刀”一類的瑣碎小事?，F在，你內心很有可能已經承擔了比你自己所意識到的還多得多的工作。想想看，有多少微乎其微的事情你必須去改變和完成。比如，你需要以某種方式回復電子郵箱、語言信箱以及工作中的新信息；你知道有無數的工程項目將會被劃分到你的責任范圍內；你還需要確定某些目標和方向，經營自己的事業(yè)，在總體上平衡自己的生活。任何沒有找到應有的位置和恰當的存在方式的事物，都會盤踞在我們的腦海中，成為懸而未決的問題。為了能夠高效地應付這一切問題，首先，你必須收集所有那些“經常喚醒你模糊記憶”的事情，然后著手計劃如何一一地解決掉。這看起來似乎極為簡單，但在實際操作中，大多數人都難以始終如一地堅持下去。管理承諾時的基本要求如果希望出色地管理好所有的工作，那么，你需要做到下面幾點：首先，如果這件事總占據著你的頭腦，你的思維就會受阻。任何一件你認為沒有完成的事情，都必須置于一個客觀可靠的體系中，或者是我稱之為“工作籃”的工具之中必須經常回訪并且清理它。第二，你必須明白你的工作到底是什么。你還必須作出判斷：需要采取什么行動來推動工作的發(fā)展進程。第三，一旦決定了需要采取的行動方案，你必須在某一個你會經常查閱的體系中安排組織好這些行為的提示信息。檢驗這種模式的一個重要訓練我建議，你拿筆記下來目前盤踞在你大腦中的那些最重要的工作或事情。哪一件事最讓你心煩意亂？哪一種情況最能夠分散你的注意力？哪一個問題令你興趣濃厚？或者哪一種局面以其他的方式消耗了你大量的注意力？也許，正是某一件“擺在你面前的”工作或者問題需要解決，而且越早處理越好。也許，你馬上就要背上行裝外出度假去了。出發(fā)之前，你還有幾個重大決策要敲定?；蛟S你剛剛繼承一筆600萬美元的遺產，而你不知道該如何處置這些現金等。明白了嗎？好，請用簡單的一句話來描述一下，你希望得到的理想結果是什么。換句話說，怎樣才算得上是“完成”了呢？這可能非常簡單，就像“去夏威夷度假”，“處理有關客戶X的事情”，“與蘇珊協(xié)調大學里的情況”，“弄清新的分區(qū)管理結構”或者“實施新的投資策略”。你現在都清楚了嗎？好極了?，F在，請寫下為了推動事情的進程，緊接著你需要采取的具體行動是什么。如果你目前除了要馬上結束這件事，再無其他的事情要處理，那你現在打算去哪里？打算采取什么行動步驟呢？你會不會打一個電話？會不會走到計算機前敲一封電子郵件？會不會坐下來，取出紙和筆，心血來潮地寫上幾筆呢？有沒有可能與你的配偶、秘書、律師或你的老板面對面地談上一會兒呢？還是去五金商店買一些釘子呢？是什么？你找到答案了嗎？好極了。你能從這短短2分鐘的思考中挖掘出什么有價值的東西嗎？如果你同那些在參加研討會時完成了這個訓練的大多數人一樣，那么，你就會體驗到，至少你的控制力增加了一點點，精神放松了一些，注意力更集中了。此外，對于某些長久以來一團亂麻的局面，你似乎也會增加動手解決它的沖動。設想一下，在生活和工作中，這種驅動力放大1000倍時將會是怎樣的一番景象。像實干家一樣思考問題，像思想家一樣付諸行動。亨利伯格森（HenryBergson）如果這個小小的試驗能夠對你產生一些積極影響，請你想一想：究竟是什么發(fā)生了變化？根據你的經驗，是什么促使局面得到了改觀？事物本身并不會向前發(fā)展，至少在這個物質世界中這一點是千真萬確的。當然，事情還沒有結束呢?？峙?，所發(fā)生的一切只是，你更加明確地了解到你所期盼的結果和確定了下一步需要采取的行動方案。然而，是什么創(chuàng)造了這一切呢？回答是：思考。你并不需要進行很多思考，僅僅需要一些，能夠把你所承擔的責任和投入的資源凝聚到一起就綽綽有余了?！爸R工作”的本質歡迎參與到“知識工作”的真實經驗以及意義深遠的運作原則中來。原則是：你對工作投入的思考必須比你認識到的多得多，但是又比你所擔心的工作量少得多。就像彼得德魯克所描寫的那樣：“在知識工作中，任務沒有被指定，它需要被確定。這項工作的預期成果是什么？這是一個提高知識工作者工作效率的關鍵性問題。這個問題可能導致一些極具風險性的決定。通常，沒有正確的答案，只有不同的選擇。想要獲取高效益，一定要明確地認定預期結果?！毙袆觼碓从谒枷搿＠瓲柗蛭譅柖鄲勰≧alphWaldoEmerson）要弄清人們工作生活中涌現出的各種事物的真實面目，要決定為此需要采取的種種行動，都將消耗人們大量的氣力。因此，許多人都對此產生了抵觸情緒。實際上，我們從來沒有學過在開始行動之前進行周密的思考。大部分的日?；顒樱ㄈ缫患胰说某院壤觯疹櫤⒆樱┰缫驯幻鞔_地定義出來了，但幾乎沒有人認為，他們有必要先花些氣力屏氣凝神地思考一下，明確預期的結果。然而事實上，思考后果是促使希望轉化為現實的最為有效的手段之一。為什么有些事情總是縈繞在你的心頭在通常情況下，你對一些事總是念念不忘，這是因為你希望它們當前的狀況能有所改善，另外：*你還沒有確切地認定它們的預期結果是什么；*你還沒有決定你下一步的具體行動到底是什么；*你還沒有把后果和即將采取行動的提示信息存入你所依賴的體系中去。這就是為什么你忘不掉這些事情的原因了。直到你澄清了所有的問題，作出一切必要的決定，并把結果存儲到那個系統(tǒng)中去，同時心里十分清楚，需要時你能夠隨時調用查詢這個系統(tǒng)，你的大腦才會放松下來。你可以騙過所有的人，但是你卻無法愚弄自己的大腦。它能夠明察秋毫：你是否已經作出了必要的決定，是否已把預期的結果和行動的提示信息寄存于一個安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當的時候在你的意識中浮現出來。如果你沒有作好這些準備，那么，你的大腦就一分鐘也不會停止運轉。通常情況下，當你對某件事感到無能為力時，你的某根神經仍然會持續(xù)不斷地對你施加壓力，這僅僅會進一步增加你的精神負擔。你的大腦并不總那么管用有趣的是，你的大腦中至少有一部分是相當愚蠢的。如果它多多少少擁有一些天資的話，它就會在你需要處理某件事時及時地提醒你。持續(xù)不斷且毫無成效地深陷于我們不得不處理的事務當中，是對時間和精力的最大浪費。克里格利森（KerryGleeson）你有沒有這樣一把手電筒，電池中的電量都已經消耗殆盡了？而你的大腦一般是什么時候，才提醒你該買電池了呢？你又是什么時候，才發(fā)現電池沒有電了呢？這不能算是反應靈敏的表現吧。如果你的大腦天資聰穎，它就應該當你在商店里看到電池時給你通風報信了，而且提醒你選擇正確的型號。從你今天早晨醒來到現在，你是否想到任何需要處理但還未動手解決的事情呢？你是不是不止一次地想到了它們呢？為什么？不斷地考慮那些毫無進展的事情純粹是浪費時間和精力。而且這往往只會增加你的焦慮不安。似乎許多人的腦子里總在接連不斷地放電影，特別是當我們一談到有許多事要處理時，這一現象更加嚴重。人們把許許多多懸而未決的問題委托給大腦來處理，但這個實體目前卻無法有效地應付這些情況。控制你的頭腦，要么由它來操縱你。賀勒斯（Horace）“材料”的轉化我是這樣定義“材料”（Stuff）的：任何進入你的精神或現實世界中但尚未找到歸屬的事情，所有你尚未推理出理想的解決方法和下一步具體行動的事情。對于很多人來說，大部分的組織管理系統(tǒng)沒有發(fā)揮應有的功效，原因在于沒有首先完成對它們的轉化。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制。我們需要把所有我們盡力管理的“材料”轉化為可以付諸行動的事務。多年以來，我所見過的絕大部分任務清單純粹都是一些列舉“材料”的單子，它們僅僅代表著許多尚未解決的事務中的某一部分的提示信息，而這些事務也仍未轉化為預期結果和行動方案，即真正意義上的工作提綱和細節(jié)?！安牧稀痹诒举|上并不是一件壞事。就其本質而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們往往以“材料”的形式表現出來。但是，一旦“材料”進入到我們的生活和工作中，便需要被定義和解釋。作為腦力勞動者，這是我們的責任。如果“材料”已經完成了轉化過程，而且明白無誤，那么，我們的價值觀（不是我們的體力勞動）就大可不必存在了。在一次研論會臨近結束時，一家生物工程公司的資深經理在重新審視她最初列出的工作任務表時，感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆根本無法完成的工作，毫無章法可言！”就大多數個人管理系統(tǒng)中所謂的計劃表而言，這是我所聽到過的最生動形象的描述了。絕大多數人一直在調整那些性質原本模糊不清、殘缺不全的任務清單。但是，他們仍然沒有認識到，到底需要組織多少內容，管理什么細節(jié)，才能夠獲得真正的回報。如果他們希望自己的組織管理工作富有成效，就應該搜集一切需要思索的問題，然后開始冥思苦想。過程：管理你的行動.你幾乎可以像訓練運動員那樣來訓練你自己，在“知識工作”中表現得快速、敏捷、積極主動和精力集中。你可以更加積極有效地思考問題，輕松自如地控制事態(tài)的發(fā)展。你可以使形形色色的閑雜瑣事減少到最小程度，完成更多的工作，而消耗較小的氣力。此外，你還可以針對搜集到的全部“材料”進行前期階段的判定，為你的工作和生活制定出標準的運作程序。然而，在你未達到這一境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個習慣：在大腦中不留任何事情。正如我們已經看到的那樣，通過管理時間、信息或者重要事情，都無法實現這一目標。畢竟：*你不可能通過對5分鐘進行管理，賺取6分鐘的時間。*你無法對付超載的信息量，否則，你會走進圖書館便立刻死掉?；蛘弋斈愕谝淮芜B接因特網，甚至在你打開電話號碼本時，你就會大發(fā)脾氣，失去耐心。*你不能管理重要事宜，你只是擁有它們。因此，管理你的行動是管理好你全部“材料”的關鍵所在。管理行動是一個重要的挑戰(zhàn)你利用你的時間都做了些什么事情呢？你是如何運用你獲取的信息的呢？你是如何調用你的身體和關注焦點事物的精力的呢？這些是當你面臨著分配有限資源的時候必須作出的選擇。真正的問題是，在某一時間，如何恰當地選擇你要做的事情、如何管理我們的行動。這似乎是顯而易見的。然而，希望管理那些尚未確認或決定的行動是極其困難的。很多人手頭有許多事情有待推進，但連他們自己都還沒有搞清楚要做些什么。常常聽到有人抱怨“我沒有時間去”，這完全是可以理解的，因為許多工作似乎都難以控制。之所以有這種感覺，是因為你根本沒有能力一口氣完成一項工作，你僅僅能夠完成這項任務中的某一個步驟。在多數情況下，很多推動整個工作進程的步驟實際上僅僅需要一兩分鐘的時間就可以搞定。開始便是行動的一半。希臘諺語在培訓成千上萬名專業(yè)人士的實踐中，我發(fā)現，他們的突出問題并不是缺乏時間（盡管他們自己這樣認為）。問題的關鍵在于，他們無法斷定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行動。就像第一次在雷達屏幕上觀察到敵情時，你應在前期界定問題，而不是等到問題嚴重化了才手忙腳亂地判斷。這將讓你收獲行為管理所帶來的豐碩成果。事情極少由于時間匱乏而受阻。它們陷入困境往往是由于未能判定行動而造成的。自下而上法的價值多年來，我已經發(fā)現了，自下而上的方法對提高個人工作效率具有實用價值，即從當前活動和任務的最底層入手。頭腦精明的人一般認為，最恰當的做事方法應該是自上而下地進行：首先確定個人和公司的任務；然后定義工作的主要目標；最后把焦點集中到實施計劃的細節(jié)問題上。然而問題在于大多數人總是陷于繁雜的事務中難以脫身，嚴重地阻礙了他們去集中精力總攬大局。結果，自下而上的方法反而更加行之有效。現在，就開始掌控各種情況的最新動態(tài)，并且采取一切有效方法保持這種狀態(tài)，這將成為拓寬視野的最佳途徑。如此一來，你的創(chuàng)造力就獲得了解放，它將更加有力地支持你著眼于新的高度，同時，你也會滿懷信心地去迎接創(chuàng)造出來的新成果。對于那些參與具體運作實施的人們來說，一種自由、舒展和精神振奮的奇妙感覺便會油然而生。當你用于對付實施結果的工具成為目前工作模式中的一個組成部分時，這也就是說，你為進行更高一級的思維活動作好了更加充分的準備。事實上，在你的工作以外，更多有價值的事情還有待思考。但如果你這一層次上的控制管理能力不夠，就好似穿著碩大寬松的衣服游泳一樣難言輕松。我接觸過許多主管經理，他們在白天處理著各種繁雜瑣碎的事務，到了晚上，頭腦里仍塞滿了對公司前景以及個人前途的考慮和展望。這一切是在完全地擺脫了一天工作的糾纏之后，自然而然引發(fā)的結果。僅僅懷有對前景的展望是遠遠不夠的，它必須與大膽的行結合起來。僅僅靠雙眼盯住階梯是不夠的，我們必須勇于跨上階梯。瓦茨拉夫哈維爾（VaclavHavel）橫向和縱向的行動管理你需要從橫向和縱向兩個角度出發(fā)來控制各種任務、工作和行動?！皺M向的”控制保證了所有行動都具有連貫性、邏輯性，讓我們把你的神智想像成警察局的雷達吧，它一刻不停地對你周圍的一切事物進行掃描監(jiān)測。它可能捕捉到24小時內吸引你注意力的上千件事情中的任何一件：藥店、管家、瑪薩姑媽、戰(zhàn)略計劃、午餐、辦公室里枯萎的植物、一位抱怨不迭的顧客、需要擦的皮鞋，買郵票、存一張支票、預訂旅館、取消一次員工會議、今晚去看一場電影等等。你也許會對自己在僅僅一天的時間里需要考慮和處理如此之多的事情而感到驚異不已，因此，你需要配備一個完善的系統(tǒng)來輔助你記錄盡可能多的工作，并在需要時及時地提供必要的提示，確保你能夠快速而輕松地從一件事情過渡到另一件。相比之下，“縱向的”控制則是指針對每個具體的主題和工作所進行的思考。比如，吃晚飯時，你和你的配偶談論起下一次度假，這時，你內心深處的“監(jiān)控雷達”開始鎖定這一信息你們將去哪里，什么時候去，將做些什么，要作什么準備等；或者你即將對部門進行重組，你和老板需要商討一些決策；或者你僅僅需要挑選一個日期，在那天給一位顧客打一個電話。從廣泛的意義上講，這就是“工作計劃”，它的重點聚集在某一情況或某一個人身上，勾勒出執(zhí)行過程中一切必要的想法、細節(jié)、重要環(huán)節(jié)和事情的先后次序，至少在目前是這樣的。橫向控制和縱向控制的目標是一致的：解除你精神上的負擔，并把事情做好。恰到好處的行為管理能夠令你輕松自如地游歷于工作和生活的廣闊領域之中。同時，適度的工作計劃能夠使你清楚地認識到所需的具體環(huán)節(jié)，并且緊抓不放。主要的變化：把一切趕出你的大腦如果你把一切事情僅僅存儲在大腦里，那么，你就無法真正地獲取我所承諾的那種輕松的控制感。你將發(fā)現，本書中所描述的這些獨立的行為正是目前你正在按部就班進行的事情。我與其他人迥然不同的做法是，我將所有的“材料”百分之百地存入一些實實在在的工具籃中，而不是遺留在我的頭腦中，并且利用這些工具進行處理。這一方法適用于一切事務重大事件或者微不足道的小事，個人的私事或者工作中的問題，突發(fā)事件或者不甚緊急的情況，無一例外。通常，你大腦中盤踞問題的多少與其解決的效率成反比。我相信，當你的工作或者生活達到某一個階段時，你不得不坐下來平靜一下，拿起紙筆列出一張清單。如果是這樣的話，對于我所說的一切你就獲取了一個參照點。然而，大多數人只是在生活工作變得一團糟、混亂不堪，令他們難以忍受、不得不采取措施時，才會開始草擬工作清單。通常情況下，這個清單也僅僅涉及使他們備受折磨的那些具體問題。但是，如果你能夠把這種做法轉化為你現在生活和工作中運行模式中的一種常態(tài)，并使之貫穿于你生活中的各個領域（不僅僅在處理“緊急情況時”），那么，你就開始進入了我們所描述的“黑帶”（blackbelt）水準的管理模式。注視著我面前的幾種選擇，我盡量依賴于直覺作出判斷，而不是為這些選擇絞盡腦汁、苦苦思索。我應該已經對方方面面的情況進行周密嚴謹的斟酌，并以一種可靠的方式獲取了結果。我不希望再次浪費時間來考慮它們，否則，就是徒勞無益地耗費創(chuàng)造力，同時自己制造挫折和壓力。你沒有理由兩次產生同一想法，除非你對它情有獨鐘。你無法逃避這種思考。你的大腦會緊緊地糾纏那些懸而未決的事情不放。但是，大腦負載這些未盡事宜的能力是有限度的一旦超越了這個限度，它就會暴跳如雷。大腦中肩負短期記憶的那部分組織往往負責存儲不完整、尚未決定和沒有組織安排好的“材料”，其功能類似于個人計算機中的隨機存儲器。你的意識就仿佛是計算機的顯示器，只是一個用于聚集的工具，而不是一個存儲場所。你每一次只能考慮兩三件事情。但是那些不完整的項目仍然存儲于短期記憶空間里。大腦容納“材料”的能力有一定的限度。很多人終日里忙忙碌碌，而隨機存儲器的接縫處早已漲裂四溢了。他們時常感到心神不寧、坐臥不定，正是因為在他們內心深處，超負荷的精神負擔無時無刻不在侵擾他們的注意力。比如，在剛剛過去的幾分鐘里，你是不是已經走神了，腦子里冒出一些與你現在閱讀的內容毫不相干的事情了呢？很可能你的大腦開了小差，跑到一些未處理完的事情上去了。它們從你大腦中的隨機存儲器里一躍而起，沖著你大吼大叫。而你又是怎樣做的呢？除非你把它記下來，放在一個可靠的籃子里，這樣你知道你將很快再次回顧這個問題，否則，它很可能對你糾纏不休。最徒勞無益的做法是：事情毫無進展，而壓力陡然激增。糟糕的是，當你對這些事情感到無能為力、無可奈何時，你的大腦仍然毫不懈怠地一個勁地提醒你。大腦中從來就不存在過去或者將來的概念。也就是說，一旦你告訴自己有些事情需要處理，并把這一信息傳遞到你的隨機處理器中，大腦中的某一些區(qū)域立即認定，你應該自始至終努力完成那件事情。對于任何你應該去解決掉的問題，大腦都會破譯為你應該立刻投入辦理。坦率地講，一旦把兩件事同時放入隨機存儲器就導致了失敗，因為你根本無法同時對付它們。就這樣，無孔不入的壓力一下子冒了出來，而造成它的原因我們就不得而知了。同一個在你的大腦中沒有崗哨的敵人作戰(zhàn)，是十分艱巨的任務。薩莉肯普頓（SallyKempton）大多數人都長期處于這樣或那樣的精神緊張狀態(tài)，由于耗時持久，他們全然意識不到這種狀態(tài)的存在。就像萬有引力無時不在，以至于感受萬有引力的人們甚至意識不到壓力的存在。只有當人們徹底地擺脫了這種壓力的束縛，擁有一種完全不同的體驗時，他們才可能認識到自己曾經承受著多么大的壓力啊。你能夠擺脫這種壓力的束縛嗎？你肯定會的。下面的內容將告訴你具體的做法。第二章 橫向管理工作進程的5個階段如何掌握既輕松又不失控的知識工作，我所教授的這個技巧的核心部分就是征服工作進程的5個階段。無論在什么情況下，我們在工作時都將經歷這5個階段：（1）收集一切引起我們注意力的事情；（2）加工處理后，確定它們的實質以及解決方法；（3）組織整理得出的結論；（4）把它們列為我們行動的選擇方案；（5）行動，這就構成了我們生活中的“橫向”管理層，隨時添加新事務。我們所認知的知識已經在行動中證明了自己。我這里所談的知識是指行動中的信息，以及關注結果的信息。彼得F德魯克（Peter F Drucker）原則上，這個方法極其簡單。不管怎樣，這就是我們習以為常的處事方法。但是，根據我的經驗來看，大多數人都存在有效改進這5個階段中每一個階段運作方法的余地。我們工作流程的管理包括了5個環(huán)節(jié)，