會議室管理使用方法文案

1、會議室使用規(guī)定一 目的為進(jìn)一步加強(qiáng)會議室管理，充分發(fā)揮作用，提高使用率，明確各部門使用公司會議室的規(guī)定及申請使用流程，現(xiàn)對會議室的使用作如下規(guī)定：二 定義會議室指的是407室40人課桌式會議室會議室用途：公司會議、部門會議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型活動、競賽活動等的場所，不做其它用途。三 會議室使用規(guī)定1、 2個會議室均由行政部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對室內(nèi)設(shè)備物品的管理；2、 部門或個人需要使用會議室時，需提前一天向人事行政部提出申請并填寫會議室使用申請表，經(jīng)人事行政部準(zhǔn)許后方可使用。臨時性使用會議室，必須經(jīng)人事行政部負(fù)責(zé)人

2、同意。3、 使用原則：先申請，后使用。沒有經(jīng)過申請的部門或個人，在沒有沖突的情況下，可以使用，但如有沖突，必需禮讓已申請使用會議室的部門或個人。4、 按申請的先后順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但行政部不負(fù)責(zé)協(xié)商，由使用者自己協(xié)商。5、 遇公司層級的緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào)換的情況下，部門或個人應(yīng)先讓公司層級的重要會議。6、 部門及個人應(yīng)在所預(yù)約的時間到達(dá)會議室，并開始使用。超過10分鐘未到達(dá)會議室的，行政部有權(quán)對會議室的使用權(quán)另作安排。7、 部門及個人應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢，不許超時使用。如需延長使用時，請及時通知行政部，如在緊接的時

3、間段內(nèi)已安排了給其他部門或個人使用，超時使用的部門或個人必須離開該會議室，終止使用該會議室。8、 任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護(hù)會議室的設(shè)備設(shè)施，安全使用，嚴(yán)禁私自接拉電源，私自移動設(shè)備。如因個人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價賠償。9、 會議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不能帶出會議室。10、 會議室使用期間，使用部門或個人自行負(fù)責(zé)會議的模式安排，人員接待，會議記錄等會議需求，前臺接待員可以協(xié)助。11、 會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛(wèi)生的行為；使用完畢后，務(wù)必將所有移動過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開時關(guān)閉電源、空調(diào)。12、 如部門或個人

4、臨時取消申請，再需使用時需重新申請。四 程序1、 申請流程1) 部門或個人到前臺接待員處查詢會議室的使用狀況；2) 部門或個人向前臺接待員申請并提出使用會議室的大小的要求；3) 前臺接待員根據(jù)部門或個人的申請需求作出安排，并記錄在會議室使用登記表；4) 前臺接待員將會議室使用登記表張貼在會議室指定位置處；5) 部門或個人按時間使用會議室。2、 使用流程1) 部門或個人按會議室使用規(guī)定使用會議室；2) 部門或個人自行指定人員安排會務(wù)工作。3、 交還流程1) 部門或個人使用完畢后，前臺接待員檢查會議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，及時要求部門或個人改正；2) 如部門或個人不改正，前臺接待員應(yīng)及時上報人事行政部經(jīng)理協(xié)調(diào)；3) 如部門或個人拒絕改正，人事行政部經(jīng)理將出處罰通告，對部門或個人作出處罰。會議室使用流程：部門填寫會議室使用申請表部門經(jīng)理簽字人事行政部經(jīng)理簽字行政部登記使用會議室附件：1、 會議室使用申請表2、 會議室使用登記表會議室使用申請表申請部門使用時間擬用會議室 1008大會議室 1008小會議室會議主題擬用