給項(xiàng)目經(jīng)理的15條建議

1、給項(xiàng)目經(jīng)理的15條建議項(xiàng)目經(jīng)理常常會(huì)抱怨項(xiàng)目太復(fù)雜，時(shí)間總是不夠花，其實(shí)不管是工作還是生活中，要善于掌握一些技巧，總是會(huì)多出來(lái)時(shí)間的，下面這15條建議就是專門(mén)提供給覺(jué)得時(shí)間總是不夠用的項(xiàng)目經(jīng)理的。1.會(huì)前溝通在正式會(huì)議開(kāi)始前，需要詢問(wèn)與會(huì)人員是否參加，如果他們有任何其他事情沖突的話，如果涉及到他們的決策，需要和他們談?wù)勊麄兊倪x擇，并非正式的認(rèn)可他們以正確的方式提出建議。這可能需要花費(fèi)一點(diǎn)時(shí)間，但在實(shí)際的會(huì)議中節(jié)省了時(shí)間，因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理能夠使用收集的信息來(lái)消除會(huì)議中可能存在的沖突，并使組織更快的做出決定。2.設(shè)置可重復(fù)的工作流程來(lái)工作項(xiàng)目經(jīng)理不要總是擔(dān)心如何去處理變更，所以要設(shè)置可重復(fù)的工作流程來(lái)

2、進(jìn)行工作，這個(gè)優(yōu)點(diǎn)是可以將相關(guān)的工作交給別人，讓別人按照和自己同樣的流程和步驟來(lái)完成所有的工作，另一方面，通過(guò)對(duì)流程的使用，可以不斷的找出其中可能存在的問(wèn)題來(lái)進(jìn)行循環(huán)優(yōu)化。3.使用模板項(xiàng)目經(jīng)理可能沒(méi)有真正寫(xiě)過(guò)項(xiàng)目相關(guān)文檔，但總有一些可以使用的方法，比如使用模板。使用的模板可能有很多，比如項(xiàng)目計(jì)劃模板、狀態(tài)模板、考核模板等等，所有的各種模板使用只有一個(gè)目的就是節(jié)省時(shí)間。4.批量完成相關(guān)工作項(xiàng)目經(jīng)理在不同的任務(wù)之間切換會(huì)形成大量的無(wú)效時(shí)間，因此需要花時(shí)間去減少?gòu)囊粋€(gè)任務(wù)進(jìn)入到另一個(gè)任務(wù)的次數(shù)。批量完成相關(guān)工作是指項(xiàng)目經(jīng)理采取相同的工具或技能來(lái)一次性處理類似的任務(wù)，比如集中時(shí)間整理多個(gè)會(huì)議紀(jì)要，或者

3、對(duì)相關(guān)的文件進(jìn)行分類排序等等，其實(shí)最常用的就是集中某一個(gè)時(shí)間段來(lái)處理電子郵件，不用每隔一段時(shí)間就去查收郵件。5.隨時(shí)寫(xiě)報(bào)告項(xiàng)目中的各種報(bào)告并非需要等到需要的時(shí)候才去寫(xiě)，項(xiàng)目經(jīng)理要搭建好一個(gè)報(bào)告的框架后，突出顯示需要增加或更新的文本，那么在項(xiàng)目工作中，隨時(shí)記錄想到的內(nèi)容，然后對(duì)報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行添加。比如發(fā)現(xiàn)了項(xiàng)目中的一個(gè)問(wèn)題，那么就要把風(fēng)險(xiǎn)記錄到報(bào)告中去，當(dāng)報(bào)告結(jié)束的時(shí)候，大部分的更新就會(huì)完成，否則你無(wú)法想起過(guò)去究竟發(fā)生了哪些重要的事情。6.整合通知到一個(gè)地方項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)有各種被提醒的通知，那么不要在手機(jī)、Pad、PC或筆記本電腦以及各種即時(shí)通訊工具中到處設(shè)置，建議集中到一個(gè)地方比如郵箱中，通過(guò)集

4、中所有的重要的通知，可以檢查是否存在沖突以及安排相應(yīng)的優(yōu)先級(jí)。7.關(guān)閉所有可能的彈出窗口電腦中彈出的窗口打擾容易導(dǎo)致人分心，那么建議關(guān)閉所有可能的彈出窗口，特別是郵箱會(huì)彈出有新的郵件通知這種類型。這樣做的額外好處是，當(dāng)你在忙于在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行演示某些東西時(shí)，不會(huì)在屏幕上彈出通知消息，有時(shí)候可能會(huì)被所有人看到，而你會(huì)去手忙腳亂的去處理這些信息。8.站起來(lái)打電話在打電話的時(shí)候站起來(lái)，這個(gè)工作原理是避免讓你在舒適的環(huán)境下長(zhǎng)時(shí)間通話。由于通話能夠比電子郵件或者發(fā)送即時(shí)消息提供更多的內(nèi)容，但實(shí)際上也不需要過(guò)多的溝通時(shí)間，站起來(lái)可以讓你更快的完成對(duì)話。9.取消與工作無(wú)關(guān)的信息取消所有與工作無(wú)關(guān)的消息，這些消

5、息讓你在一天中消耗了大量的時(shí)間，如果想要繼續(xù)閱讀，建議采取非工作郵箱在非工作時(shí)間進(jìn)行處理和閱讀。10.對(duì)于非核心的工作善于授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)權(quán)力部分不需要太過(guò)于看重，項(xiàng)目中的任務(wù)完成是需要團(tuán)隊(duì)進(jìn)行合作完成的，而不是靠一個(gè)人來(lái)單打獨(dú)斗，對(duì)于非核心的工作要善于授權(quán)出去，通過(guò)授權(quán)一方面可以鍛煉項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的能力，另一方面也能讓自己集中專注于重要的工作。11.在郵箱中分類創(chuàng)建人員列表在發(fā)送郵件時(shí)經(jīng)常一個(gè)個(gè)的尋找郵件接收人員，一旦出現(xiàn)發(fā)送對(duì)象錯(cuò)誤，可能會(huì)給項(xiàng)目帶來(lái)一些麻煩。在郵箱中分類創(chuàng)建人員列表，給出一個(gè)簡(jiǎn)單的列表名，這樣在發(fā)送郵件或者需要知道相關(guān)的人員名單時(shí)，就可以迅速的找到。也可以通過(guò)excel來(lái)建立，有

6、些類別的人員會(huì)經(jīng)常變動(dòng)，因此需要進(jìn)行定期更新，當(dāng)然，在表格中處理要比在郵箱中來(lái)的更方便。12.嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間看看你的會(huì)議日程安排，是不是所有的會(huì)議安排都在一個(gè)小時(shí)之內(nèi)，當(dāng)然一個(gè)小時(shí)不是正確的時(shí)間，但是建議會(huì)議不要安排的過(guò)長(zhǎng)，會(huì)議只需要專注于重要的事項(xiàng)，并嚴(yán)格按照日程進(jìn)行下去。項(xiàng)目經(jīng)理可以嘗試著完成下一次的45分鐘的會(huì)議，長(zhǎng)期堅(jiān)持下去，你的時(shí)間也會(huì)多出來(lái)。13.敢于說(shuō)“不”項(xiàng)目經(jīng)理不需要接受并完成所有的任務(wù)，你需要從項(xiàng)目和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及各方利益相關(guān)者角度去考慮這些任務(wù)，有些任務(wù)可以放棄掉來(lái)節(jié)省時(shí)間和精力。如果是項(xiàng)目的關(guān)鍵利益相關(guān)者要求做項(xiàng)目中額外的某些任務(wù)，如果可以輕松完成或者項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)期望以不同的方式來(lái)完成，那么可以考慮繼續(xù)做下去，否則，那么要敢于拒絕并繼續(xù)前進(jìn)。14.使用任務(wù)清單不管是會(huì)議準(zhǔn)備，還是商務(wù)旅行，完成不同的項(xiàng)目階段等等任何事情，可以通過(guò)任務(wù)清單來(lái)幫助你記憶，并可以完成更多的任務(wù)。如果項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常按照這種方式運(yùn)作，清單可以幫助你更快速更輕松的