采購成本的控制

1、論采購成本的控制字?jǐn)?shù)：2784來源：中國市場 2014年44期 摘 要控制采購成本對一個企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績至關(guān)重要。采購成本下降不僅體現(xiàn)在企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品成本的下降、利潤的增加，以及企業(yè)競爭力的增強。本文對采購成本控制的制度建設(shè)、具體的方法和手段以及非標(biāo)產(chǎn)品的處理方面進行了研究。關(guān)鍵詞材料采購；成本控制；采購成本中圖分類號F275 文獻標(biāo)識碼A 文章編號1005-6432（2014）44-0108-02狹義的采購成本是指購買價款、相關(guān)稅費、運輸費、裝卸費、保險費以及其他可歸屬于存貨采購成本的費用。廣義的采購成本是指與采購原材料部件相關(guān)的物流費用，包括采購訂單費用、采購計劃制訂

2、人員的管理費用、采購人員的管理費用等?？刂撇少彸杀緦σ粋€企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績至關(guān)重要。采購成本下降不僅體現(xiàn)在企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品成本的下降、利潤的增加，以及企業(yè)競爭力的增強。隨著全球化競爭越來越激烈，采購也逐漸被稱為潛在利潤的“第三利潤源”，控制材料采購成本成為企業(yè)經(jīng)營管理者和材料采購從業(yè)者的工作重點。目前國內(nèi)對采購成本控制方法的現(xiàn)階段研究還處于定性研究階段，提出的一些控制方法和措施，多是出自管理的實戰(zhàn)經(jīng)驗，還沒有形成一個科學(xué)的可以數(shù)量化的決策體系。因此，本文結(jié)合油田類企業(yè)的材料采購，簡單總結(jié)出一些規(guī)律和經(jīng)驗，以期達到為企業(yè)增加效益、為社會謀取更多的福利的目的。1 做好采購成本控制

3、的基礎(chǔ)工作1.1 建立嚴(yán)格的采購制度建立嚴(yán)格、完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動、提高效率、杜絕部門之間扯皮，還能預(yù)防采購人員的不良行為。采購制度應(yīng)規(guī)定物料采購的申請、授權(quán)人的批準(zhǔn)權(quán)限、物料采購的流程、相關(guān)部門（特別是財務(wù)部門）的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等。比如，可在采購制度中規(guī)定采購的物品要向供應(yīng)商詢價、列表比較、議價，然后選擇供應(yīng)商，并把所選的供應(yīng)商及其報價填在請購單上；還可規(guī)定超過一定金額的采購須附上三個以上的書面報價等，以供財務(wù)部門或內(nèi)部審計部門稽核。1.2 建立嚴(yán)格的供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度（1）對企業(yè)的正式供應(yīng)商要分類、分級別建立檔案，比如：按照產(chǎn)品的

4、生產(chǎn)及銷售情況劃分為：生產(chǎn)廠家、授權(quán)經(jīng)銷商、片區(qū)分銷商及一般貿(mào)易商。按照與本企業(yè)的合作關(guān)系分為：戰(zhàn)略合作廠商、代儲代銷廠商、一般生產(chǎn)廠商、一般貿(mào)易商。按照廠商的注冊資金，生產(chǎn)及銷售規(guī)模大小分為：實力強的廠商、實力中等的廠商、小廠商等。供應(yīng)商檔案除有編號、詳細聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬號等，每一個供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應(yīng)商中進行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并由專人管理。（2）要建立嚴(yán)格的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。按照目前國際及國內(nèi)物流采購發(fā)展的趨勢，供應(yīng)商的準(zhǔn)入傾向于與大的廠商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系，以及與生產(chǎn)廠家直接建立采

5、購關(guān)系，因此在供應(yīng)商準(zhǔn)入過程，應(yīng)遵循：生產(chǎn)廠家準(zhǔn)入低門檻、貿(mào)易商準(zhǔn)入高門檻。重點材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財務(wù)等部門聯(lián)合考核后才能進入，如有可能要實地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，要對考核的問題逐一評分，只有達到或超過評分標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商。1.3 建立價格檔案和價格評價體系（1）企業(yè)采購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應(yīng)首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平（物價及原材料價格上漲、人工成本增加等特殊情況除外），否則要作出詳細的說明，比如：若以原材料價格上漲導(dǎo)致產(chǎn)品價格上

6、漲為例，首先要明確原材料上漲的比例及原因；分析原材料所占產(chǎn)品的比重；按照原材料上漲比例及所占比重，通過詳細計算得出上漲的比例。（2）對于重點材料的價格，要建立價格評價體系，由公司有關(guān)部門組成價格評價組，或者成立專門的價格評價部門或崗位，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價格信息，來分析、評價現(xiàn)有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。這種評議視成立的部門或崗位情況，可分不同的時間段、不同的時間點進行。1.4 建立材料的標(biāo)準(zhǔn)采購價格價格主管部門對所重點監(jiān)控的材料應(yīng)根據(jù)市場的變化和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購價格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價格。標(biāo)準(zhǔn)采購價格亦可與價格評價體系結(jié)合起來

7、進行，并提出獎懲措施，對完成降低公司采購成本任務(wù)的采購人員進行獎勵，對沒有完成采購成本下降任務(wù)的采購人員，分析原因，確定對其懲罰的措施。通過以上四個方面的工作，雖然不能完全杜絕采購人員的暗箱操作，但對完善采購管理，提高效率，控制采購成本，確實有較大的成效。但只有制度的制約也無法完全達到采購成本的控制，還需有降低材料成本的方法和手段。2 有效降低材料成本的方法和手段2.1 對于標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品（1）標(biāo)準(zhǔn)化采購來控制采購成本。實施規(guī)格的標(biāo)準(zhǔn)化，為不同的產(chǎn)品項目或零件使用共通的設(shè)計、規(guī)格，或降低訂制項目的數(shù)目，以規(guī)模經(jīng)濟量，達到降低制造成本的目的。筆者認為，這一方法在控制采購成本中非常重要，如果所有的設(shè)備都

8、統(tǒng)一設(shè)計，所有的配件都統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，那么采購就會達到規(guī)?；б妫黠@降低采購成本，同時縮短采購周期，使設(shè)備運行、維護方便，達到一舉多得的效果。規(guī)格的標(biāo)準(zhǔn)化只是標(biāo)準(zhǔn)化的其中一環(huán)，應(yīng)擴大標(biāo)準(zhǔn)化的范圍，以獲得更大的效益。（2）通過付款條款的選擇降低采購成本。如果企業(yè)資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現(xiàn)金交易，預(yù)付款或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價格折扣。此外，對于進口材料、外匯幣種的選擇和匯率走勢也是要格外注意的?？紤]歐元及美元等國際流通貨幣的弱強勢走勢，積極選擇利于我方的貨幣作為付款貨幣，從而達到降低采購成本的目的。（3）把握價格變動的時機。價格會經(jīng)常隨著季節(jié)、市場供求情況而變動，因此，采購部

9、門應(yīng)注意價格變動的規(guī)律，把握好采購時機。在材料價格低迷期進行采購。如果采購部門能把握好時機和采購數(shù)量，會給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟效益。（4）以競爭招標(biāo)的方式來牽制供應(yīng)商。對于大宗物料采購，一個有效的方法是實行競爭招標(biāo)，往往能通過供應(yīng)商的相互比價，最終得到底線的價格。此外，對同一種材料，應(yīng)多找?guī)讉€供應(yīng)商，通過對不同供應(yīng)商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。（5）向制造商直接采購或結(jié)成同盟聯(lián)合訂購。向制造商直接訂購，可以減少中間環(huán)節(jié)，降低采購成本，同時制造商的技術(shù)服務(wù)、售后服務(wù)會更好。另外，有條件的幾個同類廠家可結(jié)成同盟聯(lián)合訂購，以克服單個廠家訂購數(shù)量小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾。

10、（6）選擇信譽佳的供應(yīng)商并與其簽訂長期合同。與誠實、講信譽的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、及時的交貨期，還可得到其付款及價格的關(guān)照，特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。（7）充分進行采購市場的調(diào)查和信息收集。一個企業(yè)的采購管理要達到一定水平，應(yīng)充分注意對采購市場的調(diào)查和信息的收集、整理，從而充分了解市場的狀況和價格的走勢，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)可設(shè)專人從事這方面的工作，定期形成調(diào)研報告。（8）實行戰(zhàn)略成本管理來指導(dǎo)采購成本控制。估算供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本。我們以前的采購管理只是過多強調(diào)公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應(yīng)該對

11、供應(yīng)商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價格談判中占主動地位?？梢酝ㄟ^參觀供應(yīng)商的設(shè)施，觀察并適當(dāng)提問以獲得更多有用的數(shù)據(jù)；甚至為了合作，明確要求供應(yīng)商如實提供有關(guān)資料，以估算供應(yīng)商的成本。在估計供應(yīng)商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價格上有利的談判，并盡可能加強溝通和聯(lián)系，即與供應(yīng)商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料成本。進行這種談判，要始終爭取雙贏的局面。要與供應(yīng)商建立長期的合作關(guān)系，就不能在談判中把供應(yīng)商逼到賠錢的地步。對競爭對手進行分析。對競爭對手進行分析的目的是要明確我方與競爭對手相比的成本態(tài)勢如何。我們的優(yōu)勢在哪里，對手的優(yōu)勢在哪里，優(yōu)

12、勢和劣勢的根源是什么，是源自于我們與競爭對手戰(zhàn)略上的差異，還是源自于各自所處的不同環(huán)境，或是企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)、技術(shù)、管理等一系列原因。然后從消除劣勢，保持優(yōu)勢入手，制定在競爭中戰(zhàn)勝對手的策略。通過對競爭對手的分析，找到努力的方向，在競爭中保持先機。（9）電子采購（互聯(lián)網(wǎng)采購）。企業(yè)的采購如果管理不善，采購的原料價格過于昂貴或者質(zhì)量低下，無論在生產(chǎn)過程中如何管理和控制，其產(chǎn)品都將直接受到影響。而采購過程中之所以經(jīng)常出現(xiàn)問題，是由于過多的人為因素和信息閉塞造成的，通過互聯(lián)網(wǎng)可以減少人為因素和信息不暢通問題，在最大限度上降低采購成本。第一，利用互聯(lián)網(wǎng)可以將采購信息進行整合和處理，統(tǒng)一從供應(yīng)商訂貨，以求獲

13、得最大批量折扣。第二，利用互聯(lián)網(wǎng)將生產(chǎn)信息、庫存信息和采購系統(tǒng)連接在一起，可以實現(xiàn)實時訂購，企業(yè)可以根據(jù)需要訂購，最大限度降低庫存，實現(xiàn)“零庫存”管理，這樣的好處是，一方面減少資金占用和減少倉儲成本，另一方面可以避免價格波動對產(chǎn)品的影響。第三，通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)庫存、訂購管理的自動化和科學(xué)化，可最大限度減少人為因素的干預(yù)，同時能以較高效率進行采購，可以節(jié)省大量人力和避免人為因素造成不必要損失。第四，通過互聯(lián)網(wǎng)可以與供應(yīng)商進行信息共享，可以幫助供應(yīng)商能按照企業(yè)生產(chǎn)的需要進行供應(yīng)，同時又不影響生產(chǎn)和增加庫存產(chǎn)品。如美國的波音公司為滿足世界各地航空公司對公司零部件的需求，在互聯(lián)網(wǎng)設(shè)立零部件網(wǎng)頁，各地用戶

14、可以直接通過其網(wǎng)頁與零部件供應(yīng)商直接聯(lián)系獲取支持，這一方面提高了波音公司對用戶的服務(wù)速度和降低成本，同時用戶可以以最快速度獲得需要支持，避免過多中間環(huán)節(jié)，實現(xiàn)零周轉(zhuǎn)。通過在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布求購信息和“實時視頻會議”系統(tǒng)，可以讓全球的供應(yīng)商報價與競價，從而選擇綜合成本最低的供應(yīng)商。（10）集中采購（或聯(lián)合采購）來控制采購成本。集中采購主要適用于集團型、跨國型等大型企業(yè)，采用集中采購可以使規(guī)模采購優(yōu)勢更大化。聯(lián)合采購主要發(fā)生于非營利事業(yè)的采購，如醫(yī)院、學(xué)校等，經(jīng)由統(tǒng)合各不同采購組織的需求量，以獲得較好的數(shù)量折扣價格。（11）委托第三方采購。顧名思義，第三方采購是企業(yè)將產(chǎn)品或服務(wù)采購?fù)獍o第三方公司。國

15、外的經(jīng)驗表明，與企業(yè)自己進行采購相比，第三方采購?fù)梢蕴峁└嗟膬r值和購買經(jīng)驗，可以幫助企業(yè)更專注核心競爭力。2.2 對于非標(biāo)產(chǎn)品由于油田的特殊生產(chǎn)性質(zhì)，在實際采購中常常會遇到一些新產(chǎn)品及非標(biāo)產(chǎn)品，而此類產(chǎn)品均無市場價格、且均為獨家產(chǎn)品，因此，雖然制定了完善的采購制度及擁有多種降低材料成本的方法和手段，但對非標(biāo)產(chǎn)品及新產(chǎn)品仍不太適用，為了解決此類問題，可運用成本分析法來進行采購。例如：采購1臺非標(biāo)鍋爐，其價格成本主要由4部分構(gòu)成：材料費、工時費、稅費、運費。材料費：鍋爐主要是由鋼材制成，只要估算出其鋼材使用量，鋼材的具體標(biāo)號和價格，我們就可以分析出其材料的費用。工時費：按照國家鍋爐等壓力容器制造的要求，制造壓力容器的工時費是有參考標(biāo)準(zhǔn)的，因此我們也可以估算出其工時費。稅費：稅費主要由兩部分組成，營業(yè)稅和增值稅，國家也有明確的規(guī)定。運費：只要知道運輸?shù)木嚯x，根據(jù)現(xiàn)有的運輸資費標(biāo)準(zhǔn)，也可以估算出。另外：如果有專有技術(shù)或?qū)＠夹g(shù)的，再考慮其技術(shù)的價值，適當(dāng)增加費用。4 結(jié) 論綜上所述，要做好采購成本的控制，僅靠嚴(yán)格的制度、自己內(nèi)部的努力是不夠的，應(yīng)該對供應(yīng)商的成本狀況有所了解，從而在價格談判中占主動地位。尤其是遇到非標(biāo)物資及新產(chǎn)品的情況下，可以要求供應(yīng)商如實提供有關(guān)資料，以估算供應(yīng)商的成本。在估算供應(yīng)商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價格上有利的談判，并