檔案管理培訓(xùn)課件.ppt

1、檔案管理管理培訓(xùn)課件,第一部分： 檔案概述,檔案起源,檔案的產(chǎn)生與文字有密切關(guān)系，它是人類社會發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物,檔案演變,古老型載體檔案：甲骨、金石、 簡牘、縑帛檔案,傳統(tǒng)型載體檔案：紙質(zhì)檔案,新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤、光盤等,檔案定義,檔案含義,檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人 在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)?查的文字、圖表、聲像及其它各種 方式和載體的歷史記錄,檔案的來源國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人；社會活動。 檔案的條件保存?zhèn)洳榈臍v史文件,第二部分： 文書檔案管理,檔案的收集 檔案的整理,歸檔范圍：凡是反映本機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)活動，有查考利用價值

2、的文件材料，均屬歸檔范圍。本單位文件是歸檔的主體。 歸檔時間：一般在次年上半年向檔案部門移交。 國家檔案局機(jī)關(guān)檔案工作條例（1983,一、檔案的收集,歸檔手續(xù)：案卷目錄的移交，交接雙方簽字。 歸檔案卷的質(zhì)量要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用,一、檔案的收集,檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用,整理原則,二、檔案的整理,年度分類法,組織機(jī)構(gòu)分類法,問題分類法,常用的檔案分類法,二、檔案的整理,立卷 立卷工作的內(nèi)容：組卷、擬寫案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的排列與編號、填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的裝

3、封。 立卷六特征：問題、作者、文種（名稱）、時間、地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān),二、檔案的整理,二、檔案的整理,整理方法 裝訂：按件裝訂 分類：年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限 編號：文件首頁上端加蓋歸檔章（全宗號、 年度、保管期限、件號) 編目：逐件編目 裝盒：按件號順序裝盒,第三部分： 企業(yè)檔案管理,企業(yè)檔案：是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項 活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有 保存和利用價值的各種形式的歷史記錄,建立檔案工作體制 制定檔案工作管理制度 配備檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施 檔案業(yè)務(wù)工作,一、建立檔案工作體制,一、建立檔案工作體制,二、制定檔案工作管理制度 要求： 1、制定本企業(yè)檔案工作的各項規(guī)章制度不能有

4、悖于國家、本系統(tǒng)、本地區(qū)關(guān)于檔案工作的有關(guān)規(guī)定，同時內(nèi)容即要全面又要有針對性。 2、要了解本企業(yè)管理及檔案形成的特點，充分征求企業(yè)內(nèi)部有關(guān)部門的意見，與他們密切配合，使制定的規(guī)章制度及內(nèi)容更加切合本單位的工作實際,二、制定檔案工作管理制度,內(nèi)容： 工作規(guī)章。包括企業(yè)檔案工作規(guī)定（內(nèi)容要 包括三納入、四參加、四同步制度）、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案。 管理制度。包括文件材料歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案移交制度、電子文件管理制度、科技檔案補(bǔ)充更新制度、檔案保管制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、庫房管理制度。 業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。包括檔案整理規(guī)則、檔案分

5、類標(biāo)準(zhǔn)、檔案歸檔范圍、檔案保管限期表、各門類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)長遠(yuǎn)規(guī)劃,二、制定檔案工作管理制度,企業(yè)下達(dá)項目計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要 求同步；檢查項目計劃進(jìn)度與檢查項目文件材料積累 情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文 件材料歸檔情況同步；項目總結(jié)與項目文件材料完成 歸檔同步,二、制定檔案工作管理制度,三納入,將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；納入企業(yè) 規(guī)章制度及工作流程；納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé) 任制或崗位責(zé)任制,四參加,四同步,企業(yè)檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定；科研課題審定；基建項目驗收；設(shè)備開箱驗收或引進(jìn)項目接收，負(fù)責(zé)檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),三、配備

6、檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施 檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施主要包括：檔案庫房、檔案、人員辦公室、檔案查閱室、檔案柜架、檔案裝具用品（卷皮、卷盒、各種目錄、備考表、登記表、裝訂線、裝訂機(jī)、夾子、錐子、鉛筆等）。 檔案庫房內(nèi)要配備：防盜、防塵、防潮、防光、 防蟲、防鼠、防高溫、防有害氣體等“八防”設(shè)施,三、配備檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施,四、檔案業(yè)務(wù)工作,檔案收集,檔案整理,四、檔案業(yè)務(wù)工作,一）檔案收集,四、檔案業(yè)務(wù)工作,收集的定義：檔案的收集就是檔案室按照有關(guān)規(guī)定，通過例行的接收制度和專門的征集辦法，將分散在各機(jī)關(guān)、部門、個人手中和散失在其他地方的檔案，有組織、有計劃地集中保存的工作,1）管理類檔案收集工作的要求 歸檔的文件

7、材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求。 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精煉準(zhǔn)確，并能反映企業(yè)的業(yè)務(wù)活動。 要加強(qiáng)收集工作的調(diào)查,四、檔案業(yè)務(wù)工作,收集工作的要求,2）科技檔案收集工作的要求 要認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則。 要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。 要保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確,收集工作的要求,四、檔案業(yè)務(wù)工作,管理性檔案的收集方法 嚴(yán)格按照本單位歸檔制度的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集。 建立相關(guān)制度，加強(qiáng)對零散文件的收集。 明確具體人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整,四、檔案業(yè)務(wù)工作,收集的方法,科技檔案的收集方法 按照歸檔制度的規(guī)定接收科技文件歸檔。 納入計劃管理，實行多種方式結(jié)合的收集,會計檔案、人

8、力資源檔案、榮譽(yù)實物檔案 會計檔案應(yīng)由會計人員在會計年度終了后按照會計檔案管理辦法的規(guī)定收集、整理、歸檔。 人事檔案由主管人事的人員按照企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定的要求隨時收集、整理、歸檔。 企業(yè)榮獲的獎杯、獎牌、錦旗、證書等榮譽(yù)實物檔案應(yīng)由檔案人員隨時收集，隨時歸檔,四、檔案業(yè)務(wù)工作,企業(yè)可以實行多種方式相結(jié)合來收集檔案 正常收集和現(xiàn)場收集相結(jié)合 隨時收集和集中收集相結(jié)合 對內(nèi)收集和對外收集相結(jié)合 確定和疏通科技檔案收集渠道，定向、定內(nèi)容收集 抓住的重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵的階段進(jìn)行收集,四、檔案業(yè)務(wù)工作,二）檔案整理 檔案整理就是按文件材料在來源、內(nèi)容、形式等方面的歷史聯(lián)系，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、

9、排列、編目的工作,四、檔案業(yè)務(wù)工作,檔案分類 制定企業(yè)檔案保管限期表 歸檔文件的整理 基本建設(shè)、設(shè)備儀器檔案整理方法 聲像檔案,1、檔案分類 檔案分類就是要制定分類方案即分類大綱。 分類大綱：是指用文字或圖表的形式表示某一單位內(nèi)檔案分類體系的一種指導(dǎo)性文件，它是進(jìn)行檔案分類、整理和排架工作的依據(jù)，是檔案分類工作的一項重要內(nèi)容，也是業(yè)務(wù)建設(shè)的一項重要工作。 企業(yè)檔案一般設(shè)置黨群工作、行政管理、經(jīng)營 管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計、干部職工、聲像、榮譽(yù)實物和電子檔案等13個一級類目（可根據(jù)實際情況合并），每個一級類目下設(shè)若干二級類目，二級類目以下的類目可根據(jù)企業(yè)實

10、際情況增減,四、檔案業(yè)務(wù)工作,2、制定企業(yè)檔案保管限期表,四、檔案業(yè)務(wù)工作,黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案保管期限永久、定期（30年和10年）。 產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、實物檔案永久、長期（16年以上至50年，含50年）、短期（15年以下，含15年）。 聲像檔案永久、定期（30年和10年） 會計檔案永久、25年、15年、5年、3年。 人事檔案的保管期限按照國家有相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,四、檔案業(yè)務(wù)工作,3、歸檔文件的整理 歸檔文件:指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。 歸檔文件的整理：指對歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編制目錄、裝盒，使之有序化一個的過程。 歸檔文件的整理原則:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價值，便于保管和利用,四、檔案業(yè)務(wù)工作,歸檔文件的整理單位：以件為整理單位進(jìn)行文件級整理，就是將歸檔文件整理的基本單位還原到文件本身，從而達(dá)到簡化概念、簡化操作的目的。整理單位一般應(yīng)為“自然件”，即單份文件為一“件,四、檔案業(yè)務(wù)工作,1、文件正本與定稿應(yīng)作為一件； 2、正文