辦公室(助理、秘書、辦公室工作人員等)禮儀培訓(xùn)PPT

1、辦公禮儀小交流,微電子與固體電子學(xué)院 李俊儒,對(duì)我們自己 1.體現(xiàn)我們良好的個(gè)人修養(yǎng) 2.讓我們的形象看上去更好 3.讓別人喜歡是一件很快樂的事 4.建立良好的人際關(guān)系,我們的生活將更加美好,對(duì)他人 1.工作輕松，心情愉快 2.向你學(xué)習(xí),共同營(yíng)造良好的工作環(huán)境 3.進(jìn)一步提升團(tuán)隊(duì)形象 * 意想不到的收獲,辦公禮儀的重要意義:,哇，禮儀那么有用，我要成為知禮、守禮的紳士！我該怎么做呢？,辦公禮儀與 辦公形象塑造,辦公禮儀與 辦公形象塑造,下面,就讓我們一起來(lái) 學(xué)習(xí)辦公禮儀吧!,男士篇,女士篇,儀表禮儀,1.襯衣,顏色:要和西裝整體顏色協(xié)調(diào) 厚度:不宜過薄或過透，特別是穿淺色襯衫的時(shí)候，襯衫里面不

2、要套深色的或保暖防寒服，特別要注意不要將里面的防寒服或內(nèi)衣露出領(lǐng)口。 袖長(zhǎng):袖子應(yīng)比西裝的袖子長(zhǎng)出1公分，并能蓋住手背 鈕扣:打領(lǐng)帶的時(shí)候，襯衫的所有鈕扣，包括襯衫領(lǐng)口、袖口的鈕扣都應(yīng)該扣好,2.領(lǐng)帶,顏色:領(lǐng)帶的顏色要和襯衫、西服顏色相互配合，整體顏色要協(xié)調(diào) ,一般采用深色,領(lǐng)帶的顏色不要淺于襯衣，尤其不要黑襯衣白領(lǐng)帶 長(zhǎng)度:正好抵達(dá)腰帶的上方或有一兩公分的距離,3.西裝,顏色（三色原則）:一般以深色的為主，避免穿著有格子或者顏色艷麗的西服,全身顏色不得多于三種顏色（色系） 款式:純毛,單排扣 鈕扣系法:一般兩粒扣子，只系上面的一粒，如果有三?？圩?，只系上面的兩粒，最下面的一粒不系,4.鞋襪

3、,顏色:如果穿深色皮鞋，襪子的顏色應(yīng)該以深色為主，同時(shí)要避免出現(xiàn)比較花的圖案 ,同時(shí)襪子的顏色必須保持和西服整體顏色協(xié)調(diào) 質(zhì)地:在穿西服打領(lǐng)帶這種商務(wù)著裝的情況下，一般要配以皮鞋，杜絕出現(xiàn)運(yùn)動(dòng)鞋、涼鞋或布鞋，皮鞋要保持光亮、整潔 . 三一定律：鞋子、腰帶、公文包三處保持一個(gè)顏色，黑色最佳,5.必備物品,鋼筆或簽字筆 名片夾 紙巾 公文包,6.儀容,男士的發(fā)型發(fā)式標(biāo)準(zhǔn)就是干凈整潔，要注意經(jīng)常修飾、修理 。頭發(fā)不應(yīng)該過長(zhǎng)，前部的頭發(fā)不要遮住眉毛，側(cè)部的頭發(fā)不要蓋住耳朵，后部的頭發(fā)不要長(zhǎng)過西裝襯衫領(lǐng)子的上部，頭發(fā)不要過厚，鬢角不要過長(zhǎng)。 每天要進(jìn)行剃須修面以保持面部清潔 要隨時(shí)保持口氣的清新,1.著

4、裝:,干凈整潔 注意場(chǎng)合 正式的商務(wù)套裝，無(wú)領(lǐng)、無(wú)袖、太緊身或者領(lǐng)口開的太低的衣服及黑色皮裙應(yīng)該避免,2.鞋襪,絲襪的長(zhǎng)度一定要高于裙子的下擺 ,避免”三節(jié)腿” 正式高級(jí)場(chǎng)合不光腿 皮鞋要”雙包”（腳趾和后跟） 皮鞋應(yīng)該盡量避免鞋跟過高或過細(xì),3.飾品,符合身份，以少為佳 兩類不適宜佩戴的首飾：展示財(cái)力、在社交場(chǎng)合才佩戴的珠寶首飾和展示性別魅力的首飾（如胸針、腳鏈） 佩戴原則：同質(zhì)同色,4.儀容,發(fā)型發(fā)式應(yīng)該保持美觀、大方 面部修飾應(yīng)該以淡妝為主，不應(yīng)該濃妝艷抹 化妝應(yīng)考慮服飾、膚色的搭配 指甲不易太長(zhǎng),應(yīng)保持清潔,常常修剪,指甲油盡量用淡色,站姿,儀態(tài)禮儀,坐姿,1.站姿,要領(lǐng): 端正、挺拔

5、、舒展、俊美。 方法: 抬頭，目視前方，挺胸直腰，肩平，雙臂自然下垂，收腹，雙腿并攏直立，腳尖分呈字型，身體重心放到兩腳中間。也可兩腳分開，比肩略窄。兩手在腹前交叉，右手握左手的手指部分，使左手四指不外露，左右手大拇指內(nèi)收在手心處。,2.坐姿,正襟危坐式(最基本的坐姿) 上身與大腿， 大腿與小腿， 小腿與地面，都應(yīng)當(dāng)成直角。 雙膝雙腳完全并攏, 適用于正規(guī)的場(chǎng)合,雙腿斜放式,雙膝先并攏， 然后雙腳向左或向右斜放 力求使斜放后的腿部與地面 呈45度角。, 適用于穿裙子的女性在較低處就座使用。,雙腿疊放式,將雙腿完全地一上一下交疊在一起， 交疊后的兩腿之間沒有任何縫隙，猶如一條直線。 雙腿斜放于左

6、右一側(cè)，斜放后的腿部與地面呈45度夾角。 適合穿短裙子的女士采用,雙腳交叉式,雙膝先要并攏， 然后雙腳在踝部交叉。 交叉后的雙腳可以內(nèi)收，也可以斜放，但不宜向前方遠(yuǎn)遠(yuǎn)直伸出去。 適用于各種場(chǎng)合，男女皆可選用,1.接電話 (請(qǐng)根據(jù)自己的情況回答以下問題,并說明原因) 你一般在電話響了幾聲后接電話? 如果電話響了很久你才去接聽,你通常會(huì)怎么說? 當(dāng)遇到打錯(cuò)的電話時(shí),你通常會(huì)怎么回應(yīng)打電話的人?,電話禮儀,我們應(yīng)該這樣做:,電話最好在三聲之內(nèi)接聽，長(zhǎng)時(shí)間讓對(duì)方等候是很不禮貌的行為 自報(bào)家門：“您好，微固學(xué)院研究生科/學(xué)生科?！?如果對(duì)方打錯(cuò)電話，禮貌告知并盡量提供正確的電話號(hào)碼。查號(hào)臺(tái)：832011

7、14。如果對(duì)方道了歉，不要忘了說：“沒關(guān)系”,接聽電話的注意事項(xiàng) 做好認(rèn)真記錄 使用禮貌語(yǔ)言 注意聽取時(shí)間、地點(diǎn)、事由和數(shù)字等重要詞語(yǔ) 對(duì)方需要找某位老師時(shí)，捂住話筒通知這位老師接電話 如果是推銷會(huì)議、書、產(chǎn)品的一律婉拒，拿不準(zhǔn)的可以請(qǐng)老師接電話,撥打電話的注意事項(xiàng) 要考慮打電話的時(shí)間，對(duì)方此時(shí)是否有時(shí)間或方便； 注意確認(rèn)對(duì)方的電話號(hào)碼、單位、姓名,以避免打錯(cuò)電話； 準(zhǔn)備好所需要用到的資料、文件等； 外界的雜音或私語(yǔ)不能傳入電話內(nèi)； 講話的內(nèi)容要有次序，簡(jiǎn)潔、明了； 注意通話時(shí)間，不宜過長(zhǎng)； 非緊急情況避免撥打私人電話。,2.掛電話 掛電話的順序:中止電話時(shí)應(yīng)恭候?qū)Ψ较确畔码娫?，不宜“越位”?/p>

8、先。一般下級(jí)要等上級(jí)先掛電話，晚輩要等長(zhǎng)輩先掛電話，被叫等主叫先掛電話. 應(yīng)輕放話筒,細(xì)節(jié):,1.通話的時(shí)機(jī)技巧： 不選周一上午、上班的前兩個(gè)小時(shí) 不選周末、周五下班前 不選晚10點(diǎn)到第二天早上8點(diǎn)前打電話 2.永遠(yuǎn)不要對(duì)打來(lái)的電話說：我不知道！這是一種不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。 3.不要隨意向他人透露老師的私人號(hào)碼！,電話技巧,(大家一起來(lái)討論) 1.正當(dāng)你接電話時(shí),有客人來(lái)訪,辦公室又沒有其他人在,你要如何處理? 2.正當(dāng)你在接一個(gè)電話的時(shí)候,又有一個(gè)電話響了,辦公室又沒有其他人在,你要如何處理? 3.你對(duì)電話那端的人并不熟悉,當(dāng)他要找你的上司時(shí),你要如何處理?,應(yīng)當(dāng)這樣做:,1. 原則上應(yīng)先招待來(lái)

9、訪客人，此時(shí)應(yīng)盡快和通話對(duì)方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時(shí)，應(yīng)告知來(lái)訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話. 2.千萬(wàn)不要不理睬另一個(gè)打進(jìn)來(lái)的電話?？蓪?duì)正在通話的一方說明原因，要其稍等片刻 ，然后立即去接另一個(gè)電話。待接通之后，先請(qǐng)對(duì)方稍后，或過一會(huì)再打進(jìn)來(lái)（最好是自己撥過去），隨后繼續(xù)方才正打的電話。 3.此時(shí)應(yīng)客氣而禮貌地詢問：“對(duì)不起，請(qǐng)問您是哪位?” “請(qǐng)問你有什么事嗎?”,接待禮儀,1、禮貌服務(wù)形式規(guī)范三要素： 接待三聲： 來(lái)有迎聲 問有答聲 去有送聲 文明十字： 你好、請(qǐng)、謝謝、對(duì)不起、再見 作用：運(yùn)用文明十字可化險(xiǎn)為夷、排憂解難,熱情三到： 眼到 （平視對(duì)方，

10、以示尊重） 口到： （講話內(nèi)容切合對(duì)方實(shí)際情況） 意到： （講話內(nèi)容意思明確） （態(tài)度平和友善，反應(yīng)迅速、準(zhǔn)確）,2、會(huì)面禮儀問候 問候要注意的順序問題： 男士先問候女士 下級(jí)先問候上級(jí) 主人先問候客人,注意：在和老師講話或打招呼時(shí)，要尊稱其為X老師，而不應(yīng)該以“嗨”，“喂”等語(yǔ)氣詞稱呼！,2、會(huì)面禮儀稱呼 在商務(wù)交往中， 適用的稱呼主要有： 行政職務(wù) 技術(shù)職稱 行業(yè)稱呼 時(shí)尚性稱呼,四不用稱呼： 無(wú)稱呼 稱兄道弟 替代性稱呼及簡(jiǎn)稱 不適當(dāng)?shù)牡胤叫苑Q呼,2、會(huì)面的禮儀介紹 自我介紹 先遞名片再自我介紹 介紹時(shí)間簡(jiǎn)短 內(nèi)容要規(guī)范 介紹別人 誰(shuí)當(dāng)介紹人 （代表對(duì)客人的待遇） 介紹的先后順序 （客人

11、優(yōu)先了解情況）,業(yè)務(wù)介紹注意事項(xiàng)： 把握時(shí)機(jī)，掌握分寸 在對(duì)方空閑有興趣想 了解時(shí)做介紹 態(tài)度要真誠(chéng) 表情要自然、大方、 友好 產(chǎn)品介紹： 人無(wú)我有人有我優(yōu) 人優(yōu)我新,交換名片的禮儀 如果是坐著，盡可能起身接受對(duì)方遞來(lái)的名片 輩份較低者，率先以右手遞出個(gè)人的名片 到別處拜訪時(shí)，經(jīng)上司介紹后，再遞出名片 接受名片時(shí)，應(yīng)以雙手去接，并確定其姓名和職務(wù) 接受名片后，不宜隨手置于桌上 經(jīng)常檢查皮夾 不可遞出污舊或折皺的名片 名片夾或皮夾置于西裝內(nèi)袋，避免由褲子后方的口袋掏出 盡量避免在對(duì)方的名片上書寫不相關(guān)的東西 不要無(wú)意識(shí)地玩弄對(duì)方的名片 上司在時(shí)不要先遞交名片，要等上司遞上名片后才能遞上自己的名片

12、,3、用餐禮儀 與他人一起用餐時(shí)，下述舉止動(dòng)作屬不雅動(dòng)作，理當(dāng)禁止： 一是吃的響聲大作，“電閃雷鳴”。 二是亂吐廢物，唾液飛濺。 三是張口剔牙，捅來(lái)捅去。 四是寬衣解帶，脫鞋脫襪。 五是挑三揀四，挑肥揀瘦。 六是替人添菜，熱情過頭。,七是以酒灌人，出人洋相。 八是酗酒劃拳，爭(zhēng)吵起哄。 九是吸煙不止，污染空氣。 十是吐痰擤鼻，壞人食興。 十一是滿臉開花，吃相不雅。 十二是下手取食，起身夾菜。 十三是“品嘗”餐具，亂用餐具。 十四是與人搶菜，亂換位置。 十五是非議飯菜，為難主人。,禮儀規(guī)范,初次交往規(guī)范 無(wú)噪音 著裝要規(guī)范 主客接觸距離有度 私人距離（0.5米） 常規(guī)距離（05-15米） 禮儀距離

13、（15-35米） 公共距離（35米）,電梯禮儀,不要同時(shí)按上下行鍵。 不要堵在電梯口，讓出通道。 遵循先下后上的原則。 先進(jìn)入電梯，應(yīng)主動(dòng)按住按紐，防止電梯夾人，幫助不便按鍵的人按鍵，或者輕聲請(qǐng)別人幫助按鍵。 在商務(wù)活動(dòng)中，按鍵是晚輩或下屬的工作，電梯中也有上位，愈靠?jī)?nèi)側(cè)是愈尊貴的位置。 電梯中絕對(duì)不可以抽煙，盡量避免交談，除非電梯中只有你們兩個(gè)人。 人多時(shí)不要在電梯中甩頭發(fā)，以免刮人臉。,1.公共區(qū)域 2.個(gè)人區(qū)域,辦公環(huán)境,1.不在公共辦公區(qū)吸煙、扎堆聊天、大聲喧嘩； 2.飲水時(shí)，如不是接待來(lái)賓，應(yīng)使用個(gè)人的水杯，減少一次性水杯的浪費(fèi)； 3.最后離開辦公區(qū)的人員應(yīng)關(guān)電燈、門窗、及室內(nèi)總閘；

14、 4.不得擅自帶外來(lái)人員進(jìn)入辦公區(qū)，會(huì)談和接待應(yīng)安排在洽談區(qū)域； 5.打斷會(huì)議不要敲門，進(jìn)入會(huì)議室將寫好的字條交給有關(guān)人員； 6.不翻看不屬于自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的材料及保密信息； 7.當(dāng)有幾位老師同時(shí)在辦公室時(shí)，切忌單獨(dú)和一位老師竊竊私語(yǔ)，忽略其他老師！,注意：1.辦公室的重要資料不得隨意帶出辦公室！ 2.離開辦公室一定要鎖門！,1.辦公桌位清潔，非辦公用品不外露，桌面碼放整齊 2.當(dāng)他人輸入密碼時(shí)自覺將視線移開 3.在征得許可前不隨便使用他人的物品 4.需要離開辦公室時(shí)應(yīng)向主管上級(jí)請(qǐng)示，告知因何事外出，用時(shí)多少，聯(lián)系方式,若上級(jí)主管不在，應(yīng)向同事交代清楚,語(yǔ)言藝術(shù),辦公語(yǔ)言藝術(shù) 基本原則：少說多聽 （智者善聽、愚者多說） 職場(chǎng)商務(wù)人員交談六不談： 不非議國(guó)家和政府 不涉及國(guó)家秘密