視頻會議管理辦法

1、交通視頻會議系統(tǒng)管理辦法,青海省交通通信信息中心,內(nèi)容,第一章 總則 第二章 職責分工 第三章 安全和保密管理 第四章 設(shè)備維護和管理 第五章 召開視頻會議的程序 第六章 視頻會議調(diào)度管理 第七章 會議管理和會場紀律 第八章 監(jiān)督檢查,第一章 總則,為規(guī)范全省交通視頻會議系統(tǒng)的管理，保證視頻會議系統(tǒng)的正常運行，特制定本辦法。 第一條 視頻會議是提高工作效率，適應(yīng)節(jié)約、便利辦公要求的有效方式，各單位應(yīng)積極利用交通視頻會議系統(tǒng)召開會議、組織講座和培訓(xùn)等，充分發(fā)揮其效能,第二條 視頻會議維護與管理的基本任務(wù)： 1.保證視頻會議系統(tǒng)運行正常畫質(zhì)清晰； 2.迅速準確地排除故障，盡量減少故障引起的不良影響

2、； 3.保持系統(tǒng)設(shè)備完好，保持工作環(huán)境良好，各種記錄真實齊全。 4.定期對本地視頻會議系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)運行進行檢查,第二章 職責分工,第一條 交通廳辦公室是全省交通視頻會議的管理部門，青海省交通通信信息中心是全省交通視頻會議系統(tǒng)的技術(shù)保障部門，廳視頻會議室的管理工作由廳后勤中心按照相關(guān)要求具體負責。交通視頻會議系統(tǒng)各節(jié)點單位也應(yīng)明確系統(tǒng)的具體管理部門及其職責，并須指定兩名以上系統(tǒng)管理員,一級節(jié)點,交通視頻會議系統(tǒng) 節(jié)點分布圖,各州地市政務(wù)內(nèi)網(wǎng),二級節(jié)點,省政府政務(wù)內(nèi)網(wǎng),海東總段,海西總段,果洛總段,玉樹總段,湟源總段,共和段,黃南段,管理部門廳辦公室,會議室管理后勤中心,技術(shù)保障信息中心,格爾木總

3、段,第二條 各節(jié)點單位應(yīng)明確視頻會議系統(tǒng)管理員。視頻會議系統(tǒng)管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員的姓名及其聯(lián)系方式（包括辦公電話、移動電話、電子郵箱及視頻會議室電話）如發(fā)生變更，應(yīng)及時通知交通廳辦公室及省交通通信信息中心,第三條 青海省交通視頻會議各分會場的終端地址由省交通廳統(tǒng)一分配，各分會場管理部門按照分配的IP地址配置、安裝、調(diào)試設(shè)備，確保系統(tǒng)正常運行，并協(xié)調(diào)維護本地系統(tǒng)及設(shè)備，未經(jīng)同意，不得擅自修改參數(shù),第四條 各分會場管理部門應(yīng)定期對本地分會場的視頻會議系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的運行和管理情況進行檢查,第三章 安全和保密管理,第一條 各視頻會議結(jié)點單位應(yīng)當設(shè)置專用機房，放置視頻會議專用設(shè)備，非工作人員不得隨

4、意進入。用于承載視頻會議的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)不得與其他非指定業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)以及國際互聯(lián)網(wǎng)相連接,第二條 為防止視頻會議系統(tǒng)受到病毒、黑客以及其他惡意程序的攻擊，避免冗余流量占用網(wǎng)絡(luò)帶寬，保證視頻系統(tǒng)運行安全和圖像、畫面的清晰流暢，視頻會議管理人員應(yīng)遵守如下規(guī)定。 （一）嚴禁私自篡改硬件設(shè)備配置。 （二）嚴禁私自篡改服務(wù)器、終端的登錄的管理員密碼,第四章 設(shè)備維護和管理,第一條 視頻會議系統(tǒng)需指定專人負責日常維護，保證設(shè)備運行正常，確保會議系統(tǒng)暢通,第二條 視頻會議系統(tǒng)節(jié)點單位對設(shè)備的技術(shù)和質(zhì)量狀況，應(yīng)按以下標準加強管理，保證設(shè)備良好。 （一）各類設(shè)備的技術(shù)指標、電氣和傳輸性能符合技術(shù)指標體系相應(yīng)要求。 （二

5、）設(shè)備清潔，結(jié)構(gòu)完整，部件齊全，嚴禁挪作他用。 （三）運行正常，使用良好。 （四）技術(shù)資料齊全完整，圖紙和設(shè)備相符合。 （五）視頻會議設(shè)備應(yīng)有良好的接地線，接地電阻小于或等于4歐姆。 （六）經(jīng)常停電地區(qū)，應(yīng)購置發(fā)電機做應(yīng)急備份電源,第三條 視頻會議系統(tǒng)設(shè)備是完成通信任務(wù)和正常召開會議的基礎(chǔ)，必須管理好、維護好、使用好，嚴禁挪作它用。視頻會議終端和控制臺應(yīng)做好軟件備份并采取嚴格的防病毒措施。 會議系統(tǒng)的相關(guān)技術(shù)資料、軟件程序等，必須專人管理，不得遺失。人員發(fā)生變化時，應(yīng)辦理交接手續(xù),第五章 召開視頻會議的程序,第一條 以交通廳或廳機關(guān)各處室名義召開視頻會議，須經(jīng)廳辦公室批準。以廳屬各單位名義召開

6、視頻會議，由各單位提前告知廳辦公室，如與交通廳會議沖突，則優(yōu)先確保交通廳會議,第二條 以交通廳名義召開視頻會議并申請使用廳機關(guān)視頻會議室的，按以下程序辦理： （一）會議發(fā)起單位（部門）提前5個以上工作日起草會議通知，并填報交通視頻會議申請表（見附表1），打印并加蓋公章后送廳辦公室審核，批準后，會議主辦單位應(yīng)提前1個工作日以上將會議通知抄送交通通信信息中心和廳后勤中心； （二）緊急情況下，會議發(fā)起單位（部門）可先將視頻會議有關(guān)信息告知廳辦公室、交通通信信息中心和廳后勤中心，并在會后補增相關(guān)手續(xù),第三條 為保證交通視頻會議效果，有分會場參加的視頻會議應(yīng)至少有一天的聯(lián)調(diào)時間,第四條 視頻會議參加單位

7、的組織協(xié)調(diào)工作由會議發(fā)起單位（部門）負責，同時會議發(fā)起單位（部門）還應(yīng)督促各參加單位做好與當?shù)匾曨l會議管理部門的協(xié)調(diào)工作,第六章 視頻會議調(diào)度管理,第一條 會前準備注意事項： （一）各參會單位在接到會議通知后，應(yīng)準時參加聯(lián)調(diào)。聯(lián)調(diào)時，各系統(tǒng)管理員應(yīng)按照交通視頻會議系統(tǒng)調(diào)試情況記錄表的檢查項目（見附表2），逐項檢查系統(tǒng)狀況。 （二）會議開始前1小時，各參會單位的系統(tǒng)管理員應(yīng)到達工作崗位開始值機。 （三）如召開緊急會議，各參會單位系統(tǒng)管理員應(yīng)在接到通知后立即到達視頻會議設(shè)備現(xiàn)場參加聯(lián)調(diào)，保證系統(tǒng)盡快進入正常運行狀態(tài)，并應(yīng)在聯(lián)調(diào)后立即開始值機,第二條 主會場負責會前點名，對各分會場的圖像、聲音質(zhì)量進

8、行測試：各分會場應(yīng)主動配合，及時應(yīng)答，業(yè)務(wù)用語簡練準確,第三條 會議期間操作人員應(yīng)根據(jù)會議要求切換圖像、開關(guān)話筒，并將攝像頭的鏡頭位置調(diào)至最佳,第四條 會議和調(diào)測期間，各分會場的控制設(shè)備和聯(lián)絡(luò)電話必須有人值守，不得擅自離開崗位,第五條 視頻會議在調(diào)度使用期間，各分場不得進行會議控制等相關(guān)操作,第六條 各分會場視頻終端在使用過程中遇到異常時，應(yīng)及時與通信信息中心聯(lián)系，妥善解決。如發(fā)生重大故障，影響會議的正常召開，必須及時報告廳辦公室，并由辦公室協(xié)調(diào),第七章 會議管理和會場紀律,第一條 會議期間注意事項： （一）各參會單位應(yīng)在會場的明顯位置設(shè)置本單位的名稱標牌（名稱標牌為紅底白字，尺寸大小以能在視

9、頻窗口中明顯顯示且不影響會場人員為宜），主要領(lǐng)導(dǎo)要設(shè)置桌簽（桌簽標準與單位名稱標牌相同），重要會議還應(yīng)在會場懸掛會標（會標要求根據(jù)會議通知要求制作），標牌、桌簽及會標應(yīng)保證圖像效果清晰； （二）各單位應(yīng)確保會議期間會議室的燈光、音響狀況良好； （三）系統(tǒng)管理員應(yīng)堅守崗位，確保電話聯(lián)絡(luò)暢通，隨叫隨應(yīng),四）系統(tǒng)管理員應(yīng)隨時關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫面； （五）不得隨意播放與會議無關(guān)的音視頻信息； （六）各分會場不發(fā)言時，應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)； （七）參會人員應(yīng)嚴肅認真，保持坐姿端正； （八）參會人員應(yīng)關(guān)閉手機或把手機置于震動狀態(tài)； （九）會場內(nèi)禁止吸煙、禁止食用水果零食等,第二條 會議結(jié)束后，由主會場統(tǒng)一中斷系統(tǒng)連接，各分會場在確認主會場中斷后，方可關(guān)閉視頻會議系統(tǒng),第三條 會議結(jié)束當天，各參會單位系統(tǒng)管理員應(yīng)及時填寫交通視頻會議系統(tǒng)使用情況記錄表（見附表2）并將視頻會議系統(tǒng)使用情況及參會人數(shù)等情況匯總上報會議主辦單位（部門）和青海省交通通信信息中心，以便準確掌握情況，加強對視頻會議系統(tǒng)的管理；如視頻會議有錄音、錄像資料，應(yīng)根據(jù)有關(guān)檔案要求妥善保