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文檔簡介
1、.建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范(GB/T50328-2014)1 總則1.0.1 為加強(qiáng)建設(shè)工程文件歸檔工作,統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),建立真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的工程檔案,制定本規(guī)范。1.0.2 本規(guī)范適用于建設(shè)工程文件的整理、歸檔,以及建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收與移交。1.0.3 建設(shè)工程文件的整理、歸檔以及建設(shè)工程檔案的驗(yàn)收與移交除應(yīng)符合本規(guī)范外,尚應(yīng)符合國家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2 術(shù)語2.0.1 建設(shè)工程construction project經(jīng)批準(zhǔn)按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)進(jìn)行施工,經(jīng)濟(jì)上實(shí)行統(tǒng)一核算,行政上具有獨(dú)立組織形式,實(shí)行統(tǒng)一管理的建設(shè)工程基本單位。它由一個(gè)或若干個(gè)具有內(nèi)在聯(lián)系的單位工程所組成。2.0
2、.2 建設(shè)工程文件construction project document在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄,包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件,簡稱為工程文件。2.0.3 工程準(zhǔn)備階段文件pre-construction document工程開工以前,在立項(xiàng)、審批、用地、勘察、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。2.0.4 監(jiān)理文件project supervision document監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。2.0.5 施工文件constructing document施工單位在施工過程中形成的文件。2.0.6 竣工圖as-bu
3、ilt drawing工程竣工驗(yàn)收后,真實(shí)反映建設(shè)工程施工結(jié)果的圖樣。2.0.7 竣工驗(yàn)收文件handing over document建設(shè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收活動(dòng)中形成的文件。2.0.8 建設(shè)工程檔案project archives在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄,簡稱工程檔案。2.0.9 建設(shè)工程電子文件project electronic records在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成,以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體,依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。2.0.10 建設(shè)工程電子檔案proj
4、ect electronic archives工程建設(shè)過程中形成的,具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件及其元數(shù)據(jù)。2.0.11 建設(shè)工程聲像檔案project audio-visual archives記錄工程建設(shè)活動(dòng),具有保存價(jià)值的,用照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤等記載的聲音、圖片和影像等歷史記錄。2.0.12 整理arrangement按照一定的原則,對工程文件進(jìn)行挑選、分類、組合、排列、編目,使之有序化的過程。2.0.13 案卷file由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。2.0.14 立卷filing按照一定的原則和方法,將有保存價(jià)值的文件分門別類整理成案卷,亦稱組
5、卷。2.0.15 歸檔putting into record文件形成部門或形成單位完成其工作任務(wù)后,將形成的文件整理立卷后,按規(guī)定向本單位檔案室或向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交的過程。2.0.16 城建檔案管理機(jī)構(gòu)urban-rural development archives organization管理本地區(qū)城建檔案工作的專門機(jī)構(gòu),以及接收、收集、保管和提供利用城建檔案的城建檔案館、城建檔案室。2.0.17 永久保管permanent preservation工程檔案保管期限的一種,指工程檔案無限期地、盡可能長遠(yuǎn)地保存下去。2.0.18 長期保管long-term preservation工程檔案
6、保管期限的一種,指工程檔案保存到該工程被徹底拆除。2. 0.19 短期保管short-term preservation工程檔案保管期限的一種,指工程檔案保存10 年以下。3 基本規(guī)定3.0.1 工程文件的形成和積累應(yīng)納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。3.0.2 工程文件應(yīng)隨工程建設(shè)進(jìn)度同步形成,不得事后補(bǔ)編。3.0.3 每項(xiàng)建設(shè)工程應(yīng)編制一套電子檔案,隨紙質(zhì)檔案一并移交城建檔案管理機(jī)構(gòu)。3.0.4 建設(shè)單位應(yīng)按下列流程開展工程文件的整理、歸襠、驗(yàn)收、移交等工作:1 在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí),應(yīng)明確竣工圖的編制單位、工程檔案的編制套數(shù)、編制費(fèi)用及
7、承擔(dān)單位、工程檔案的質(zhì)量要求和移交時(shí)間等內(nèi)容;2 收集和整理工程準(zhǔn)備階段形成的文件,并進(jìn)行立卷歸檔;3 組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作;4 收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案;5 收集和整理竣工驗(yàn)收文件,并進(jìn)行立卷歸檔;6 在組織工程竣工驗(yàn)收前,提請當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收;未取得工程檔案驗(yàn)收認(rèn)可文件,不得組織工程竣工驗(yàn)收;7 對列入城建檔案管理機(jī)構(gòu)接收范圍的工程,工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi),應(yīng)向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機(jī)構(gòu)移交一套符合規(guī)定的工程檔案。3.0.5 勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)將本單位形成的工程文件立
8、卷后向建設(shè)單位移交。3.0.6 建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)行總承包管理的,總包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案,并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交;各分包單位應(yīng)將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時(shí)移交總包單位。建設(shè)工程項(xiàng)目由幾個(gè)單位承包的,各承包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理立卷其承包項(xiàng)目的工程文件,并應(yīng)及時(shí)向建設(shè)單位移交。3.0.7 城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。在工程竣工驗(yàn)收前,應(yīng)對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后,必須出具工程檔案認(rèn)可文件。3.0.8 工程資料管理人員應(yīng)經(jīng)過工程文件歸檔整理的專業(yè)培訓(xùn)。4 歸檔文件及其質(zhì)量要求4.1 歸檔文件范圍4.1.1 對與工程建設(shè)有關(guān)的重
9、要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全、整理立卷后歸檔。4.1.2 工程文件的具體歸檔范圍應(yīng)符合本規(guī)范附錄A 和附錄B的要求。4.1.3 聲像資料的歸檔范圍和質(zhì)量要求應(yīng)符合現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范CJJ/T 158 的要求。4.1.4 不屬于歸檔范圍、沒有保存價(jià)值的工程文件,文件形成單位可自行組織銷毀。4.2 歸檔文件質(zhì)量要求4.2.1 歸檔的紙質(zhì)工程文件應(yīng)為原件。4.2.2 工程文件的內(nèi)容及其深度應(yīng)符合國家現(xiàn)行有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。4.2.3 工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,應(yīng)與工程實(shí)際相符合。4.2.4 工程文件應(yīng)采用碳索
10、墨水、藍(lán)黑墨水等耐久性強(qiáng)的書寫材料,不得使用紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等易褪色的書寫材料。計(jì)算機(jī)輸出文字和圖件應(yīng)使用激光打印機(jī),不應(yīng)使用色帶式打印機(jī)、水性墨打印機(jī)和熱敏打印機(jī)。4.2.5 工程文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)應(yīng)完備。4.2.6 工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm 210mm)。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。4.2.7 工程文件的紙張應(yīng)采用能長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。4.2.8 所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章(圖4.2.8 ),并應(yīng)符合下列規(guī)定:圖4. 2. 8 竣工圖章示例1 竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括:“竣工圖”字樣、施工單位、編
11、制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)。2 竣工圖章尺寸應(yīng)為: 50mm 80mm。3 竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的印泥,應(yīng)蓋在閣標(biāo)欄上方空白處。4.2.9 竣工圖的繪制與改繪應(yīng)符合國家現(xiàn)行有關(guān)制圖標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。4.2.10 歸檔的建設(shè)工程電子文件應(yīng)采用表4.2. 10 所列開放式文件格式或通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)。專用軟件產(chǎn)生的非通用格式的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式。表4.2.10 工程電子文件存儲(chǔ)格式表文件類別格式格式文本(表格)文件PDF、XML、TXT圖像文件JPEG、TIFF圖形文件DWG 、PDF 、SVG影像文件MPEG2 、MPEG4 、AVI聲音文件MP3、WAV4.
12、2.11 歸檔的建設(shè)工程電子文件應(yīng)包含元數(shù)據(jù),保證文件的完整性和有效性。元數(shù)據(jù)應(yīng)符合現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)電子檔案元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)CJJ/T 187 的規(guī)定。4.2.12 歸檔的建設(shè)工程電子文件應(yīng)采用電子簽名等手段,所載內(nèi)容應(yīng)真實(shí)和可靠。4.2.13 歸檔的建設(shè)工程電子文件的內(nèi)容必須與其紙質(zhì)檔案一致。4.2.14 離線歸檔的建設(shè)工程電子檔案載體,應(yīng)采用一次性寫入光盤,光盤不應(yīng)有磨損、劃傷。4.2.15 存儲(chǔ)移交電子檔案的載體應(yīng)經(jīng)過檢測,應(yīng)無病毒、無數(shù)據(jù)讀寫故障,并應(yīng)確保接收方能通過適當(dāng)設(shè)備讀出數(shù)據(jù)。5 工程文件立卷5.1 立卷流程、原則和方法5.1.1 立卷應(yīng)按下列流程進(jìn)行:1對屬于歸檔范圍的工程文件進(jìn)行
13、分類,確定歸入案卷的文件材料;2 對卷內(nèi)文件材料進(jìn)行排列、編目、裝訂(或裝盒);3 排列所有案卷,形成案卷目錄。5.1.2 立卷應(yīng)遵循下列原則1立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律和工程專業(yè)的特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,便于檔案的保管和利用;2 工程文件應(yīng)按不同的形成、整理單位及建設(shè)程序,按工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件分別進(jìn)行立卷,并可根據(jù)數(shù)量多少組成一卷或多卷;3 一項(xiàng)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí),工程文件應(yīng)按單位工程立卷;4 不同載體的文件應(yīng)分別立卷。5.1.3 立卷應(yīng)采用下列方法:1 工程準(zhǔn)備階段文件應(yīng)按建設(shè)程序、形成單位等進(jìn)行立卷;2 監(jiān)理文件應(yīng)按單位工程、
14、分部工程或?qū)I(yè)、階段等進(jìn)行立卷;3 施工文件應(yīng)按單位工程、分部(分項(xiàng))工程進(jìn)行立卷;4 竣工圖應(yīng)按單位工程分專業(yè)進(jìn)行立卷;5 竣工驗(yàn)收文件應(yīng)按單位工程分專業(yè)進(jìn)行立卷;6 電子文件立卷時(shí),每個(gè)工程(項(xiàng)目)應(yīng)建立多級文件夾,應(yīng)與紙質(zhì)文件在案卷設(shè)置上一致,并應(yīng)建立相應(yīng)的標(biāo)識(shí)關(guān)系;7 聲像資料應(yīng)按建設(shè)工程各階段立卷,重大事件及重要活動(dòng)的聲像資料應(yīng)按專題立卷,聲像檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)建立相應(yīng)的標(biāo)識(shí)關(guān)系。5.1.4 施工文件的立卷應(yīng)符合下列要求:1 專業(yè)承(分)包施工的分部、子分部(分項(xiàng))工程應(yīng)分別單獨(dú)立卷;2 室外工程應(yīng)按室外建筑環(huán)境和室外安裝工程單獨(dú)立卷;3 當(dāng)施工文件中部分內(nèi)容不能按一個(gè)單位工程分類立卷
15、時(shí),可按建設(shè)工程立卷。5.1.5 不同幅面的工程圖紙,應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4 幅面( 297mm210mm)。應(yīng)圖面朝內(nèi),首先沿標(biāo)題欄的短邊方向以W 形折疊,然后再沿標(biāo)題欄的長邊方向以W 形折疊,并使標(biāo)題欄露在外面。5.1.6 案卷不宜過厚,文字材料卷厚度不宜超過20mm ,圖紙卷厚度不宜超過50mm。5.1.7 案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。印刷成冊的工程文件宜保持原狀。5.1.8 建設(shè)工程電子文件的組織和排序可按紙質(zhì)文件進(jìn)行。5.2 卷內(nèi)文件排列5.2.1 卷內(nèi)文件應(yīng)按本規(guī)范附錄A 和附錄B 的類別和順序排列。5.2.2 文字材料應(yīng)按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主體與
16、附件不應(yīng)分開,并應(yīng)按批復(fù)在前、請示在后,印本在前、定稿在后,主體在前、附件在后的順序排列。5.2.3 圖紙應(yīng)按專業(yè)排列,同專業(yè)圖紙應(yīng)按圖號順序排列。5.2.4 當(dāng)案卷內(nèi)既有文字材料又有圖紙時(shí),文字材料應(yīng)排在前面,圖紙應(yīng)排在后面。5.3 案卷編目5.3.1 編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定1 卷內(nèi)文件均應(yīng)按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨(dú)編號,頁號從“1”開始。2 頁號編寫位置單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件,正面在右下角,背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。3 成套圖紙或印刷成冊的文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁碼。4 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。
17、5.3.2 卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:1 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前,式樣宜符合本規(guī)范附錄C 的要求。2 序號應(yīng)以一份文件為單位編寫,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1 依次標(biāo)注。3 責(zé)任者應(yīng)填寫文件的直接形成單位或個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí),應(yīng)選擇兩個(gè)主要責(zé)任者,其余用“等”代替。4 文件編號應(yīng)填寫文件形成單位的發(fā)文號或圖紙的圖號,或設(shè)備、項(xiàng)目代號。5 文件題名應(yīng)填寫文件標(biāo)題的全稱。當(dāng)文件無標(biāo)題時(shí),應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫標(biāo)題,擬寫標(biāo)題外應(yīng)加“ ”符號。6 日期應(yīng)填寫文件的形成日期或文件的起止日期,竣工圖應(yīng)填寫編制日期。日期中“年”應(yīng)用四位數(shù)字表示, “月”和“日”應(yīng)分別用兩位數(shù)字表示。7 頁次應(yīng)填寫文件在卷內(nèi)所排的
18、起始頁號,最后一份文件應(yīng)填寫起止頁號。8 備注應(yīng)填寫需要說明的問題。5.3.3 卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:1 卷內(nèi)備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后,式樣宜符合本規(guī)范附錄D 的要求;2 卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)或照片張數(shù)及立卷單位對案卷情況的說明;3 立卷單位的立卷入和審核人應(yīng)在卷內(nèi)備考表上簽名,年、月、日應(yīng)按立卷、審核時(shí)間填寫。5.3.4 案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:1 案卷封面應(yīng)印刷在卷盒、卷夾的正表面,也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合本規(guī)范附錄E 的要求。2 案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、本案卷所屬工程的案卷總
19、量、本案卷在該工程案卷總量巾的排序。3 檔號應(yīng)由分類號、項(xiàng)目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。4 案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。5 編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。6 起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。7 保管期限應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)文件的保存價(jià)值在永久保管、長期保管、短期保管三種保管期限中選擇劃定。當(dāng)同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件時(shí),該案卷保管期限應(yīng)從長。8 密級應(yīng)在絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級別中選擇劃定。當(dāng)同一案卷內(nèi)有不同密級的文件時(shí),應(yīng)以高密級為本卷密級。5.3.5 編寫案卷題名,應(yīng)符合下列規(guī)定1 建筑工程案卷題名應(yīng)包括工程名稱(含單位工程名稱)、分部工程或
20、專業(yè)名稱及卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容;當(dāng)房屋建筑有地名管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)的名稱或正式名稱時(shí),應(yīng)以正式名稱為工程名稱,建設(shè)單位名稱可省略;必要時(shí)可增加工程地址內(nèi)容;2 道路、橋梁工程案卷題名應(yīng)包括工程名稱(含單位工程名稱)、分部工程或?qū)I(yè)名稱及卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容;必要時(shí)可增加工程地址內(nèi)容;3 地下管線工程案卷題名應(yīng)包括工程名稱(含單位工程名稱)、專業(yè)管線名稱和卷內(nèi)文件概要等內(nèi)容;必要時(shí)可增加工程地址內(nèi)容;4 卷內(nèi)文件概要應(yīng)符合本規(guī)范附錄A 中所列案卷內(nèi)容(標(biāo)題)的要求;5 外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文。5.3.6 案卷脊背應(yīng)由檔號、案卷題名構(gòu)成,由檔案保管單位填寫;式樣宜符合本規(guī)范附錄F 的規(guī)定。5.3
21、.7 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面宜采用70g 以上白色書寫紙制作,幅面應(yīng)統(tǒng)一采用A4 幅面。5.4 案卷裝訂與裝具5.4.1 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。裝訂時(shí)不應(yīng)破壞文件的內(nèi)容,并應(yīng)保持整齊、牢固,便于保管和利用。5.4.2 案卷裝具可采用卷盒、卷夾兩種形式,并應(yīng)符合下列規(guī)定:1 卷盒的外表尺寸應(yīng)為310mm 220mm,厚度可為20 、30 、40 、50mm。2 卷夾的外表尺寸應(yīng)為310mm 220mm,厚度宜為20mm30mm。3 卷盒、卷夾應(yīng)采用無酸紙制作。5.5 案卷目錄編制5.5.1 案卷應(yīng)按本規(guī)范附錄A 和附錄B 的類別和順序排列。5.5.2 案卷目
22、錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:1 案卷目錄式樣宜符合本規(guī)范附錄G 的要求;2 編制單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)立卷的法人組織或主要責(zé)任者;3 編制日期應(yīng)填寫完成立卷工作的日期。6 工程文件歸檔6.0.1 歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定:1 歸檔文件范圍和質(zhì)量應(yīng)符合本規(guī)范第4 章的規(guī)定;2 歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理,并應(yīng)符合本規(guī)范第5 章的規(guī)定。6.0.2 電子文件歸檔應(yīng)包括在線式歸檔和離線式歸檔兩種方式??筛鶕?jù)實(shí)際情況選擇其中一種或兩種方式進(jìn)行歸檔。6.0.3 歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定:1 根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn),歸檔可分階段分期進(jìn)行,也可在單位或分部工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。2 勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)在任務(wù)完成后,施工、監(jiān)理單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前,將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。6.0.4 勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后,建設(shè)單位、
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