公司文件管理制度

1、言簡(jiǎn)意賅，遠(yuǎn)見卓識(shí)，望君采納，謝謝！刪除水印可，編輯頁(yè)眉，選中水印，點(diǎn)擊刪除。公司文件管理制度1目的為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量，使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，對(duì)公司的文件的體例格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程 和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定，實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件 管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況，特制定本制度。2適用范圍適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。3職責(zé)3.1公司總經(jīng)辦是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)本制度執(zhí)行的 指導(dǎo)及監(jiān)督。3.2總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司

2、質(zhì)量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政 府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.3各部門產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件有部門負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、 發(fā)放、歸檔、廢止的管理。3.4文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)3.4.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎(chǔ)性管理制度 及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。3.4.2財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財(cái)務(wù)管理制度文件。3.4.3客服部負(fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。3.4.4生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。3.4.5質(zhì)檢部負(fù)責(zé)組織制定公司質(zhì)量體系文件、 產(chǎn)品認(rèn)證文件，并負(fù)責(zé)制定質(zhì)量 管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)規(guī)程、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書等

3、文件。3.4.6 設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)制定公司公司技術(shù)管理規(guī)范、產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā) 輸出文件（設(shè)計(jì)圖樣、產(chǎn)品BOM檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范測(cè)試）等文件。3.4.7工廠負(fù)責(zé)制定產(chǎn)品BOM產(chǎn)品工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文 件（由打樣工廠負(fù)責(zé)）。3.4.8公司及各部門文件制定由部門負(fù)責(zé)人或指定人員編制，公司副總或部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.4.9公司及各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子 /紙張文件審核備案， 并獲得文件號(hào)。3.5質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布，依質(zhì)量手冊(cè)和文件控制程 序的規(guī)定執(zhí)行。4. 定義4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文 書，是公司

4、各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。4.2受控文件：需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持最新有效版 本的文件，4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其圭寸面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標(biāo)識(shí)， 文件更改/修訂后不必通知文件持有人。4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的 文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等)5. 工作程序5.1文件的分類5.1.1文件屬性分類(1) 質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì) 量計(jì)劃及質(zhì)量體系運(yùn)行過程中形成的文件。(2) 行政性文件：公司的公告、通知、通報(bào)、報(bào)告、申請(qǐng)、傳真等。(3) 管

5、理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管 理制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)流程等。(4) 技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等。(5) 外來文件：國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)、國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商/客戶提供文件、 設(shè)備文檔等。5.1.2文件階層分類(1) 一階文件：公司章程、公司經(jīng)營(yíng)規(guī)劃/計(jì)劃、質(zhì)量手冊(cè)。(2) 二階文件：公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)開展所有過程控制的程序文件。(3) 三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、外 來文件等。(4) 四階文件：各記錄表單、報(bào)表等。5.1.3文件密級(jí)分類(1) 絕密文件：直接涉及到公司經(jīng)營(yíng)決策并

6、影響公司權(quán)益的核心文件，如公司 經(jīng)營(yíng)方針、戰(zhàn)略與重大經(jīng)營(yíng)舉措；公司內(nèi)部重大改革、重大研發(fā)項(xiàng)目資料；產(chǎn)品 原理圖、總圖、源代碼及關(guān)鍵技術(shù)資料；公司財(cái)務(wù)總體狀況資料。(2) 機(jī)密文件：a、公司尚未付諸實(shí)施的中長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、 經(jīng)營(yíng)/產(chǎn)品項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)決策及經(jīng)營(yíng)能力 配置。b、各階段的營(yíng)銷政策及商務(wù)、服務(wù)策略。c、公司內(nèi)部掌握的合同書、協(xié)議書、意向書、招標(biāo)文件及可行性報(bào)告、重要會(huì) 議記錄。d、公司財(cái)務(wù)預(yù)、決算報(bào)告及內(nèi)部經(jīng)營(yíng)指標(biāo)、各類經(jīng)營(yíng)情況分析。e、研發(fā)輸出的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品零部件圖紙、編譯后程序、技術(shù)論文、產(chǎn)品成本 核算資料。f、公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資料及所涉及公司經(jīng)營(yíng)管理的重要資料。(3) 秘密文件a、公司所

7、掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公布的各類信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。b、公司員工人事檔案、人員統(tǒng)計(jì)資料及統(tǒng)計(jì)報(bào)表、薪資標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)薪計(jì)劃、工資/勞務(wù)收入等有關(guān)資料。c、 公司機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制情況、尚未公開的人事安排、職務(wù)任免、人事考核、 任用、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲信息。d、供應(yīng)商檔案、采購(gòu)合同/價(jià)格協(xié)議、商務(wù)談判記錄等。e、客戶檔案、銷售合同/價(jià)格協(xié)議、商品需求及報(bào)價(jià)信息、商務(wù)談判記錄。f、產(chǎn)品材料明細(xì)表、技術(shù)規(guī)范、經(jīng)驗(yàn)規(guī)程、各類工藝文件。g、各類印章（含印模）和重要證件。（4）無(wú)密級(jí)文件：公司公開發(fā)布的管理制度、工作流程、產(chǎn)品說明書、通知/通告、一般性決定和決議等。5.1.4文件可以呈任何媒體形式，如文本、照片、硬盤貝和電

8、子媒體等。5.2文件標(biāo)識(shí)與編號(hào)5.2.1文件標(biāo)識(shí)（1）受控的質(zhì)量體系、管理性文件，其封面和正文頁(yè)面均加蓋紅色“受控”文 件專用印章（正本原稿除外），并標(biāo)明分發(fā)號(hào)。（2）正式發(fā)布的行政性文件，應(yīng)加蓋紅色公司或部門印章。（3）質(zhì)量體系文件、管理性文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)在文件封面及正文頁(yè)腳處標(biāo)明版本/ 修訂狀態(tài)標(biāo)識(shí)。版本狀態(tài)用 A、B、C順延表示；修訂狀態(tài)用0、1、2、3順延表 示。（4）技術(shù)類文件的受控標(biāo)識(shí)及版本/修訂狀態(tài)標(biāo)識(shí)，依技術(shù)文件管理制度的 相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（5）有保密要求的文件在文件封面和正文頁(yè)右上角加蓋“絕密”、“機(jī)密”或“秘密”標(biāo)識(shí)。（6） 無(wú)紅色印章標(biāo)識(shí)的文件不得在公司內(nèi)作為正式的工作依據(jù)使

9、用，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 予以沒收并按作廢文件的規(guī)定進(jìn)行處置。（7）失效或作廢文件需要留作參考時(shí)，文件持有人應(yīng)到原發(fā)文部門辦理作廢登 記，并在文件上加蓋紅色“作廢”印章和藍(lán)色“參考”印章。5.2.2文件編號(hào)規(guī)則（1）質(zhì)量手冊(cè)FP/QM-xxxx發(fā)布年代號(hào) 質(zhì)量管理手冊(cè)公司代號(hào)“ FP（2）程序文件FP/CP xx-xx程序文件流水號(hào)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號(hào) 質(zhì)量管理體系程序文件公司代號(hào)（3）質(zhì)量體系指導(dǎo)性文件（三階）FP/WI xx-xx文件流水號(hào)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號(hào) 指導(dǎo)性文件代號(hào)公司代號(hào)(4) 管理性文件FP/GL xx-xxxx ( xx)文件修訂次數(shù) 文件制定年份文件流水號(hào) 管理性文件公司代號(hào)

10、行政性文件編號(hào)規(guī)則為：FPYYYYMMDDxx編號(hào)釋義：FP為公司縮寫；YYYY為發(fā)文年份；MM為發(fā)文月份；xx為文件流 水號(hào)。公司及各部門發(fā)布的公告、通知、通告等行政性文件的編號(hào)有總經(jīng)辦統(tǒng)一 管理和發(fā)放。（6）對(duì)外信函、傳真的編號(hào)各部門對(duì)外發(fā)送的信函、傳真的編號(hào)由部門自行制定編號(hào)規(guī)則。（7）技術(shù)性文件如產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙、產(chǎn)品 BOM工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等 的編號(hào)，由設(shè)計(jì)部制定相應(yīng)的技術(shù)文件管理制度進(jìn)行規(guī)定。（8）外來文件由接口部門自行制定編號(hào)規(guī)則。（9）公司采購(gòu)、銷售合同編號(hào)依合同管理制度的規(guī)定執(zhí)行。523文件/記錄編號(hào)的管理（1）各部門應(yīng)指定專人管理文件和記錄，并對(duì)部門歸口的文件 /記錄

11、進(jìn)行管理。 （2 ）文件/記錄編制完成后，文件/記錄編制部門應(yīng)向該文件歸口部門管理人員 申請(qǐng)文件/記錄編號(hào)。（3）文件/記錄管理人員應(yīng)建立“文件/記錄控制清單”，清單應(yīng)能控制文件/ 記錄編號(hào)、歸檔號(hào)、版本、修訂狀態(tài)、歸口部門、歸檔部門等信息。5.3文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布5.3.1體系文件的編寫和審批（1）質(zhì)量體系的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，由管理者代表組織編制，各部門提出方 針和目標(biāo)草案，由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)收集、整理草案的編制，報(bào)管理者代表審核、 總經(jīng)理批準(zhǔn)。（2）質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表負(fù)責(zé)編寫，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。（3）程序文件由質(zhì)量管理部組織各部門編寫、各部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表 批準(zhǔn)。5.3.2行

12、政文件與管理性文件的編制與審批（1）公司級(jí)行政性文件：公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技 術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎(jiǎng)懲等重要決定的通知 /通告，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)編制，部門 負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。（2） 各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發(fā)布的通知/通 告，由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制，部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)總經(jīng)辦復(fù)核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。（3）公司級(jí)管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度，由各部門 依本制度3.4條的規(guī)定負(fù)責(zé)編制，部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)辦復(fù)核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。必要時(shí)管理文件由總經(jīng)辦組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。533文件審批/評(píng)審時(shí)，文件編制部門應(yīng)到總經(jīng)辦填寫“文件評(píng)審表”，文

13、件 審核、批準(zhǔn)人應(yīng)在“文件評(píng)審表”中填寫審批意見，必要時(shí)可以由總經(jīng)辦或文件 歸口部門組織相關(guān)部門進(jìn)行文件評(píng)審，評(píng)審意見應(yīng)填入評(píng)審表，各評(píng)審人應(yīng)簽名。5.3.4行政、管理文件均應(yīng)按上序流程通過審批，交總經(jīng)辦備案并獲得文件編號(hào) 后方可發(fā)布。5.3.5技術(shù)文件的編制、審批和發(fā)布，由文件歸口部門按技術(shù)文件管理制度的規(guī) 定執(zhí)行。5.4文件歸檔、發(fā)放、保管5.4.1文件歸檔（1） 經(jīng)審批后的文件，由文件歸口部門文件管理人員負(fù)責(zé)填寫“文件/記錄目 錄”，并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。（2）各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管，并按文件分類建立本部 門各類文件的“文件/記錄目錄”，文件/記錄目錄應(yīng)標(biāo)注

14、文件受控狀態(tài)，對(duì)更改 /作廢/收回/替換的文件要做出標(biāo)識(shí)。（3） 各部門的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交總經(jīng)辦編制/ 更新公司“文件/記錄受控清單”。5.4.2文件發(fā)放（1）文件的發(fā)放實(shí)施分類控制，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)組織編制“文件分發(fā)控制表”，規(guī) 定文件發(fā)放的范圍及相應(yīng)的分發(fā)號(hào)，文件歸口部門按分發(fā)控制表執(zhí)行。（2）文件歸口部門編制“文件發(fā)放登記表”，確定文件發(fā)放范圍、份數(shù)，受控文件須經(jīng)文件歸口部門負(fù)責(zé)人或公司主管負(fù)責(zé)人審批，非受控文件有文件發(fā)放部門確定自行確定。（3）文件接收部門應(yīng)指定人員接收文件，收文者要在“文件發(fā)放登記表”中簽 名。（4）文件接收部門需要對(duì)文件進(jìn)行二次發(fā)放時(shí)，如發(fā)放

15、到使用現(xiàn)場(chǎng)或發(fā)放給客戶、供應(yīng)商，應(yīng)向文件歸口部門申請(qǐng)?jiān)黾游募l(fā)放數(shù)量，二次發(fā)放的文件如是復(fù)印件，應(yīng)狹隘復(fù)印件加蓋紅色“受控”印章。5.4.3文件保管與借閱（1）文件保管：所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口 部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識(shí)別。a、質(zhì)量手冊(cè)及程序文件正本存放在總經(jīng)辦。b、行政性文件正本存放在總經(jīng)辦。c、公司級(jí)管理文件正本存放在總經(jīng)辦，部門級(jí)管理文件由部門文件管理人員保 管。d、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。e、外來文件正本依文件分類存放于總經(jīng)辦及相應(yīng)的文件接收部門。（2）各部門需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門辦理借閱手續(xù)，各部

16、門文件管理 人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。（3）存放與硬盤和軟盤的文件應(yīng)有備份， 并作出版本標(biāo)識(shí)，采用密碼進(jìn)行保護(hù)， 限定查閱及使用范圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。（4）文件的持有者若跨部門調(diào)動(dòng)或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。5.4.4文件復(fù)制受控文件未經(jīng)批準(zhǔn)不到復(fù)制，若有部門需要，應(yīng)由文件歸口部門批準(zhǔn)后方可 復(fù)制，并按照文件發(fā)放程序執(zhí)行。5.5文件貫徹實(shí)施5.5.1文件實(shí)施前，由文件歸口部門會(huì)同有關(guān)部門，做好實(shí)施準(zhǔn)備工作，包括培 訓(xùn)、組織、技術(shù)和資源四個(gè)方面準(zhǔn)備。5.5.2明確文件貫徹實(shí)施的管理人員的責(zé)任和義務(wù)，特別是領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。5.5.3明確文件實(shí)施的效力和范圍。5.

17、5.4文件歸口部門對(duì)文件的實(shí)施情況及結(jié)果進(jìn)行檢查，為違反文件規(guī)定者提出考核意見，并對(duì)文件不適用部分提出更改意見，已消除實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題。5.6文件的更改與回收作廢5.6.1文件更改（1）當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時(shí)，由文件歸口部門提出，并實(shí)施具體更改工作， 文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時(shí)相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。（2）文件更改的起草、審核、批準(zhǔn)有原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門/人員按文件 管理程序進(jìn)行，更改內(nèi)容應(yīng)由文件更改人填寫“文件更改通知單”，并由文件審 核人、批準(zhǔn)人審批簽字。若指定其他部門或人員審查、批準(zhǔn)時(shí)須獲得相關(guān)背景資料，否則不得擅自更改。（3）文件修改內(nèi)容較少時(shí)，可以采用劃改、換

18、頁(yè)的方式進(jìn)行更改；單文件更改 超過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化或管理體系執(zhí)行的 標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。（4）文件更改內(nèi)容必須及時(shí)到達(dá)文件使用場(chǎng)所，對(duì)文件的宣貫、實(shí)施情況有文 件歸口部門進(jìn)行檢查，并確認(rèn)更改效果。（5）公司鼓勵(lì)各部門及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問題，提出文件更改 意見。5.6.2文件的作廢與銷毀（1）各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，原文件應(yīng)作廢收回， 作廢文件應(yīng)加蓋紅色“作廢”印章，隔離存放。（2） 各部門存檔中的文件已經(jīng)被更改且有新版文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)新發(fā)布文件存檔， 并將原文件加蓋紅色“作廢”印章和藍(lán)色“參考”印章，存于原檔案中。（3）失效文件盒記錄保存期滿后，有文件歸口部門鑒定文件是否已無(wú)保存價(jià)值， 填寫“文件/記錄銷毀審批記錄表”，經(jīng)綜合部門審核，公司總經(jīng)理或分管主管 批準(zhǔn)后，由文件保管部門銷毀。各類文件的保存期按檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。（4）文件銷毀方式視文件的密級(jí)及所載內(nèi)容，可采用如：燒毀、碎紙機(jī)碎掉、 變賣等方式，文件銷毀是必須有人監(jiān)督，并在“文件銷毀審批記錄表”上做好銷 毀確認(rèn)的記錄。5.7外來文件管理5.7