商務(wù)部工作管理流程

1、商務(wù)部工作管理流程商務(wù)部門的工作主要可以分為兩大板塊：外聯(lián)：和客戶進行業(yè)務(wù)交流，合同管理及執(zhí)行收付款；內(nèi)勤：對項目進度和計劃進行跟蹤協(xié) 調(diào)，收集相應(yīng)項目信息，及時給相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)提供書面資料。一、編制目的：本流程用于規(guī)范項目的追蹤、聯(lián)系、洽談、承接等商務(wù)活動，分為工程信息追蹤階段、投標競標階段、合同談判簽約等各階段，旨在通過商務(wù)管理工作的系統(tǒng)化、程序化、標準化和數(shù)據(jù)化，達到規(guī)避企 業(yè)運行風險、提高工作效率的目的。二、適用范圍：本流程適用于公司承接的全部工程項目。三、具體內(nèi)容及要求：（一）信息收集管理1 、初始信息獲取的渠道包括但不限于：國家及省市國土、規(guī)劃、 建設(shè)、發(fā)改委等政府部門、招標信息網(wǎng)

2、站、有關(guān)學會協(xié)會、報刊雜志、 個人關(guān)系網(wǎng)絡(luò)、相關(guān)社會資源（如老客戶、招標代理單位、各類咨詢 單位等），對有關(guān)政策、招投標項目等信息及時匯總，逐級上報。2、為了保證項目承攬的連續(xù)性，各設(shè)計部門、商務(wù)人員及設(shè)計人員應(yīng)及時將有關(guān)客戶信息包括單位名稱、地址、郵編、聯(lián)系電話等匯 總至商務(wù)部，建立客戶數(shù)據(jù)庫，便于業(yè)務(wù)聯(lián)系和回訪。信息跟蹤處理流程1、招標信息獲取后，商務(wù)部應(yīng)組織總經(jīng)理辦、設(shè)計部等有關(guān)部門 對設(shè)計投標項目的可行性、操作性進行分析和評價，確定方案設(shè)計人 員，確保投標項目的準確性。2 、在準備投標資料過程中，特別是介紹信、授權(quán)委托書（法定代 表人證明書），建設(shè)單位名稱、工程名稱、有效期、授權(quán)人及被

3、授權(quán)人 名稱與身份證號碼、授權(quán)范圍、無受賄證明材料等應(yīng)認真核對，確保 正確無誤。3、設(shè)計人員應(yīng)在接到招標文件后，及時展開設(shè)計工作，按照符合 性、完整性、準確性的原則，編制滿足投標文件需要的設(shè)計資料。項 目負責應(yīng)做好相關(guān)資料的收集、整理及歸檔工作，并做好相關(guān)工作記錄。資格預(yù)審文件、招標文件、投標文件（含經(jīng)濟標、技術(shù)標）、圖紙、 補遺、答疑回復(fù)、與業(yè)主方的往來函件、預(yù)算分析等資料須歸檔留存。4、按照誰購買、誰負責的原則，妥善保管相關(guān)收據(jù)，并負責退還 圖紙、收回押金。項目投標階段控制流程投 標 結(jié) 果 分 析 階 段I開標后，商務(wù)部組織相關(guān)人員對投標結(jié)果進行總結(jié)，分析、匯總。 q資料歸（三）合同管理

4、1、合同評審及審批要求（1）嚴格執(zhí)行合同評審，在商務(wù)部初步簽署評審意見后，經(jīng)總經(jīng) 理審批同意后，方可簽訂。重要合同須同時報董事長審批。（2） 合同管理部門審查的重點是： 對方當事人的主體資格和履 約能力。 合同條款內(nèi)容的完備性、合法性。 合同應(yīng)履行的審查手 續(xù)。（3）財務(wù)部負責經(jīng)濟合同有關(guān)賬款的收繳工作。2、合同的簽訂（1）合同由雙方負責人簽訂或由經(jīng)雙方負責人授權(quán)的委托代理人 簽訂。簽訂合同應(yīng)由簽約人簽字，注明日期，并加蓋合同專用章。（2）必須核對對方資信、履約能力等問題后，方可簽訂合同。（3）對資信不明或資信狀況不好，又無可靠擔保單位的，不得與 之簽約。（4）合同簽定時，應(yīng)驗證對方相關(guān)證明文

5、件，核對無誤后方可正 式簽訂合同，對方交驗的證明文件要妥善保管。（5）合同文件的各項目要認真填寫齊全、 明確，不留空格、空行,特殊要求應(yīng)在備注中注明，字跡要清楚，形式符合法定要求。（6）合同蓋章時需雙方同時進行，因特殊情況與對方不能同時蓋 章時，需在對方蓋章后，并查對無誤的情況下我方方可蓋章。（7）法律、法規(guī)規(guī)定或者各公司認為需要公證的合同，應(yīng)當辦理 公證手續(xù)。3、合同歸檔（1）建立合同管理檔案及合同臺帳，對已簽訂的合同要逐份進行 分類、編號、登記，按年度裝訂成冊。（2）合同簽定完畢，合同承辦人要在三個工作日內(nèi)及時將合同材 料（如合同文本及分合同文件、合同評審記錄、審批文件、合同變更 等與合同有關(guān)的資料），交給總務(wù)部統(tǒng)一管理，長期保存。（3）對已執(zhí)行完畢的合同要注明“存檔”標記，并注明日期，按 本公司檔案管理規(guī)定進行歸檔。（四）項目管理1、公司資質(zhì)對外掛靠流程財務(wù)部結(jié)算商務(wù)或通知掛靠單位簽訂2、公司自營項目轉(zhuǎn)讓流程公司投標并中標項目由于各種 原因需要 轉(zhuǎn)讓財務(wù)部結(jié)算商務(wù)或其他人員簽訂合同C并通知承接公司繳商務(wù)或其提供合作他人員可單位相關(guān)以誦過關(guān)資料上報洽談成功審核通過由商務(wù)部約見洽談經(jīng)理上報轉(zhuǎn)讓事宜3、直接外接項目轉(zhuǎn)入公司流程商務(wù)或其他人員發(fā)拿回項目資料交由財務(wù)部結(jié)算商務(wù)或其他人員審核