加強醫(yī)院后勤物資管理的實踐探索

1、加強醫(yī)院后勤物資管理的實踐探索醫(yī)院后勤物資有著使用量大、覆蓋面廣、品種規(guī)格多、臨床標準化難等特點,醫(yī)院后勤物資管理是醫(yī)院開展醫(yī)療、科研、教學等工作的物質基礎,是醫(yī)院物資管理的重要組成部分.醫(yī)院后勤物資管理從需求計劃的制訂到采購、入庫、出庫、固定資產管理等環(huán)節(jié),均要符合合法、安全、有效的基本要求,同時更要滿足醫(yī)院各層面及時保障的需求,是一項復雜的系統(tǒng)工程.一、醫(yī)院后勤物資管理存在的主要問題1.部門設置不合理,管理制度不完善醫(yī)院后勤物資涉及資金、物資的流動,很多時候需要多科室的協(xié)同工作及與院外的合作.一些醫(yī)療機構的后勤物資管理部門設置不合理,管理邊界不清,出現(xiàn)多頭管理或者無人管理的現(xiàn)象,管理較為混

2、亂,不能適應醫(yī)院的發(fā)展;一些醫(yī)療機構相關物資管理制度不完善,或浮于表面,或實際操作性不強,或忽略過程管理,不利于規(guī)范日常工作,也不利于監(jiān)督管理.2.采購缺乏計劃性,無形增加了采購和庫存成本有些醫(yī)療機構不重視后勤物資采購的預算編制管理,采購缺乏計劃性,經常出現(xiàn)臨時采購.由于臨時采購的時間緊迫,沒有足夠的時間進行貨物和供應商價格的比較,無形增加了采購成本.另外,由于采購缺乏計劃性,容易導致物資的囤積和過期而造成浪費,過多的庫存也會增加工作人員負擔和需要大量的庫存面積,增加了庫存成本.3.后勤物資管理信息化程度低,不利于管理和成本控制隨著衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展,醫(yī)院后勤物資的種類及數(shù)量都越來越多,專業(yè)性也越

3、來越強,物資管理系統(tǒng)的信息化日顯重要.然而,許多醫(yī)院目前采用的是半信息化的物資管理模式,即醫(yī)院內部物資申領實現(xiàn)了電子化,而未與庫房管理、供應商的采購、貨物驗收以及賬務登記等相連接,無法做到后勤物資的全程信息化管理,不僅降低了管理效率,而且出錯率高.4.后勤物資管理人員專業(yè)素質偏低,影響信息化建設及功能的發(fā)揮許多醫(yī)療機構的后勤物資管理人員學歷偏低、年齡偏大、知識結構老化、專業(yè)素質偏低,對新技術、新知識接受理解能力弱;另一方面,醫(yī)院對物資管理部門員工的培訓不夠重視,在新系統(tǒng)上線、新流程實施前沒有做好員工的培訓教育工作,限制了其個人業(yè)務水平的提高,直接影響了物資管理全面信息化的推行.二、加強醫(yī)院后勤

4、物資管理的實踐探索2013 年 2 月和 8 月,我院分別通過了第四版醫(yī)院管理國際水平的 JCI 論證和堪稱中國式 JCI評審的國家衛(wèi)生計生委新一輪醫(yī)院年度評審.上述兩項評審標準都非常注重以病人安全為最終目標,通過持續(xù)質量改進(PDCA),在后勤保障部門與全院各部門之間實現(xiàn)服務流程的無縫對接,不斷提升醫(yī)療質量.以此為契機,我院對后勤物資的管理進行了卓有成效的實踐探索.1.科學設置采購部門組織結構采購部門是醫(yī)院后勤物資管理的重要部門,其組織結構應同醫(yī)院規(guī)模、目標、方針及管理水平相適應.目前較為普遍的醫(yī)院采購部門組織結構如附表所列,醫(yī)院需根據(jù)自身特點和利弊,科學設置相應的組織結構.2.明確崗位職責

5、醫(yī)院后勤物資管理部門應當明確采購、固定資產等重要崗位的工作職責,責任到人,規(guī)范管理.在采購工作中,采購員要明確自身工作職責,嚴格根據(jù)采購制度,通過規(guī)定的采購流程選擇、管理供應商,并和供應商保持良好的關系,保證醫(yī)院物資采購、供應計劃的完成.在固定資產管理方面,物資管理部門要與臨床科室協(xié)同合作,對固定資產進行實時跟蹤管理,責任明確到人,嚴把固定資產報損關,做到賬物相符、物盡其用.3.完善管理制度和流程(1)完善后勤物資采購管理制度和流程.包括整體采購和零星采購兩方面.采購部門對各科室提出的需求編制整體采購年度計劃預算,報醫(yī)院審批,并依據(jù)地方政府采購目錄要求,分別申報政府集中采購或者組織自行招標.零

6、星采購多為計劃外采購,由各科室提出申請,明確需求、購買理由、經費預算等情況,采購部門審核與報批后再予以采購.(2)建立供應商考核制度.采購部門應建立對供應商的考核制度、流程以及相應的供應商檔案,進行動態(tài)管理,優(yōu)勝劣汰,為醫(yī)院挑選優(yōu)秀的供應商,保障獲得價廉物美的物資,有效控制物資采購成本.(3)健全固定資產管理制度.物資管理部門對固定資產的管理需要關注價值管理和實物管理兩方面,明確各環(huán)節(jié)的管理責任和經濟責任,建立健全有效的監(jiān)督機制,每年至少對所有固定資產進行一次清查盤點,確保固定資產賬物相符.(4)規(guī)范庫房及科研物資管理制度.物資管理部門應規(guī)范庫房物資的入庫檢驗和退換貨流程,明確物資申領流程,規(guī)

7、范定期盤存庫存及相關財務制度;作為大學附屬醫(yī)院,還應根據(jù)學校、科研、財務等部門的要求,規(guī)范科研經費相關物資的請領,為各科研團隊設立專門的賬戶,明確科研經費的物資申領范圍,當申領物資的金額超過一定額度時,由相關主管部門對申領需求進行審核.4.改進物資庫存方式合理的庫存方式可以減少庫存面積和人力資源,降低庫存成本.一方面,庫存物資應當根據(jù)物資類別進行區(qū)域劃分,科學設置庫位,做好明顯的標識,方便倉庫保管員識別搜尋.另一方面,要定期對庫存物資進行評估,量出而入、準時送貨,盡可能減少庫存積壓、降低保管成本,以達到零庫存模式.5.加強物資信息系統(tǒng)建設,實施動態(tài)化管理現(xiàn)代信息技術是提高后勤物資管理科學性和合

8、理性、實現(xiàn)醫(yī)院精細化管理的重要途徑.物資信息系統(tǒng)建設不僅僅是無紙化辦公和數(shù)據(jù)收集分析,還應方便采購部門的日常操作、科室的請領、科室成本的核算及固定資產的管理,包括物資的采購管理、入庫管理、出庫管理、庫房管理(科室二級庫房管理)、供應商管理、查詢統(tǒng)計、成本核算管理等,并在運行過程中不斷完善.在物資信息系統(tǒng)建設和使用過程中,使用部門應注意實時更新系統(tǒng)字典,統(tǒng)一規(guī)范物資名稱、用詞標準,方便科室查詢和申領,也方便庫房出入賬及盤庫.物資信息系統(tǒng)還應考慮與醫(yī)院其他系統(tǒng)(如設備管理系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、收費系統(tǒng)等)進行無縫對接,實時進行信息交換,做到真正的信息化成本核算.6.提高后勤物資管理人員的素質加強醫(yī)院后勤物資管理,人是最重要的因素.后勤物資管理人員不僅要具備愛崗敬業(yè)、嚴格自律等基本品質,還應具備相關的專業(yè)知識,最關鍵的是要具備主動學習的意愿和獲取各種新知識的能力.醫(yī)院應重視對員工的培訓,把對員工的培訓、工作考核與晉升通道結合起來,提高員工的專業(yè)能力,確保員工能夠勝任崗位.參考文獻:1劉 浩.醫(yī)院開源節(jié)流的探討J.衛(wèi)生經濟研究,2013(,2):41-42.2王春鳴,張 堅,葛偉伊,等.物流云平臺在大型綜合型醫(yī)院耗材管理中的應用研究 J. 中國醫(yī)院管理,2013,33(8):29-3