日化行業(yè)會(huì)議的基本知識(shí)講義(ppt 99頁).ppt

1、會(huì)議的基本知識(shí),會(huì)議的概念,會(huì)議是人類群體有組織的會(huì)晤、議事行為或過程,會(huì)議的構(gòu)成要素,會(huì)議的要素即會(huì)議的組成因素。 分為基本要素和其它要素兩大類。 基本要素即所有會(huì)議必有的要素（目的、時(shí)間、會(huì)址、主持者、組織者、與會(huì)者、議題、議程）。 其他要素即可供選擇的、并非為所有會(huì)議所共有的要素（名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料、專用設(shè)備工具、各種消耗性材料,會(huì)議的主要種類,按組織類型：可分為內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議，正式會(huì)議和非正式會(huì)議； 按時(shí)間方面的規(guī)定性：可分為定期和不定期兩類； 按出席對(duì)象：可分為聯(lián)席會(huì)（由若干單位共同召集并參加）、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)等； 按功能性質(zhì)：可分為決策性（必有決議

2、、決定）、討論性、執(zhí)行性（分配工作、布置任務(wù)、執(zhí)行政策）、告知性（發(fā)布會(huì)、說明會(huì)）、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報(bào)告性、談判性、動(dòng)員性、紀(jì)念性等,會(huì)議的主要種類,按議題性質(zhì)：可分為專業(yè)性（解決專門領(lǐng)域問題）、專題性、綜合性等； 按照規(guī)模大?。嚎煞譃樘卮笮停ㄈf人以上）、大型（數(shù)千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）等； 按會(huì)議采用的方式手段：可分為常規(guī)會(huì)、廣播會(huì)、電話會(huì)、電視會(huì)等； 按與會(huì)者的國(guó)籍及議題的范圍：可分為國(guó)內(nèi)會(huì)議和國(guó)際會(huì)議等,公司常見會(huì)議的種類與作用,經(jīng)理例會(huì)與特別會(huì)議 經(jīng)理例會(huì)是指由本企業(yè)的經(jīng)理們參加，研究經(jīng)營(yíng)管理中重大事項(xiàng)的辦公會(huì)議。這類會(huì)議是例行的，通常每月一次或每周一次，與會(huì)者

3、和會(huì)議地點(diǎn)都相對(duì)固定。 經(jīng)理特別會(huì)議是在企業(yè)的外部環(huán)境或內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制面臨重要問題，急需領(lǐng)導(dǎo)集體研究，立即拿出解決方案時(shí)召開的會(huì)議。這類會(huì)議的主要任務(wù)就是研究和解決新問題，做出相應(yīng)的對(duì)策,部門員工例會(huì) 是某一部門定期召開，由本部門全體員工參加的會(huì)議。如生產(chǎn)部門例會(huì)、銷售部門例會(huì)等。一般起到通報(bào)情況、交流信息、解決問題、融洽感情的作用。 股東大會(huì)和董事會(huì)議 股東大會(huì)是股份制企業(yè)定期召開的例行性會(huì)議，一般每年召開一次，有股東參加，決定股份公司的最高執(zhí)行方針。秘書通常在會(huì)前三到四個(gè)星期就要將會(huì)議通知郵寄給參會(huì)人員。董事會(huì)分例會(huì)和特別會(huì)議,公司常見會(huì)議的種類與作用,公司年會(huì) 用于各部門報(bào)告一年來的工作業(yè)

4、績(jī)，確定下一年的工作計(jì)劃。公司年會(huì)往往在年終舉行，不僅總結(jié)表彰，還可能開展一系列的慶?；顒?dòng)。 客戶咨詢會(huì) 這類會(huì)議主要是邀請(qǐng)企業(yè)的客戶代表、合作單位代表參加，聽取客戶對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方面的意見、建議，對(duì)客戶提出的問題集中給予解答。這類會(huì)議的與會(huì)者來自方方面面，有本地區(qū)的，也有外埠的；有本國(guó)的，也有外國(guó)的；規(guī)模比較大，工作量難度較大，要求高,公司常見會(huì)議的種類與作用,產(chǎn)品展銷定貨會(huì) 這類會(huì)議是企業(yè)經(jīng)營(yíng)中經(jīng)常使用的一種有效手段，一般由銷售部門負(fù)責(zé)人操辦。 業(yè)務(wù)洽談會(huì) 是企業(yè)中一項(xiàng)重要的活動(dòng)，是企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人常常親臨此類會(huì)議。 新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì) 企業(yè)研制出新產(chǎn)品并準(zhǔn)備將其推入市場(chǎng)

5、時(shí)。常常采用新聞發(fā)布會(huì)的形式進(jìn)行宣傳,公司常見會(huì)議的種類與作用,會(huì)議籌備,擬訂會(huì)議議程和日程,學(xué)習(xí)目標(biāo) 掌握會(huì)議議程和日程表的設(shè)引方法,會(huì)議議程 會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來，會(huì)前發(fā)給與會(huì)者,會(huì)議日程 會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排，如有說明可附于表后，會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。 宣布議程 說明人員缺席情況 宣讀并通過上次會(huì)議的記錄 財(cái)務(wù)主管報(bào)告 其他報(bào)告 新的議題 有關(guān)人事任命 提名并選舉新的負(fù)責(zé)人 通知有關(guān)事項(xiàng) 宣布休會(huì),會(huì)議議程表的設(shè)計(jì),正確的設(shè)計(jì)方法： 編制會(huì)議議程表時(shí)，首先應(yīng)注意議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對(duì)會(huì)議

6、議程順序的明確規(guī)定。 議程表中，第一項(xiàng)是宣布議程，再安排討論的問題，盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起。 保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面,會(huì)議議程的樣式,天地公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程表 公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號(hào)會(huì)議室舉行。 宣布議程 說明有關(guān)人員缺席情況 宣讀并通過上次會(huì)議記錄。 通信聯(lián)系情況 。 東部地區(qū)銷售活動(dòng)的總結(jié)。 銷售一部關(guān)于團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言。 公司銷售人員的招聘和重組。 銷售二部經(jīng)理的人選。 下季度銷售目標(biāo),會(huì)議日程表的設(shè)計(jì),會(huì)議的日程一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午、下午、晚上三個(gè)單元里，將會(huì)議的議題具體化,會(huì)議日程的

7、樣式,天地公司新產(chǎn)品銷售展示會(huì)日程安排 日期時(shí)間內(nèi)容安排地點(diǎn)參加人自責(zé)人備注2003年 11 月 12日 8：30報(bào)到員工餐廳門廳全體員工9：00銷售主管做介紹公司會(huì)議廳全體員工9：50休息10：00新產(chǎn)品展示技術(shù)總監(jiān)主講和演示公司會(huì)議廳全體員工11：00銷售活動(dòng)錄象員工餐廳三層自由參加12：00自助午餐員工餐廳二層13：30員工自由觀看和動(dòng)手操作新產(chǎn)品員工餐廳三層自由參加14：30銷售部人員講解廣告宣傳單公司會(huì)議廳全體員工15：30分小組討論與咨詢員工餐廳三層自由參加16：30散會(huì),注意事項(xiàng),會(huì)議議程和日程、程序三種會(huì)議文件的功能是不同的，應(yīng)抓準(zhǔn)三種文件所傳達(dá)的會(huì)議信息的側(cè)重點(diǎn)。 會(huì)議議程的

8、編制應(yīng)在前，議程一旦確定，就不應(yīng)再變。會(huì)議日程在時(shí)間、地點(diǎn)、人員等問題上，如遇到一些變化，可相應(yīng)調(diào)整。 會(huì)議的議程與日程的安排必須吻合。 會(huì)議的議程、日程表制定后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實(shí)施,發(fā)送會(huì)議通知,學(xué)習(xí)目標(biāo),準(zhǔn)確地發(fā)送會(huì)議通知,發(fā)送形式,正式通知 為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)之外的所有會(huì)議，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞到有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。 非正式通知 非正式會(huì)議，可采用非正式通知，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。 也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復(fù)電子郵件確認(rèn)。 一些會(huì)議（如股東會(huì)議）在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事。發(fā)通

9、知的同時(shí)應(yīng)附上一份代理委托書。其它類型的會(huì)議如無法出席，也應(yīng)在必要時(shí)授權(quán)代理，以保證通過決議時(shí)有所需的法定人數(shù),發(fā)送內(nèi)容,如果有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其它需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨會(huì)議通知寄發(fā)一份。 需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。 可將會(huì)中使用的有關(guān)票證（入場(chǎng)券、代表證、汽車通行證、座次號(hào)、編組名單、就餐證和乘車證等）與會(huì)議通知一并發(fā)出。 如果某些與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具線路,會(huì)議通知和委托書的樣

10、式,hui議通知的內(nèi)容：被通知部門、被通知人員的姓名及職務(wù)、通知事由、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議召開地點(diǎn)、會(huì)議出席對(duì)象或范圍、會(huì)議程序、議事內(nèi)容、注意事項(xiàng)、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務(wù)、通知日期,便函式,會(huì)議通知 致：各部門經(jīng)理 發(fā)自：總經(jīng)理秘書劉麗 日期：2002年7月15日 主題：部門經(jīng)理的圓桌會(huì)議通知 2002年7月25日上午11：00，在燕都賓館會(huì)議室舉行全體部門經(jīng)理的圓桌會(huì)議.下午12：15分將有午餐供應(yīng)。假如您不能參加請(qǐng)?jiān)?月24日之前打電話62479521告知。 附上一份議事日程。除此之外，您還將得到一張另人滿意的旅行指導(dǎo)地圖和一份便于在賓館旁停放車輛的說明。 我很高興地歡迎你們都來

11、出席我們團(tuán)體的這個(gè)重要的計(jì)劃會(huì)議。 附件：議事日程 地圖,卡片式,部門經(jīng)理會(huì)議 目的：討論公司下一年度市場(chǎng)營(yíng)銷計(jì)劃 時(shí)間：2002年12月20日上午9：00 地點(diǎn)：公司第一會(huì)議室 如您無法出席，請(qǐng)于月日前電話告知。電話號(hào)碼,會(huì)議委托書,委托書 茲任命（人名）和（人名）作為我的代理人參加（日期）（時(shí)間）在（地點(diǎn)）舉行的（公司名）股東會(huì)議。他們均為本公司的高層管理人員或部門經(jīng)理人。不管此次會(huì)議如期還是延期召開，他們都將作為我的全權(quán)代表，行使我出席時(shí)所擁有的全部權(quán)力。 生效日期 簽名（ 股東簽字） 地址 郵編,會(huì)議回執(zhí),請(qǐng)于12月1日以前將回執(zhí)寄回。 我準(zhǔn)備參加此次會(huì)議。 我將屆時(shí)赴會(huì)，并帶賓客來。

12、 我不能參加此次會(huì)議。 署名 公司,發(fā)送會(huì)議通知的注意事項(xiàng),明確會(huì)議通知發(fā)送對(duì)象 落實(shí)發(fā)送的回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié) 對(duì)書面會(huì)議通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時(shí)應(yīng)注意不要錯(cuò)裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應(yīng)醒目標(biāo)出“會(huì)議通知”字樣。 對(duì)于經(jīng)常參加某類會(huì)議的部分人員，可用計(jì)算機(jī)打印出標(biāo)簽或準(zhǔn)備多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新,正確選擇會(huì)址,學(xué)習(xí)目標(biāo) 能夠正確選擇會(huì)址,綜合考慮各種因素選擇恰當(dāng)?shù)臅?huì)議地點(diǎn),交通便利。 會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模、主題相符。 場(chǎng)地要有良好的設(shè)備。 應(yīng)盡量必開鬧市區(qū)，場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。 選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)所。 場(chǎng)地租用的成本

13、必須合理,制發(fā)會(huì)議的姓名卡片和會(huì)議證件,學(xué)習(xí)目標(biāo) 掌握各種會(huì)議證件的制發(fā)方法,制發(fā)會(huì)議姓名卡片和證件的方法,召開重要的大中型會(huì)議會(huì)議應(yīng)視必要制發(fā)姓名卡片和會(huì)議證件，通常小型會(huì)議，不必制發(fā)證件。 正確制作姓名卡片、會(huì)議證件的方法是： 內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會(huì)議的名稱、與會(huì)者姓名、稱呼（先生、女士、小姐等）、身份（職務(wù)、職稱等）、組織或公司的名稱。 重要的大型會(huì)議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。姓名卡片可設(shè)計(jì)為紅、藍(lán)、白、黃四種不同的顏色。 在會(huì)議的接待區(qū)向與會(huì)人員發(fā)放，并在主席臺(tái)等必要的地方放置臺(tái)簽式姓名卡片,不同類型的姓名卡片樣式,粘性標(biāo)簽比較經(jīng)濟(jì)、方便，但它們可能由于粘貼在衣服上而留下痕跡。

14、系帶的卡片比較經(jīng)濟(jì)，戴取方便，但可能在衣服上晃動(dòng)。 有夾子的卡片成本略高，它們能更換塑料封里面的標(biāo)簽而重復(fù)使用，并能移動(dòng)夾在衣服的不同部位。 臺(tái)簽式的姓名卡片這些是開會(huì)的時(shí)候放在桌子上使用的,證件的類型、作用,代表證：與會(huì)者不僅能參加會(huì)議，而且有表決權(quán)，選舉權(quán)。 列席證：能夠到會(huì)旁聽，但無表決權(quán)。 工作證：只證明是大會(huì)的工作人員，在會(huì)議期間出入行走有一定的限制。 記者證：是發(fā)給新聞媒體的有關(guān)的工作人員、記者，持記者證在有些工作區(qū)域出入受到限制。 來賓證：表明是被主辦方邀請(qǐng)的嘉賓。 會(huì)議證件既能證明與會(huì)者身份，保證會(huì)議安全，控制出入人員；又能統(tǒng)計(jì)大會(huì)人數(shù)和維持會(huì)場(chǎng)秩序,注意事項(xiàng),在設(shè)計(jì)上應(yīng)區(qū)分正

15、式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會(huì)者的不同身份。 應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計(jì)會(huì)議證件或姓名卡片。有的公司強(qiáng)調(diào)區(qū)分開不同職務(wù)、地位人員的身份；有的公司強(qiáng)調(diào)所有員工的平等。 姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟(jì)活用美觀大方,發(fā)放會(huì)議文件資料,學(xué)習(xí)目標(biāo) 掌握各種會(huì)議文件的發(fā)放方法,會(huì)議資料的準(zhǔn)備對(duì)于會(huì)議的成效至關(guān)重要,會(huì)議文件資料發(fā)放工作的基本方法,按照與會(huì)人員名單，準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋，在文件袋上填上與會(huì)者的姓名，并注明“會(huì)議文件”等字體。 分發(fā)重要文件一般要編號(hào)、登記。文件編號(hào)通常印在文件首頁的左上角處。字體字號(hào)應(yīng)有別于文件正文。具有保密性內(nèi)容的文件，還要注明密級(jí)。 一些征求意見稿，或保密

16、性文件，需要在會(huì)后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄。 分發(fā)會(huì)議資料時(shí)要適時(shí)適量。準(zhǔn)備會(huì)議資料不能有多少代表就打印多少份，有可能出現(xiàn)臨時(shí)增加與會(huì)者，或者出現(xiàn)代表丟失材料的情況，一定要留有充分的余地。 內(nèi)容重要又需事先送達(dá)與會(huì)者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達(dá),常見的會(huì)議文件資料主要包括： 開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、主題報(bào)告、專題報(bào)告、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、新聞稿、會(huì)議通知、日程安排等,準(zhǔn)備會(huì)議所需用品和設(shè)備,學(xué)習(xí)目標(biāo) 掌握會(huì)議所需各種物品和設(shè)備的準(zhǔn)備方法,盡量考慮全面，有備無患 了解可以租用會(huì)議設(shè)備公司的名稱、地址和電話號(hào)碼。 了解文具用品和相關(guān)設(shè)備供應(yīng)商的名稱、地址和電話號(hào)

17、碼。 掌握企業(yè)內(nèi)可用的音像設(shè)備的類型和存放位置的清單。 掌握公司內(nèi)部緊急維修工程師以及外部維修單位的名稱、地址和電話號(hào)碼,會(huì)議用品和設(shè)備的類型,可分為必備用品和特殊用品。 必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。 特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。例如：張貼畫、花卉、充氣模型、巨型屏幕、展臺(tái)展板、簽字用具等,注意事項(xiàng),事先要制定周密的準(zhǔn)備方案，盡量詳細(xì)的列出用品和設(shè)備的名稱、數(shù)量和價(jià)格。 會(huì)議用品和設(shè)備是購(gòu)買、租用還是使用原有的，要本著統(tǒng)籌節(jié)約、經(jīng)濟(jì)適用的原則。 準(zhǔn)備會(huì)議

18、用品和設(shè)備要力求一絲不茍、有備無患,預(yù)訂內(nèi)部會(huì)議室,學(xué)習(xí)目標(biāo) 掌握內(nèi)部會(huì)議室的預(yù)定方法,會(huì)議室預(yù)訂的基本方法,大多數(shù)企業(yè)都有自己的內(nèi)部會(huì)議室，這就減少了租用外部場(chǎng)地和設(shè)施的費(fèi)用，內(nèi)部會(huì)議室多適合內(nèi)部會(huì)議和活動(dòng),預(yù)訂會(huì)議室要打出一定的提前量，在確定準(zhǔn)確的會(huì)期之后，應(yīng)盡早預(yù)訂，以免臨時(shí)被動(dòng)。 正式預(yù)訂會(huì)議室之后，在使用的前一天，一定要再次落實(shí)，以免與其他會(huì)議發(fā)生沖突。 預(yù)訂和調(diào)配會(huì)議室應(yīng)盡量使場(chǎng)地的大小、格局、設(shè)備的配備與會(huì)議的人數(shù)、性質(zhì)和類型相匹配。 調(diào)配安排會(huì)議室時(shí)要留有足夠的自由使用空間，會(huì)議之間的間隔不要太緊，使人們安心開會(huì)，不致出現(xiàn)會(huì)議還未結(jié)束就被人請(qǐng)走的麻煩事。 負(fù)責(zé)會(huì)議室安排和協(xié)調(diào)的

19、秘書 ，事先要查看會(huì)議議程，了解會(huì)議的主持者和演講者是否需要音像輔助設(shè)備，秘書要了解各種設(shè)備的功能，并事先將各種設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài),熱情迎接與會(huì)者,學(xué)習(xí)目標(biāo) 掌握接待與會(huì)者的基本工作內(nèi)容和程序,做好會(huì)議的接站和報(bào)到工作的主要內(nèi)容和程序,會(huì)議的性質(zhì)與規(guī)模不同，接待的要求、程序和規(guī)范也不同。大中型會(huì)議參加人數(shù)較多，應(yīng)及時(shí)做好接站報(bào)到工作,接站報(bào)到工作的主要步驟,要有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)，掌握與會(huì)代表的名單以及飛機(jī)、火車的班次及抵達(dá)的準(zhǔn)確時(shí)間，將其編制成一目了然的表格，并掌握與會(huì)議代表的聯(lián)絡(luò)方式。 要備有足夠的車輛和接站的人員。接站人員要人手一份代表抵達(dá)的時(shí)間表，按分工的時(shí)間和線路迎接。 對(duì)于自備交通

20、工具的外地與會(huì)人員，要事先通過發(fā)傳真或電話的形式告之到達(dá)報(bào)到地點(diǎn)的詳細(xì)路線圖。 在車站、機(jī)場(chǎng)設(shè)置接待站。制作醒目的牌子或橫幅，上面要表明“天地公司接待處”的字樣。 在報(bào)到處的周圍設(shè)立引導(dǎo)牌和標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明報(bào)到的具體位置。 接待人員將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋（包括文件、證件、餐券、住宿房間號(hào)碼、文具等）發(fā)給報(bào)到人員。必要時(shí)，引導(dǎo)與會(huì)者去其住宿的房間，并簡(jiǎn)單介紹周圍的情況和開會(huì)的要求,會(huì)議中的服務(wù),做好會(huì)議的簽到和座位引導(dǎo)工作,學(xué)習(xí)目標(biāo) 掌握會(huì)議簽到和引導(dǎo)工作的主要辦法,如何做好簽到和座位引導(dǎo)工作,秘書應(yīng)熱情地迎接與會(huì)人員，并引導(dǎo)與會(huì)者及時(shí)簽到，盡快就座。 選擇恰當(dāng)?shù)暮灥叫问?人數(shù)較少的小型會(huì)議，可由秘書

21、按照事先確定的到會(huì)人員名單，逐一進(jìn)行簽到，來一人劃一人，以便迅速掌握到會(huì)者的狀況。 大型會(huì)議可用簽到卡和電子簽到機(jī)配合使用，與會(huì)者只需要將自己的電子卡送入簽到機(jī)插口，有關(guān)數(shù)據(jù)即傳入會(huì)議組織中心。 準(zhǔn)備好簽到的登記簿、簽字筆等用品，必要時(shí)事先準(zhǔn)備好嘉賓的留言簿。 請(qǐng)與會(huì)者按照會(huì)前安排好的座位或區(qū)域就坐。 內(nèi)部會(huì)議，與會(huì)者一般都有自己的習(xí)慣座位。 大中型會(huì)議，一般事先制作好各種座次標(biāo)識(shí)用品（如：主席臺(tái)或會(huì)議桌上的名簽卡片、座次圖表、指示牌等），采取對(duì)號(hào)入座的方式，或是將會(huì)場(chǎng)劃分為若干區(qū)域，以部門或地區(qū)為單位集中就座,會(huì)議簽到的目的是為了及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，以及缺席情況,注意事項(xiàng),負(fù)責(zé)接待簽到的

22、人員應(yīng)訓(xùn)練有素，照顧周到。 負(fù)責(zé)簽到的人員要提前到崗，使到會(huì)較早的人員不致產(chǎn)生無人過問的尷尬感覺。 熱情主動(dòng)的迎接與會(huì)者，并按禮儀規(guī)范將客人引導(dǎo)入場(chǎng)，一般來講，無論陪伴還是引領(lǐng)，秘書都應(yīng)站在上司或來賓的左側(cè),承擔(dān)會(huì)議記錄,學(xué)習(xí)目標(biāo) 通過學(xué)習(xí)，承擔(dān)會(huì)議記錄工作,會(huì)議記錄的方法,作為一個(gè)秘書，在會(huì)議期間作好記錄和筆記是秘書的主要職責(zé)，會(huì)議記錄員應(yīng)協(xié)助主持人進(jìn)行會(huì)議的籌劃和安排工作。 正式會(huì)議的記錄是會(huì)議進(jìn)程的原始記錄，是具有法律效力的檔案因此務(wù)必準(zhǔn)確、完整和條理清楚,為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作,準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。 準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶來補(bǔ)充手工記錄。 要備有一份議程表和其他的

23、相關(guān)資料和文件，需要核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)時(shí)隨時(shí)使用。 提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，了解與會(huì)人員的座位圖，便于識(shí)別會(huì)議上的發(fā)言者。 在利用錄音機(jī)的同時(shí)，必須手工記錄，可以防止錄音機(jī)中途出故障,會(huì)議記錄的內(nèi)容,會(huì)議描述。包括會(huì)議類型、時(shí)間、日期、地點(diǎn)。 與會(huì)者姓名。主席的名字在最前面，記錄員的名字在最后。 會(huì)議過程：宣讀上次會(huì)議記錄、有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問題、通訊情況、一般事務(wù)決議應(yīng)包括會(huì)議上的確切措詞、其他事務(wù)按在會(huì)上進(jìn)行的順序記錄、下次會(huì)議日期。 主席、記錄員簽名,會(huì)議記錄的方法,會(huì)議記錄的重點(diǎn)應(yīng)將主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定，重要的聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來，而其他的內(nèi)容可簡(jiǎn)要概括地記錄。 漏記的

24、內(nèi)容，可事先做出記號(hào)，然后對(duì)照錄音磁帶修改，也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做出簡(jiǎn)要的解釋。 與會(huì)者提出的意見、建議，要把人名記錄下來,會(huì)議記錄的修改,在定稿打字之前，通常向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。 如果某一成員指出會(huì)議記錄中的一個(gè)錯(cuò)誤，經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)，主席或秘書可以在會(huì)議記錄中改正這一錯(cuò)誤。 會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動(dòng),會(huì)議記錄的要求,真實(shí)：正式的會(huì)議記錄具有法律效力，要確保內(nèi)容的真實(shí)可信，準(zhǔn)確無誤，一旦會(huì)議主席簽名，全體成員通過則不得再行改動(dòng)。 完整:會(huì)議記錄必須體現(xiàn)會(huì)議的實(shí)際進(jìn)程,要將所有要點(diǎn)完整地記錄下來,不能遺漏。 簡(jiǎn)潔：會(huì)議記錄不同于一份詳細(xì)報(bào)告，而是

25、將會(huì)議進(jìn)程以簡(jiǎn)明扼要的形式表達(dá)出來。 準(zhǔn)確：會(huì)議記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表達(dá)要準(zhǔn)確無誤，不能含糊，更不能有任何內(nèi)容錯(cuò)誤,注意事項(xiàng),要了解公司的業(yè)務(wù)情況，掌握專業(yè)領(lǐng)域的基本術(shù)語。 會(huì)議記錄原稿應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，便于裝訂和復(fù)制。 會(huì)議主持人需向記錄員明確機(jī)密事項(xiàng)的范圍及處理的要求。 會(huì)議記錄原件要由專人負(fù)責(zé)保管,確保會(huì)議期間的信息溝通,學(xué)習(xí)目標(biāo) 掌握會(huì)議期間進(jìn)行信息溝通的方法,會(huì)議期間信息溝通的方法,做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作 秘書人員要做到多聽、多記、多想、多算、多跑，才能比較全面地收集信息。 要深入實(shí)際，掌握第一手資料。 (3)要注重信息的加工提煉，形成成果使上司、與會(huì)者、新聞媒體都能方

26、便利用。 (4)要注重時(shí)效，反映敏捷，狠抓反饋信息的收集,2做好會(huì)議期間的對(duì)外宣傳工作 會(huì)務(wù)秘書要積極搞好對(duì)外宣傳的工作。 (1)妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。 (2)注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。 (3)在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。 (4)秘書要隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道，為領(lǐng)導(dǎo)提供參考。 (5)在會(huì)議結(jié)束后，秘書要為召開記者招待會(huì)提供必須的信息資料，使會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地向新聞媒體介紹會(huì)議情況，回答記者的提問,信息加工的形式,1)綜合加工：把各種相關(guān)的信息有機(jī)地結(jié)合在一起的過程。 (2)提煉加工：指從各種信息中攝取所需要信息的深加工過程。 (

27、3)推導(dǎo)加工：依據(jù)已知消息，運(yùn)用邏輯推理得出新結(jié)論的加工過程,信息傳遞的方式,1)口頭傳遞。 (2)影像傳遞。 (3)電子系統(tǒng)傳遞。 (4)專人傳遞,注意事項(xiàng),1會(huì)議信息收集力求全面、真實(shí)、及時(shí)、適用、重點(diǎn)突出。 2與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠(chéng)相待、平等相待、迅速及時(shí),做好會(huì)議的值班、保衛(wèi)工作,學(xué)習(xí)目標(biāo) 做好會(huì)議值班、保衛(wèi)工作的具體做法,做好會(huì)議值班、保衛(wèi)工作的具體做法,會(huì)議值班要制度健全，人員要堅(jiān)守崗位。中大型會(huì)議，一般要有會(huì)務(wù)秘書堅(jiān)持24小時(shí)值守，以保證會(huì)議順利結(jié)束，并隨時(shí)應(yīng)付各種突發(fā)事件。 (1)在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況，文件和資料，傳遞各種信息。 (2)要控制與會(huì)無關(guān)人員隨便出入會(huì)場(chǎng)

28、，特別是保密性較強(qiáng)時(shí)會(huì)議更不能讓外人隨意進(jìn)出。 (3)手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題，及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。 (4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄， 要堅(jiān)守崗位，人不離崗，保證會(huì)議信息的暢通無阻。 (6)必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。 (7)做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。 (8)必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度,2會(huì)議保衛(wèi)工作 (1) 會(huì)議安全保衛(wèi)應(yīng)包括與會(huì)的重要人員人身的安全保衛(wèi)； (2) 會(huì)議重要文件的保衛(wèi)。 (3) 會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)。 (4) 會(huì)議的各種設(shè)備用品的保衛(wèi)。 (5)

29、與會(huì)者私人貴重物品的保衛(wèi),會(huì)議的善后工作,合理安排與會(huì)人員的返程,學(xué)習(xí)目標(biāo) 掌握與會(huì)人員返程工作的主要內(nèi)容,安排與會(huì)人員的返程工作的主要內(nèi)容,會(huì)議結(jié)束并不意味著會(huì)議工作就結(jié)束了，有外部人員參加的會(huì)議應(yīng)根據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短、外部與會(huì)人數(shù)多少等情況，及早安排好與會(huì)人員的返程事宜,提早做好與會(huì)者車、船、飛機(jī)票的登記預(yù)售工作,應(yīng)根據(jù)會(huì)期長(zhǎng)短、外地與會(huì)人數(shù)多少等實(shí)際情況，及早安排好外地與會(huì)人員的返程事宜。 要事先了解外地與會(huì)人員對(duì)時(shí)間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。 一般情況下要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機(jī)票、車票的預(yù)訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機(jī)、火車、汽車、輪船票。 屆時(shí)應(yīng)編制與會(huì)者離開的時(shí)間表，安排好送行車輛，派人將外地與會(huì)人員送到機(jī)場(chǎng)、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會(huì)人員送行,幫助與會(huì)者提前做好返程準(zhǔn)備,提醒與會(huì)者及時(shí)歸還向主辦方或會(huì)議駐地單位借用的各種物品。 提醒與會(huì)者及時(shí)與會(huì)務(wù)組結(jié)清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。 幫助與會(huì)者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。 準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。 幫助部分與會(huì)者托運(yùn)大件物品,