一體化合同管理的研究與實(shí)踐

1、一體化合同管理的研究與實(shí)踐徐訓(xùn)生，朱一順（棗莊礦業(yè)集團(tuán)公司 高莊煤礦，山東 棗莊 ）摘 要介紹了高莊煤礦開展一體化合同管理的研究與實(shí)踐情況。關(guān)鍵詞煤炭企業(yè)；合同管理；一體化合同管理隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的不斷加快，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)越來越廣泛地滲透到國(guó)有企業(yè)之中，使競(jìng)爭(zhēng)日趨加劇。合同作為市場(chǎng)主體交換關(guān)系的主要表現(xiàn)形式，在經(jīng)濟(jì)往來中顯得猶為重要。為此，高莊煤礦率先開始了一體化合同管理的研究與實(shí)踐，并取得了顯著的效果。一、一體化合同管理的內(nèi)涵一體化合同管理是一種注重實(shí)效的經(jīng)營(yíng)管理方式，它把企業(yè)與外部供貨商之間的關(guān)系一律視為法律經(jīng)濟(jì)關(guān)系，將企業(yè)內(nèi)部各職能部門按責(zé)分工，權(quán)責(zé)明確，相互制衡，通過合同的方式體現(xiàn)主體意志

2、和需要，并對(duì)合同行為進(jìn)行科學(xué)的全過程管理。是充分體現(xiàn)出“完整、系統(tǒng)、專業(yè)”的一體化經(jīng)營(yíng)模式。1.完整的過程控制合同行為是一種規(guī)范化的法律行為，它包括合同的訂立、合同的變更或解除、合同的履行、合同的終止等過程。完整的過程控制包括事前預(yù)防、事中控制和事后分析。事前預(yù)防主要以市場(chǎng)調(diào)研和資信調(diào)查為主要內(nèi)容，貫徹預(yù)防為主、防患于未然的思想，使合同的質(zhì)量、可靠性、合法性、可行性在合同簽訂前就得到保障；事中控制主要以對(duì)比合同價(jià)格、審查合同條款、監(jiān)督合同執(zhí)行為主要內(nèi)容，它是合同過程管理的中心部分，涉及到合同價(jià)格的確定、合同條款的審簽、合同標(biāo)的的執(zhí)行等；事后分析主要以分析總結(jié)為主，整理合同基礎(chǔ)資料、建立合同簽約

3、檔案、做合同報(bào)表，它是提高合同管理運(yùn)行質(zhì)量的基礎(chǔ)保障。2.系統(tǒng)的組織管理模式合同行為具有兩大特點(diǎn)，一是合同主體的多元化，二是合同行為的過程性和連續(xù)性。對(duì)外，合同管理需要面對(duì)形形色色的廠家或供貨商；對(duì)內(nèi)，合同管理是一個(gè)系統(tǒng)管理過程，不僅是合同管理機(jī)構(gòu)的事，還涉及采購、供應(yīng)、審計(jì)、財(cái)務(wù)、紀(jì)委、規(guī)劃發(fā)展等多個(gè)科室的配合，因此，合同管理工作不能墨守陳規(guī)、循規(guī)蹈矩，應(yīng)有一條內(nèi)容全新、角度完全不同的內(nèi)部組織管理模式，為此，按照礦領(lǐng)導(dǎo)安排，本著“管辦分離、相互制衡”的原則，我們?cè)O(shè)立了合同管理機(jī)構(gòu)，成立了合同管理委員會(huì)，配備了專、兼職合同管理員及合同承辦員，明確了部門責(zé)任制和崗位責(zé)任制，制訂了管理制度，規(guī)定了

4、無合同不采購、無合同不審計(jì)、無合同不結(jié)算、無合同不收貨的系列規(guī)定，形成了領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門參與的良好態(tài)勢(shì)，這種新型的組織關(guān)系，按職能分工進(jìn)行分級(jí)管理、過程監(jiān)控，它不受其他因素影響，而注重強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)導(dǎo)向，強(qiáng)調(diào)圍繞合同過程管理的系統(tǒng)管理模式，因而更加適應(yīng)企業(yè)管理的需要，在復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境中更具競(jìng)爭(zhēng)力，更能搞好自我保護(hù)，維護(hù)企業(yè)利益。二、高莊煤礦一體化合同管理的具體構(gòu)建1.建立精干高效的組織機(jī)構(gòu)要想加強(qiáng)企業(yè)合同管理，堵塞漏洞，避免企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失，必須建立一支完備的合同管理組織，形成一支高效、快捷、廉正的合同管理隊(duì)伍。在用人機(jī)制上，要廣泛吸納廉潔自律、專業(yè)知識(shí)強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力硬的人員擔(dān)當(dāng)具體的合同管理工作。礦

5、對(duì)合同堅(jiān)持統(tǒng)一管理、專業(yè)歸口、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則。采取領(lǐng)導(dǎo)主管、合同管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)管、各職能部門分管、承辦人員專管的綜合式的合同管理體制。我們按照“精簡(jiǎn)、精干、高效”的原則，加強(qiáng)宏觀調(diào)控與專業(yè)部門的管理職能，逐步規(guī)范并建立了一支精干高效、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活、職責(zé)明確、科學(xué)務(wù)實(shí)的管理機(jī)構(gòu)。（1）成立了合同管理委員會(huì)，依靠集體的力量解決問題，集思廣益，避免個(gè)人思維的偏見，充分發(fā)揮大家的主觀能動(dòng)性，增強(qiáng)合同管理的透明度。合同管理委員會(huì)由礦長(zhǎng)任主任，有關(guān)副礦長(zhǎng)任副主任，財(cái)務(wù)科、綜考辦、采購中心、供應(yīng)科、機(jī)電科、基建辦等相關(guān)科室主要負(fù)責(zé)人為成員。合同管理委員會(huì)是礦合同管理的決策和指揮機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)各種合同的管理和指導(dǎo)工作，監(jiān)

6、督檢查各項(xiàng)合同管理制度的實(shí)施情況，工作中實(shí)行民主集中制，采用集體討論的形式解決問題，對(duì)決定的事項(xiàng)集體負(fù)責(zé)。（2）合同管理辦公室是對(duì)全礦合同進(jìn)行統(tǒng)一管理的具體業(yè)務(wù)部門，受合同管理委員會(huì)的監(jiān)督與指導(dǎo)，統(tǒng)一管理企業(yè)各部門對(duì)外簽訂的各種合同，對(duì)合同依法進(jìn)行審核、登記、歸檔，擬訂企業(yè)合同管理制度和各項(xiàng)合同管理專項(xiàng)制度，合同管理辦公室設(shè)專職合同管理員，合同管理員對(duì)合同管理辦公室和合同管理委員會(huì)負(fù)責(zé)，具體負(fù)責(zé)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中合同的訂立、履行、變更、解除等工作。2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，注重人員培訓(xùn)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制日益加強(qiáng)，受利益驅(qū)使，不免會(huì)出現(xiàn)以次充好、魚目混珠的情況，給企業(yè)的經(jīng)濟(jì)交往增加了風(fēng)險(xiǎn)度，這就更加

7、體現(xiàn)了法制經(jīng)濟(jì)、合同管理在企業(yè)管理中的重要性。合同管理工作涉及面廣，知識(shí)性強(qiáng)，要求又相對(duì)嚴(yán)格，有些合同業(yè)務(wù)人員缺乏必要的合同法律常識(shí)，也不懂得簽訂和履行合同的程序，導(dǎo)致合同簽訂質(zhì)量不高，甚至不簽合同的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，要提高合同管理工作的整體水平，必須先提高合同管理人員的整體素質(zhì)。為此，我們加強(qiáng)了合同管理人員及承辦人員的業(yè)務(wù)技能學(xué)習(xí)，通過合同例會(huì)、集體會(huì)審等多種渠道、多種形式深入開展法律知識(shí)及合同管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，及時(shí)向合同管理人員、合同承辦人員傳達(dá)上級(jí)有關(guān)合同管理及材料采購方面的文件精神，通過學(xué)習(xí)，讓大家相互交流新思想、新信息和工作經(jīng)驗(yàn)，從而提高了合同管理人員的業(yè)務(wù)技能。3.建立完善的合

8、同管理制度體系我們從強(qiáng)化制度、加強(qiáng)管理入手，以創(chuàng)建高產(chǎn)高效高度文明的現(xiàn)代化礦井為目標(biāo)，修訂出臺(tái)了一系列合同管理辦法和管理制度，切實(shí)做到了“凡事有章可循，凡事有據(jù)可查，凡事有人負(fù)責(zé)，凡事有人監(jiān)督”，實(shí)現(xiàn)了合同的全過程管理。合同管理制度既包括合同管理實(shí)體方面的內(nèi)容，又包括合同管理程序方面的內(nèi)容；既包括實(shí)施合同的內(nèi)容，又包括管理合同的內(nèi)容，它是包括合同法律法規(guī)在內(nèi)的所有調(diào)整合同訂立、履行、變更、解除、糾紛處理和管理行為而制定的必須遵守的制度體系。從過程管理程序上講，主要包括合同簽約前的制度、合同簽約時(shí)的制度、合同履行的制度及合同履行后的制度等。（1）合同簽約前制度合同簽約前制度包括市場(chǎng)調(diào)查和資信調(diào)查

9、制度。市場(chǎng)調(diào)查制度。即在合同簽訂前，對(duì)所需物資供貨廠家的、質(zhì)量、價(jià)格、付款方式、交貨期等情況進(jìn)行調(diào)查的一種制度。其要求切實(shí)掌握市場(chǎng)行情，把握供貨信息，努力做到“貨比三家”，用最小的投入求最大的產(chǎn)出。資信調(diào)查制度。即對(duì)供貨廠家的信譽(yù)、經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)權(quán)限、技術(shù)及人力裝備等進(jìn)行調(diào)查的一種制度。如對(duì)對(duì)方主體資格和資信情況不明的，還可以通過工商行政管理、金融等有關(guān)部門咨詢對(duì)方的主體資格和資信情況，防止上當(dāng)受騙。（2）合同簽約時(shí)制度統(tǒng)一文本制度。即在簽訂合同時(shí)必須使用經(jīng)工商管理部門認(rèn)可的、集團(tuán)公司統(tǒng)一要求的合同文本，使用統(tǒng)一的格式文本可以為當(dāng)事人雙方簽訂合同提供方便，并保證合同簽訂的合法性、有效性。合同招

10、標(biāo)采購制度。即在對(duì)物資進(jìn)行初步調(diào)研后確定供貨商，由合同管理部門組織紀(jì)監(jiān)、審計(jì)、財(cái)務(wù)、設(shè)備、采購等部門參加，召集三家或以上的供貨商進(jìn)行合同標(biāo)的報(bào)價(jià)及說明有關(guān)服務(wù)承諾，根據(jù)其綜合情況確定供貨廠家，為了確保招標(biāo)采購工作的有效開展，我們建立了招標(biāo)采購工作專業(yè)人才庫，負(fù)責(zé)具體的技術(shù)工作。合同審查制度。即合同承辦部門在合同草簽后，報(bào)合同管理機(jī)構(gòu)對(duì)合同條款進(jìn)行審查，以確保簽約條款的適宜性，避免因合同簽約條款原因給企業(yè)造成不必要的損失。合同會(huì)審制度。即草簽的合同經(jīng)初步審查后，填寫合同審批表，報(bào)合同管理委員會(huì)集中會(huì)審，合同管理委員會(huì)對(duì)草簽合同的價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)承諾、交貨方式等進(jìn)行詳細(xì)的審查，同意認(rèn)可后在合同會(huì)審

11、表上簽字，最后由合同部門負(fù)責(zé)人、合同分管領(lǐng)導(dǎo)和合同主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，這樣，利用集體的智慧把好合同簽訂關(guān)，就可以少出差錯(cuò)，更好地維護(hù)企業(yè)的利益。合同專用章管理制度，即規(guī)定對(duì)合同專用章的使用、保管等制度，合同專用章應(yīng)有專門人員進(jìn)行保管，不按規(guī)定程序不得隨意加蓋合同專用章，否則，嚴(yán)肅追究責(zé)任人的責(zé)任。（3）合同履行中制度崗位責(zé)任制。既具體規(guī)定合同管理部門、合同承辦部門和合同管理員及承辦員的責(zé)任范圍、應(yīng)付的責(zé)任及擁有的職權(quán)的一種制度。它有利于企業(yè)內(nèi)部合同管理分工協(xié)作，責(zé)任明確，逐級(jí)負(fù)責(zé)，使責(zé)、權(quán)、利相統(tǒng)一，從而更利于明細(xì)職責(zé)、調(diào)動(dòng)積極性，促進(jìn)各項(xiàng)合同管理工作的有效開展。合同驗(yàn)收、審計(jì)、結(jié)算制度。即簽訂

12、后的合同在履行過程中，由供應(yīng)部門依據(jù)簽約合同條款對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收，審計(jì)部門依據(jù)簽約合同條款對(duì)其發(fā)票的合規(guī)合法性進(jìn)行審計(jì)，財(cái)務(wù)部門依據(jù)簽約的合同條款對(duì)對(duì)方單位進(jìn)行結(jié)算的制度。合同糾紛處理制度。即合同雙方在合同履行過程中發(fā)生糾紛，規(guī)定由哪個(gè)部門向領(lǐng)導(dǎo)反映并采取具體措施，及時(shí)妥善處理，從而保護(hù)企業(yè)利益的一項(xiàng)制度。（4）合同履行后制度合同臺(tái)賬、檔案管理制度。即在合同履行后期，對(duì)簽約合同的資料進(jìn)行收集、整理、統(tǒng)計(jì)、歸檔的一種制度，它是合同管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在一定程度上也代表著合同管理水平的高低。統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，即在合同簽訂后，每月對(duì)合同簽訂數(shù)量、金額、節(jié)約額、簽訂時(shí)間、承辦人等進(jìn)行綜

13、合統(tǒng)計(jì)，并形成合同報(bào)表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽批后上報(bào)集團(tuán)公司的一種制度。合同獎(jiǎng)懲制度，即依據(jù)合同管理人員和承辦人員的工作表現(xiàn)和工作成績(jī)，根據(jù)考核結(jié)果按一定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)在合同管理過程中做出突出貢獻(xiàn)的單位和個(gè)人進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)、對(duì)為企業(yè)造成損失的單位和個(gè)人進(jìn)行處罰的一種制度。它可以有效地調(diào)動(dòng)合同管理人員和承辦人員的工作積極性，增強(qiáng)其工作責(zé)任心。（5）合同簽訂的原則堅(jiān)持“管辦分離、相互制衡”的原則；堅(jiān)持“效益優(yōu)先、合規(guī)合法”的原則；堅(jiān)持“同質(zhì)比價(jià)、同價(jià)比優(yōu)、同優(yōu)比服務(wù)”的原則；堅(jiān)持“公平、公正”的原則。（6）合同及相關(guān)文件資料的歸檔管理加強(qiáng)合同及相關(guān)文件資料的歸檔管理工作。合同文本及相關(guān)資料同屬重要法律文件，發(fā)生之后應(yīng)及時(shí)建

14、賬并妥善保存，為避免經(jīng)濟(jì)糾紛提供最原始資料。為此，我們明確專人負(fù)責(zé)合同檔案管理工作，對(duì)簽約合同的資料進(jìn)行收集、整理、統(tǒng)計(jì)、歸檔。三、高莊煤礦實(shí)施一體化合同管理取得的成效高莊煤礦根據(jù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律，大膽創(chuàng)新，勇于探索，將先進(jìn)的管理思想和方法應(yīng)用于煤炭企業(yè)實(shí)踐，并且根據(jù)自身企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，逐步深化和提高，通過開展一體化合同管理，實(shí)現(xiàn)了從人治到法制的轉(zhuǎn)變，有效地規(guī)避了合同風(fēng)險(xiǎn)，提高了采購質(zhì)量，降低了采購成本。經(jīng)濟(jì)效益、管理效益及社會(huì)效益得到有效提高，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力不斷加強(qiáng)。1.通過實(shí)施一體化合同，管理效益得到了大幅提高我們從強(qiáng)化制度建設(shè)入手，合同基礎(chǔ)管理工作得到改善和加強(qiáng)，通過實(shí)施合同的全過程管理，建

15、立了完善的合同管理機(jī)構(gòu)，形成了一支精干、高效、快捷的合同管理隊(duì)伍，通過對(duì)合同管理制度的健全與完善，規(guī)范了合同管理行為，實(shí)現(xiàn)了“八化”的要求。即：經(jīng)濟(jì)往來合同化；簽訂履行程序化；合同文本統(tǒng)一化；糾紛處理法律化；管理制度標(biāo)準(zhǔn)化；合同管理與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)一體化；臺(tái)賬檔案規(guī)范化；管理手段現(xiàn)代化。合同管理的加強(qiáng)，得到了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的一致肯定，被集團(tuán)公司評(píng)為“合同管理基礎(chǔ)工作先進(jìn)單位”。2.通過實(shí)施一體化合同管理，經(jīng)濟(jì)效益得到了大幅提高我們對(duì)合同的審查簽訂，嚴(yán)格按照合同法和上級(jí)有關(guān)文件精神，并結(jié)合我礦合同管理的實(shí)際，實(shí)行了合同的集體會(huì)審會(huì)簽和過程的跟蹤管理，為我礦避免了大量的不必要的損失。2007年度，共簽訂合同635份，總金額12607.91萬元。合同簽約率和合同履約率均達(dá)到了100%，共挽回和避免經(jīng)濟(jì)損失308.71萬元?？傊F(xiàn)代煤炭企業(yè)要想在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，永遠(yuǎn)走在時(shí)代的前沿，就必須