內(nèi)蒙古自治區(qū)機關檔案工作

1、內(nèi)蒙古自治區(qū)機關檔案工作關于下發(fā)內(nèi)蒙古自治區(qū)機關檔案工作測評方法（征求意見稿）的通知各盟市檔案局：內(nèi)蒙古黨委辦公廳、政府辦公廳廳發(fā) 199664 號關于印發(fā)內(nèi)蒙古自治區(qū)直屬機關檔案工作目標治理考評方法和內(nèi)蒙古自治區(qū)盟市、旗縣（市區(qū)）機關檔案工作目標治理考評方法 的通知已執(zhí)行十三年了， 全區(qū)共有 1.2 萬家行政機關、事業(yè)單位的檔案工作有了等級，極大地推動了全區(qū)機關檔案工作的進展。十三年過去了，機關檔案工作的情形發(fā)生了專門大的變化。這期間，國家檔案局下發(fā)了許多新的規(guī)范和標準，內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案條例重新修訂頒布，對機關檔案工作提出了新的要求，現(xiàn)有的考評方法已不習慣新時期機關檔案工作的需要。 自治區(qū)檔

2、案局在認真研究的基礎上，制訂了新的機關檔案工作測評方法，并將目前正在執(zhí)行的 檔案利用服務考核標準的部分內(nèi)容充實到里面去。內(nèi)蒙古自治區(qū)機關檔案工作測評方法新增加的內(nèi)容有：按照國家檔案局有關規(guī)范、標準和內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案條例中有關檔案信息化建設的規(guī)定，要求機關定期向同級檔案館報送機讀名目和電子文件，使用符合自治區(qū)檔案局技術標準的網(wǎng)絡版檔案治理軟件，使機關檔案室能夠方便地向檔案館在線或離線移交機讀名目和電子文件；使用條管上級單位下發(fā)檔案治理軟件的單位，需能夠提供符合同級檔案館接收標準要求的機讀名目和電子文件；按照國家檔案局 8 號令的要求，增加各機關制定新的歸檔范疇和保管期限表，并送同級檔案局報批的內(nèi)

3、容； 對 2001 年以來形成的檔案要求按照歸檔文件整理規(guī)則整理；認真檢查案卷質(zhì)量，對升級檢查中案卷質(zhì)量合格的單位，給予案卷質(zhì)量免檢認證等。內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局辦公室2009 年 12 月 8 日內(nèi)蒙古自治區(qū)機關檔案工作測評方法為了加大全區(qū)機關檔案工作規(guī)范化治理，更好地為自治區(qū)各項建設事業(yè)和民生工作服務， 按照中華人民共和國檔案法 、機關檔案工作條例、內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案條例等法律、法規(guī)的規(guī)定和近幾年國家檔案局頒布的標準、業(yè)務規(guī)范，結(jié)合自治區(qū)實際，制定本方法。一、適用范疇本方法適用于自治區(qū)所屬直屬機關、盟市、旗縣 (市、區(qū) )機關、團體、事業(yè)單位 (以下簡稱機關 )。各級機關的所屬單位和蘇木、 鄉(xiāng)鎮(zhèn)

4、對此方法可參照執(zhí)行。各級機關可對比標準，逐步提升整體績效，自愿向當?shù)鼗蛏霞墮n案行政部門提出書面申請。二、測評內(nèi)容測評組全面檢查申請機關檔案工作情形并重點考核、測評其近 3 年檔案工作治理情形。對沒有所屬二級單位的機關，測評內(nèi)容分為條件保證、基礎業(yè)務建設、檔案資源開發(fā)利用等 3 大項；對下屬單位有監(jiān)督指導任務的專業(yè)主管機關，另加本系統(tǒng)檔案工作治理一個考核項目。具體內(nèi)容及考核評分按照內(nèi)蒙古自治區(qū)機關檔案工作測評標準進行。三、等級劃分及確認按 3 個大項測評的機關，差不多分為100 分，另設鼓舞性的附加分，附加分計入總分。在測評中得分分別達到 85 分、 90 分、 95 分及以上的，為自治區(qū)丙級、

5、乙級、甲級；按 4 個大項測評的專業(yè)主管機關差不多分為 ll0 分，得分分別達到 95 分、100 分、l05 分及以上的，為自治區(qū)丙級、乙級、甲級。四、考核測評(一)測評人員測評員由盟市檔案局舉薦上報，由自治區(qū)檔案局審查后聘任，在內(nèi)蒙古檔案信息網(wǎng)上公布，并按照測評員的在崗情形實行動態(tài)治理。(二)測評分工申請測評的區(qū)直機關和申請自治區(qū)甲級的盟市、旗縣機關，由自治區(qū)檔案局組織測評，申請乙、丙級的機關由盟市檔案局組織測評，并報自治區(qū)檔案局審批。(三)測評步驟1、申報程序與要求各機關應對比測評標準，進行自檢，經(jīng)確認達到自治區(qū)某個等級標準的，按要求撰寫自查報告， 填寫機關檔案工作測評申請表 ，由負責盟

6、市、旗縣（市區(qū)）檔案局審核蓋章后，報送負責測評的檔案局。凡由自治區(qū)檔案局直截了當測評的，由盟市檔案局匯總報自治區(qū)檔案局。2、申報條件凡申報等級的機關全部檔案必須差不多實現(xiàn)綜合治理，申報甲級的應做到庫房、閱覽、辦公三室分開，已達到自治區(qū)機關檔案工作目標治理考評自治區(qū)一級以上級別的，使用運算機治理機讀名目，機關電子文件歸檔率不低于 90%。此外，凡申報自治區(qū)乙級與甲級的機關還必須具備室藏檔案（盟市機關）達到1000 卷(或 10000 件 )、2000 卷(或 20000 件) ，（旗縣機關）達到 800 卷（或 8000 件）、l500 卷（ 15000 件）以上。3、測評方法自治區(qū)和盟市、旗縣

7、檔案局按測評分工組織對被測評的機關檔案工作進行初評。當接到機關的申請報告后，要組織由本地區(qū)機關檔案工作測評員和業(yè)務指導人員參加的，同時許多于3 人的初評小組，按照標準逐項考核打分，核實申報機關自檢分數(shù)和報告，關心查找差距，提出改進意見。初評材料整理后附在該機關的申請測評材料之后，以便正式測評參考。4、正式測評按照測評分工，對經(jīng)初評確認達到申報等級標準的機關，由負責測評的檔案局派出測評組正式考核測評。測評自治區(qū)乙級以下各級的，測評組由 35 名測評員組成，自治區(qū)甲級測評組由57 名測評員組成。測評程序分為：聽取申報機關的自檢報告、工作匯報；查證依據(jù)材料，逐項考核；測評組內(nèi)部評議打分；通報測評情形

8、，宣布測評結(jié)論；測評組和被測評機關交換意見，整理測評材料。5、審批、發(fā)證測評終止后，測評組向本級檔案行政治理機關提供被測評機關的申報材料，測評記錄，測評結(jié)論等全套材料，并做必要的講明，按分工經(jīng)自治區(qū)或盟市檔案局審查批準后，向被測評機關頒發(fā)自治區(qū)檔案局統(tǒng)一印制的證書、證狀。凡獲得甲級的機關，表明機關檔案質(zhì)量達到規(guī)定要求，今后三年內(nèi)不再針對案卷質(zhì)量進行檢查。對通過測評的機關，由組織測評的檔案局予以通報表彰，并在組織測評的檔案局的檔案信息網(wǎng)上公布。五、獎勵方法機關檔案工作測評確認的等級，納入各機關獎勵范疇，對有關人員，給予一定的物質(zhì)和精神獎勵。成績明顯的部門和人員，可作為機關和檔案系統(tǒng)評選先進集體、

9、先進個人的依據(jù)。專門是已達到自治區(qū)乙級和甲級標準的機關，有關人員在公務員評優(yōu)、晉級或?qū)I(yè)職務評聘中，應優(yōu)先考慮。凡已達到自治區(qū)甲級機關的檔案人員，由自治區(qū)檔案局頒發(fā)榮譽證書。六、監(jiān)督與復查證書有效期 5 年。有效期滿后，負責組織測評的檔案局對獲證機關進行復查。復查不合格，降低直至取消等級證書。2、本方法自下發(fā)之日起施行，內(nèi)蒙古黨委辦公廳廳發(fā) 199664 號文件和內(nèi)檔發(fā) 200419 號同時廢止。3、本方法由自治區(qū)檔案局負責講明。附件：一、內(nèi)蒙古自治區(qū)機關檔案工作測評申報表二、內(nèi)蒙古自治區(qū)機關檔案工作測評標準內(nèi)蒙古自治區(qū)機關檔案工作測評申報表機關名稱申報等級申報時刻室藏檔案卷電子文件歸檔率%年

10、月已獲得機關檔案工作目標治理自治區(qū)級申請測評機關自查意見蓋章年月日同級檔案機關審查意見蓋章年月日審批意見蓋章年月日考核項目及考核內(nèi)容分數(shù)1. 加大領導，強化治理一、條件保證2. 各種門類與載體檔案實行綜合治理29+2 分3. 檔案人員4. .檔案庫房5. 庫房具有 “安全” 設施6. 庫房治理內(nèi)蒙古自治區(qū)機關檔案工作測評標準標準分數(shù)評分細則考核方法明確一名本機關領導分管檔案工作，得1 分。明確一名部門領導主管檔聽匯報查文字案工作，得 1 分。將檔案工作軟、硬件建設、3信息化建設 列入本機關的年度打算與長遠規(guī)劃，及時解決檔案工作中存在的困難和咨詢題，得依據(jù)1分。健全以檔案科室為中心的檔案治理網(wǎng)絡

11、，得1 分（旗縣機關不要求網(wǎng)絡，對旗縣二級單位及蘇木鄉(xiāng)鎮(zhèn)有專人治理即可得分）。本機關各種門類、聽匯報實際考5各種載體檔案全部實行綜合治理，得3分，有專門治理要求的專門檔案核查文字依據(jù)可實行分庫治理。檔案部門對文書和業(yè)務部門的歸檔工作進行監(jiān)督與指導，得 1 分。檔案人員受過崗位培訓或檔案專業(yè)培訓，得1 分。 主動參加機關檔案工聽匯報實際考2核查文字依據(jù)作協(xié)作組活動，得 1 分。辦公、閱覽、庫房三室分開，檔案庫房習慣以后十年存放檔案需要，牢實地考察32 分（旗縣庫房與辦公分開可得分）。固、安全，得庫房具有防火、防潮、防干燥、防盜、防塵、防鼠、防強光、防高溫等3設備，得 2 分。防蟲措施符合檔案蟲霉

12、防治一樣規(guī)則實地考察，每缺一種，扣 0.3 分。溫濕度符合規(guī)范要求，得1 分。檔案柜架科學編號，排放整齊美觀，庫2+2房整潔衛(wèi)生，得 1 分。每一項不符合要求，扣實地考察0.3 分。使用密集檔案柜，加 2 分。7. 檔案裝具8. 檔案設備9. 使用運算機治理檔案，實現(xiàn)檔案信息共享二、基礎業(yè)10. 貫徹國家檔案局8務建設號令37+2 分11. 制度建設12. 文件材料歸檔13. 電子文件治理3535533裝具充足有用，得1.5 分。會計檔案裝具符合會計檔案案卷格式要實地考察求。紙質(zhì)檔案存放在金屬檔案柜臺中， 音像檔案存放在防磁柜內(nèi)， 得 1.5 分。配備微機、 空調(diào)、掃描儀、光盤刻錄機、復印機、

13、碎紙機等現(xiàn)代化設備，實地考察得 5 分，使用符合國家和自治區(qū)規(guī)范標準的檔案治理軟件，得3 分，屬系統(tǒng)條條治理的機關，其使用的由上級主管部門統(tǒng)一下發(fā)的電子文檔治理軟件若實地考察具有向同級檔案館提供符合進館要求的電子文件和機讀名目的功能的，不扣分。制訂了符合本機關實際的歸檔范疇、檔案保管期限表并經(jīng)同級檔案局批看實物準，得 5 分。本機關自擬文件材料歸檔范疇、檔案保管期限表但未報同查文字依據(jù)級檔案部門批準，不得分。制定科學的歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、統(tǒng)計制度和崗位責任制，每缺一項制度，扣1 分，機關雖未制定但執(zhí)行主管機關轉(zhuǎn)發(fā)或統(tǒng)一制定的歸檔制度，可給分；既無專業(yè)主管機關的歸

14、看實物查文字依據(jù)檔制度，本機關也未制定的，不得分；制度內(nèi)容不全，不夠科學適用的，每項制度扣 0.5 分。各門類、各載體（含電子文件）文件材料歸檔率達到100% ，得 2 分。歸檔文件齊全完整率達98%，得 1 分，歸檔科技文件材料不能準確真實反查文字依據(jù)映實際情形的，扣0.5 分；歸檔手續(xù)不全，扣0.5分。電子文件按照電子文件治理方法、電子公文治理暫行方法、電子文件歸檔與治理規(guī)范、公務電子郵件歸檔與治理規(guī)則、電子實地考察文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范和同級檔案局印發(fā)的電子文件歸檔與治理方法的要求整理和治理，得3 分。旗縣機關只要把機關電子文件儲存起來即可得分。14. 分類方案15. 文書檔案整

15、理16. 其他門類檔案整理17. 排列、編號18. 檔案鑒定與統(tǒng)計19. 檔案移交25+23243檔案區(qū)分全宗整理與治理，有指導整理排架的科學分類方案，得2 分。實地考察應區(qū)分全宗而未區(qū)分的，扣0.5 分，無分類方案的，不得分，方案不科學適用的，扣 0.5 分。2000 年往常形成的文書檔案按機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范、文書檔案案卷格式的要求整理，2000年以后形成的檔案按歸檔文件整理實地考察規(guī)則進行整理，得 5 分。室藏蒙古文檔案按蒙古文檔案整理規(guī)則進行整理，加 2 分。科技檔案按照科學技術檔案案卷構(gòu)成的一樣要求整理。會計檔案按照會計檔案案卷格式整理。光盤按電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范要

16、求整理。照片檔案按照片檔案治理規(guī)范整理( 數(shù)碼相機圖片應存入數(shù)據(jù)庫并有講明) 。錄音、錄像檔案按磁性載體檔案治理方查文字依據(jù)法整理，得 3 分。缺反映本機關重大活動的聲像檔案，扣0.5分，其他各種專門檔案 ( 如訴訟、國土、審計、新聞宣傳報道、藝術、教學等)按有關檔案治理方法整理。印章檔案按照印章檔案整理規(guī)則進行整理。全宗內(nèi)檔案按不同門類、不同載體、不同保管期限分別排架，得1 分。實地考察按檔號編制規(guī)則統(tǒng)編檔號，得1 分，不合要求的，按比例扣分。依據(jù)有關規(guī)定準確鑒定到期檔案保管期限，成立鑒定機構(gòu)履行鑒定手續(xù)實地考察得 3 分。按時填報統(tǒng)計報表，得1 分。應入館紙質(zhì)檔案和電子檔案應全部移交，得3

17、 分，如移交數(shù)量不夠者，實地考察按比例扣分。移交入館檔案應手續(xù)齊全，在移交電子文件時，填寫歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表，得 1 分。盟市、旗縣二級單位若未20. 資料治理三、檔案資源開發(fā)利用34+2 分21. 檢索工具22. 檔案機讀名目23. 檔案掃描24. 機讀名目移交25. 電子文件備份264+2523被檔案館列入進館范疇的，檔案移交項目，自然得分。資料分類、編號、排架科學規(guī)范便于查閱利用，得2 分。實地考察編制文書檔案的案卷名目、歸檔文件名目，得1分；編制其他門類檔案和資料名目，得 1 分，每缺一種案卷名目按其比例扣分，名目不規(guī)范扣實地考察0.5 分，編制檔案資料存放索引或一覽表，

18、得1 分。按照全宗指南編制規(guī)范編寫全宗指南，得1 分，建立全宗卷，得1 分，歸檔電子文件填寫歸檔電子文件登記表首頁和續(xù)頁，得1 分各種門類和載體檔案案卷級檔案全部錄入微機，其中 2000 年以后的文書實地考察。檔案文件級名目全部錄入微機，得2 分。文書檔案文件級名目全部錄入微機，附加 2 分。按紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范的要求，對重要的利用頻繁的檔案進行實地考察掃描，得 5 分，未達要求按比例扣分。按照國家有關規(guī)定自治區(qū)、盟市、旗縣機關向同級檔案館按照中國檔案機讀名目格式移交機讀名目，得2 分。與檔案館聯(lián)網(wǎng)，在檔案館的實地考察網(wǎng)絡上治理本機關檔案的機關，自然得分。按照電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范的規(guī)定，存有電子文件的光盤按存檔、利用、備份儲存三套，其中一份送同級檔案館