QEP-HTPS-合同評審控制程序

1、南京菲時特實業(yè)有限公司管理標準合同評 審 控制程序第D版采用標準：GB/T19001-2008 idt ISO9001：2008編號：PPW/QP-HTPS編制：審核：批準：受控狀態(tài)： 發(fā) 放 號 ： 2013 年 3 月 11 日發(fā)布2013 年 3 月 11 日實施南京菲時特實業(yè)有限公司文件編號PPW/QEP-HTPS版本/更改狀態(tài)D/1合同評審控制程序頁次/頁數(shù)1/5發(fā)放更改記錄發(fā)放范圍發(fā)放號ZJBSCZLJSLSCG1CG2YXSYPMCZGCWJX部門總經(jīng)辦生產(chǎn)部質(zhì)管部技術(shù)部連鎖專賣事業(yè)部采購一部采購二部營銷部大客戶事業(yè)部PMC部綜管部財務(wù)部績效小組數(shù)量1111111111111備注

2、文檔電子檔電子檔電子檔電子檔電子檔電子檔電子檔電子檔電子檔電子檔電子檔電子檔更改記錄序號主要更改內(nèi)容版本/修訂狀態(tài)更改頁次更改日期更改人批準人1公司名稱變更D/1全部2013.3.11江吉利楊文寧南京菲時特實業(yè)有限公司文件編號PPW/QEP-HTPS版本/更改狀態(tài)D/1合同評審控制程序頁次/頁數(shù)2/51. 目 的通過評審保證顧客的需求和期望得到充分理解，并確保公司有能力實現(xiàn)這些要求。2. 適用范圍適用于與產(chǎn)品有關(guān)的要求的評審。主要包括對產(chǎn)品的制造能力、價格、交貨周期等方面進行評審。3. 職 責3.1 營銷部是合同/訂單評審的歸口管理部門，負責評審內(nèi)容填寫、通過 OA 發(fā)起，傳遞，并給出評審結(jié)論

3、，必要時須組織相關(guān)部門會議討論決定，并將結(jié)論通報各方。3.2 技術(shù)部負責對產(chǎn)品制造的技術(shù)規(guī)范、驗收規(guī)范及包裝要求的可行性進行評審，須提供產(chǎn)品 BOM 表、產(chǎn)品圖紙等各種標準、規(guī)范，并為非標產(chǎn)品的價格制定提供依據(jù)。3.3 采購部負責外協(xié)供應(yīng)能力的評審，根據(jù)合同需要完成分解生產(chǎn)需用物資的采購實施，明確現(xiàn)行采購價，對產(chǎn)品執(zhí)行合同定價標準的輸入依據(jù)。3.4 質(zhì)量管理部負責行使合同中必要的質(zhì)量策劃，明確檢測標準及設(shè)備，以及組織驗收。3.5 PMC 部負責對產(chǎn)品的交貨時間、運輸方式等與產(chǎn)品有關(guān)的要求的評審。3.6 生產(chǎn)部負責評審生產(chǎn)周期、特殊作業(yè)成本等。3.7 財務(wù)部負責對結(jié)算方式、非標產(chǎn)品的定價進行評審

4、。3.8 各部門評審中，發(fā)現(xiàn)問題需及時溝通，直到解決問題再往下傳，不能帶著問題傳遞評審。南京菲時特實業(yè)有限公司文件編號PPW/QEP-HTPS版本/更改狀態(tài)D/1合同評審控制程序頁次/頁數(shù)3/54. 工作程序4.1 合同評審控制評審簽定合同書或銷售訂單YYYN合同/訂單實施與顧客聯(lián)絡(luò)或內(nèi)部協(xié)調(diào)解決N不簽定合同 4.2.1 經(jīng)銷合同：經(jīng)銷合同是對某個區(qū)域市場的授權(quán)合同。經(jīng)銷合同由營銷主管負責評審，對于突破現(xiàn)有銷售政策的合同（在形成過程中已有相關(guān)公司領(lǐng)導確認），注明“已由哪位領(lǐng)導同意”，并由銷售部經(jīng)理進行最終確認。經(jīng)銷合同簽訂后送交一份給財務(wù)部門。4.2.2 供貨合同：供貨合同是指所有涉及供貨要求

5、的合同文件，包括各種訂單。供貨合同分類：常規(guī)合同和特殊合同。供貨合同中的常規(guī)合同由 PMC 部計劃主管評審交期；特殊合同由營銷部負責組織相關(guān)部門評審并報營銷總監(jiān)/總經(jīng)理批準。1） 常規(guī)合同：a)對公司定型產(chǎn)品所定的合同。即在公司產(chǎn)品目錄范圍內(nèi)的存貨產(chǎn)品，質(zhì)量上無特殊要求的，且數(shù)量上及交貨期均在公司正常生產(chǎn)能力范圍內(nèi)；b)貨款和運費結(jié)算方式按公司規(guī)定執(zhí)行且無特殊要求；c)合同簽訂時間不超出公司規(guī)定時限（公司規(guī)定合同一年一簽，從簽訂之日到當年十二月二十五日，當年十一月完成下一年度的續(xù)簽工作）；南京菲時特實業(yè)有限公司文件編號PPW/QEP-HTPS版本/更改狀態(tài)D/1合同評審控制程序頁次/頁數(shù)4/5

6、2）特殊合同：常規(guī)合同以外的所有銷售合同。屬于下列情況之一的為特殊合同：a)新產(chǎn)品開發(fā)或有定型產(chǎn)品改進要求的合同；b)在公司產(chǎn)品目錄范圍內(nèi)非存貨產(chǎn)品；c)付款和運費結(jié)算方式有特殊要求；d)合同簽訂時限已超過公司規(guī)定的時限；e)不足經(jīng)濟批量。f)其他特殊情況。4.3 合同評審的時機、方式和內(nèi)容4.3.1 合同評審應(yīng)在合同簽訂之前進行，常規(guī)合同評審隨合同簽訂同時進行，一般一天內(nèi)完成，特殊合同的評審視顧客與市場情況而定，一般三天內(nèi)完成；4.3.2 合同評審的方式視評審的內(nèi)容而定，分為 OA 傳遞評審和會議評審兩種。OA 傳遞評審方式適用于常規(guī)合同或時間不緊的評審，會議評審方式適用于特殊合同或時間緊急

7、的評審；4.3.3 合同評審的內(nèi)容是合同中需要明確的重要事項，其中包括：品種規(guī)格、壓力等級、特殊品質(zhì)要求、數(shù)量、交貨時間及地點、價格、付款方式、配套服務(wù)等內(nèi)容。4.4 合同評審作業(yè)流程4.4.1 營銷部接到訂單之后，由部門主管組織實施合同評審，按上述要求確定評審內(nèi)容及評審方式等4.3.2 合同評審的方式視評審的內(nèi)容而定，分為 OA 傳遞評審和會議評審兩種。OA 傳遞評審方式適用于常規(guī)合同或時間不緊的評審，會議評審方式適用于特殊合同或時間緊急的評審；4.4.3 凡評審意見中涉及對顧客需求信息需要變更的，由營銷部照會顧客，根據(jù)顧客確認的具體意見再決定是否重新評審。重新進行的評審可根據(jù)具體情況選擇相

8、應(yīng)的評審方式。4.4.4對于顧客的電話、口頭合同，由營銷部將顧客的要求在“電話、口頭合同記錄表” 做好記錄，通過電話或傳真方式得到顧客的確認，再按合同類型進行評審。4.5合同執(zhí)行4.5.1 合同簽訂后，營銷部應(yīng)將合同信息直接進入公司 ERP 系統(tǒng)管理。4.5.2 PMC 部根據(jù)銷售訂單安排生產(chǎn)和發(fā)貨，但在緊急情況下， 生產(chǎn)部安排緊急生產(chǎn)。各相關(guān)部門在實施生產(chǎn)單的過程中，質(zhì)量要求和交貨期等不能滿足合同時，應(yīng)在當日內(nèi)向 PMC 部反應(yīng)，以便及時解決。對于緊急插單情況，PMC 部應(yīng)于合同評審表中注明：緊急插單原因以及需求時間、要求等，經(jīng)各部門評審無疑意后，形成評審結(jié)論相關(guān)部門執(zhí)行。南京菲時特實業(yè)有限

9、公司文件編號PPW/QEP-HTPS版本/更改狀態(tài)D/1合同評審控制程序頁次/頁數(shù)5/54.6合同的更改4.6.1 任何一方提出更改合同要求時，均需得到雙方的認可，并承擔相應(yīng)的責任。4.6.2 合同更改一般由原合同評審和批準人辦理。涉及較大修改的，應(yīng)按本程序重新進行評審。合同更改的內(nèi)容應(yīng)通知相關(guān)部門，并確保相關(guān)文件得到更改。4.6.3 合同更改完成的，營銷部應(yīng)以合同/訂單更改通知單的形式書面通知各相關(guān)部門。4.7 合同的管理4.7.1 綜管部是經(jīng)銷合同、供貨訂單/合同的歸口管理部門，負責合同的編號、歸檔、營銷部、大客戶事業(yè)部負責分發(fā)合同履行及跟蹤工作。合同需復印一份交財務(wù)部，原件交綜管部。5. 相關(guān)文件5.1文件控制程序PPW/QP-4.2.3-015.2記錄控制程序PPW/QP-4.2.4-026. 記 錄6.1合同審批單PPW/JL-CW-516.2合同變更、中止審批單PPW/JL-CW-526.3合同登記清單PPW/JL-CW-536.4工程供貨合同PPW/JL-CW-5