高校學(xué)籍檔案利用價值研究

1、高校學(xué)籍檔案利用價值研究摘要：筆者查閱資料發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的關(guān)于學(xué)籍檔案的文章，多數(shù)是從如何做好學(xué)籍檔案的“收集”與“管理”工作著手，較少涉及學(xué)籍檔案的“利用”環(huán)節(jié)。本文擬從學(xué)籍檔案“利用價值”缺失現(xiàn)狀著手，就如何提高其利用率、發(fā)揮利用價值進(jìn)行探討。 關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)籍檔案；檔案利用；育人 檔案利用是指檔案利用者通過利用檔案信息滿足其需求的行為過程，同時也是檔案信息資源的價值得以實(shí)現(xiàn)的過程。我國著名的檔案學(xué)家吳寶康教授曾說過：“檔案必須利用，通過利用來充分發(fā)揮其作用，實(shí)現(xiàn)檔案的自身價值?！笨梢哉f，檔案工作的根本目的是發(fā)揮檔案利用價值，為檔案利用者提供憑證材料、決策依據(jù)。 1學(xué)籍檔案及其重要作用

2、學(xué)籍檔案是學(xué)生檔案的重要組成部分，它是指對正式取得學(xué)籍身份的學(xué)生進(jìn)行全程監(jiān)控與督導(dǎo)過程中形成的文字、報表、圖像等有保存價值的原始記錄，包括入學(xué)與注冊、考勤與紀(jì)律、休學(xué)與復(fù)學(xué)、修業(yè)年限、學(xué)籍處理與退學(xué)、課程考核與成績記載、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)、結(jié)業(yè)與肄業(yè)、學(xué)籍預(yù)警等信息，是記錄和反映學(xué)生在讀期間所有學(xué)習(xí)表現(xiàn)的最全面的資料。學(xué)籍檔案具有憑證價值的重要屬性，它包含了大量文字、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，是直接形成的歷史紀(jì)錄，有別于圖書資料與文物。檔案既具有文件的原始性也具有文件的記錄性，是最原始、最真實(shí)、最有說服力、最能夠重現(xiàn)歷史面貌的歷史記錄與原始文獻(xiàn)。在實(shí)際工作中，筆者發(fā)現(xiàn)用人單位、畢業(yè)生對檔案利用的需求

3、也越來越多。學(xué)籍檔案工作也通過各種方式為利用者提供利用服務(wù)，如:提供學(xué)歷證明，用于職務(wù)晉升、公務(wù)員錄用政審等；提供成績證明、獎勵材料等，為用人單位錄用畢業(yè)生提供參考材料；通過提供學(xué)籍材料，作為學(xué)生修業(yè)年限的的證明或作為檔案材料缺失情況下的佐證等。在現(xiàn)階段，學(xué)籍檔案不再是放在庫房里面的一件死物，它正以各種形式、各種載體出現(xiàn)在我們的生活中，發(fā)揮著它的價值。 2學(xué)籍檔案利用價值缺失現(xiàn)狀與原因分析 經(jīng)過不斷探索與發(fā)展，學(xué)籍檔案管理取得了一定的成績，然而由于歷史以及現(xiàn)實(shí)的原因，仍存在一些比較嚴(yán)重的問題。2.1在認(rèn)知層面上，檔案意識極其淡薄第一，高校管理者重視學(xué)籍管理，輕視學(xué)籍檔案工作的重要性，未能意識到

4、學(xué)籍檔案中反映出來的有價值的學(xué)生信息的重要性，更加看不到學(xué)籍管理與學(xué)籍檔案管理二者之間的緊密聯(lián)系與相互促進(jìn)作用。比如：如何通過學(xué)籍信息的嚴(yán)格建檔、歸檔來規(guī)避學(xué)籍管理工作中的風(fēng)險；如何通過對學(xué)籍問題的產(chǎn)生原因進(jìn)行深入的剖析與梳理，總結(jié)出有價值的經(jīng)驗性的信息，以便更好地服務(wù)于學(xué)籍管理、學(xué)生管理工作；如何通過分析學(xué)生查詢畢業(yè)生成績的頻次判斷專業(yè)優(yōu)化程度等問題沒有引起足夠的重視；如何通過檔案的查詢頻次來判定專業(yè)的發(fā)展前景等。第二，各職能部門工作人員對學(xué)籍檔案的重要性缺乏普遍的認(rèn)知。他們認(rèn)為，學(xué)籍檔案管理只是學(xué)籍部門的職責(zé)，沒有從思想上重視學(xué)籍檔案工作：對學(xué)生違紀(jì)不處理、不上報、不能實(shí)時地掌握學(xué)生的學(xué)籍

5、異動情況、不能很好地執(zhí)行相關(guān)學(xué)籍檔案管理制度，甚至懈怠學(xué)籍檔案管理工作，出現(xiàn)上報信息不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范、相關(guān)材料的收集不完整等情況。第三，學(xué)生對學(xué)籍檔案的認(rèn)知缺失。作為被動的管理對象，學(xué)生一般不關(guān)注自己的學(xué)籍信息，只有在影響到自己畢業(yè)求職或是參加工作后的升職、職稱評定等問題的時候，才發(fā)現(xiàn)自己在學(xué)籍方面存在問題。甚至有部分學(xué)生畢業(yè)后，不關(guān)心自己的學(xué)籍檔案，也導(dǎo)致了檔案丟失、損壞等現(xiàn)象的發(fā)生。2.2在管理觀念上，重管理輕服務(wù)，重藏輕用，檔案無用武之地高等教育的目的是育人，學(xué)籍檔案工作更應(yīng)該突出“學(xué)生”的主體性地位，從學(xué)生需求的角度出發(fā)。而在實(shí)際的高校管理工作當(dāng)中，學(xué)籍檔案工作重管理輕服務(wù)，“重藏輕用”

6、的現(xiàn)象普遍存在。目前，高校學(xué)籍檔案日常管理工作僅停留在檔案的定時歸檔與即時補(bǔ)充，主要起到收集、保管、歸檔的作用。其考核標(biāo)準(zhǔn)也僅限定于檔案資料是否全部歸檔、檔案是否妥投等方面，較少地總結(jié)學(xué)籍檔案信息中反映出的學(xué)生的個性與共性的問題，更無從談及為高校人才培養(yǎng)、教學(xué)管理、學(xué)生管理等各方面提供佐證、參考材料。2.3在服務(wù)層面上，檔案利用率不高，利用方式落后，檔案價值發(fā)揮不明顯筆者結(jié)合工作實(shí)際，就目前高校學(xué)籍檔案的實(shí)際管理情況來看，學(xué)籍檔案在收集、整理、歸檔完畢后，便被“束之高閣”，無人問津，除了畢業(yè)后作為人事檔案的前身被寄往學(xué)生工作單位外，很難發(fā)揮其利用價值。另外，學(xué)籍檔案僅限于記錄學(xué)生的常規(guī)表現(xiàn)，檔

7、案內(nèi)容不夠豐富與全面，不能完整地反映學(xué)生在讀期間學(xué)業(yè)與綜合素質(zhì)的情況，也致使學(xué)生檔案很難具有參考利用價值。此外，因網(wǎng)絡(luò)建設(shè)滯后，信息化程度低，學(xué)籍檔案管理多以傳統(tǒng)的人工操作模式為主，無法實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息的異地查詢，致使檔案利用者在晉升、職稱評定、落戶、政審等過程中需要獲取有價值的佐證材料時，仍需返校補(bǔ)充辦理。2.4在隊伍建設(shè)上，檔案從業(yè)人員專業(yè)水平整體偏低檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平整體偏低主要體現(xiàn)在檔案從業(yè)人員大多非檔案專業(yè)出身且人員流動頻繁。在實(shí)際的工作中，檔案從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)不高，不具備較強(qiáng)的職業(yè)能力，工作缺乏積極主動性，工作上多因循守舊而缺乏創(chuàng)新，僅滿足于做好日常的建檔、歸檔、郵

8、寄等相關(guān)事項，缺乏檔案服務(wù)意識，缺少發(fā)揮學(xué)籍檔案真正作用及其價值的意識，對學(xué)籍檔案材料如何歸檔缺乏認(rèn)知。 3發(fā)揮高校學(xué)籍檔案利用價值的途徑與方法 3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范學(xué)籍檔案工作流程。檔案管理工作是一項制度性很強(qiáng)的工作，高校的學(xué)籍檔案工作急需一套完整、嚴(yán)密、科學(xué)的管理機(jī)制：如“學(xué)籍檔案管理制度”“學(xué)籍檔案保密規(guī)定”“學(xué)籍檔案歸檔細(xì)則”“學(xué)籍檔案實(shí)時歸檔制度”“學(xué)籍檔案二級管理制度”等，確保每名學(xué)生的學(xué)籍變化情況能夠及時、如實(shí)地記錄并歸檔。在學(xué)籍檔案管理工作中，為確保各項檔案制度落實(shí)到位，首先應(yīng)將學(xué)籍檔案形成的各個環(huán)節(jié)都落實(shí)到責(zé)任人，細(xì)化工作標(biāo)準(zhǔn)并將其納入年度考核，通過完善學(xué)籍檔案的工作流程

9、做到嚴(yán)格建檔、定時歸檔、實(shí)時補(bǔ)充；通過完善歸檔細(xì)則，明確學(xué)籍材料歸檔的內(nèi)容、類別，對有價值的材料進(jìn)行收集整理。其次，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案二級管理制度。將整個檔案管理過程“收、管、用”中的前兩項工作分開，高校二級學(xué)院檔案室負(fù)責(zé)檔案資料的“收”，學(xué)籍檔案部門負(fù)責(zé)檔案的“管”，各司其責(zé)。因高校二級學(xué)院檔案室不僅可以直接掌握具有檔案價值的學(xué)生學(xué)籍信息，同時還能方便師生查閱檔案資料，更好地發(fā)揮檔案工作的最后一個環(huán)節(jié)“用”的價值。3.2建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)分析實(shí)時掌握學(xué)生的動向。從本質(zhì)上來說，學(xué)籍檔案是非常重要的信息資源，可以提供給學(xué)校教學(xué)管理部門更多的、可靠的學(xué)生信息，可以提供給用人單位以及社會更多

10、的選拔錄用畢業(yè)生的參考依據(jù)。筆者分析認(rèn)為，高校應(yīng)該轉(zhuǎn)變思想，由之前的重視學(xué)籍檔案管理到重視學(xué)籍檔案利用價值的開發(fā)，助力高校學(xué)籍檔案工作信息化的發(fā)展進(jìn)程，除加大對檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的投入外，還應(yīng)該依托高校現(xiàn)有的人才和技術(shù)優(yōu)勢，開發(fā)適應(yīng)于學(xué)籍檔案管理工作的大數(shù)據(jù)分析工具：將學(xué)籍檔案管理與分散獨(dú)立的資助部門、心理咨詢部門、教務(wù)部門、后勤部門等進(jìn)行對接，確保信息資源的實(shí)時共享，并最終實(shí)現(xiàn)將各項數(shù)據(jù)以一種更直觀的形式（如數(shù)據(jù)分析圖、柱狀圖等）展示，為各部門工作的開展提供憑證資料與決策依據(jù)。3.3加強(qiáng)檔案從業(yè)人員隊伍建設(shè)，為學(xué)籍檔案工作提供人才保障。學(xué)籍檔案工作是一項集知識性與事務(wù)性為一體的綜合性工作，需要檔

11、案從業(yè)人員不僅具備較好的理論功底和綜合素質(zhì)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，還應(yīng)具備科學(xué)、專業(yè)的工作方法，還需要掌握一定的數(shù)據(jù)處理知識。高校學(xué)籍檔案管理人員隊伍建設(shè)可以從以下幾個方面著手：首先，加強(qiáng)對專業(yè)檔案人員的培養(yǎng)。將個人的成長與職業(yè)技能的提高相結(jié)合，并通過完善檔案專業(yè)人員的職稱評定體系，穩(wěn)定人才隊伍。其次，著力提高檔案從業(yè)人員的信息化水平。多參加校內(nèi)外的信息化講座，多進(jìn)行交流培訓(xùn)，向兄弟院校取經(jīng)。再次注重檔案兼職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。鑒于兼職檔案工作人員的流動性較大，需要定期對檔案人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)知識、數(shù)據(jù)處理等方面的培訓(xùn)。3.4優(yōu)化資源配置，發(fā)揮各部門的合力。學(xué)籍檔案工作遠(yuǎn)不是一個部門就能夠做好的

12、，還需要借助各部門的協(xié)同合作。各高校內(nèi)部應(yīng)該建立多渠道的溝通機(jī)制，將學(xué)籍檔案管理與成績管理、資助中心、系部學(xué)生管理緊密地聯(lián)系起來，力求完全掌握和把控學(xué)生群體的情況與發(fā)展變化，使學(xué)籍檔案的建檔更全面、更具可靠性。在嚴(yán)格學(xué)籍管理程序的同時，學(xué)籍部門需要重視學(xué)籍檔案工作的宣傳，如在國際檔案日、新生入校、畢業(yè)生離校季加強(qiáng)檔案工作的宣傳。一來確保在校期間學(xué)籍信息的準(zhǔn)確錄入，讓學(xué)生明確學(xué)籍信息與學(xué)生檔案的關(guān)系、學(xué)籍檔案對畢業(yè)生就業(yè)等的影響問題。再者新生入校教育時就學(xué)生檔案信息的錄入舉辦專門的培訓(xùn)與講座，加強(qiáng)宣傳教育，普及檔案知識，以確保準(zhǔn)確地錄入學(xué)生的基本信息和成長紀(jì)錄，提高檔案資料錄入時的規(guī)范性與準(zhǔn)確率

13、等；各教學(xué)系部應(yīng)該重視學(xué)生的管理，如實(shí)地上報學(xué)生的學(xué)籍變動信息、違紀(jì)處分、獎勵材料等；系部和教務(wù)在成績錄入的時候應(yīng)該保持公平公正，如實(shí)地錄入。 4結(jié)束語 在經(jīng)濟(jì)全球化、高等教育快速發(fā)展的形勢下，高校檔案工作者應(yīng)抓住機(jī)遇，探索學(xué)籍檔案的科學(xué)管理和開發(fā)利用的途徑。目前，高校在學(xué)籍檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化管理上屢屢創(chuàng)新：自主研發(fā)或采購學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)、開發(fā)大數(shù)據(jù)分析工具、重視檔案數(shù)據(jù)員的培養(yǎng)等。各高校開始越來越重視學(xué)籍檔案的“收集”與“整理”，而對于如何充分地挖掘檔案的“利用”價值仍任重而道遠(yuǎn)。 參考文獻(xiàn)： 1肖春霞，劉英姿.新形勢下高校學(xué)籍檔案管理的思考與實(shí)踐J.蘭臺世界，2017（6）：42-44. 2朱曉紅，王君，謝曉江.高校畢業(yè)生成績檔案利用價值與規(guī)范化管理研究J.蘭臺世界，2017（6）：48-50. 3丁曉茹，互聯(lián)網(wǎng)+云服務(wù)模