公司檔案管理制度

1、公司檔案管理制度一、總則1、為了加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，規(guī)范公司檔案管 理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料 流失，特制定本制度。2、適用范圍：適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用以及歸檔。3、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有 保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷榮譽實 物、證件等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。4、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律 不準抽存）。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的

2、文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、文件材料的收集管理1、檔案的管理就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。2、由公司指定專人負責文件材料的管理。3、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。4、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或 人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。三、歸檔范圍1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記 錄等。2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及 簡報。4、本公司與有關單位簽

3、訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員 工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；7、公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關的條例、規(guī)定、命令、 決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；8、公司領導的批示、指示等；9、本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；10、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄 像等；11、財務檔案資料；12、各種實物檔案；四、歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián) 系，區(qū)別不同的價值，

4、便于保管和利用。2、歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等 必須齊全。3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批 復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年 立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在 一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其 它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排 列。6 般資料按一份原件歸檔，重要文件和

5、高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件 存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由 經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政中心以影印本歸檔。7、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔 聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。8子文件應有相應的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息 的備份工作。9、各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸 檔，并保持其完好無損。10、案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。五、檔案管理人員職責1、負責公司檔案的集中管理和制

6、度執(zhí)行及檢查工作。2、建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況，按照歸檔范圍、 要求，將文件材料按時歸檔。3、收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計和保管公司的檔案和其他資料。4、負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司 檔案的安全。5、提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通。6工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。六、檔案保管1、檔案編號a）檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì) 為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。b）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應參照檔案分類編號表，將所有分類各級 名稱及其代表數(shù)字編號，用

7、一定順序依次排列，以便查閱。c）檔案分類編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增 補之用。d）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政中心結(jié)合工作和部門要求， 組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。e）建立檔案目錄存于案卷盒內(nèi)，便于查閱七、檔案的借閱1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫檔案借閱單，報 主管人員批準后，方可借閱。檔案借閱一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理 批準，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準， 受控文檔的借閱要由總經(jīng) 理簽字批準。2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn) 損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責 任。4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制 案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6不準轉(zhuǎn)借，必須專人專用。7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手 續(xù)。八、檔案的銷毀1. 對于已經(jīng)失去利用價值的檔案，銷毀時必須要申請銷毀報告