文書檔案的案卷題名如何擬寫

1、文書檔案的案卷題名如何擬寫？案卷題名就是一個案卷的名稱、 題目，它是以簡練準(zhǔn)確的語言概 括揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容與成分。 它是手工管理階段非常重要的一種檢 索指南，也是檔案人員對檔案進(jìn)行登記造冊、 編制各種檢索工具的基 礎(chǔ)，所以擬寫或修改案卷題名是立卷人員及檔案管理人員必須作好的 一項基本工作。擬寫文書檔案案卷題名時，應(yīng)注意以下幾個問題：1、要求：（1）文字簡練、內(nèi)容概括。一個案卷中有若干份文件，每份文件 都反映一定的內(nèi)容，要想一一列舉是不可能的，也無必要。應(yīng)當(dāng)用簡 明、概括的文字將卷內(nèi)最基本、最主要的內(nèi)容揭示出來。案卷題名的 字?jǐn)?shù)一般保持在三、四十個字之內(nèi)，最多不超過五十個字。尤其是目 前，許多

2、單位推行立小卷，問題比較單一，案卷題名用三、四十個字 完全可以說明問題。對于問題比較雜的案卷， 應(yīng)按問題分成幾個小卷， 再分別擬寫標(biāo)題。（2）結(jié)構(gòu)完整。案卷題名一般由三部分構(gòu)成，即責(zé)任者、問題、 文種名稱。文件內(nèi)容針對特定時間的，題名中要標(biāo)明年度，反映往來 文書的，要標(biāo)明收發(fā)文機關(guān)。具體每類案卷采用哪種形式，詳見下文 -案卷題名的構(gòu)成形式。（3）標(biāo)點符號使用正確。案卷題名不是一個完整的句子，而是一 個偏正詞組， 所以末尾一般不加句號， 題名中如出現(xiàn)多個責(zé)任者或多 種文件名稱，并列的成分中間可用頓號。2、案卷題名的構(gòu)成形式：（1）責(zé)任者 +關(guān)于 +問題 +的+文種名稱。這種形式適合于專題類文 件

3、組成的卷， 即由一個單位在管理和業(yè)務(wù)工作中形成的政策規(guī)定、 調(diào) 研報告、請示批復(fù)、通知等文件組成的卷。這類文件是單位歸檔文件 的主要組成部分，因而文書檔案中 80%的案卷提名均采用這種形式。 如：福州市教委關(guān)于中學(xué)教材使用的通知、意見。（2）責(zé)任者 +文件針對時間 +問題 +名稱。這種形式適合于綜合類、 特殊形式的文件組成的卷，即由工作總結(jié)、計劃、規(guī)劃、安排、統(tǒng)計 報表、名冊、介紹信、黨政會議記錄等組成的案卷，這類文件時間性 比較強，在標(biāo)題中突出時間特征，便于檢索和利用。如：福州市教委 1999年工作計劃、總結(jié)；福州市教委 1999 年小學(xué)教育工作基本情況 統(tǒng)計報表；福州市教委 1999 年行

4、政會議記錄。（3）針對時間 +出版物名稱。這種形式適合于單位編印的各種簡報、 信息、動態(tài)及公開出版的刊物等。如： 1999年 1-12期福州市教育 工作簡報。（4）會議名稱 +文件。 這種形式適合于會議文件組成的卷， 召開一 個會議可能產(chǎn)生請示報告卡、會議通知、秩序冊、議程、會議講話、 報告、總結(jié)、典型材料等，如果將其內(nèi)容、文件名稱全部標(biāo)出，題名 顯得很繁瑣，可采用一種簡潔的方法，只點明會議名稱，后面加上文 件即可。如：福州市教育工作 1999 年表彰會議文件。（5）當(dāng)事人 +問題 +卷（案卷）。這種形式適合于非訴訟案件材料 組成的卷。 這種案卷中的文件， 一般有在調(diào)查處理某一案件中形成的 處

5、分決定、調(diào)查報告、檢討材料、各種單位及個人出具的證明材料。 其中，責(zé)任者繁多、 指代對象單一是比較明顯的特征， 針對這類案卷， 題名可標(biāo)出當(dāng)事人、所犯錯誤名稱、文件材料名稱用 案卷 或卷代 表即可。如： xxx 高考漏題問題卷。（6）通訊者 +關(guān)于 +問題 +的+來往文書（或文件名稱）。這種形式 適合于由單位之間商洽工作的問函與復(fù)函、 合同、協(xié)議書組成的案卷。 馬尾區(qū)教育局與 xxx 建筑公司關(guān)于建造職工住宅樓的來往文書。3、各個部分的標(biāo)注方法:（1） 責(zé)任者。標(biāo)注責(zé)任者時一般要求，用全稱或通用的簡稱，如 中共福建省委，不能用本委、本廳、本局等指代對象不明確的 稱呼。卷內(nèi)文件的責(zé)任者較少時，應(yīng)

6、全部標(biāo)出，責(zé)任者很多時，可將同一地區(qū)或同一系統(tǒng)的單位概括成一個總稱，如 福建省各地市。如 果總稱中缺一、兩個單位，可在總稱之后加括號注明，如 福建省各 地市（缺福州市）。責(zé)任者是領(lǐng)導(dǎo)人的，要在其姓名前標(biāo)明其職務(wù) 和身份。（2）問題。標(biāo)注問題時要求，不能把文件的內(nèi)容一一堆砌到題名 中，同類性質(zhì)的問題可適當(dāng)概括，不同性質(zhì)的問題應(yīng)逐一標(biāo)明。目前 施行立小卷、立薄卷，就是便于在案卷題名中標(biāo)明問題。（3）名稱。指的是卷內(nèi)文件的名稱，也叫文種，女口 通知、”報告 等，文種較少時，可全部標(biāo)出。文種較多時，可只標(biāo)出重要的、有代表性的。性質(zhì)相近的文種，女口 計劃、規(guī)劃、安排、要點等, 可概括為計劃。會議卷、非訴訟案卷、來往函件卷可用一些術(shù)語， 如文件、卷、來往文書代替文種。（4）時間。這里的時間指的是，卷內(nèi)文件內(nèi)容針對的時間，而不 是成文時間。在標(biāo)注時間時，要注明年度全稱，不能把 1999標(biāo)為9 9，