電子文件管理張照余刪減版

1、電子文件管理1、電子文件的定義：國際：（1）通常以代碼形式記錄于載體，如磁盤、磁帶或穿孔卡片/ 帶之上的文件 /檔案，它的內(nèi)容只能通過機(jī)器來利用，并根據(jù)來源原則來組織安排；（2）通過數(shù)字計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳遞和處理的文件（3）在正常的業(yè)務(wù)活動(dòng)中以數(shù)字形式利用、保留或存儲(chǔ)的任何文件，而無論其 是否以數(shù)字形式制作或接收（4）以數(shù)字形式存在，依賴于計(jì)算機(jī)的文件3、電子文件與相關(guān)概念辨析（1）機(jī)讀文件： 是電子文件概念的“曾用名” “機(jī)讀文件”強(qiáng)調(diào)文件的閱讀方式；而“電子文件”強(qiáng)調(diào)文件的存在方式 機(jī)讀文件概念不太嚴(yán)謹(jǐn)（2）虛擬文件： 不同于傳統(tǒng)實(shí)體文件的、具有“虛擬性”的計(jì)算機(jī)文件。 一度引起關(guān)于電子文

2、件的“虛擬性”之爭 虛擬論者：電子文件具有虛擬性 反虛擬論者：電子文件具有物理實(shí)態(tài)。（3）數(shù)字文件 數(shù)字文件 = 電子文件 國際慣稱：電子文件（ electronic records） 數(shù)字資源（ digital materials/ resources） 但也有觀點(diǎn)認(rèn)為：電子文件 數(shù)字文件 （我們不認(rèn)同）（4）電子檔案 電子檔案 = 電子文件 電子檔案 = 歸檔了的電子文件 電子檔案 = 具有檔案性質(zhì)的電子文件4、電子文件的特點(diǎn)：（1）、非人工識(shí)讀：人們無法直接閱讀電子文件，必須借助計(jì)算機(jī)來閱讀 （ 2）、 對(duì)生成技術(shù)環(huán)境的依賴： 電子文件只有在其生成的技術(shù)環(huán)境中才能最大 限度地保持其原始面

3、貌。生成環(huán)境的改變， 可能導(dǎo)致文件信息的失真和處理、 利 用上的困難，甚至無法識(shí)讀。（3）、信息與載體的可分離性： 可分離性應(yīng)作以下認(rèn)識(shí)： 文件內(nèi)容與表達(dá)其內(nèi)容的數(shù)字代碼序列之間不具有固定關(guān)系 數(shù)字代碼序列與其存儲(chǔ)載體之間具有不具有固定關(guān)系（4）、文件壽命較短（5）、存儲(chǔ)密度極高（6）、增殖速度極快（7）、多種信息形式集成：電子文件可以將文字、圖形、圖像、聲音、影像等各 種信息形式有機(jī)組合（多媒體文件） 。6、電子文件的生命周期：（ 1） 設(shè)計(jì)階段（ concept stage ） 應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)和安裝階段（ 2） 形成階段（ creation stage ） 每一份電子文件在應(yīng)用系統(tǒng)環(huán)

4、境中產(chǎn)生出來的過程（ 3） 維護(hù)階段（ maintenance stage ） 對(duì)于形成后的電子文件的技術(shù)維護(hù)和保管7、電子文件的分類：（1）按照文件功能劃分（主文件、支持文件）? 主文件：記錄信息內(nèi)容，傳達(dá)作者意圖，行使行政職能的文件? 支持文件：生成和運(yùn)行主文件必須的文件（2）按照文件構(gòu)成特點(diǎn)劃分（簡單文件、復(fù)合文件、復(fù)雜文件）? 簡單文件：僅友一種格式組成? 復(fù)合文件：由多種媒體形式和文件格式合成的文件? 復(fù)雜文件：邏輯結(jié)構(gòu)復(fù)雜，并由多個(gè)服務(wù)器操作的文件 典型：超文本文件（ Hyper text）;超媒體文件（ Hyper media）（3）按照信息存儲(chǔ)載體劃分（磁盤文件、磁帶文件、光盤

5、文件） ? 磁盤文件：以磁盤為存儲(chǔ)介質(zhì) ? 磁帶文件：以磁帶為存儲(chǔ)介質(zhì) ? 光盤文件：以光盤為存儲(chǔ)介質(zhì)（4）按照存在目的劃分（利用文件、保存文件、備份文件） ? 利用文件：為利用而制作、流傳的文件 ? 保存文件：脫離流轉(zhuǎn)過程，作為母板保存的文件 ? 備份文件：作為保存文件的復(fù)本而備存的文件（5）按照文件來源途徑劃分（原生電子文件、數(shù)字化電子文件） ? 原生電子文件：直接生成于數(shù)字環(huán)境中的電子文件 ? 數(shù)字化的電子文件：由傳統(tǒng)文件通過數(shù)字化而形成的電子文件（6）按照信息表達(dá)方式劃分（圖像文件、圖形文件、文本文件、音頻文件、視 頻文件、數(shù)據(jù)文件、程序文件）8、圖像分辨率：每英寸包含像素的個(gè)數(shù)（ D

6、PI） 顯然，組成一幅圖片所用的像素越多，它的清晰度就越高 分辨率越高，文件越清晰，但文件的體積越大。9、圖像色彩位數(shù)圖像分解為像素：黑白像素：每個(gè)像素用1個(gè)“0”或“T表示 灰色像素：每個(gè)像素用8個(gè)“ 0”、1”表示 彩色像素：每個(gè)像素用 24個(gè)或更多個(gè)“ 0”、“ 1”表示10、圖像深度（色彩位數(shù)） ：表示每個(gè)像素所用的 0、 1 的個(gè)數(shù)（比特?cái)?shù)）112、常見的圖像文件格式：BMP位圖文件格式Bit map (.bmp)(.tif )Format(.gif )Experts Group(.jpg )TIFF：標(biāo)簽圖像文件格式 Tag Image File Format GIF:圖形文件交換

7、格式Graphics Interchange JPEG聯(lián)合圖像專家組格式Joi nt PhotographicPNG 流式網(wǎng)絡(luò)圖形文件格式 Portable Network Graphics (.png )15、常見的矢量圖圖像文件格式SVG ：可縮放矢量圖形 格式 Scalable Vector Graphics SWF： 震動(dòng)波格式 Shock wave formatDXF : CAD矢量文件格式 Autodesk Drawing Exchange format WMF Windows圖元文件格式 Windows Metafile formatEMF Win dows 擴(kuò)展圖元文件格式 E

8、n ha need Metafile format16、常見的文本文件TXT格式、RTF格式、DOC格式、WP昭式、UOF格式、XML格式等17、文本文件的特征內(nèi)含某種文字符號(hào)體系；內(nèi)含某種字符編碼規(guī)則通常具有編輯屬性；通常具有邏輯結(jié)構(gòu)18、音頻文件三個(gè)關(guān)鍵指標(biāo) 采樣頻率：每秒種采樣次數(shù) 采樣精度：記錄每次采樣的數(shù)據(jù)位數(shù) 聲道數(shù)：數(shù)字音頻的信道數(shù)20、音頻文件的推薦格式 主流音頻文件格式如下：WAV格式、MP3格式 J對(duì)音頻文件，國家推薦采用以下通用的音頻文 件格式CD 格式、DVD audio、WMA格式、RA格式、ATAR（格式AAC格式、VQF格式、AIF （或AIFF ）格式、MIDI

9、格式21、主流視頻文件格式如下：AVI 格式、DV-AVI格式、MPEG-格式（VCD格式）、MPEG-2格式（DVD格式）MPEG-4 格 式 （ 流 媒 體 格 式 ）、RM格式、RMVBDivX 、MOV、 ASF 、WMA22、電子文件管理的內(nèi)容（ 1）、微觀管理電子文件的生成；電子文件的采集；電子文件的傳送；電子文件的鑒定；電子文件的存儲(chǔ)；電子文件的利用電子文件的處置（ 2）、宏觀管理建立組織機(jī)制；制訂法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)制訂管理策略和規(guī)劃；控制管理過程25、電子文件管理的原則全程管理原則、 前端控制原則、 真實(shí)性保障原則 完整性保障原則、 可讀性保障原則26、全程管理原則（1）、全過程

10、管理：通過過程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制（2）、全面的管理：要統(tǒng)籌兼顧所有管理活動(dòng)和管理要素27、真實(shí)性、完整性和有效性保障原則電子文件的真實(shí)性： 是指文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處 理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。電子文件的完整性： 包括兩個(gè)方面的含義： 一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌 的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件完整齊全； 二是每一份電子文 件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損。電子文件的可讀性（有效性） ：是指文件具備可理解性和可被利用性，包括 信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性34、電子文件管理系統(tǒng)（ ERKS？）（狹義） 能夠?qū)C(jī)構(gòu)產(chǎn)生的電

11、子文件進(jìn)行科學(xué)管理和利用， 保證電子文件的 行政有效性和法律證據(jù)價(jià)值的計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)，尤其是與之相應(yīng)的軟件程序。（廣義）保證電子文件科學(xué)管理和有效利用，保證電子文件的行政有效性和 法律證據(jù)價(jià)值的管理系統(tǒng)。包括：軟硬件系統(tǒng) 、技術(shù)手段、管理方法、法規(guī)標(biāo) 準(zhǔn)和組織體系等。35、電子文件管理系統(tǒng)的基本功能（1）、電子文件的生成2）、電子文件的流轉(zhuǎn)3）、電子文件的利用4）、電子文件的鑒定、處置5）、電子文件相關(guān)信息的采集6）、電子文件的存儲(chǔ)和備份7）、電子文件的轉(zhuǎn)載、遷移8）、支持機(jī)構(gòu)正常的業(yè)務(wù)活動(dòng)36、電子文件管理系統(tǒng)與相關(guān)信息系統(tǒng)的關(guān)系（1）、ERKS與信息系統(tǒng)（IS ）信息系統(tǒng)（IS）與ERK

12、S勺兩種關(guān)系： 嵌入關(guān)系：以信息系統(tǒng)為母體，將電子文件管理所需實(shí)現(xiàn)勺功能嵌入其中，即通過對(duì)作為母體勺業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)勺改造 （二次開發(fā)），使得原信息系統(tǒng)能夠?qū)Ξa(chǎn)生 勺電子文件進(jìn)行科學(xué)管理和利用，保證電子文件勺行政有效性和法律證據(jù)價(jià) 值。 接合關(guān)系 在將必要勺文檔管理功能嵌入各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)后， 設(shè)計(jì)一個(gè)獨(dú)立勺電子文件管理系統(tǒng)，并通過標(biāo)準(zhǔn)勺數(shù)據(jù)接口，保證該系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)在文件 數(shù)據(jù)流上勺無縫連接和文件管理上功能集成。（2）、ERKS與檔案管理系統(tǒng)（AMSAMS ERKS的不同：對(duì)象不同功能不同AMS ERKS的關(guān)聯(lián)： 數(shù)據(jù)交換關(guān)系（移交、調(diào)用） 功能延續(xù)關(guān)系（如元數(shù)據(jù)采集）（3）、ERKS與文件

13、（管理）系統(tǒng)（FMS ）FMS與 ERKS是完全不同的概念： 不同管理對(duì)象：計(jì)算機(jī)文件 / 文件 不同性質(zhì)：系統(tǒng)程序 / 應(yīng)用程序39、系統(tǒng)開發(fā)目標(biāo)（1）、確保電子文件行政有效性和法律證據(jù)價(jià)值（2）、確保電子文件最大限度地支持機(jī)構(gòu)的職能活動(dòng)（3）、保護(hù)電子文件的完整、真實(shí)與可靠，維護(hù)系統(tǒng)內(nèi)記錄的長期可讀（4）、保證機(jī)構(gòu)內(nèi)、外在線文件的檢索和利用（5）、保護(hù)系統(tǒng)內(nèi)的電子文件中涉及的各人隱私與知識(shí)產(chǎn)權(quán)（6）、確保文件在完成現(xiàn)行期后的歸檔與在線移交40、電子文件鑒定的定義是指根據(jù)有關(guān)規(guī)定鑒別電子文件的檔案價(jià)值，確定其保管期限，刪除、銷毀已積累但無保存價(jià)值的電子文件。41、影響電子文件鑒定的因素（1）

14、、數(shù)量激增：導(dǎo)致原有的逐件、逐份的直接鑒定法難以應(yīng)付（ 2）、信息易逝：要求將鑒定時(shí)間提前，及早確定每份電子文件的價(jià)值和保管期限（3）、對(duì)軟硬件環(huán)境的依賴：內(nèi)容有用性不足以構(gòu)成電子文件保存價(jià)值，必須開展技術(shù)鑒定（4）、信息的相關(guān)性：要求實(shí)施“實(shí)時(shí)鑒定”（5）、高密度存儲(chǔ)：可適當(dāng)放寬保管范圍42、電子文件鑒定的特點(diǎn)（1）、多維性：鑒定范圍拓寬（2）、連續(xù)性：文件一生需要多次鑒定（3）、分散性：歸檔前的鑒定主要由電子文件形成部門承擔(dān)；歸檔后的鑒定由檔案人員承 擔(dān)；還有技術(shù)人員、信息管理人員參與。（4）、風(fēng)險(xiǎn)性：出現(xiàn)意外的可能較大43、電子文件鑒定的內(nèi)容（ 1）、電子文件的鑒別（2）、電子文件的價(jià)值

15、鑒定（ 3）、電子文件的處置（4）、對(duì)電子文件鑒定過程的記錄44、電子文件的鑒別? 鑒別的任務(wù)：將文件從非文件信息中挑選出來 ? 鑒別的時(shí)間：是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段49、電子文件的內(nèi)容鑒定（1）、直接鑒定法（2）、職能鑒定法（3）、直接鑒定法和職能鑒定法的適用性比較（4）、內(nèi)容鑒定應(yīng)以保管期限表為基礎(chǔ)53、電子文件歸檔： 將具有檔案價(jià)值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程， 標(biāo)志著電子 文件管理責(zé)任由文件生成部門向檔案部門的正式移交。電子文件歸檔特點(diǎn)：（ 1）、歸檔時(shí)間提前（2）、歸檔方式多樣化（ 3）、歸檔范圍擴(kuò)大（4）、歸檔難度增加54、電子文件的歸檔范圍（1）、參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔

16、范圍的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行（2）、要求“三合一”（3）、采取雙套制歸檔：55、電子文件的歸檔方式（1）邏輯歸檔：指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將 電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。? 邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行? 邏輯歸檔較適用于預(yù)歸檔（2）物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移 交的過程。? 物理歸檔定期進(jìn)行（按照紙質(zhì)文件規(guī)定的時(shí)限）? 物理歸檔較適用于正式歸檔? 凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔56、電子文件的歸檔要求：（1）、文件形成部門或信息管理部門具有歸檔職責(zé) （2）、歸檔電子文件應(yīng)進(jìn)行真實(shí)性、完整性和有效性檢驗(yàn)（3）、歸檔電子文件應(yīng)確定密級(jí)、劃定保管期限（4）、歸檔文件應(yīng)按規(guī)定格式存儲(chǔ)到耐久性好的脫機(jī)載體（5）、其他歸檔要求 如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交 套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下其內(nèi)容信息可