淺析馬來西亞地鐵項目物資采購與管理

1、淺析馬來西亞地鐵項目物資采購與管理 【摘要】本文結(jié)合馬來西亞kvmrt地鐵項目施工設(shè)備物資管理具體實踐，探討了如何加強物資采購與管理工作，降低海外地鐵項目的物資成本，提高地鐵項目經(jīng)濟(jì)效益，并對類似海外地鐵施工項目物資采購與管理做了進(jìn)一步的探索，以期能對從事海外工程物資管理的人員起到借鑒的作用。 【關(guān)鍵詞】馬來西亞；地鐵項目；物資采購；物資管理 0前言 隨著國家“走出去”戰(zhàn)略政策的引導(dǎo)與國內(nèi)地鐵項目施工技術(shù)與實力的增強，東南亞地鐵市場也出現(xiàn)了越來越多的國內(nèi)地鐵盾構(gòu)施工企業(yè)的身影。在東南亞地鐵項目中，物資成本約占工程成本的50%-60%，對工程效益有著至關(guān)重要的影響，因此如何加強物資采購與管理工作

2、，降低海外地鐵項目的物資成本，提高地鐵項目經(jīng)濟(jì)效益，對于每一個國際地鐵項目來說都是一個不能忽視的重要課題，甚至?xí)苯佑绊懫髽I(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。 1.馬來西亞mrt工程概況 馬來西亞馬礦-金勿大公司（mmc-gamuda）組建的聯(lián)營體公司簡稱mgkt為地下工程段的總承包商（馬來地鐵項目業(yè)主），中隧集團(tuán)海外工程有限公司和中鐵馬來西亞分公司組建的聯(lián)營體公司負(fù)責(zé)承建了【吉隆坡中心站】、【北入口吉隆坡中心站】、【基隆坡中心站帕薩森尼站】 1站2區(qū)間的工程施工，施工線路全長約為2.74km，施工模式采用的是設(shè)計、采購、施工總承包模式。工程范圍包括隧道洞口工程、區(qū)間隧道及聯(lián)絡(luò)通道、逃生井附屬結(jié)構(gòu)、洞內(nèi)鋪底土建工程

3、、車站工程、機電安裝、建筑裝修工程、地面景觀工程、責(zé)任期的維護(hù)工程等，工程開工時間為：2012年8月1日，整體工程完工時間為2016年11月31日。 2.馬來西亞mrt項目物資管理的特點與難點： 物資管理本身難度大，種類繁多、規(guī)格復(fù)雜，并且由于項目地處海外，與國內(nèi)的施工環(huán)境不盡相同，項目的物資管理呈現(xiàn)出新的特點與難點： （1）馬來西亞盾構(gòu)施工的材料工藝與規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及物資管理體系均采用英標(biāo)體系下的管理要求，物資管理團(tuán)隊如何適應(yīng)英標(biāo)的管理體系是盾構(gòu)施工物資管理的難點之一； （2）盾構(gòu)項目的設(shè)備、物資、材料供應(yīng)周期較長，市場資源有限，由于供應(yīng)周期長、市場資源的匱乏等因素，設(shè)備、物資、材料的采購

4、定單需考慮足夠的采購周期，否則將嚴(yán)重制約現(xiàn)場施工生產(chǎn)； （3）馬來盾構(gòu)地鐵項目由于政治、環(huán)境、法律法規(guī)、風(fēng)俗習(xí)慣等諸多因素與國內(nèi)不同，再加上中國承包商與當(dāng)?shù)氐墓?yīng)商合作過程基本都屬初次合作，彼此缺乏了解，沒有信任的基礎(chǔ)，如何對供應(yīng)商合理有效地管理也是盾構(gòu)施工物資管理的難點之一； （4）價格影響因素較多，東南亞盾構(gòu)地鐵項目的物資采購，要同時面對國內(nèi)、當(dāng)?shù)匾约捌渌弴业榷鄠€市場選擇，各個市場的關(guān)稅政策、市場供需以及幣值匯率、貨物運輸方式、稅率、保險等均有不同，經(jīng)常會出現(xiàn)同種商品在原產(chǎn)地或不同國家，采購價格差異較大的情況，如何合理控制物資采購價格也是盾構(gòu)施工物資管理的難點之一； （5）采購成本較

5、高：有時可能采購一個非常便宜的東西，也要專人辦理；或是某些配件供應(yīng)商規(guī)定了供貨下限，哪怕只需要一個配件，也得按供應(yīng)商要求的下限采購，增加了采購成本； （6）國內(nèi)物資管理人員自身素質(zhì)的問題：國內(nèi)物資采購及管理人員對物資管理制度理解參差不齊，管理人員水平包括管理能力、專業(yè)的局限，英語水平等良莠不齊，導(dǎo)致物資采購及管理在執(zhí)行中屢有偏差。 3.馬來西亞kvmrt地鐵項目物資采購與管理的具體實踐 馬來kvmrt項目由中國中鐵馬來分公司與中鐵隧道集團(tuán)海外公司組成聯(lián)營體，共同組建馬來西亞kvmrt項目經(jīng)理部，實施項目運轉(zhuǎn)與管理，項目部剛開始組建，就秉承“開拓創(chuàng)新，專注卓越”的項目理念，加強學(xué)習(xí)國外先進(jìn)的管理

6、理念，以國際先進(jìn)的管理水平、施工標(biāo)準(zhǔn)為目標(biāo)，不斷提高項目物資采購與管理水平。 （1）前期物資相關(guān)技術(shù)資料的收集、整理、學(xué)習(xí) 馬來項目在獲知中標(biāo)后立即成立項目籌備組，針對海外施工與國內(nèi)施工的差異性，需要在項目前期的籌備階段收集、整理招標(biāo)文件中相關(guān)的物資資料、圖紙、有關(guān)要求以及學(xué)習(xí)英標(biāo)體系的材料規(guī)范，掌握當(dāng)?shù)匚镔Y管理相關(guān)的法律、法規(guī)。 （2）通過充分的市場調(diào)查，制定采購策略，整合國內(nèi)外市場資源 由于國家所處地域不同，材料設(shè)備的價格也有較大的差別，在項目籌備階段，馬來項目部組織了大量人員對當(dāng)?shù)厥袌鲞M(jìn)行考察，對中國國內(nèi)和馬來當(dāng)?shù)丶爸苓厙业牟牧?、設(shè)備市場進(jìn)行細(xì)致的了解，在充分的調(diào)查和了解的基礎(chǔ)上，編制

7、了設(shè)備、材料、物資的采購策劃。在結(jié)合價格、供應(yīng)周期、清關(guān)要求、供應(yīng)商實力等眾多因素的基礎(chǔ)上，籌備階段及時鎖定了設(shè)備、物資、材料的供應(yīng)國家、渠道和供應(yīng)商，為下一步的施工做好了充足的資源準(zhǔn)備工作。 （3） 實行“大采購”的戰(zhàn)略 馬來項目在包括東南亞市場、國內(nèi)市場乃至歐美市場范圍內(nèi)運用“質(zhì)量、服務(wù)、技術(shù)和價格”四要素，對供應(yīng)商進(jìn)行評審，擴(kuò)大采購范圍，尋找合作伙伴和質(zhì)優(yōu)價廉的商品。該戰(zhàn)略可以充分利用國內(nèi)、國際的資源，采購我們需要的、價廉物美的各種物品； （4）實行“采管分離，集中采購”的原則 馬來項目部分設(shè)采購部與設(shè)備物資管理部分別對項目所需設(shè)備物資進(jìn)行采購與管理，采購部主要負(fù)責(zé)采購工作的相關(guān)事宜，而

8、設(shè)備物資部主要負(fù)責(zé)設(shè)備物資進(jìn)場后的管理。 實行“集中采購”的原則可以精簡采購人員、降低庫存、降低采購成本；而“采管分離”則可使得各部門職責(zé)分明，大家各司其職，減少了工作中的沖突，提高了工作效率并加強了物資采購監(jiān)督，減少舞弊行為，取得了較好的經(jīng)濟(jì)效果。 （5）嚴(yán)格的物資采購分級制度 馬來項目根據(jù)采購物資金額的大小，制定了嚴(yán)格的物資采購流程，根據(jù)單批物資的價值設(shè)1萬元以下、1-5萬元、5-20萬元、20-50萬元、50萬元以上共計5個級別，采取不同的采購流程，如：單批物資價值在1萬元以下，由采購工程師直接在選定供貨商中采購，項目經(jīng)理審批；而單批物資大于50萬，則供應(yīng)商調(diào)查（至少5家）資格預(yù)審招標(biāo)評

9、標(biāo)談判合同評審并報董事會審批合同確定。 采購分級制度的建立具有規(guī)模采購的降低采購成本與物流成本，保證了效益最大化，提高了項目的效益，也兼顧了分散采購的靈活性，能夠迅速應(yīng)對市場的變化的優(yōu)點，是切實可行的采購制度； （6）各部門參與的滾動式采購計劃 在馬來地鐵項目執(zhí)行過程中，項目部采用各部門參與的滾動式采購計劃包括項目開工前的項目總體采購計劃、分部工程物資采購計劃、兩月屋子滾動計劃、兩周物資滾動計劃，而相對于計劃性要求更加嚴(yán)格的主材如：管片、混凝土則要求精確到3-4天。 （7）供應(yīng)商的動態(tài)管理 采供部設(shè)專業(yè)的采購工程師在采購前期負(fù)責(zé)了解市場信息，開拓采購渠道，擬定采購方案，確認(rèn)供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)文件

10、并負(fù)責(zé)對已列入項目合格供方名錄的供應(yīng)商定期進(jìn)行質(zhì)量跟蹤與測評。采購工程師定期對產(chǎn)品使用情況進(jìn)行調(diào)查，并征求工區(qū)與其他部門意見。同時對供方提供的資料與供應(yīng)情況進(jìn)行評定，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有所供物資不合格現(xiàn)象或某些資料失效時應(yīng)及時向供方反映，視其整改情況決定其是否繼續(xù)具有合格供方資格。 （8）理順物資清關(guān)，加快物資供應(yīng)速度。 采購部通過加強當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)法的研究，熟練掌握海關(guān)申報，理順材料設(shè)備清關(guān)工作中存在的障礙，規(guī)避由于清關(guān)延誤導(dǎo)致的滯港費等風(fēng)險，提出了 “100%準(zhǔn)確、100%速度”的目標(biāo)。1100%準(zhǔn)確是指簽訂訂貨合同后、貨物到達(dá)之前要求采購人員加強與外國公司的聯(lián)系，確認(rèn)承運公司信息，使發(fā)票、原產(chǎn)地證書、裝箱

11、單、提單等清關(guān)文件做到100%嚴(yán)格準(zhǔn)確，讓海關(guān)無咎可查。2100%速度指貨物到達(dá)后要求采購人員加強與海關(guān)協(xié)調(diào)，爭取盡快完成所有清關(guān)手續(xù)。采購渠道的暢通和清關(guān)手續(xù)的理順，使馬來西亞kvmrt項目的海外運作更加順利通暢，為更好地與甲方合作和創(chuàng)造優(yōu)良施工質(zhì)量提供了可靠的后勤保障。 （9）全面、全過程、全方位的精細(xì)化現(xiàn)場物資管理理念 為了提高現(xiàn)場物資、材料、配件管理人員和使用人員的成本意識、質(zhì)量意識、責(zé)任意識，確保工程物資、材料質(zhì)量合格、使用合理、消耗最小，以滿足施工生產(chǎn)的需要，確保各項物資配件管理有章可循，項目部將全面、全過程、全方位的精細(xì)化管理理念貫穿物資現(xiàn)場管理始終，主要包括： 1規(guī)范驗收管理。

12、馬來項目部門制定了嚴(yán)格的物資驗收制度與程序，保證了物資設(shè)備質(zhì)量，分清供貨方、項目部及使用方的責(zé)任，確保收貨品種、規(guī)格數(shù)量等準(zhǔn)確無誤，符合工程施工的需求，確保了工程項目的質(zhì)量及經(jīng)濟(jì)效益最大化； 2加強庫存管理。由于海外工程項目工期緊、物資品種繁多、數(shù)量大，這就要求現(xiàn)場物資管理人員合理的安排，加強物資儲備管理，界定合理庫存，重視物資調(diào)劑。并據(jù)此制定了嚴(yán)格的項目材料庫存管理制度與措施，概括起來一是堅持“三分法”。材料保管執(zhí)行分類、分庫和分層管理，排列有序，一目了然。二是材料使用執(zhí)行“三登法”。材料進(jìn)庫由材料員分類登記，材料出庫、消耗由使用者登記，材料存庫由材料員分類盤結(jié)登記。三是物資盤點做的“三清”

13、：數(shù)量清、質(zhì)量狀態(tài)清、帳清；“三有”：盈虧有原因、調(diào)整有根據(jù)、事故損壞有報告；“一相符”：帳、卡、物相符。四是物資發(fā)放與出庫要嚴(yán)格把關(guān)，更好地控制物資消耗，規(guī)避材料發(fā)放的任意性和材料浪費，并且出庫物資必須憑證齊全、手續(xù)齊備、數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好、包裝牢固、標(biāo)志清楚。 通過以上馬來地鐵物資采購與管理實踐，有效的保證了馬來地鐵項目的物資供應(yīng)，獲得了較大的經(jīng)濟(jì)效益，2013年12月24日，北洞口到中央車站的區(qū)間已順利貫通，比計劃工期提前了一個月的時間，獲得了業(yè)主與監(jiān)理方的高度評價與國際同行的肯定。 4.類似海外地鐵項目物資管理的進(jìn)一步探索 （1）馬來項目的物資管理存在的不足： 馬來項目物資管理取得了長

14、足的進(jìn)步，逐漸能夠適應(yīng)海外項目環(huán)境，但也存在這樣那樣的不足，體現(xiàn)在： 1對當(dāng)?shù)匚镔Y市場環(huán)境了解還不夠深入，尚不能構(gòu)建高效的物資管理信息平臺。 2“全員物資管理”的觀念還未深入人心，還存在管理的盲區(qū)； 3采購方與供應(yīng)方掌握的信息不對稱，尚不能形成全面地供應(yīng)商評價體系； 4海外項目物資管理手段較落后，物資管理的工作效率不高；沒有適應(yīng)海外項目物資管理特點的管理軟件，從而不能及時掌握整個項目的物資動態(tài)，不利于協(xié)調(diào)生產(chǎn)。 （2）改進(jìn)海外項目物資采購與管理的進(jìn)一步探索與措施： 海外物資采購與管理的關(guān)鍵在于對當(dāng)?shù)厥袌霏h(huán)境各要素的適應(yīng)，采用屬地化、系統(tǒng)化、信息化的管理理念，動態(tài)地對海外項目物資進(jìn)行管理，才更加

15、有效。 1充份理解和熟悉當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)工程法律、法規(guī)、經(jīng)濟(jì)、文化、風(fēng)俗及專業(yè)知識 國內(nèi)企業(yè)在海外項目物資采購與管理過程中，如果不熟悉當(dāng)?shù)氐慕ㄔO(shè)工程法律、法規(guī)、經(jīng)濟(jì)、文化、風(fēng)俗及專業(yè)知識，供應(yīng)商或是業(yè)主很容易形成索賠點，從而造成較大的損失。 2加強學(xué)習(xí)英標(biāo)體系的材料工藝與規(guī)范 目前國內(nèi)企業(yè)的海外施工的項目大部份是在英標(biāo)管理體系下的工程施工，國內(nèi)企業(yè)如果要在海外施工的英標(biāo)體系下生存，需不斷的加強對于相關(guān)規(guī)范的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗，才能有實力和國外公司進(jìn)行博弈，只有了解規(guī)范的內(nèi)容，才不至于當(dāng)別人提出一些無理的意見之后還不能進(jìn)行反駁。另一方面通過英標(biāo)規(guī)范的學(xué)習(xí)，也是提高英語水平和專業(yè)知識最好的途徑之一。 3中外結(jié)

16、合，有效利用當(dāng)?shù)刭Y源 由于國內(nèi)的施工企業(yè)隊伍走出國門之后因為各種因素很難在短時間內(nèi)適應(yīng)當(dāng)?shù)氐奈镔Y采購與管理工作，在這期間最有效的方式是聘請當(dāng)?shù)氐墓こ處?，利用他們的語言和地域優(yōu)勢于再結(jié)合我們的工作經(jīng)驗，才能更快的適應(yīng)海外的物資采購與管理工作。 有些設(shè)備、材料、物資國內(nèi)定購的時間周期長，質(zhì)量方面還不一定有保證，最重要的很多從中國采購的設(shè)備由于無法滿足當(dāng)?shù)匕踩?、環(huán)境的規(guī)范要求，造成采購的物資不能使用，如電料如果沒有rohs的認(rèn)證在當(dāng)?shù)馗静荒苁褂?，因此在?dāng)?shù)厥袌霾少彽奈镔Y，雖然價格上類比國內(nèi)要相對高些，但質(zhì)量上得到了很好的保證。 4以合同為準(zhǔn)繩，公平、公正的采供關(guān)系 海外設(shè)備物資采購合同談判與簽署過

17、程中原則上雙方都有“對等”的權(quán)利和義務(wù)，供應(yīng)商在執(zhí)行合同過程中可以完全不執(zhí)行采購方一些合同之外的要求，因此在供應(yīng)管理過程中需要依據(jù)合同找到切入點。國內(nèi)則習(xí)慣采用領(lǐng)導(dǎo)出面要求、開會強勢要求、會議過激語言、命令式口吻、電話的催促、罰款扣款要挾等方式約束供應(yīng)商，但在海外物資管理過程中這些方式都不具有多少約束力。由于海外市場中供應(yīng)商普遍的合同意識、維權(quán)意識都較強、并且市場資源有限，市場環(huán)境也相對公平、公正，在一定程度促使了采購方與供應(yīng)商的對等關(guān)系。 5最大限度的溝通、協(xié)調(diào) 通過會議、郵件、信函等方式交流，及時、有效的溝通協(xié)調(diào)，同時也是相互索賠重要的證據(jù)支撐，文件、信函、郵件的回復(fù)都有時效性，在規(guī)定的時

18、間內(nèi)如沒有及時回復(fù)將文件、信函、郵件陳述的內(nèi)容視為事實。 6建立健全與海外市場環(huán)境相適應(yīng)的物資供應(yīng)體制。 對國際工程承包項目物資供應(yīng)機構(gòu)進(jìn)行合理規(guī)劃和設(shè)置，將影響到項目實施的效率。根據(jù)采購目標(biāo)及項目規(guī)模適應(yīng)性原則，國際承包工程項目物資供應(yīng)機構(gòu)其職能應(yīng)該包括物資計劃管理，采購管理，內(nèi)部和外部商務(wù)合同起草和函件處理，運輸管理，報關(guān)及清關(guān)管理，對外技術(shù)咨詢，統(tǒng)計數(shù)據(jù)，資料報批，物資倉儲管理等。 7建立必要的監(jiān)督制約保障體系，明確物資管理的責(zé)任體系，實現(xiàn)責(zé)、權(quán)、利相統(tǒng)一。 一是把物資管理考核監(jiān)督工作納入整個項目物資管部門工作實績考核的范圍，項目領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對此項工作進(jìn)行評價。二是把項目對采購成本、采購資金的控制能力及物資庫存合理與否作為項目經(jīng)營業(yè)績考核的一個重要組成部分。三是建立一套海外項目物資管理的效能監(jiān)察體系。 8構(gòu)建基于web平臺上的適合海外項目物資管理特點的物資管理系統(tǒng)。 構(gòu)建基于web平臺的物資管理系統(tǒng)從而形成包括采購計劃和采購實施信息、采購商品檢驗入庫及庫存物資信息、市場商品價格信息、供應(yīng)商管理信息等在內(nèi)的信息平臺。從而可以隨時查看整個項目的庫存動態(tài)，科學(xué)管理庫存，減少庫存積壓。同時由網(wǎng)上開具各類驗收單、發(fā)料單、入庫出庫單，極大地減輕了業(yè)務(wù)人員的工作強