公司公文管理制度(附表格及流程)

1、xxx公司公文管理制度一、目的為規(guī)范公司各類辦公文件的管理，提高工作效率，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司各類辦公文件的處理。三、常用公文文種1、公文包括決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要共計15個種類。2、我公司用的公文種類有：通知、通報、報告、請示、函、紀(jì)要、決定等。l 通知：適用于發(fā)布和傳達(dá)公司內(nèi)部事項(xiàng)；l 通報：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要事項(xiàng)；l 報告：適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)詢問；l 請示：適用于向上級單位請求指示和批準(zhǔn)；l 函：適用于不相隸屬單

2、位之間的商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)；l 紀(jì)要：適用于記錄、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)；l 決定：適用于對重要事項(xiàng)或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員等。3、公文保密等級分為：絕密、機(jī)密、秘密、一般文件。 四、版面要求1、紙張尺寸：公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4 型紙（210mm297mm），特殊形式的公文用紙，可根據(jù)實(shí)際需要確定。2、 版面（附件1公文樣本）l 頁邊距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.8厘米，右2.5厘米。如使用公司紅頭稿紙（附件2），則可去掉公文樣本中的“版頭”，并將頁邊距的上尺寸調(diào)為4.5厘米。l 字體和字號：如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿

3、宋體字，特殊情況可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。l 文字的顏色：如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。l 裝訂：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。五、公文內(nèi)容要素劃分及格式要求公文內(nèi)容要素分為版頭、主體、版記三部分。版頭指公文首頁紅色分隔線以上的部分；主體指公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分；版記則是指公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分記。1、版頭：字體為華文仿宋，字號小初，加粗，文字顏色為紅色；分隔線為2.5磅粗的直線。文字和分隔線均居中。2、主體：從版頭下空一行開始編排，文字顏色為黑色，從左到右橫寫、橫排。正文行距為單倍行距，特殊情況可以進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。l 標(biāo)題：一般用

4、2號宋體字，加粗，編排于紅色分隔線下空一行的位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。l 發(fā)文字號：一般用3號仿宋字，編排在標(biāo)題下方，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“ ”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。l 正文：一般用3號仿宋字，編排于發(fā)文字號下空一行的位置，每個自然段左空二字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。l 附件說明：如有附件，在正文下空一行，左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號

5、（如“附件：1. xxxxx”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。l 發(fā)文單位署名、成文日期和印章：一般距離正文（或附件說明）一行，發(fā)文單位一般向右對齊編排，成文日期居于發(fā)文單位之下，以發(fā)文單位為準(zhǔn)，居中編排。成文日期中的數(shù)字應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章用紅色，要端正、居中下壓單位全稱和成文日期，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹率鹈⒂≌禄虺晌娜掌跁r，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。l 附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。l 附件：附件應(yīng)另面編

6、排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題用2號宋體，加粗，居中編排。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。3、版記l 版記中的分隔線：版記中的分隔線與正文邊距等寬，分隔線用0.75磅直線。首條分隔線位于版記中的第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一頁的下邊緣重合。l 主送、抄送部門：一般用4號仿宋字，在印發(fā)日期之上、左空一字編排?！爸魉汀薄俺汀倍趾蠹尤敲疤柡蛨笏筒块T全稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個報送部門名稱后標(biāo)句號。既有主送部門又有抄送部門時，主送部門應(yīng)置于抄送部門之上一行，之間不

7、加分隔線。l 印發(fā)單位和印發(fā)日期： 印發(fā)單位和印發(fā)日期一般用4號仿宋字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應(yīng)將其與印發(fā)單位和印發(fā)日期用一條細(xì)分隔線隔開。l 頁碼：一般用4號宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，居中編排。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。六、公文處理公文處理包括收文和發(fā)文。1、收文處理收文處理程序包括：登記、填寫文件呈閱表（附件3）、按照收文流程（附件4）進(jìn)行分送、承辦、催辦、答復(fù)、存檔等。l 登記。公司所有公文均應(yīng)做好記錄。公司內(nèi)部公文，原則上對口

8、受理；其他外部收文，如無明確目標(biāo)部門，則統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)處理。行政部收文后，應(yīng)逐件清點(diǎn)，核對無誤后，填寫文件呈閱表，做好編號。l 分送。根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要，確定公文的分送范圍，將公文與文件呈閱表一并交由公司領(lǐng)導(dǎo)批示。l 承辦。按照公司領(lǐng)導(dǎo)的最終批示，將公文及時送達(dá)承辦部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文還需明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)及時辦理，有辦理時限要求的應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。l 催辦和答復(fù)。收文部門要及時了解公文辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期處理完畢，緊急公文可由專人負(fù)責(zé)催辦。對公文的辦理結(jié)果，收文部門應(yīng)及時答復(fù)來文單位。l 存檔。收文流轉(zhuǎn)結(jié)束

9、后，由行政部歸檔，以確保文檔的完整。l 任何部門和個人收到公文，應(yīng)及時送行政部按規(guī)定程序辦理。2、發(fā)文處理發(fā)文處理程序包括：擬稿、填寫公文稿紙（附件5）、按照發(fā)文流程（附件6）分別由承辦部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)會簽、總經(jīng)理批示、行政部人員編寫文號、用印、分發(fā)、存檔等。l 擬稿，按照職能分工原則，由主要承辦部門負(fù)責(zé)，涉及到兩個或兩個以上部門的，由主辦部門和協(xié)辦部門商議草擬。l 分送：擬稿人草擬好公文，并填寫公文稿紙，首先交由部門負(fù)責(zé)人審核簽字；之后交由分管領(lǐng)導(dǎo)會簽；最后報總經(jīng)理批示。l 修改：如公文在審核、會簽過程中，需要做重大修改，應(yīng)注明具體修改意見，并交由承辦部門重新進(jìn)行公文的流轉(zhuǎn)審核程序。

10、l 公司所有公文統(tǒng)一由行政部進(jìn)行編號、用印、分發(fā)和存檔，有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。七、會簽權(quán)限1.以部門名義行文的公文，由各部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；2.以公司名義行文的公文，由分管副總經(jīng)理簽發(fā)；3.涉及全局性的重要公文，需由總經(jīng)理批示簽發(fā)。八、保密規(guī)定1.未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文不得分發(fā)；2.已簽發(fā)的保密文件應(yīng)由專職人員統(tǒng)一收發(fā)、歸檔和銷毀，內(nèi)容不得泄漏和外傳。3.已歸檔的公文，如需查閱，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行借閱。九、附則1.本制度細(xì)則由行政部負(fù)責(zé)解釋。2.本制度自下發(fā)之日起開始執(zhí)行。十、附件1. 公文樣本2. 紅頭稿紙3. 文件呈閱表4. 收文流程5. 公文稿紙6. 發(fā)文流程 xxxxxxxxxx

11、xxx有限公司 xxxx年xx月xx日附件1：公文樣本xxxxxxxx有限公司xxxxxxxxxx的通知xxxxxxxx號xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx，通知如下：1. xxxxxxx2. xxxxxxx附件：xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx有限公司xxxx年xx月xx日主送：xxxxxxxx，xxxxxxxxx。抄送：xxxxxxxx，xxxxxxxxx。xxxxxxxxxxxxxxxxx公司 xxxx年xx月xx日印發(fā)附件2：紅頭稿紙(略)附件3：xxxxxxxxx公司公文稿紙總 經(jīng)

12、 理 批 示分管領(lǐng)導(dǎo) 會簽承辦部門負(fù)責(zé)人審核 標(biāo)題主題詞文號20 號密級急緩擬稿部門擬稿人擬稿日期主送部門抄送部門附件填寫要求：1. 主題詞：可以代表公文主題內(nèi)容的詞語。2. 文號：統(tǒng)一由行政部進(jìn)行編號填寫。3. 密級：根據(jù)需要填寫絕密、機(jī)密、秘密、一般文件。4. 急緩：根據(jù)需要填寫急件、一般文件。5. 主送部門：公文的主要受理單位，即需按照公文內(nèi)容答復(fù)事項(xiàng)、辦理工作的單位。6. 抄送部門：除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門或主送部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或管理部門。附件4：xxxxxxxxxx公司發(fā)文流程需要修改的，按照要求修改之后重新提交。承辦部門擬稿并填寫 公文稿紙承辦部門負(fù)責(zé)人 審核簽名交分管領(lǐng)導(dǎo)會簽交總經(jīng)理批示行政部人員編寫文