客戶訂單管理流程

1、1、目的：為規(guī)范訂單 /合同管理，使訂單 /合同執(zhí)行有序進行，特制定本流程。2、適用范圍適用于業(yè)務部門、集團各分公司所有訂單 /合同執(zhí)行的全過程。3、職責3.1 分公司各部門3.1.1 業(yè)務部門（1）負責接收訂單 / 合同，與客戶進行溝通，提供客戶所有要求信息。（2）負責組織相關部門進行訂單 / 合同評審。（3）負責編制“報價聯(lián)系單” 、“大貨采購單 / 購銷合同”。3.1.2 技術部門（1）負責編制“報價單” ，“工程更改通知單” 。（2）負責產(chǎn)品技術、工藝可行性評審及價格評審。3.1.3 生產(chǎn)部門（1）負責產(chǎn)品生產(chǎn)保證可行性評審。 （2）負責按照訂單的各項要求安排生產(chǎn)。3.1.4 品質部門

2、（1）負責產(chǎn)品的質量保證可行性評審。（ 2）負責按照訂單的各項要求及檢驗規(guī)范安排產(chǎn)品檢驗。3.2 服務管理委員會3.2.1 采購部（1）負責原材料、外購件資源配套能力、價格的評審。（2）負責每天對鋼材等主要原材料價格進行通報，做出“主要原材料價格趨勢 圖”，并通過電子郵件知會各分公司總經(jīng)理、總裁及董事長，作為各分公司總經(jīng) 理決策參考。3.2.2 財務部 （1）負責產(chǎn)品報價單銷售毛利率、銷售費用率、銷售利潤率的評審。（ 2）負責對匯率、 出口退稅等影響產(chǎn)品報價因素進行及時通報， 每月出具匯率、 出口關稅報表，作為各分公司總經(jīng)理決策參考。當匯率、出口退稅出現(xiàn)變動時， 第一時間通知各分公司總經(jīng)理。3

3、.2.3 品質監(jiān)督部（1） 負責產(chǎn)品質量保證可行性評審；負責訂單 / 合同的備案管理。（2） 負責監(jiān)督和檢查各分公司在生產(chǎn)之前完成檢驗規(guī)范、檢驗標準的制定。3.2.4 總裁負責訂單 / 合同的審批。4、工作程序4.1 訂單 / 合同的評審4.1.1 分公司初評4.1.1.1 業(yè)務部門接到客戶的詢價要求時，應詳細咨詢所詢價產(chǎn)品的信息、技術 信息（包括圖紙、包裝信息等）和所用原材料的詳細情況及標準（如：規(guī)格、型 號、材質、表面質量、特殊檢驗要求，特殊加工要求等） ，填寫“報價聯(lián)系單” ， 連同以上詳細信息報各分公司總經(jīng)理，作為訂單評審的依據(jù)。4.1.1.2 業(yè)務部門應對訂單的市場前景進行分析說明，

4、市場前景的分析說明，簡 要介紹客戶情況、 未來產(chǎn)品市場趨勢， 并報各分公司總經(jīng)理， 做為訂單評審的參 考。4.1.1.3 各分公司總經(jīng)理組織技術部門、品質部門、業(yè)務部門、采購部門、生產(chǎn) 部門對訂單的成本、利潤、交期、質量進行初評，填寫“報價單” ，提供業(yè)務人 員。4.1.1.4 業(yè)務部門，根據(jù)各部門反饋的信息，再次與客戶溝通，雙方都能夠接受 后，分公司編制“報價單” ，正式生成。4.1.2 服務管理委員會復評4.1.2.1 各分公司填寫“產(chǎn)品報價評審單” ，并附上“報價單”、訂單/ 合同說明， 報服務管理委員會評審：（1）財務部評審各項稅負、銷售毛利率、銷售費用率、銷售利潤率是否合理， 回款要

5、求是否合理。（2）品質監(jiān)督部評審產(chǎn)品質量要求是否能夠達到，是否表述完整準確。（3）采購部評審原材料、外協(xié)件加工費是否與市場價格一致，是否合理。4.1.2.2 如采購、質量、財務三方出現(xiàn)任何一方無法達到共識，此訂單 / 合同為 不可接受，“產(chǎn)品報價評審單”由總裁審批。對于可接受的訂單，報總裁審批后， 即可與客戶簽訂合同。如業(yè)務部門有異議，可報董事長裁決。4.1.2.3 對于不可接受的訂單有如下處理方式：（1）對于無利潤或長期無法營利的訂單，放棄處理。（2）對于報價有出入者，可重新報價，重新實施評審流程。4.2 訂單/ 合同簽訂、備案4.2.1 各分公司業(yè)務部門與客戶正式簽訂訂單 / 合同，編制“

6、大貨采購單 / 購銷合 同”，并在“大貨采購單 / 購銷合同”上注明成本、利潤、質量、交期和回款時間4.2.2 各分公司計劃員、 采購員依據(jù) “大貨采購訂單” 編制采購計劃、 生產(chǎn)計劃， 并附相關資料報總裁批準后，即可實施。4.2.3 各分公司計劃員持經(jīng)總裁簽字確認的“大貨采購單 / 購銷合同”須附訂單 / 合同、報價單、采購計劃，轉交品質監(jiān)督部，品質監(jiān)督部下發(fā)訂單 / 合同編號， 蓋“受控”章，并進行備案，此訂單 / 合同正式生效。4.3 訂單/ 合同發(fā)放各分公司計劃員將經(jīng)過備案的 “大貨采購單 / 購銷合同” 須附訂單/ 合同、報 價單、采購計劃，復印后發(fā)給總裁辦、品質監(jiān)督部、財務部、分公

7、司總經(jīng)理、生 產(chǎn)部、技術部、品質部（只接受訂單 / 合同）、采購部、倉儲物流部等各一份，“大 貨采購單 / 購銷合同”原件交給業(yè)務部門。4.4 訂單/ 合同考核4.4.1 集團財務部實施訂單目標考核， 依據(jù)“報價單” 進行各項成本費用的核算。 每月出具財務報表，報各分公司總經(jīng)理。4.4.2 對于超出預算成本的相關項目， 各分公司總經(jīng)理必須做出書面資料報總裁 及董事長審批。超出部分按利潤的 1%扣除。4.4.3 訂單執(zhí)行過程中，采購部門嚴格按“采購計劃”采購，對于非計劃采購， 需由各分公司書面向總裁申請，由總裁批準后，實施采購。原則上，不允許非計 劃采購。4.4.4 訂單執(zhí)行過程中，由于原材料價

8、格上漲，突破“采購計劃”上的價格，則 各分公司書面向總裁申請，由總裁批準后，實施采購。4.4.5 各分公司要確保交期的完成。如未按期完成，則由各分公司業(yè)務部門書面 提出投訴，由總裁提出負激勵。4.5 訂單/ 合同的存檔4.5.1 訂單完成后，各分公司將相關資料原件于一周內(nèi)報品質監(jiān)督部存檔保管。 超過期限不交者，對其進行負激勵 100 元。4.5.2 各分公司業(yè)務部門于合同簽訂后一周內(nèi)，將合同相關原件（訂單、大貨采 購訂單）報集團財務部， 由集團財務部對其回款情況實施監(jiān)督。 超過期限不交者， 對其進行負激勵 100 元。4.6 訂單/ 合同的更改4.6.1 分公司業(yè)務部門接到訂單 / 合同更改要求時，無論是技術、單價還是交期、 數(shù)量方面的更改，都需要以“大貨 / 樣品訂貨單補充單”形式將客戶最新的 要求及時提交給分公司。4.6.2 分公司綜合技術、采購、庫存方面的信息，及時給業(yè)務部門以反饋，若仍 可執(zhí)行訂單 / 合同，可繼續(xù)執(zhí)行；若訂單 / 合同有變化，需要在“大貨采購單 /購 銷合同”上注明。1）若屬于技術方面的更改，分公司技術部編制“工程更改通知單” ，發(fā)放到相 關部門，技術更改的相關要求執(zhí)行技術文件管理規(guī)范 。2）若屬于數(shù)量方面的更改，造成分公司的人員 / 工時、原材料、成品、半成品 等的物料損耗應由業(yè)務部門負責。5、相關文件5.1 技術文件管理規(guī)范5.2 記錄控制程序6、