公文寫作技巧

1、公文寫作培訓(xùn)講座提綱熊華山第一部分 公文基礎(chǔ)知識一、公文定義 從廣義角度說，為了工作需要而寫作的各種文體都可以被 稱作公文。我國現(xiàn)行公文，主要取狹義角度，大致分為兩大塊： 中國共產(chǎn)黨的公文，中國國家行政機(jī)關(guān)的公文及國家各部委機(jī) 關(guān)的公文。 國務(wù)院辦公廳 2001 年頒布的 國家行政機(jī)關(guān)公文處 理辦法對行政機(jī)關(guān)公文的定義為：行政機(jī)關(guān)的公文（包括電 報），是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī) 范體式的公務(wù)文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。 中央辦公廳對黨的公文的定義與國務(wù)院辦公廳對公文的定義表 述基本一致，二、學(xué)校機(jī)關(guān)常用公文種類及適用范圍 我校常用較多的公文文種有 8 種：

2、決定、意見、通知、通 報、報告、請示、函、會議紀(jì)要。1、決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位 及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。2、意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。3、通知 適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī) 關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí) 行的事項，任免人員。4、通報適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。5、報告 適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的 詢問、議案。6、請示 適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。7、函 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請 求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。8、

3、會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。三、行文中要注意的幾個問題。1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。2、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級 請示和報告。3、學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公室外不得對外正式行文。4 、部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致， 不得各自向下行文5、機(jī)關(guān)各部門行文，應(yīng)由部門領(lǐng)導(dǎo)簽署明確意見后，報校 辦呈校領(lǐng)導(dǎo)審批。6、“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)部門， 需要同時送其他機(jī)關(guān)部門的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送下 級。7、“報告”不得夾帶請示事項。8、公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)， 第一層為 “一、”，第二層為“（一） 第三層為“ 1、”，第四層為“ （ 1）”。9、公文

4、復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證 明章。10 、“意見”可以用于上行文、下行文和平行文。11 、提取主題詞。 (工作大類 具體工作 文種)四、如何寫好公文1、要寫好公文，就要有正確態(tài)度和奉獻(xiàn)精神。2、要寫好公文，就要較好地掌握黨的方針政策和國家的法 律法規(guī)，不斷提高政治理論水平，注意學(xué)好上級文件，吃透上 級精神。對于政治理論學(xué)習(xí)，別人可以當(dāng)作軟任務(wù)，而公文寫 作人員則必須當(dāng)作硬指標(biāo)，因為公文寫作人員是為學(xué)校黨政代 言、替領(lǐng)導(dǎo)說話的人。3、要寫好公文，就要熟悉情況，全面準(zhǔn)確地掌握第一手材 料。4、要寫好公文，就要研究和掌握公文寫作的基本規(guī)律。學(xué) 校機(jī)關(guān)公文的規(guī)律性、 固定性很強(qiáng)， 它

5、與黨委、 政府辦公廳 (室) 的公文相比，寫作難度要小得多。因此，只要肯下苦功，誰人 都可以掌握、都可以寫好。(1) 學(xué)習(xí)和研究公文寫作專著。(2) 要分門別類地收集別人、別部門的優(yōu)秀公文。(3) 抓住“一個中心”和“三個基本點” 。每份公文一般都只 有一個中心思想，多中心難以成文。這就要求我們在提筆寫文 之前，首先要確定中心，明確思路，然后據(jù)此去收集觀點和材 料。中心思想從哪里來？從上級精神、領(lǐng)導(dǎo)意圖和客觀實際中 來，而不要從我們個人的興趣喜好中來。如果在中心不明、思 路不清時即著筆，公文就會越寫越難寫，最后只好廢掉重來。 在明確了中心思想和基本思路的基礎(chǔ)上，抓好三個基本點，或 是“三部曲”

6、 。對下布置工作的公文，在一般情況下，一要寫明 “為什么要做” ，即目的、意義或原因；二是“怎么做” ，即方 法、措施及注意事項；三是“做成什么樣” ，即標(biāo)準(zhǔn)、要求以及 附帶的考核、驗收、獎懲等。對上匯報工作的公文，一要寫明 “我們做了什么” 或“我們?yōu)槭裁匆觥?，二要寫明 “怎樣做的”， 三要寫明“做得怎么樣”及體會、效果和經(jīng)驗。第一部曲的“我 們做了什么” ，多用于上級有布置，有要求的匯報，寫這樣的匯 報，要少寫或不寫目的、意義和原因； “我們?yōu)槭裁匆觥?，則 常常是自發(fā)地、創(chuàng)造性地開展工作，是主動地對上匯報或?qū)ο?發(fā)動，這就需要把開展工作和活動的目的、意義、原因敘述清 楚。在講話寫作

7、上，若是綜合性的，又是例行性，其第一 部曲為截至目前的基本情況和經(jīng)驗體會，第二部曲為下一步的 目標(biāo)和任務(wù)，第三部曲為完成任務(wù)、做好工作的主要措施。若 是專題講話，其“三部曲”一般為意義、目標(biāo)和措施。5、要寫好公文就要了解領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)意圖必須不能與法 律、政策相違背， 領(lǐng)導(dǎo)意圖排在法律、 政策之后。（教代會例證）6、寫好公文，要注意“悟” ，道理是悟出來的，要把別人 講的道理變成自己的東西，聽和看不可少，個人“悟”更重要， 傳說古人王羲之寫字曾有一段時間在水平上停滯不前，在無意 中觀看了女子舞劍之后，引起了聯(lián)想和思考結(jié)果開了“悟” ，從 而使自己在書法和詩詞上產(chǎn)生了一個很大的飛躍。五、怎樣寫公

8、文 （ 重點） 公文寫作是一項綜合性、技術(shù)性、業(yè)務(wù)性工作。一個稱職 的機(jī)關(guān)干部（不僅僅是文書、秘書、檔案工作者，而且包括全 體機(jī)關(guān)干部） ，應(yīng)當(dāng)具有較高的文書處理能力和公文寫作水平。 嚴(yán)格意義上的公文寫作水平，是公文寫作者理論水平、文化水 平、業(yè)務(wù)水平、技術(shù)水平、知識水平和文字水平的綜合反映。1、公文的形式與要求 文藝寫作是一門藝術(shù)，公文寫作也是一門藝術(shù)。這門藝術(shù) 最基本的表現(xiàn)，就是正確的內(nèi)容和完美的形式的和諧統(tǒng)一。具 體講有以下五部分：導(dǎo)語要提筆入題、正文要主題突出、表述 要正確無誤、篇章要條理清楚、結(jié)尾要當(dāng)斷即斷。(1) 導(dǎo)語要提筆入題。 “頭好半篇文” 、“開門見山，起筆入 題”，是公文

9、開頭的基本寫法。由于公文的文種、行文對象、所 談問題有所不同，公文導(dǎo)語的寫法也有所不同。比較常用的有：根據(jù)式。用“根據(jù)” 、“遵照”、“按照”等介詞組成的介詞 結(jié)構(gòu)的句式。例文：根據(jù) * 有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實際，現(xiàn)就加 強(qiáng) * 管理，提出如下意見，請遵照執(zhí)行。 。目的式。用“為” 、“為了”等介詞組成的介詞結(jié)構(gòu)的句式， 直接交代發(fā)文的目的。例文：為了深入開展 * 工作，促進(jìn) * 任務(wù)的圓滿完成，現(xiàn)將 * 工作安排如下：原因式。用敘述句陳述制發(fā)公文的原因。例文：加強(qiáng)對 * 的管理，對于促進(jìn) * 發(fā)展，保證教學(xué)質(zhì)量具有十分重要的意義。 鑒于本學(xué)期以來教師科研工作管理中存在的問題 原因加目的式。 (

10、今年“五一”放假通知) 根據(jù)加目的式。為全面做好本學(xué)期期中教學(xué)檢查工作(目的)，根據(jù) * 通知精神 (根據(jù))(2) 正文要主題突出。公文的中心就是公文所談的問題和事 由。無論什么文種的公文，從頭至尾，通篇內(nèi)容都要圍繞問題 和事由來寫。與主題和事由無關(guān)的，即使再“重要”也不能寫。 請看例文：引進(jìn)外事工作高級管理人才這個材料。(3) 表述要準(zhǔn)確無誤。在上行文中，向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報情 況，反映問題，請示工作，都必須真實、客觀、全面，不可弄 虛作假。在平行文中，與有關(guān)部門商洽工作，求得支持和幫助， 需要真實、準(zhǔn)確地通報情況，不允許相互欺瞞。在下行文中， 上級向下級發(fā)出指示或批復(fù)，也要切合實際，不能盲目

11、指揮。 衡量一件公文在文字上是否準(zhǔn)確無誤，有這樣一些標(biāo)準(zhǔn)：傳達(dá)黨和國家的方針政策和有關(guān)規(guī)定不走樣；反映客觀實際情況不片面；立場、態(tài)度、觀點不含糊其辭；前后文不自相矛盾；語 言合乎邏輯，不致產(chǎn)生歧意；引文與引文出處，具體數(shù)字、人 名、地名、時間、地點不出現(xiàn)錯誤。(4) 篇章要條理清楚。 條理清楚主要是指公文篇章結(jié)構(gòu)嚴(yán)密， 層次分明，邏輯性強(qiáng)。公文的結(jié)構(gòu)形式比較常用的有四種： 一段式。通篇只有一段文字。內(nèi)容比較單一的通告、請示、 批復(fù)、函，結(jié)構(gòu)形式往往是一段式。分段式。大多數(shù)公文采用分段式結(jié)構(gòu)。 分條式。一些規(guī)定、條例、章程等，往往采用分條式結(jié)構(gòu)。 章節(jié)式。一些內(nèi)容豐富、篇幅較長的公文，往往采用章

12、節(jié) 式結(jié)構(gòu)。(5) 結(jié)尾要當(dāng)斷即斷。所謂當(dāng)斷即斷，是指當(dāng)所講的事由或 問題及解決問題的要求、辦法都已交代清楚，就果斷地結(jié)束全 文，不拖泥帶水，不畫蛇添足。2、公文的語言與修辭(1) 公文語言的特點：準(zhǔn)確、簡練、嚴(yán)謹(jǐn)、莊重、生動。準(zhǔn)確。所謂準(zhǔn)確，是說公文在語言表達(dá)上完全符合客觀實 際，明確無誤。簡煉。嚴(yán)格意義上的公文，其語言應(yīng)簡練到多一字不可， 少一字也不可的程度。長而無物是寫作大忌。能把一件小事寫 成“萬言書”未必是真功夫，而把一件大事寫成“千字文” 、“百 字文”才是真功夫。例文： A ：“寒冷的冬天就要到了，我們處里還沒有取暖電 器，希望你們資產(chǎn)處盡量調(diào)撥給我們，好用來滿足緊急需要。 是不

13、是可以，等待你們迅速答復(fù)。 ”B :“嚴(yán)冬在即，我處尚無取暖電器。請速調(diào)撥配給，以應(yīng)急需。可否，盼復(fù)。 ”A 和 B 兩篇例文，誰更簡練，一目了然。怎樣才能使文稿簡練呢？ 一是要善于概括、歸納、提煉。二是要開門見山，少穿靴 戴帽。有些文稿，開頭總是“在什么什么形勢下” ，“在什么什 么領(lǐng)導(dǎo)下” ，“下”了半天 才是我們?nèi)绾稳绾危@樣的文稿看 上去鄭重其事，實際上廢話連篇。這種寫法和“文革”期間那 種“四海翻騰云水怒，五洲震蕩風(fēng)雷激”的開頭法毫無區(qū)別。 三是少說空話套話假話。公文是施行行政措施，指導(dǎo)和布置工 作的重要工具，施行行政措施，指導(dǎo)和布置工作，歸根到底是 一個干什么、什么時候干、怎么干、

14、干成什么樣子的問題，和 這個問題無關(guān)聯(lián)或關(guān)聯(lián)不大的話都是沒用的話，都不應(yīng)寫入文 稿。四是少用數(shù)概修辭法。許多同志在起草文稿時，都熱衷于 什么“一個中心，兩個面向，三條措施，四個結(jié)合”一類的語 言，并自以為是，洋洋自得。認(rèn)真推敲一下，我們就會發(fā)現(xiàn)“一 二三四”也好， “四三二一”也好，十之八九都是“數(shù)字游戲” 總給人一種生拉硬扯、拼拼湊湊的感覺，這樣就使本來很有特 色的數(shù)概修辭法庸俗化、形式化，也使本來能寫得很精短的文 稿變得又臭又長。當(dāng)然，語言精煉和用語茍簡是兩回事，隨意茍且簡略是無 助于語言精煉的，而且容易產(chǎn)生歧義。 （講一玩笑）嚴(yán)謹(jǐn)。所謂嚴(yán)謹(jǐn)，指的是態(tài)度嚴(yán)肅，交代清楚，行文自然， 結(jié)構(gòu)嚴(yán)密

15、。在寫作時只有做到敘事周全，說理透徹，要求精當(dāng)， 用詞選句貼切無誤，才能使公文符合實際，合乎邏輯。莊重。所謂莊重，是指公文的語言端莊、持重、嚴(yán)肅。這 是由公文具有行政約束力和法定強(qiáng)制力這一特點決定的。我們 講公文語言莊重的特點，還包括寫作時必須經(jīng)常使用公文專用語。這類專用語通常有：A 、常用的開頭詞：根據(jù)、據(jù)、近查、最近、自、自從、為、 為了、由于、關(guān)于、按照、遵照、隨著、現(xiàn)將、當(dāng)前、目前；B、常用的引敘詞：前接、近接、現(xiàn)接、當(dāng)經(jīng)、前經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、并經(jīng)、悉、敬悉、驚悉、近悉、喜悉、欣悉、特（現(xiàn)）通知（通 報、批示、批復(fù)、報告）如下；C、常用的稱謂詞：本（我）辦、貴（你）處、該單位；D、常用的表態(tài)詞

16、：應(yīng)、應(yīng)當(dāng)、似應(yīng)、責(zé)成、同意、擬同意、 擬不同意、準(zhǔn)予備案、請即試行、遵照執(zhí)行、即將下達(dá)、現(xiàn)予 公布；E、常用的詢問詞：妥否、是否妥當(dāng)、是否可行、如無不當(dāng)、如無不妥；F、常用的綜合詞：為此、據(jù)此、綜上所述、鑒此、總之、總而言之；G、常用的表達(dá)目的詞：批示、批復(fù)、示復(fù)、函復(fù)、函告、告知、周知、批轉(zhuǎn)、下達(dá)、遵照辦理、參照執(zhí)行；H、常用的結(jié)尾詞：特此報告、現(xiàn)予公布、為荷、為要、為 盼、是荷、貫徹執(zhí)行、將 報告給我們。生動。從某種程度上說，寫公文比寫文藝作品更需要生動。 但公文語言的生動和文藝作品的生動有著本質(zhì)的區(qū)別。文藝作 品的生動主要通過情節(jié)的發(fā)展、細(xì)節(jié)的渲染、場面的描寫、人 物心理的刻畫來實現(xiàn)，

17、而公文語言的生動則主要借助于觀點新 穎和材料新穎來實現(xiàn)。做到觀點新穎，就要學(xué)會科學(xué)的概括，準(zhǔn)確的提煉，從錯 綜復(fù)雜的現(xiàn)象中提出不落俗套的概念和判斷來。做到材料新穎， 關(guān)鍵要選擇出最符合客觀實際情況、最有說服力的典型事例來。 如：某系在關(guān)于本系課程改革情況的報告中，在談到改革 之初一些干部教師對課程改革認(rèn)識模糊時說： “一些同志認(rèn)為， 正常上課是“硬任務(wù)” ，課程改革是“軟指標(biāo)” ，“軟”的要服從 “硬”的；還有同志認(rèn)為，“好漢難敲三面鼓， 雙手難捉兩條魚” 擔(dān)心抓了課程改革，影響了正常教學(xué)。 ”這段公文選取的事例比 較典型，語言比較形象，自然就增強(qiáng)了公文的生動性。（2）公文用字用詞的常見錯誤（

18、略） 。（3）正確使用稱謂 公文常用的稱謂詞： 第一人稱：我（本）辦（、部、所、院、校、委、站 ） 第二人稱：你（貴）處（館、委、處、辦 ） 第三人稱：該單位（部門、系、院、所、局 ）、他、他 們；特指人稱：收文單位直書其名，使用全稱（與公章一致） ； 發(fā)文單位在公文標(biāo)題中出現(xiàn)時，使用全稱。為使公文在表述上比較簡練，在不致引起歧意的情況下， 公文的稱謂可以使用規(guī)范化簡稱。如市委、市政府、市紀(jì)委、 發(fā)改委、發(fā)規(guī)處、校辦、計財處、學(xué)工處等等同一公文中，對同一單位的稱謂應(yīng)保持上下文一致。例文： 一般情況下，第三人稱第一次出現(xiàn)時使用全稱，以后再出 現(xiàn)時用“該單位” 、“他們”等詞代替。例文：有些情況下

19、，公文的稱謂可以省略。例文： 各單位、各部門： 根據(jù)國家房改有關(guān)規(guī)定，經(jīng)學(xué)校研究，就加強(qiáng)校內(nèi)公有住 房管理問題，提出如下意見，請（你單位）遵照執(zhí)行。（4）公文的修辭。原則：主要使用消極修辭方式、適當(dāng)運用 積極修辭方式。消極修辭方式。公文具有規(guī)范作用。公文的規(guī)范作用也就 是公文的控制作用。公文的控制作用要求公文的評議也不可缺 少控制性。這種語言修辭正是公文用語的消極修辭。消極修辭 要求語言有所控制，文理通順，結(jié)構(gòu)妥帖，繁簡適當(dāng)，通俗易 懂，語言明確。例文 1：在建立平安文明校園的過程中， 從重從快治理狗患， 是擺在各校區(qū)保衛(wèi)部門面前的一項重要任務(wù)。 （定向型控制用 語）例文 2 ：少數(shù)教師對違紀(jì)

20、學(xué)生的舞弊行為熟視無睹， 聽之任 之，這是完全錯誤的。 （定性型控制用語）積極修辭方式。在公文寫作中，恰當(dāng)運用某些修辭格，如： 比喻、借代、夸張、設(shè)問、象征、感嘆、警句、頂真、排比、 對偶等 ），把所陳述、表達(dá)、反映、部署、要求的問題準(zhǔn)確、鮮 明、生動地寫出來，可以給人以深刻的感染。這就是公文寫作 中的積極修辭方式。這種修辭方式要恰當(dāng)運用，不可多作，否 則公文容易讓人誤認(rèn)為是“文藝作品” 。第二部分 學(xué)校機(jī)關(guān)常見公文寫作 、通知的寫作（一）通知的基本格式標(biāo)題 收文單位發(fā)文緣由通知事項執(zhí)行要求結(jié)束語發(fā)文日期（二 ） 通知的一般寫法1 、通知標(biāo)題的寫作。通知的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事 由和文種三

21、部分組成。在實際工作中，因文件版頭已印明發(fā)文 機(jī)關(guān)，故有一些單位省略了發(fā)文機(jī)關(guān)，直接寫發(fā)文事由和通知。在一些特殊情況下，為了突出和強(qiáng)調(diào)所發(fā)通知的某種性質(zhì)， 往往需對標(biāo)題中的通知加以點注和說明?！癤X聯(lián)合通知”、“XXX緊急通知”、“XX重要通知”、“XX補(bǔ)充通知”轉(zhuǎn)發(fā)通知，事由自擬。轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)文件，如其標(biāo)題過長， 可以自擬題目摘要轉(zhuǎn)發(fā)。在通知標(biāo)題中，我們經(jīng)常使用一些修飾事由的定性用語。如“印發(fā)” 、 “轉(zhuǎn)發(fā)” 、 “批轉(zhuǎn)”等。2、通知正文的寫作。一般來講，通知正文的寫作內(nèi)容主要 由擬發(fā)緣由、通知事項和通知要求三項內(nèi)容組成。擬發(fā)緣由。要寫明擬發(fā)通知的起因或背景，闡述擬發(fā)通知 的目的或依據(jù)。在寫

22、作擬發(fā)緣由時，一定要言簡意賅，簡明扼 要，點到為止，切忌拖泥帶水。通知事項。通知事項是通知的主體內(nèi)容，是通知的核心。通知擬發(fā)緣由和通知要求都必須緊緊圍繞通知事項來寫，為通 知事項服務(wù)。書寫通知事項，要層次分明，條理清晰，用詞用 語要準(zhǔn)確達(dá)意。通知要求。通知要求表明了發(fā)文機(jī)關(guān)對下級執(zhí)行通知事項 的態(tài)度，并以此作為通知的結(jié)語，結(jié)束全文。以上是通知正文的一般寫法，根據(jù)通知種類的不同，寫法 上要有所區(qū)別。通知的種類包括：會議通知、發(fā)布性通知、部 署工作的通知、政策性通知、解釋性通知、任免聘用通知。不 再一一敘述。二、請示的寫作請示，是下級機(jī)關(guān)向直屬上級機(jī)關(guān)或其他領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)報送的 一種請示性公文。是下級機(jī)

23、關(guān)用來向上級機(jī)關(guān)請求指示，批準(zhǔn) 事項的上行公文。（一）請示的分類。根據(jù)請示的不同內(nèi)容與寫作意圖，可 將其分為三類：1、政策性請示 這類請示，一般是因政策問題而制發(fā)。如：襄樊學(xué)院關(guān)于 建華路校區(qū)部分土地轉(zhuǎn)讓有關(guān)問題的請示2、核準(zhǔn)重大問題的請示 這類請示多涉及人事、機(jī)構(gòu)等方面的問題。如：關(guān)于成立 學(xué)科建設(shè)辦公室的請示3、事務(wù)性請示 這類請示，大多涉及機(jī)關(guān)日常工作中一些具體事項，如請 求上級機(jī)關(guān)增撥業(yè)務(wù)經(jīng)費、基建投資、救補(bǔ)助費用、變更機(jī)構(gòu) 名稱、新建改建辦公設(shè)施等。例：關(guān)于補(bǔ)助學(xué)生工作經(jīng)費的請 示（二）請示的基本格式標(biāo)題收文單位請示緣由請示事項結(jié)束語發(fā)文日期（三）撰寫請示注意的事項1、撰寫請示的注意

24、事項（ 1 ）請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不要在同一公文中請示兩個或幾 個互不相關(guān)的問題，以免拖延處理時間，貽誤工作。（2）下級機(jī)關(guān)一般不得越級請示。因特殊情況（如重大災(zāi) 害、重大案件、重大事故或者下級機(jī)關(guān)反映其直接上級機(jī)關(guān)和 領(lǐng)導(dǎo)人的問題等）必須越級請示時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機(jī) 關(guān)。（3）不要搞多頭請示。請示只能寫一個主送機(jī)關(guān)，如需同 時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。（4）請示不得抄送下級機(jī)關(guān)。請示中的意見在末被批準(zhǔn)之 前并不生效，所請示的事項有時不被批準(zhǔn)，如果抄送下級機(jī)關(guān)， 會使下級工作人員思想混亂，不利于工作。（5 ）領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外， 請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。（6）請示與報告要嚴(yán)格分開，不

25、得混用。報告中不得夾帶 請示事項。在請示標(biāo)題中，也不許用兩個公文名稱。2、請示寫作中的常見病誤請示與報告混用（1 ）把“請示” 與報告混用， 在標(biāo)題中出現(xiàn)兩個公文文種。 出現(xiàn)“請示”與“報告”混用的原因，是起草公文的同志 沒有搞清楚“請示”與“報告”的不同之處：第一，“請示”是下級機(jī)關(guān)主動請求上級機(jī)關(guān)給予批示或解 答問題；而“報告”是下級機(jī)關(guān)根據(jù)上級機(jī)關(guān)要求和安排必須 做出的書面匯報。第二，“請示”是事前行文； “報告”是事后或事情進(jìn)行中 行文。第三，“請示”要求上級機(jī)關(guān)給予批復(fù)； “報告”上級不予 批復(fù)。只有一些反映情況和問題，并提出解決辦法和意見的報 告，上級才予批轉(zhuǎn)。因此，不能把“請示”

26、與“報告”兩個文種混用。不能搞 約定俗成，習(xí)慣成自然。三、報告的寫作 報告，是向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況，提出建議時使 用的上行文。 報告的使用范圍相當(dāng)廣泛， 頻率相當(dāng)高， 它同“通 知”一起成為黨政機(jī)關(guān)一上一下兩大基礎(chǔ)文種。（一）報告的分類工作報告。在某項工作進(jìn)行到一定階段，或工作已經(jīng)完成 時，下級機(jī)關(guān)需要將工作情況、取得的成績、存在的問題、經(jīng) 驗、教訓(xùn)等項內(nèi)容，向上級機(jī)關(guān)匯報時使用。如：關(guān)于 試點工作的報告，可以寫成：基本情況、主要做法，取得的成 效、存在的問題、今后工作意見等幾個部分。情況報告。是指下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)匯報近期出現(xiàn)或發(fā)生 的某種情況，某一問題，或工作中某些方面的狀況。建議

27、報告。是指工作中出現(xiàn)的許多新情況新問題，經(jīng)過調(diào) 查研究，提出本機(jī)關(guān)的處理建議，向上級機(jī)關(guān)匯報時使用的一 種。上級機(jī)關(guān)如果認(rèn)為這些建議比較好，有推廣參考價值，也 可批轉(zhuǎn)所屬下級各機(jī)關(guān)參照執(zhí)行?；貜?fù)報告。對上級機(jī)關(guān)查詢、查辦、催辦的事項，作出專 門回答時使用。報送報告。指下級機(jī)關(guān)經(jīng)常向上級機(jī)關(guān)報送各種材料，包 括下級機(jī)關(guān)主動呈送的，或者上級機(jī)關(guān)要求報送的。例：襄樊學(xué)院關(guān)于報送二 OO 七年度黨政工作要點的報告（二）報告的基本格式標(biāo)題收文單位概述情況詳述情況結(jié)束語發(fā)文日期（三）報告正文的一般寫法報告的正文一般包括三項內(nèi)容：概述情況、詳述情況和結(jié) 束語。概述情況。用概括性語言簡要介紹報告事項的整體情況

28、。詳述情況。詳述情況一般從五個方面入手：工作過程、工 作做法、取得的成績、存在的問題、今后打算（意見或建議）結(jié)束語。報告一般要有結(jié)束語。報告結(jié)束語的位置是在正 文之后，另起一行空兩格的位置。 常用的結(jié)束語是：“特此報告”； “以上報告，請審閱”；“以上報告，請指正” “以上報告，如無 不當(dāng)，請予批轉(zhuǎn)”。（四）撰寫報告的注意事項一是要堅持實事求是。不能合理想象、任意撥高，以偏概 全，也不能只報喜不報憂。二是要突出中心。根據(jù)報告主旨選擇材料，不要面面俱到， 把報告寫成流水帳。三是要注意在報告中不要夾帶請示事項。上級機(jī)關(guān)對報告般是只閱不答復(fù)。四、通報的寫作通報是適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神

29、或者情 況的公文。通報可分為表彰性通報、批評性通報、情況通報三 類。通報是最難寫的公文之一。說它難，主要是難在其正文內(nèi) 容和正文語言兩個方面。一般的公文，大致包括三個方面的內(nèi) 容，而通報的正文內(nèi)容，要包括發(fā)文事由、主要事實、分析評 論、通報決定、希望要求五個方面。從通報的語言表達(dá)方面， 一般公文的正文，只需要一種或兩種語言表達(dá)就夠了，而通報 的語言，卻是將公文寫作的三種語言（說明、敘述、議論）都 用上了：介紹情況時一般要用敘述的語言；分析情況時一般要用議論的語言；表達(dá)通報所作出的具體決定，一般要用說明的 語言（一）通報的基本格式 標(biāo)題 收文單位 發(fā)文緣由 主要事實 分析評論 通報決定希望要求發(fā)

30、文日期五、工作總結(jié)的寫作（一）總結(jié)的概念及分類?？偨Y(jié)是一個單位或個人對前一階段社會實踐活動或某一特 定工作、任務(wù)的完成情況進(jìn)行回顧、分析和評價時使用的文體。 總結(jié)從理論的高度進(jìn)行回顧，目的是從中發(fā)現(xiàn)和歸納規(guī)律性的 東西，明確經(jīng)驗和不足，以期對今后的工作進(jìn)行指導(dǎo)。通過總結(jié)，可以把獲得的感性認(rèn)識，經(jīng)過分析和綜合，抽 象和概括，上升為理性認(rèn)識，揭示事物的本質(zhì)和內(nèi)在聯(lián)系，從 而掌握規(guī)律，獲得經(jīng)驗，指導(dǎo)今后的工作少走彎路。事實上， 很多規(guī)律的東西都是通過總結(jié)活動來發(fā)現(xiàn)的。正如毛澤東同志 指出的：“人類總是不斷地總結(jié)經(jīng)驗，有所發(fā)現(xiàn)，有所發(fā)明，有 所創(chuàng)造，有所前進(jìn)”。從不同的角度，可將總結(jié)劃分為不同的類型。

31、按內(nèi)容分， 有工作總結(jié)、業(yè)務(wù)總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)等；按范圍分， 有單位總結(jié)、部門總結(jié)、個人總結(jié)；按時間分，有年度總結(jié)、 季度總結(jié)、月份總結(jié)、階段總結(jié)等；按性質(zhì)分，有綜合性總結(jié) 和專題性總結(jié)。（二）總結(jié)的基本結(jié)構(gòu)圖示及寫法標(biāo)題開頭（前言部分）成績和做法（主體部分） 取得的主要經(jīng)驗或教訓(xùn)或存在的不足 結(jié)尾：今后工作努力方向或打算或整改措施 開頭部分即前言部分?？偨Y(jié)的開頭主要用來概述基本情況， 作出基本評價。包括工作性質(zhì)、主要任務(wù)、時代背景、指導(dǎo)思 想，以及總結(jié)目的、主要內(nèi)容提示等。作為開頭部分，要注意 簡明扼要，開門見山，文字不可過多。主體部分是總結(jié)的主要部分，內(nèi)容包括成績和做法、經(jīng)驗 和教訓(xùn)

32、等方面。這部分篇幅大、內(nèi)容多，要特別注意層次分明、 條理清楚?？偨Y(jié)的主體部分很容易寫得千篇一律、缺乏個性。 當(dāng)然，總結(jié)不是文學(xué)作品，無需刻意追求個性特色，但千篇一 律的文章是不會總結(jié)出本單位的特色工作的。要寫出個性，總 結(jié)就要有獨到的發(fā)現(xiàn)、獨到的體會、新鮮的角度、新穎的材料。結(jié)尾部分。分析存在問題，提出今后方向。也有的總結(jié)將 工作中存在的缺點和問題，寫在正文中的有關(guān)部分，結(jié)尾針對 存在問題，明確提出今后工作的努力方向。（三）綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)的寫作 各單位年度工作總結(jié)就是綜合性總結(jié)。開展機(jī)關(guān)工作作風(fēng) 建設(shè)宣傳月活動的總結(jié)就是專題性總結(jié)。（四）總結(jié)寫作中的幾個常見問題。1、不能總結(jié)單位開展的

33、特色工作，千篇一律，綜合性總結(jié) 年年一個樣，專題性總結(jié)放之四海而皆準(zhǔn)。2、采取工作項目列舉式，記流水帳，不概括，不撥高。3、只講成績，不講不足，不分析存在的問題，也不歸納經(jīng) 驗和教訓(xùn)。報喜不報憂。下面來講綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)的具體寫法1 、綜合性總結(jié)。 綜合性總結(jié)， 要求比較全面地對一個地區(qū)、 一個部門或一個單位在某一時期的所有情況進(jìn)行全面反映和評 析的總結(jié)。這種總結(jié)內(nèi)容比較全面，涉及問題也較多。但全面 總結(jié)不是面面俱到，報流水賬，而要把工作中主要成就和問題 以及貫徹執(zhí)行方針政策的經(jīng)驗和體會反映出來，以展現(xiàn)所總結(jié) 的單位工作的全貌。綜合性總結(jié)的基本內(nèi)容大致是： （1 ）概述基本情況，包括 介

34、紹工作過程、環(huán)境和基礎(chǔ)，必要時交代一些背景情況；簡要 敘述工作進(jìn)程、基本成績、收獲和總的認(rèn)識等，給讀者以總體 認(rèn)識。（2）敘述主要成績、做法和經(jīng)驗，這是總結(jié)的主要內(nèi)容 和重點所在。敘述成績表現(xiàn)在哪些方面，收獲有多大，列出確 切的數(shù)據(jù)和典型事例；概括基本做法，闡述成績是如何取得的； 也可歸納為若干條經(jīng)驗，進(jìn)行深入的分析、論證，提到政策與 理論的高度，從中找出規(guī)律性的東西。 （3 ）分析存在的問題和 教訓(xùn)。在陳述成績、總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，找出工作中的矛盾和 差距，對存在的缺點和問題進(jìn)行認(rèn)真分析，找出原因，引出教 訓(xùn)。（ 4 ）提出改進(jìn)意見和今后打算。針對存在的問題和工作中 薄弱環(huán)節(jié)，提出切實可行的改

35、進(jìn)措施和意見，并根據(jù)當(dāng)前形勢 和任務(wù)，提出今后的工作打算和努力方向。2、專題性總結(jié)。專題性總結(jié)，是就某一項工作的情況或某 個對象在某個時期的或某個方面的情況進(jìn)行專門反映和評析的 總結(jié)。它內(nèi)容集中、單純、可以寫得具體、深刻，針對性也較 強(qiáng)，因而更能發(fā)揮指導(dǎo)作用。它的內(nèi)容要求著重寫某項工作的 主要成績，介紹做法和經(jīng)驗；有的還簡要提出今后工作改革的思路綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)，各有不同的勝任，前者內(nèi)容要求全，后者內(nèi)容要求專。要根據(jù)總結(jié)的內(nèi)容和目的來確定采取 哪種總結(jié)為宜；但不論哪種總結(jié)都需要有點有面，點面結(jié)合， 使總結(jié)內(nèi)容具體扎實，富有新意。六、工作計劃的寫作（一）計劃的結(jié)構(gòu)環(huán)節(jié)和格式 寫計劃沒有固定

36、不變的格式，一份計劃，一般是由標(biāo)題、 正文、文尾三部分組成。1、標(biāo)題 標(biāo)題，即計劃的名稱，寫在第一行的居中位置。標(biāo)題通常 有以下幾種寫法：第一種是由制定計劃的單位名稱、計劃期限、計劃內(nèi)容和 文種構(gòu)成。例如：招生就業(yè)處二OO七年工作計劃 。第二種是由計劃期限、計劃內(nèi)容和文種構(gòu)成。例如：關(guān)于二OO七年學(xué)校基本建設(shè)工作計劃。第三種是由單位名稱、計劃內(nèi)容和文種構(gòu)成。例如：機(jī)關(guān)總支工作作風(fēng)整改計劃 。第四種是由計劃內(nèi)容和文種兩項構(gòu)成。倒如： 關(guān)于普通話 測試工作計劃 。另外，如果計劃尚不成熟或還未討論通過，就需要在標(biāo)題 后面加括號注明“初稿” 、“草案”、“討論稿” 、“征求意見稿” 等字樣。2、正文

37、正文，即計劃的具體內(nèi)容。正文通常由前言、主體、結(jié)語 構(gòu)成。前言：它是全文的導(dǎo)語。要求簡明扼要地交代清楚三方面 的內(nèi)容：一是計劃的指導(dǎo)思想，即有關(guān)的方針政策和上級指示， 實際工作發(fā)展的要求；二是計劃的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，即開展什 么工作，解決什么問題，達(dá)到什么效果等；三是對基本情況的 總分析，即分析計劃單位的各種主客觀條件，有關(guān)的經(jīng)驗教訓(xùn) 等。這部分是計劃的總綱，具有統(tǒng)率全文的作用。語言文字力 求準(zhǔn)確鮮明，簡潔凝煉，以使人們清楚明白地了解執(zhí)行計劃的 必要性、可行性和完成計劃的可能性。這部分的內(nèi)容，并不是 每份計劃都必須全部包括，而是要根據(jù)計劃的目的、范圍等情 況的不同，酌情取舍，靈活掌握，適當(dāng)安排。

38、因此，具體情況 要具體分析，應(yīng)分別予以不同處理。主體：它是計劃的核心部分。它應(yīng)明確提出任務(wù)、指標(biāo)和 具體要求，主要步驟、方法、措施、分工及注意事項等，體現(xiàn) 計劃的三要素：目標(biāo)、措施、步驟。目標(biāo)，它是制定計劃的導(dǎo)因，首先要寫明總?cè)蝿?wù)是什么， 達(dá)到什么指標(biāo)。下面還可以有分任務(wù)，應(yīng)盡可能明確具體地寫 出任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求。寫作時可以分條分項，也可以列成 表格，或?qū)⒉糠至谐杀砀?，作為附件處理。措施，它是指落實計劃的過程與做法。這部分內(nèi)容關(guān)系到 計劃目標(biāo)的實現(xiàn)。因此，制定計劃者一定要做到胸中有全局， 將措施和辦法考慮周到、詳盡、具體，不得自相矛盾。為了保 證完成任務(wù)，應(yīng)職責(zé)分明，由哪位領(lǐng)導(dǎo)人主管，什么

39、單位負(fù)責(zé)， 哪些單位既合都要清楚明白。以便執(zhí)行和檢查。步驟，它是實現(xiàn)計劃的重要保證。為了達(dá)到目標(biāo)，每一程 序都應(yīng)有明確的時間要求，以使執(zhí)行者既產(chǎn)生緊迫感，又能有 條不紊地進(jìn)行工作，如期完成預(yù)定目標(biāo)。這部分應(yīng)寫得有條有 理，各個環(huán)節(jié)要互相銜接，環(huán)環(huán)相扣，切實可行。主體部分是計劃寫作的重點，每份計劃都要將以上三個要 素的內(nèi)容寫清楚，不過詳略重點可有所不同。主體部分要力求 具體明白，邏輯性強(qiáng)，語言要簡潔洗煉，干凈利落。結(jié)語：它是計劃的輔助、補(bǔ)充部分。根據(jù)實際情況，有的 用一段簡要的文字，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)計劃的重點；有的在最后強(qiáng)調(diào) 一下注意事項；有的寫一段希望和號召，以鼓舞士氣。如計劃 不長，主體部分寫完全文就結(jié)束，不再加結(jié)語部分，應(yīng)結(jié)合具 體情況，靈活運用。3、文尾 文尾部分，應(yīng)在正文的右下方，寫明制定計劃的單位名稱， 或