公文寫作技巧

1、公文寫作培訓講座提綱熊華山第一部分 公文基礎知識一、公文定義 從廣義角度說，為了工作需要而寫作的各種文體都可以被 稱作公文。我國現(xiàn)行公文，主要取狹義角度，大致分為兩大塊： 中國共產(chǎn)黨的公文，中國國家行政機關的公文及國家各部委機 關的公文。 國務院辦公廳 2001 年頒布的 國家行政機關公文處 理辦法對行政機關公文的定義為：行政機關的公文（包括電 報），是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī) 范體式的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。 中央辦公廳對黨的公文的定義與國務院辦公廳對公文的定義表 述基本一致，二、學校機關常用公文種類及適用范圍 我校常用較多的公文文種有 8 種：

2、決定、意見、通知、通 報、報告、請示、函、會議紀要。1、決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位 及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。2、意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。3、通知 適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機 關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí) 行的事項，任免人員。4、通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。5、報告 適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的 詢問、議案。6、請示 適用于向上級機關請求指示、批準。7、函 適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請 求批準和答復審批事項。8、

3、會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。三、行文中要注意的幾個問題。1、行文應當確有必要，注重效用。2、行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級 請示和報告。3、學校內(nèi)設機構除辦公室外不得對外正式行文。4 、部門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致， 不得各自向下行文5、機關各部門行文，應由部門領導簽署明確意見后，報校 辦呈校領導審批。6、“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關部門， 需要同時送其他機關部門的，應當用抄送形式，但不得抄送下 級。7、“報告”不得夾帶請示事項。8、公文結構層次序數(shù)， 第一層為 “一、”，第二層為“（一） 第三層為“ 1、”，第四層為“ （ 1）”。9、公文

4、復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證 明章。10 、“意見”可以用于上行文、下行文和平行文。11 、提取主題詞。 (工作大類 具體工作 文種)四、如何寫好公文1、要寫好公文，就要有正確態(tài)度和奉獻精神。2、要寫好公文，就要較好地掌握黨的方針政策和國家的法 律法規(guī)，不斷提高政治理論水平，注意學好上級文件，吃透上 級精神。對于政治理論學習，別人可以當作軟任務，而公文寫 作人員則必須當作硬指標，因為公文寫作人員是為學校黨政代 言、替領導說話的人。3、要寫好公文，就要熟悉情況，全面準確地掌握第一手材 料。4、要寫好公文，就要研究和掌握公文寫作的基本規(guī)律。學 校機關公文的規(guī)律性、 固定性很強， 它

5、與黨委、 政府辦公廳 (室) 的公文相比，寫作難度要小得多。因此，只要肯下苦功，誰人 都可以掌握、都可以寫好。(1) 學習和研究公文寫作專著。(2) 要分門別類地收集別人、別部門的優(yōu)秀公文。(3) 抓住“一個中心”和“三個基本點” 。每份公文一般都只 有一個中心思想，多中心難以成文。這就要求我們在提筆寫文 之前，首先要確定中心，明確思路，然后據(jù)此去收集觀點和材 料。中心思想從哪里來？從上級精神、領導意圖和客觀實際中 來，而不要從我們個人的興趣喜好中來。如果在中心不明、思 路不清時即著筆，公文就會越寫越難寫，最后只好廢掉重來。 在明確了中心思想和基本思路的基礎上，抓好三個基本點，或 是“三部曲”

6、 。對下布置工作的公文，在一般情況下，一要寫明 “為什么要做” ，即目的、意義或原因；二是“怎么做” ，即方 法、措施及注意事項；三是“做成什么樣” ，即標準、要求以及 附帶的考核、驗收、獎懲等。對上匯報工作的公文，一要寫明 “我們做了什么” 或“我們?yōu)槭裁匆觥?，二要寫明 “怎樣做的”， 三要寫明“做得怎么樣”及體會、效果和經(jīng)驗。第一部曲的“我 們做了什么” ，多用于上級有布置，有要求的匯報，寫這樣的匯 報，要少寫或不寫目的、意義和原因； “我們?yōu)槭裁匆觥?，則 常常是自發(fā)地、創(chuàng)造性地開展工作，是主動地對上匯報或對下 發(fā)動，這就需要把開展工作和活動的目的、意義、原因敘述清 楚。在講話寫作

7、上，若是綜合性的，又是例行性，其第一 部曲為截至目前的基本情況和經(jīng)驗體會，第二部曲為下一步的 目標和任務，第三部曲為完成任務、做好工作的主要措施。若 是專題講話，其“三部曲”一般為意義、目標和措施。5、要寫好公文就要了解領導意圖。領導意圖必須不能與法 律、政策相違背， 領導意圖排在法律、 政策之后。（教代會例證）6、寫好公文，要注意“悟” ，道理是悟出來的，要把別人 講的道理變成自己的東西，聽和看不可少，個人“悟”更重要， 傳說古人王羲之寫字曾有一段時間在水平上停滯不前，在無意 中觀看了女子舞劍之后，引起了聯(lián)想和思考結果開了“悟” ，從 而使自己在書法和詩詞上產(chǎn)生了一個很大的飛躍。五、怎樣寫公

8、文 （ 重點） 公文寫作是一項綜合性、技術性、業(yè)務性工作。一個稱職 的機關干部（不僅僅是文書、秘書、檔案工作者，而且包括全 體機關干部） ，應當具有較高的文書處理能力和公文寫作水平。 嚴格意義上的公文寫作水平，是公文寫作者理論水平、文化水 平、業(yè)務水平、技術水平、知識水平和文字水平的綜合反映。1、公文的形式與要求 文藝寫作是一門藝術，公文寫作也是一門藝術。這門藝術 最基本的表現(xiàn)，就是正確的內(nèi)容和完美的形式的和諧統(tǒng)一。具 體講有以下五部分：導語要提筆入題、正文要主題突出、表述 要正確無誤、篇章要條理清楚、結尾要當斷即斷。(1) 導語要提筆入題。 “頭好半篇文” 、“開門見山，起筆入 題”，是公文

9、開頭的基本寫法。由于公文的文種、行文對象、所 談問題有所不同，公文導語的寫法也有所不同。比較常用的有：根據(jù)式。用“根據(jù)” 、“遵照”、“按照”等介詞組成的介詞 結構的句式。例文：根據(jù) * 有關規(guī)定，結合我校實際，現(xiàn)就加 強 * 管理，提出如下意見，請遵照執(zhí)行。 。目的式。用“為” 、“為了”等介詞組成的介詞結構的句式， 直接交代發(fā)文的目的。例文：為了深入開展 * 工作，促進 * 任務的圓滿完成，現(xiàn)將 * 工作安排如下：原因式。用敘述句陳述制發(fā)公文的原因。例文：加強對 * 的管理，對于促進 * 發(fā)展，保證教學質(zhì)量具有十分重要的意義。 鑒于本學期以來教師科研工作管理中存在的問題 原因加目的式。 (

10、今年“五一”放假通知) 根據(jù)加目的式。為全面做好本學期期中教學檢查工作(目的)，根據(jù) * 通知精神 (根據(jù))(2) 正文要主題突出。公文的中心就是公文所談的問題和事 由。無論什么文種的公文，從頭至尾，通篇內(nèi)容都要圍繞問題 和事由來寫。與主題和事由無關的，即使再“重要”也不能寫。 請看例文：引進外事工作高級管理人才這個材料。(3) 表述要準確無誤。在上行文中，向上級領導機關匯報情 況，反映問題，請示工作，都必須真實、客觀、全面，不可弄 虛作假。在平行文中，與有關部門商洽工作，求得支持和幫助， 需要真實、準確地通報情況，不允許相互欺瞞。在下行文中， 上級向下級發(fā)出指示或批復，也要切合實際，不能盲目

11、指揮。 衡量一件公文在文字上是否準確無誤，有這樣一些標準：傳達黨和國家的方針政策和有關規(guī)定不走樣；反映客觀實際情況不片面；立場、態(tài)度、觀點不含糊其辭；前后文不自相矛盾；語 言合乎邏輯，不致產(chǎn)生歧意；引文與引文出處，具體數(shù)字、人 名、地名、時間、地點不出現(xiàn)錯誤。(4) 篇章要條理清楚。 條理清楚主要是指公文篇章結構嚴密， 層次分明，邏輯性強。公文的結構形式比較常用的有四種： 一段式。通篇只有一段文字。內(nèi)容比較單一的通告、請示、 批復、函，結構形式往往是一段式。分段式。大多數(shù)公文采用分段式結構。 分條式。一些規(guī)定、條例、章程等，往往采用分條式結構。 章節(jié)式。一些內(nèi)容豐富、篇幅較長的公文，往往采用章

12、節(jié) 式結構。(5) 結尾要當斷即斷。所謂當斷即斷，是指當所講的事由或 問題及解決問題的要求、辦法都已交代清楚，就果斷地結束全 文，不拖泥帶水，不畫蛇添足。2、公文的語言與修辭(1) 公文語言的特點：準確、簡練、嚴謹、莊重、生動。準確。所謂準確，是說公文在語言表達上完全符合客觀實 際，明確無誤。簡煉。嚴格意義上的公文，其語言應簡練到多一字不可， 少一字也不可的程度。長而無物是寫作大忌。能把一件小事寫 成“萬言書”未必是真功夫，而把一件大事寫成“千字文” 、“百 字文”才是真功夫。例文： A ：“寒冷的冬天就要到了，我們處里還沒有取暖電 器，希望你們資產(chǎn)處盡量調(diào)撥給我們，好用來滿足緊急需要。 是不

13、是可以，等待你們迅速答復。 ”B :“嚴冬在即，我處尚無取暖電器。請速調(diào)撥配給，以應急需?？煞瘢螐?。 ”A 和 B 兩篇例文，誰更簡練，一目了然。怎樣才能使文稿簡練呢？ 一是要善于概括、歸納、提煉。二是要開門見山，少穿靴 戴帽。有些文稿，開頭總是“在什么什么形勢下” ，“在什么什 么領導下” ，“下”了半天 才是我們?nèi)绾稳绾?，這樣的文稿看 上去鄭重其事，實際上廢話連篇。這種寫法和“文革”期間那 種“四海翻騰云水怒，五洲震蕩風雷激”的開頭法毫無區(qū)別。 三是少說空話套話假話。公文是施行行政措施，指導和布置工 作的重要工具，施行行政措施，指導和布置工作，歸根到底是 一個干什么、什么時候干、怎么干、

14、干成什么樣子的問題，和 這個問題無關聯(lián)或關聯(lián)不大的話都是沒用的話，都不應寫入文 稿。四是少用數(shù)概修辭法。許多同志在起草文稿時，都熱衷于 什么“一個中心，兩個面向，三條措施，四個結合”一類的語 言，并自以為是，洋洋自得。認真推敲一下，我們就會發(fā)現(xiàn)“一 二三四”也好， “四三二一”也好，十之八九都是“數(shù)字游戲” 總給人一種生拉硬扯、拼拼湊湊的感覺，這樣就使本來很有特 色的數(shù)概修辭法庸俗化、形式化，也使本來能寫得很精短的文 稿變得又臭又長。當然，語言精煉和用語茍簡是兩回事，隨意茍且簡略是無 助于語言精煉的，而且容易產(chǎn)生歧義。 （講一玩笑）嚴謹。所謂嚴謹，指的是態(tài)度嚴肅，交代清楚，行文自然， 結構嚴密

15、。在寫作時只有做到敘事周全，說理透徹，要求精當， 用詞選句貼切無誤，才能使公文符合實際，合乎邏輯。莊重。所謂莊重，是指公文的語言端莊、持重、嚴肅。這 是由公文具有行政約束力和法定強制力這一特點決定的。我們 講公文語言莊重的特點，還包括寫作時必須經(jīng)常使用公文專用語。這類專用語通常有：A 、常用的開頭詞：根據(jù)、據(jù)、近查、最近、自、自從、為、 為了、由于、關于、按照、遵照、隨著、現(xiàn)將、當前、目前；B、常用的引敘詞：前接、近接、現(xiàn)接、當經(jīng)、前經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、并經(jīng)、悉、敬悉、驚悉、近悉、喜悉、欣悉、特（現(xiàn)）通知（通 報、批示、批復、報告）如下；C、常用的稱謂詞：本（我）辦、貴（你）處、該單位；D、常用的表態(tài)詞

16、：應、應當、似應、責成、同意、擬同意、 擬不同意、準予備案、請即試行、遵照執(zhí)行、即將下達、現(xiàn)予 公布；E、常用的詢問詞：妥否、是否妥當、是否可行、如無不當、如無不妥；F、常用的綜合詞：為此、據(jù)此、綜上所述、鑒此、總之、總而言之；G、常用的表達目的詞：批示、批復、示復、函復、函告、告知、周知、批轉、下達、遵照辦理、參照執(zhí)行；H、常用的結尾詞：特此報告、現(xiàn)予公布、為荷、為要、為 盼、是荷、貫徹執(zhí)行、將 報告給我們。生動。從某種程度上說，寫公文比寫文藝作品更需要生動。 但公文語言的生動和文藝作品的生動有著本質(zhì)的區(qū)別。文藝作 品的生動主要通過情節(jié)的發(fā)展、細節(jié)的渲染、場面的描寫、人 物心理的刻畫來實現(xiàn)，

17、而公文語言的生動則主要借助于觀點新 穎和材料新穎來實現(xiàn)。做到觀點新穎，就要學會科學的概括，準確的提煉，從錯 綜復雜的現(xiàn)象中提出不落俗套的概念和判斷來。做到材料新穎， 關鍵要選擇出最符合客觀實際情況、最有說服力的典型事例來。 如：某系在關于本系課程改革情況的報告中，在談到改革 之初一些干部教師對課程改革認識模糊時說： “一些同志認為， 正常上課是“硬任務” ，課程改革是“軟指標” ，“軟”的要服從 “硬”的；還有同志認為，“好漢難敲三面鼓， 雙手難捉兩條魚” 擔心抓了課程改革，影響了正常教學。 ”這段公文選取的事例比 較典型，語言比較形象，自然就增強了公文的生動性。（2）公文用字用詞的常見錯誤（

18、略） 。（3）正確使用稱謂 公文常用的稱謂詞： 第一人稱：我（本）辦（、部、所、院、校、委、站 ） 第二人稱：你（貴）處（館、委、處、辦 ） 第三人稱：該單位（部門、系、院、所、局 ）、他、他 們；特指人稱：收文單位直書其名，使用全稱（與公章一致） ； 發(fā)文單位在公文標題中出現(xiàn)時，使用全稱。為使公文在表述上比較簡練，在不致引起歧意的情況下， 公文的稱謂可以使用規(guī)范化簡稱。如市委、市政府、市紀委、 發(fā)改委、發(fā)規(guī)處、校辦、計財處、學工處等等同一公文中，對同一單位的稱謂應保持上下文一致。例文： 一般情況下，第三人稱第一次出現(xiàn)時使用全稱，以后再出 現(xiàn)時用“該單位” 、“他們”等詞代替。例文：有些情況下

19、，公文的稱謂可以省略。例文： 各單位、各部門： 根據(jù)國家房改有關規(guī)定，經(jīng)學校研究，就加強校內(nèi)公有住 房管理問題，提出如下意見，請（你單位）遵照執(zhí)行。（4）公文的修辭。原則：主要使用消極修辭方式、適當運用 積極修辭方式。消極修辭方式。公文具有規(guī)范作用。公文的規(guī)范作用也就 是公文的控制作用。公文的控制作用要求公文的評議也不可缺 少控制性。這種語言修辭正是公文用語的消極修辭。消極修辭 要求語言有所控制，文理通順，結構妥帖，繁簡適當，通俗易 懂，語言明確。例文 1：在建立平安文明校園的過程中， 從重從快治理狗患， 是擺在各校區(qū)保衛(wèi)部門面前的一項重要任務。 （定向型控制用 語）例文 2 ：少數(shù)教師對違紀

20、學生的舞弊行為熟視無睹， 聽之任 之，這是完全錯誤的。 （定性型控制用語）積極修辭方式。在公文寫作中，恰當運用某些修辭格，如： 比喻、借代、夸張、設問、象征、感嘆、警句、頂真、排比、 對偶等 ），把所陳述、表達、反映、部署、要求的問題準確、鮮 明、生動地寫出來，可以給人以深刻的感染。這就是公文寫作 中的積極修辭方式。這種修辭方式要恰當運用，不可多作，否 則公文容易讓人誤認為是“文藝作品” 。第二部分 學校機關常見公文寫作 、通知的寫作（一）通知的基本格式標題 收文單位發(fā)文緣由通知事項執(zhí)行要求結束語發(fā)文日期（二 ） 通知的一般寫法1 、通知標題的寫作。通知的標題一般由發(fā)文機關名稱、事 由和文種三

21、部分組成。在實際工作中，因文件版頭已印明發(fā)文 機關，故有一些單位省略了發(fā)文機關，直接寫發(fā)文事由和通知。在一些特殊情況下，為了突出和強調(diào)所發(fā)通知的某種性質(zhì)， 往往需對標題中的通知加以點注和說明?！癤X聯(lián)合通知”、“XXX緊急通知”、“XX重要通知”、“XX補充通知”轉發(fā)通知，事由自擬。轉發(fā)上級機關文件，如其標題過長， 可以自擬題目摘要轉發(fā)。在通知標題中，我們經(jīng)常使用一些修飾事由的定性用語。如“印發(fā)” 、 “轉發(fā)” 、 “批轉”等。2、通知正文的寫作。一般來講，通知正文的寫作內(nèi)容主要 由擬發(fā)緣由、通知事項和通知要求三項內(nèi)容組成。擬發(fā)緣由。要寫明擬發(fā)通知的起因或背景，闡述擬發(fā)通知 的目的或依據(jù)。在寫

22、作擬發(fā)緣由時，一定要言簡意賅，簡明扼 要，點到為止，切忌拖泥帶水。通知事項。通知事項是通知的主體內(nèi)容，是通知的核心。通知擬發(fā)緣由和通知要求都必須緊緊圍繞通知事項來寫，為通 知事項服務。書寫通知事項，要層次分明，條理清晰，用詞用 語要準確達意。通知要求。通知要求表明了發(fā)文機關對下級執(zhí)行通知事項 的態(tài)度，并以此作為通知的結語，結束全文。以上是通知正文的一般寫法，根據(jù)通知種類的不同，寫法 上要有所區(qū)別。通知的種類包括：會議通知、發(fā)布性通知、部 署工作的通知、政策性通知、解釋性通知、任免聘用通知。不 再一一敘述。二、請示的寫作請示，是下級機關向直屬上級機關或其他領導機關報送的 一種請示性公文。是下級機

23、關用來向上級機關請求指示，批準 事項的上行公文。（一）請示的分類。根據(jù)請示的不同內(nèi)容與寫作意圖，可 將其分為三類：1、政策性請示 這類請示，一般是因政策問題而制發(fā)。如：襄樊學院關于 建華路校區(qū)部分土地轉讓有關問題的請示2、核準重大問題的請示 這類請示多涉及人事、機構等方面的問題。如：關于成立 學科建設辦公室的請示3、事務性請示 這類請示，大多涉及機關日常工作中一些具體事項，如請 求上級機關增撥業(yè)務經(jīng)費、基建投資、救補助費用、變更機構 名稱、新建改建辦公設施等。例：關于補助學生工作經(jīng)費的請 示（二）請示的基本格式標題收文單位請示緣由請示事項結束語發(fā)文日期（三）撰寫請示注意的事項1、撰寫請示的注意

24、事項（ 1 ）請示應當一文一事。不要在同一公文中請示兩個或幾 個互不相關的問題，以免拖延處理時間，貽誤工作。（2）下級機關一般不得越級請示。因特殊情況（如重大災 害、重大案件、重大事故或者下級機關反映其直接上級機關和 領導人的問題等）必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機 關。（3）不要搞多頭請示。請示只能寫一個主送機關，如需同 時送其他機關，應當用抄送形式。（4）請示不得抄送下級機關。請示中的意見在末被批準之 前并不生效，所請示的事項有時不被批準，如果抄送下級機關， 會使下級工作人員思想混亂，不利于工作。（5 ）領導直接交辦的事項外， 請示不得直接送領導者個人。（6）請示與報告要嚴格分開，不

25、得混用。報告中不得夾帶 請示事項。在請示標題中，也不許用兩個公文名稱。2、請示寫作中的常見病誤請示與報告混用（1 ）把“請示” 與報告混用， 在標題中出現(xiàn)兩個公文文種。 出現(xiàn)“請示”與“報告”混用的原因，是起草公文的同志 沒有搞清楚“請示”與“報告”的不同之處：第一，“請示”是下級機關主動請求上級機關給予批示或解 答問題；而“報告”是下級機關根據(jù)上級機關要求和安排必須 做出的書面匯報。第二，“請示”是事前行文； “報告”是事后或事情進行中 行文。第三，“請示”要求上級機關給予批復； “報告”上級不予 批復。只有一些反映情況和問題，并提出解決辦法和意見的報 告，上級才予批轉。因此，不能把“請示”

26、與“報告”兩個文種混用。不能搞 約定俗成，習慣成自然。三、報告的寫作 報告，是向上級機關匯報工作、反映情況，提出建議時使 用的上行文。 報告的使用范圍相當廣泛， 頻率相當高， 它同“通 知”一起成為黨政機關一上一下兩大基礎文種。（一）報告的分類工作報告。在某項工作進行到一定階段，或工作已經(jīng)完成 時，下級機關需要將工作情況、取得的成績、存在的問題、經(jīng) 驗、教訓等項內(nèi)容，向上級機關匯報時使用。如：關于 試點工作的報告，可以寫成：基本情況、主要做法，取得的成 效、存在的問題、今后工作意見等幾個部分。情況報告。是指下級機關向上級機關匯報近期出現(xiàn)或發(fā)生 的某種情況，某一問題，或工作中某些方面的狀況。建議

27、報告。是指工作中出現(xiàn)的許多新情況新問題，經(jīng)過調(diào) 查研究，提出本機關的處理建議，向上級機關匯報時使用的一 種。上級機關如果認為這些建議比較好，有推廣參考價值，也 可批轉所屬下級各機關參照執(zhí)行?；貜蛨蟾?。對上級機關查詢、查辦、催辦的事項，作出專 門回答時使用。報送報告。指下級機關經(jīng)常向上級機關報送各種材料，包 括下級機關主動呈送的，或者上級機關要求報送的。例：襄樊學院關于報送二 OO 七年度黨政工作要點的報告（二）報告的基本格式標題收文單位概述情況詳述情況結束語發(fā)文日期（三）報告正文的一般寫法報告的正文一般包括三項內(nèi)容：概述情況、詳述情況和結 束語。概述情況。用概括性語言簡要介紹報告事項的整體情況

28、。詳述情況。詳述情況一般從五個方面入手：工作過程、工 作做法、取得的成績、存在的問題、今后打算（意見或建議）結束語。報告一般要有結束語。報告結束語的位置是在正 文之后，另起一行空兩格的位置。 常用的結束語是：“特此報告”； “以上報告，請審閱”；“以上報告，請指正” “以上報告，如無 不當，請予批轉”。（四）撰寫報告的注意事項一是要堅持實事求是。不能合理想象、任意撥高，以偏概 全，也不能只報喜不報憂。二是要突出中心。根據(jù)報告主旨選擇材料，不要面面俱到， 把報告寫成流水帳。三是要注意在報告中不要夾帶請示事項。上級機關對報告般是只閱不答復。四、通報的寫作通報是適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神

29、或者情 況的公文。通報可分為表彰性通報、批評性通報、情況通報三 類。通報是最難寫的公文之一。說它難，主要是難在其正文內(nèi) 容和正文語言兩個方面。一般的公文，大致包括三個方面的內(nèi) 容，而通報的正文內(nèi)容，要包括發(fā)文事由、主要事實、分析評 論、通報決定、希望要求五個方面。從通報的語言表達方面， 一般公文的正文，只需要一種或兩種語言表達就夠了，而通報 的語言，卻是將公文寫作的三種語言（說明、敘述、議論）都 用上了：介紹情況時一般要用敘述的語言；分析情況時一般要用議論的語言；表達通報所作出的具體決定，一般要用說明的 語言（一）通報的基本格式 標題 收文單位 發(fā)文緣由 主要事實 分析評論 通報決定希望要求發(fā)

30、文日期五、工作總結的寫作（一）總結的概念及分類?？偨Y是一個單位或個人對前一階段社會實踐活動或某一特 定工作、任務的完成情況進行回顧、分析和評價時使用的文體。 總結從理論的高度進行回顧，目的是從中發(fā)現(xiàn)和歸納規(guī)律性的 東西，明確經(jīng)驗和不足，以期對今后的工作進行指導。通過總結，可以把獲得的感性認識，經(jīng)過分析和綜合，抽 象和概括，上升為理性認識，揭示事物的本質(zhì)和內(nèi)在聯(lián)系，從 而掌握規(guī)律，獲得經(jīng)驗，指導今后的工作少走彎路。事實上， 很多規(guī)律的東西都是通過總結活動來發(fā)現(xiàn)的。正如毛澤東同志 指出的：“人類總是不斷地總結經(jīng)驗，有所發(fā)現(xiàn)，有所發(fā)明，有 所創(chuàng)造，有所前進”。從不同的角度，可將總結劃分為不同的類型。

31、按內(nèi)容分， 有工作總結、業(yè)務總結、學習總結、生產(chǎn)總結等；按范圍分， 有單位總結、部門總結、個人總結；按時間分，有年度總結、 季度總結、月份總結、階段總結等；按性質(zhì)分，有綜合性總結 和專題性總結。（二）總結的基本結構圖示及寫法標題開頭（前言部分）成績和做法（主體部分） 取得的主要經(jīng)驗或教訓或存在的不足 結尾：今后工作努力方向或打算或整改措施 開頭部分即前言部分?？偨Y的開頭主要用來概述基本情況， 作出基本評價。包括工作性質(zhì)、主要任務、時代背景、指導思 想，以及總結目的、主要內(nèi)容提示等。作為開頭部分，要注意 簡明扼要，開門見山，文字不可過多。主體部分是總結的主要部分，內(nèi)容包括成績和做法、經(jīng)驗 和教訓

32、等方面。這部分篇幅大、內(nèi)容多，要特別注意層次分明、 條理清楚?？偨Y的主體部分很容易寫得千篇一律、缺乏個性。 當然，總結不是文學作品，無需刻意追求個性特色，但千篇一 律的文章是不會總結出本單位的特色工作的。要寫出個性，總 結就要有獨到的發(fā)現(xiàn)、獨到的體會、新鮮的角度、新穎的材料。結尾部分。分析存在問題，提出今后方向。也有的總結將 工作中存在的缺點和問題，寫在正文中的有關部分，結尾針對 存在問題，明確提出今后工作的努力方向。（三）綜合性總結和專題性總結的寫作 各單位年度工作總結就是綜合性總結。開展機關工作作風 建設宣傳月活動的總結就是專題性總結。（四）總結寫作中的幾個常見問題。1、不能總結單位開展的

33、特色工作，千篇一律，綜合性總結 年年一個樣，專題性總結放之四海而皆準。2、采取工作項目列舉式，記流水帳，不概括，不撥高。3、只講成績，不講不足，不分析存在的問題，也不歸納經(jīng) 驗和教訓。報喜不報憂。下面來講綜合性總結和專題性總結的具體寫法1 、綜合性總結。 綜合性總結， 要求比較全面地對一個地區(qū)、 一個部門或一個單位在某一時期的所有情況進行全面反映和評 析的總結。這種總結內(nèi)容比較全面，涉及問題也較多。但全面 總結不是面面俱到，報流水賬，而要把工作中主要成就和問題 以及貫徹執(zhí)行方針政策的經(jīng)驗和體會反映出來，以展現(xiàn)所總結 的單位工作的全貌。綜合性總結的基本內(nèi)容大致是： （1 ）概述基本情況，包括 介

34、紹工作過程、環(huán)境和基礎，必要時交代一些背景情況；簡要 敘述工作進程、基本成績、收獲和總的認識等，給讀者以總體 認識。（2）敘述主要成績、做法和經(jīng)驗，這是總結的主要內(nèi)容 和重點所在。敘述成績表現(xiàn)在哪些方面，收獲有多大，列出確 切的數(shù)據(jù)和典型事例；概括基本做法，闡述成績是如何取得的； 也可歸納為若干條經(jīng)驗，進行深入的分析、論證，提到政策與 理論的高度，從中找出規(guī)律性的東西。 （3 ）分析存在的問題和 教訓。在陳述成績、總結經(jīng)驗的基礎上，找出工作中的矛盾和 差距，對存在的缺點和問題進行認真分析，找出原因，引出教 訓。（ 4 ）提出改進意見和今后打算。針對存在的問題和工作中 薄弱環(huán)節(jié)，提出切實可行的改

35、進措施和意見，并根據(jù)當前形勢 和任務，提出今后的工作打算和努力方向。2、專題性總結。專題性總結，是就某一項工作的情況或某 個對象在某個時期的或某個方面的情況進行專門反映和評析的 總結。它內(nèi)容集中、單純、可以寫得具體、深刻，針對性也較 強，因而更能發(fā)揮指導作用。它的內(nèi)容要求著重寫某項工作的 主要成績，介紹做法和經(jīng)驗；有的還簡要提出今后工作改革的思路綜合性總結和專題性總結，各有不同的勝任，前者內(nèi)容要求全，后者內(nèi)容要求專。要根據(jù)總結的內(nèi)容和目的來確定采取 哪種總結為宜；但不論哪種總結都需要有點有面，點面結合， 使總結內(nèi)容具體扎實，富有新意。六、工作計劃的寫作（一）計劃的結構環(huán)節(jié)和格式 寫計劃沒有固定

36、不變的格式，一份計劃，一般是由標題、 正文、文尾三部分組成。1、標題 標題，即計劃的名稱，寫在第一行的居中位置。標題通常 有以下幾種寫法：第一種是由制定計劃的單位名稱、計劃期限、計劃內(nèi)容和 文種構成。例如：招生就業(yè)處二OO七年工作計劃 。第二種是由計劃期限、計劃內(nèi)容和文種構成。例如：關于二OO七年學校基本建設工作計劃。第三種是由單位名稱、計劃內(nèi)容和文種構成。例如：機關總支工作作風整改計劃 。第四種是由計劃內(nèi)容和文種兩項構成。倒如： 關于普通話 測試工作計劃 。另外，如果計劃尚不成熟或還未討論通過，就需要在標題 后面加括號注明“初稿” 、“草案”、“討論稿” 、“征求意見稿” 等字樣。2、正文

37、正文，即計劃的具體內(nèi)容。正文通常由前言、主體、結語 構成。前言：它是全文的導語。要求簡明扼要地交代清楚三方面 的內(nèi)容：一是計劃的指導思想，即有關的方針政策和上級指示， 實際工作發(fā)展的要求；二是計劃的總目標、總任務，即開展什 么工作，解決什么問題，達到什么效果等；三是對基本情況的 總分析，即分析計劃單位的各種主客觀條件，有關的經(jīng)驗教訓 等。這部分是計劃的總綱，具有統(tǒng)率全文的作用。語言文字力 求準確鮮明，簡潔凝煉，以使人們清楚明白地了解執(zhí)行計劃的 必要性、可行性和完成計劃的可能性。這部分的內(nèi)容，并不是 每份計劃都必須全部包括，而是要根據(jù)計劃的目的、范圍等情 況的不同，酌情取舍，靈活掌握，適當安排。

38、因此，具體情況 要具體分析，應分別予以不同處理。主體：它是計劃的核心部分。它應明確提出任務、指標和 具體要求，主要步驟、方法、措施、分工及注意事項等，體現(xiàn) 計劃的三要素：目標、措施、步驟。目標，它是制定計劃的導因，首先要寫明總任務是什么， 達到什么指標。下面還可以有分任務，應盡可能明確具體地寫 出任務的數(shù)量和質(zhì)量要求。寫作時可以分條分項，也可以列成 表格，或將部分列成表格，作為附件處理。措施，它是指落實計劃的過程與做法。這部分內(nèi)容關系到 計劃目標的實現(xiàn)。因此，制定計劃者一定要做到胸中有全局， 將措施和辦法考慮周到、詳盡、具體，不得自相矛盾。為了保 證完成任務，應職責分明，由哪位領導人主管，什么

39、單位負責， 哪些單位既合都要清楚明白。以便執(zhí)行和檢查。步驟，它是實現(xiàn)計劃的重要保證。為了達到目標，每一程 序都應有明確的時間要求，以使執(zhí)行者既產(chǎn)生緊迫感，又能有 條不紊地進行工作，如期完成預定目標。這部分應寫得有條有 理，各個環(huán)節(jié)要互相銜接，環(huán)環(huán)相扣，切實可行。主體部分是計劃寫作的重點，每份計劃都要將以上三個要 素的內(nèi)容寫清楚，不過詳略重點可有所不同。主體部分要力求 具體明白，邏輯性強，語言要簡潔洗煉，干凈利落。結語：它是計劃的輔助、補充部分。根據(jù)實際情況，有的 用一段簡要的文字，進一步強調(diào)計劃的重點；有的在最后強調(diào) 一下注意事項；有的寫一段希望和號召，以鼓舞士氣。如計劃 不長，主體部分寫完全文就結束，不再加結語部分，應結合具 體情況，靈活運用。3、文尾 文尾部分，應在正文的右下方，寫明制定計劃的單位名稱， 或