采購流程管理實例

1、采購流程管理文件編號：生效日期：受控編號：NW607103密級：秘密版次： Ver1.0修改狀態(tài)：總頁數(shù) 14正文6附錄8編制：李曉銳審核：韓冬梅批準：孟莉股份有限公司文件修改控制修改修改記錄編號修改頁碼及條款 修改人 審核人 批準人 修改日期狀態(tài)目錄1. 目的2. 適用范圍3. 術語和縮略語4. 規(guī)定內容4.1供方的評定4.2采購活動的觸發(fā)4.3采購實施4.4采購驗收5. 引用文件5.1NW607101 合格供方評定辦法5.2NW607104采購驗收規(guī)定5.3NW607105庫房管理規(guī)定6. 質量記錄6.1NR607103A“東大阿爾派自用設備申請表”6.2NR607103B“設備采購通知單

2、”6.3NR607103C“合同執(zhí)行本地采購申請單”6.4NR607103D“送貨驗收單”6.5NR607103E“設備直發(fā)（自采）驗收單”6.6NR607103F“產品返修單”附錄 ：購貨合同1. 目的規(guī)范采購流程，明確采購責任，對采購過程進行控制，確保本公司所采購的產品 /服務滿足規(guī)定的要求。2. 適用范圍2.1適用于本公司各部門在軟件產品和軟件項目開發(fā)過程中所需要的，且影響軟件開發(fā)質量的產品 /服務（以下簡稱內部自用品）的采購。2.2適用于根據(jù)軟件及系統(tǒng)集成合同為客戶采購的產品/服務。3. 術語和縮略語3.1直發(fā)：為縮短交貨期和節(jié)省運費，采購部門按照合同執(zhí)行員申請將設備直接從供應商處發(fā)給

3、用戶或分支機構。3.2自采：為縮短交貨周期，當?shù)夭少弮r格合理，并能得到更好的服務，駐外分支機構在當?shù)剡M行的采購行為。3.3購貨合同：采購部門就采購內容與供方達成的協(xié)議。合同文本包括購貨合同、采購訂單、及對方提供經(jīng)我方認可的合同。4 規(guī)定內容4.1供方的評定4.1.1批準采購的產品 /服務應從合格供方采購。采購部門負責按照NW607101合格供方評定辦法對供方進行評定，只有經(jīng)過評定合格的供方才能成為我們的合格供方。4.1.2常用產品采購部門應按照比質比價原則，評定兩家以上合格供方。4.1.3為合格供方建立檔案。進行動態(tài)管理，監(jiān)督檢查，對不合格供方及時通報。4.1.4將評定結果及時反饋給供方，以便

4、更好地培養(yǎng)和確定供方，與其建立良好、穩(wěn)固的關系。4.2采購活動的觸發(fā)4.2.1總部采購1）內部自用品的采購：采購員根據(jù)設備管理部門提交的并經(jīng)主管負責人審批的“東大阿爾派自用設備申請表”，進行內部自用設備的采購；2）合同采購：根據(jù)公司與用戶簽定的合同中有關采購產品/服務的規(guī)定，由合同執(zhí)行員負責填寫“設備采購通知單”，經(jīng)其部門負責人批準，直接向采購員申請采購。4.2.2自采對于自用及合同中的設備，駐外分支機構可以根據(jù)需要向合同執(zhí)行員提交“合同執(zhí)行本地采購申請單”，由其組織相關部門進行評審，并將評審結果反饋給采購部門及申請部門。采購員接到合同執(zhí)行員反饋的同意自采的“合同執(zhí)行本地采購申請單”后方可執(zhí)行

5、。4.3采購實施4.3.1采購員根據(jù)已批準的“東大阿爾派自用設備申請表”或“設備采購通知單”進行采購。4.3.2實施采購時，采購部門應與合格供方簽訂書面購貨合同。購貨合同須經(jīng)采購部門負責人審查后， 由法定代表人或其授權代理人簽字生效。合同金額在 10萬元以上，由公司總經(jīng)理或授權主管副總經(jīng)理簽字；合同金額在10萬元以下，由采購部門負責人簽字；不允許未經(jīng)授權及超越權限在合同上簽字。4.3.3采購員依據(jù)購貨合同跟蹤采購活動。采購的執(zhí)行情況與購貨合同要求不一致時，采購員應及時與供方協(xié)調解決，并反饋給合同執(zhí)行員以采取適當?shù)拇胧?.3.4采購部門接到設備直發(fā)申請后安排發(fā)貨，并將“設備直發(fā)（自采）驗收單”

6、傳真給用戶及分支機構，然后憑“設備直發(fā)（自采）驗收單”及NR607105C“商品出庫單”辦理入庫手續(xù)。4.3.5采購部門收到合同執(zhí)行員已經(jīng)評審并批準的自采申請后，區(qū)分不同情況付款。1）金額 2000元以下，由辦事處從備用金中支付，待發(fā)票返回后，報銷付款。2）金額 2000元至 50000元之間，區(qū)分情況付款給辦事處或供應商。3）金額 50000元以上，由采購部門直接與供應商簽訂合同，并直接付款給供應商。4.4采購驗收4.4.1采購產品到貨，可先將其放入庫房收貨區(qū)待檢，采購員填寫“送貨驗收單”通知檢驗員對所購產品進行驗收。4.4.2檢驗員按照 NW607104采購驗收規(guī)定 負責采購產品的到貨驗收

7、， 并將驗收結論填寫在“送貨驗收單”上。由庫房管理員負責保存和管理“送貨驗收單”。4.4.3驗收通過后，采購員辦理產品入庫手續(xù)。4.4.4驗收不合格的采購產品，檢驗員應將該產品存放在庫房的不合格區(qū)，并及時將該產品的“送貨驗收單”交采購員備份。采購員負責按購貨合同中的約定處理。4.4.5產品返修需經(jīng)檢驗員 /采購員故障確認，由采購員負責按購貨合同中的約定處理，同時保證產品的及時返回并加以記錄。4.4.6直發(fā)（自采）設備驗收由駐外分支機構負責，驗收通過后，將“設備直發(fā)（自采）驗收單”提交采購員，由采購員轉交檢驗員簽署處理意見。5. 引用文件5.1NW607101合格供方評定辦法5.2NW60710

8、4采購驗收規(guī)定5.3NW607105庫房管理規(guī)定6. 質量記錄6.1NR607103A“東大阿爾派自用設備申請表”6.2NR607103B“設備采購通知單”6.3NR607103C“合同執(zhí)行本地采購申請單”6.4NR607103D“送貨驗收單”6.5NR607103E“設備直發(fā)（自采）驗收單”6.6NR607103F“產品返修單”附錄：購貨合同東大阿爾派自用設備申請表記錄編號： NR607103A-申請部門:采購期限：聯(lián)系電話：設備名稱配置及性能描述申請數(shù)量備注申請采購清單申請人簽字 /日期：用途說明部部長簽字 /日期：門負責人意見主主管領導簽字 /日期：管領導意見采經(jīng)辦人簽字 /日期：購倉儲

9、部執(zhí)行情況1. 本頁不足記述設備配置及性能要求時，可以有附頁，格式自定?？傢摂?shù)包括本頁與所有附頁。第頁/共頁設備采購通知單記錄編號： NR607103B-通知時間：年月日銷售合同編號：合同名稱：項目名稱：簽定部門：簽定人：聯(lián)系方式：項目負責人：項目所屬行業(yè)：采購部合同管理員：接到日期：合同采購清單序號采購產品 /服務名稱 /型號 (A)數(shù)量采購期限出廠價交貨日期交貨地點采購人購貨合同號執(zhí)行情況(B)(C)(D)(E)(F)（G）(H)說明 :合同執(zhí)行部：采購倉儲部：1. 清單左側 A 、B、 C項由銷售合同執(zhí)行員填寫，右側 D、 E、 F、 G、 H 項由采購人員填寫。2. 如客戶有特殊需求，

10、銷售合同執(zhí)行員須在“說明”中注明。第頁/共頁合同執(zhí)行設備本地采購申請單記錄編號： NR607103C-通知時間：年月日銷售合同編號：合同名稱：項目名稱：簽訂部門：簽訂人：辦事處負責人:設備采購清單序號采購產品名稱/型號數(shù)量采購期限自采單價供應商名稱合計發(fā)票類型：一般發(fā)票增值稅發(fā)票合同執(zhí)行部：簽字 /日期：自采原因：采購部：簽字 /日期：主管領導：簽字 /日期：說明：特殊合同需本地自采，先填寫此表傳給銷售合同執(zhí)行員，領導批準后方可執(zhí)行。送貨驗收單記錄編號：NR607103D-日期：年月日廠商名稱：商品編碼貨物名稱數(shù)量描述單價采購通知單編號備注驗收標準：采購驗收規(guī)定條款環(huán)境確認： 硬件正常不正常軟

11、件正常不正常方法和結論：處理意見：采購員:庫房管理員:檢驗員:第頁/共頁設備直發(fā)（自采）驗收單記錄編號：NR607103E-檢驗日期：購貨合同編號：通知日期：供應商名稱：電話：聯(lián)系人：到貨地點：預計到貨日期：商品編碼貨物名稱預計實到箱號單位單價采購通知單數(shù)量數(shù)量編號備注（A）（B）(E)(F)(G)(C)(D)(H)驗收標準：采購驗收規(guī)定條款環(huán)境確認：硬件 正常不正常軟件 正常不正常驗收方法和結論：1.外包裝及設備外觀是否完好是 ()否 ()2.隨機資料是否齊全是 ()否 ()3.型號配置是否正確是 ()否()4.自檢通過加電 () 不加電()通過 ()未通過 ()驗收機構印鑒或負責人簽字：驗

12、收機構檢驗人：處理意見：庫房管理員：采購員：1. 該通知單A、H項，由采購倉儲部填寫。B、C、E、F、G項，直發(fā)時由采購倉儲部填寫，自采時由申請部門采購人員填寫，D項由收貨人填寫。2. 該通知單必須在設備到后第三天返回采購倉儲部。產品返修單記錄編號：NR607103F-日期：年月日公 司產品名稱產 品及配置編 號故障現(xiàn)象：返 修年月日至返 修期 限年月日經(jīng)手人返 回年月日至返 還日 期年月日經(jīng)手人返修驗收情況：驗收人：1. 采購倉儲部存檔產品返修單記錄編號；日期：年月日公司產品使用產品部門責任人產品名稱產品及配置編號返修期限年月日至返修經(jīng)年月日手人1. 產品使用/管理部門存檔。購貨合同簽約地點

13、：簽約時間：購貨合同號：甲方（買方） ：乙方（賣方）：股份有限公司地址：沈陽市和平區(qū)三好街84號（ 110003）地址：電話：電話：傳真：傳真：甲乙雙方本著共同合作，互利互惠的原則，經(jīng)過充分協(xié)商，關于甲方購買乙方設備達成如下協(xié)議 ：一、產品名稱、型號、數(shù)量、單價、總價：序描述數(shù)量單價合計產品名稱號總價（大寫）：二、交貨時間及地點：三、包裝標準及品質保證 ：要求原廠包裝，貨物外包裝整潔，完整并適合長途運輸。乙方必須保證合同中的產品為公司生產的全新的合格產品。如甲方發(fā)現(xiàn)收到的貨物與合同要求不符，乙方應當接受甲方的退貨，并賠償甲方由此造成的一切經(jīng)濟損失。四、付款方式 ：五、保修方式 ：六、違約責任乙方在本合同規(guī)定的交貨時間內未將貨物交與甲方指定地點，每逾一天交貨，按總金額的1付甲方違約金。甲方貨到經(jīng)檢驗無誤后，未能在本合同付款期限內將貨款付于乙方指定帳號內，則從應付之日起繳納滯納金，每逾期一天