Excel表格中數(shù)據(jù)比對(duì)和查找的幾種技巧總結(jié)

1、Excel 表格中數(shù)據(jù)比對(duì)和查找的幾種技巧 經(jīng)常被人問(wèn)到怎么對(duì)兩份 Excel數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)， 提問(wèn)的往往都很籠 統(tǒng)；在工作中， 有時(shí)候會(huì)需要對(duì)兩份內(nèi)容相近的數(shù)據(jù)記錄清單進(jìn)行比 對(duì)，需求不同，比對(duì)的的目標(biāo)和要求也會(huì)有所不同。 下面 Office 辦公 助手 （）的小編根據(jù)幾個(gè)常見(jiàn)的應(yīng)用環(huán)境介紹 一下 Excel 表格中數(shù)據(jù)比對(duì)和查找的技巧。 應(yīng)用案例一：比對(duì)取出兩表的交集 （相同部分 ） Sheet1中包含了一份 數(shù)據(jù)清單 A ，sheet2中包含了一份數(shù)據(jù)清單 B， 要取得兩份清單共有的數(shù)據(jù)記錄 （交集 ），也就是要找到兩份清單中的 相同部分。 方法 1：高級(jí)篩選 高級(jí)篩選是處理重復(fù)數(shù)據(jù)的利器

2、。 選中第一份數(shù)據(jù)清單所在的數(shù)據(jù)區(qū)域， 在功能區(qū)上依次單擊 【數(shù)據(jù)】 篩選】【高 【高級(jí)】 （2003 版本中菜單操作為 【數(shù)據(jù)】 級(jí)篩選】 ），出現(xiàn)【高級(jí)篩選】對(duì)話框。 在對(duì)話框中，篩選【方式】可以根據(jù)需求選取，例如這里選擇 “將 篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置 ”；【列表區(qū)域】就是之前所選中的第一份 數(shù)據(jù)清單 A 所在的單元格區(qū)域 ；【條件區(qū)域】則選取另外那份清單 B 所在的單元格區(qū)域。如下圖所示： 點(diǎn)擊【確定】按鈕后，就可以直接得到兩份清單的交集部分，效果 如下圖。其中兩個(gè)清單中雖然都有【西瓜】和【菠蘿】，但是由于數(shù) 量不一致，所以沒(méi)有作為相同記錄被提取出來(lái)。 這個(gè)操作的原理， 就是利用了高級(jí)篩

3、選功能對(duì)于匹配指定條件的記 錄進(jìn)行篩選的功能， 把兩張表中的任意一張作為條件區(qū)域， 在另外一 張表中就能篩選出與之相匹配的記錄，忽略掉其他不相關(guān)的記錄。 需要注意的是，使用高級(jí)篩選的時(shí)候務(wù)必注意兩個(gè)清單的標(biāo)題行要 保持一致 （高級(jí)篩選中作為條件區(qū)域的前提 ），并且在選取【列表區(qū)域】 和【條件區(qū)域】的時(shí)候都要把標(biāo)題行的范圍包含在其中。 方法 2：公式法 使用公式進(jìn)行比對(duì)的方法有很多， 如果是單列數(shù)據(jù)對(duì)比比較常用的 函數(shù) 是 COUNTIF 函數(shù) ，如果是多列數(shù)據(jù)記錄對(duì)比， SUMPRODUCT 函數(shù)比較勝任。 在其中一張清單的旁邊輸入公式： =SUMPRODUCT(A2&B2=Sheet2!A$

4、2:A$13&Sheet2!B$2:B$13)*1 并向下復(fù)制填充。其中的 Sheet2!A$1:A$13和 Sheet2!B$2:B$13是 另一張清單中的兩列數(shù)據(jù)區(qū)域， 需要根據(jù)實(shí)際情況修改。 公式結(jié)果等 于 1 的記錄就是兩個(gè)清單的交集部分，如下圖所示： 應(yīng)用案例二：取出兩表的差異記錄 要在某一張表里取出與另一張表的差異記錄， 就是未在另外那張清 單里面出現(xiàn)的部分， 其原理和操作都和上面第一種場(chǎng)景的差不多， 所 不同的只是篩選后所選取的集合正好互補(bǔ)。 方法 1：高級(jí)篩選 先將兩個(gè)清單的標(biāo)題行更改使之保持一致， 然后選中第一份數(shù)據(jù)清 單所在的數(shù)據(jù)區(qū)域，在功能區(qū)上依次單擊【數(shù)據(jù)】 【高級(jí)】，

5、出 現(xiàn)【高級(jí)篩選】對(duì)話框。在對(duì)話框中，篩選方式選擇 “在原有區(qū)域顯 示篩選結(jié)果 ”；【列表區(qū)域】和【條件區(qū)域】的選取和前面場(chǎng)景 1 完 全相同，如下圖所示： 點(diǎn)擊【確定】完成篩選，將篩選出來(lái)的記錄全部選中按【 Del 】鍵 刪除（或做標(biāo)記 ），然后點(diǎn)擊【清除】按鈕 （2003版本中為【全部顯示】 按鈕）就可以恢復(fù)篩選前的狀態(tài)得到最終的結(jié)果，如下圖所示： 方法 2：公式法 使用公式的話， 方法和場(chǎng)景 1 完全相同，只是最后需要提取的是公 式結(jié)果等于 0 的記錄。 應(yīng)用案例三：取出關(guān)鍵字相同但數(shù)據(jù)有差異的記錄 前面的兩份清單中， 【西瓜】和【菠蘿】的貨品名稱雖然一致，但 在兩張表上的數(shù)量卻不相同，

6、 在一些數(shù)據(jù)核對(duì)的場(chǎng)景下， 就需要把這 樣的記錄提取出來(lái)。 方法 1：高級(jí)篩選 高級(jí)篩選當(dāng)中可以使用特殊的公式，使得高級(jí)篩選的功能更加強(qiáng) 大。 第一張清單所在的 sheet里面，把 D1 單元格留空， 在 D2 單元格內(nèi) 輸入公式： =VLOOKUP（A2 ， Sheet2!$A$2:$B$13，2，0）B2 然后在功能區(qū)上依次單擊 【數(shù)據(jù)】【高級(jí)】 ，出現(xiàn)【高級(jí)篩選】 對(duì)話框。在對(duì)話框中， 篩選方式選擇 “在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果 ”；【列 表區(qū)域】選取第一張清單中的完整數(shù)據(jù)區(qū)域， 【條件區(qū)域】則選取剛 剛特別設(shè)計(jì)過(guò)的 D1:D2 單元格區(qū)域，如下圖所示： 點(diǎn)擊【確定】按鈕以后，就可以得到篩選

7、結(jié)果，就是第一張中貨品 名稱與第二張表相同但數(shù)量卻不一致的記錄清單，如下圖所示： 同樣的， 照此方法在第二張清單當(dāng)中操作， 也可以在第二張清單中 找到其中與第一張清單數(shù)據(jù)有差異的記錄。 這個(gè)方法是利用了高級(jí)篩選中可以通過(guò)自定義公式來(lái)添加篩選條 件的功能， 有關(guān)高級(jí)篩選中使用公式作為條件區(qū)域的用法， 可參考本 站發(fā)布的；另外一篇教程： Excel 中數(shù)據(jù)庫(kù)函數(shù) 和高級(jí)篩選條件區(qū)域設(shè)置方法詳解 http:/ 方法 2：公式法 使用公式還是可以利用前面用到的 SUMPRODUCT 函數(shù)，在其中 一張清單的旁邊輸入公式： =SUMPRODUCT(A2=Sheet2!A$2:A$13)*(B2Sheet2!B$2:B$13) 并向下復(fù)制填充。公式中的包含了兩個(gè)條件，第一個(gè)條件是 A 列 數(shù)據(jù)相同，第二個(gè)條件是 B 列數(shù)據(jù)不相同。公式結(jié)果等于 1的記錄 就是兩個(gè)清單中數(shù)據(jù)有差異的記錄，