時間管理技巧專題講座PPT

1、時間管理技巧 a a、判斷一個人是否成功：、判斷一個人是否成功： 1 1、錢花在什么上？、錢花在什么上？ 2 2、時間如何用？、時間如何用？ 3 3、他和誰在一起？、他和誰在一起？ b b、案例研討：、案例研討： 你善于管理時間嗎？最 困難在哪里？ 1、會議 2、電話 3、書信 c c、人生最寶貴的資產(chǎn)是什么？、人生最寶貴的資產(chǎn)是什么？ 時間 頭腦（智慧） 請您用直線一筆將九個點 連起來，轉折點越少越好。 d.每個人的一周 每周總共168小時（7天*24小時） 睡眠56小時（33%）； 吃飯21小時（13%）； 剩下91小時（54%）由自已支配 做什么？做什么？ e.時間管理概念 生活步調太快

2、 時間太緊迫 期限的壓力 太多干擾和打斷 溝通不良 結果：忙-茫-盲- 您的時間夠用嗎？您的時間夠用嗎？ 您善于利用時間嗎？您善于利用時間嗎？ 因為我們不知道 究竟什么對我們最重要， 所以每件事好像都很重要。 因為每件事好像都很重要 所以我們不得不每件事都做。 有些人看到我們每件事都做， 所以，他們期望我們什么都做。 每件事都做讓我們非常忙碌， 所以我們沒有時間去考慮， 究竟什么對我們最重要。 茫、盲、 忙 1、關于時間的名言 v孔子 逝者如斯夫，不舍晝夜 v沙士比亞 時間的無聲的腳步，是不會因為我們有許多 事情要處理而稍停片刻 v杰明富蘭克林 記住，時間就是金錢 v彼德.杜拉克 時間是最高貴

3、而有限的資源，若不善加管理， 一切失之于惘然，評估一個人日行的成效，最容易 且系統(tǒng)的做法就是考核其對時間管理及應用 時間管理才是金錢 哲人伏爾泰和查帝格有一段關于時間最 透徹而全面的問答。 伏爾泰問：“世界上，什么東西是最長 而又是最短的，最快的而又是最慢的， 最能分割的又是最大的，最不受重視的 又是最受惋惜的，沒有它什么事情都做 不成，它使一世渺小的東西都消滅，使 一切偉大的東西生命不絕。” 查帝格回答：“世界上最長的東西莫過于 時間，因為它永無窮盡；最短的東西也莫 過于時間，因為人們所有的計劃都來不及 完成；在等待著的人來看，時間最慢的， 在作樂的人看來，時間是最快的；時間可 以擴展至無窮

4、大，也可以分割到無窮小， 當時誰都不重視，過后誰都會惋惜；沒有 時間，什么事都做不成。不值得后世紀念 的，時間會把它沖走，而凡屬偉大的，時 間會把它們凝固起來，永垂不朽。” 時間是一切，時間是生命，是財富，是資 源，是機會。時間是人生最大資本。 2、時間的特性 不可再生性（無法失而復得）； 剛性(無法增加與減少，毫無彈性)； 不可替代、不可貯存； 時間管理是如何面對時間的流動而進行 自我的管理 “時間管理”探索的是如何減少“時間浪費” 不可缺少（沒有時間就沒有了生命）。 3、時間管理的重要性 v時間是資本和無法更新的收入 v管理好你的時間就能管理好你的生活 v時間有限，而工作無限 v努力工作卻

5、并不快樂 v能主導自己的生命 v能實現(xiàn)自己的理想 v能兼顧自己和別人 的要求 v做到忙而不盲 案例研究 李林的問題 出在哪兒 （見附件） 問題分析圖 延誤延誤主觀原因主觀原因 1、任何事都可以干擾他寫報告、任何事都可以干擾他寫報告缺少明確目標缺少明確目標 2、一個月時間，而他到最后、一個月時間，而他到最后3小時才動筆小時才動筆拖延拖延 3、不分輕重緩急，事事親力親為、不分輕重緩急，事事親力親為缺乏優(yōu)先順序缺乏優(yōu)先順序 4、收集資料用了他的大部分時間，寫報告只用、收集資料用了他的大部分時間，寫報告只用3 個小時個小時 重過程，不重結果重過程，不重結果 5、幾次坐下來，都沒能開展工作、幾次坐下來，

6、都沒能開展工作做事有頭無尾做事有頭無尾 6、資料亂扔，忘了帶回家、資料亂扔，忘了帶回家缺乏條理與整潔缺乏條理與整潔 7、收集資料完全可以叫部屬代勞、收集資料完全可以叫部屬代勞不懂授權不懂授權 8、部下急件，上司沒有必要非得承擔、部下急件，上司沒有必要非得承擔不會拒絕別人的請求不會拒絕別人的請求 9、有必要收集那么多資料嗎、有必要收集那么多資料嗎盲目行動盲目行動 10、調查投訴，用了四個小時、調查投訴，用了四個小時簡單事情復雜化簡單事情復雜化 11、賴床、賴床懶惰懶惰 12、一定要等到更好的時間才動筆、一定要等到更好的時間才動筆心態(tài)消極心態(tài)消極 v重要性秩序無所調整重要性秩序無所調整 v沒有目標

7、、秩序和計劃沒有目標、秩序和計劃 v對問題缺乏理解就匆忙行動對問題缺乏理解就匆忙行動 v害怕犯錯或完美主義而猶豫不決害怕犯錯或完美主義而猶豫不決 v缺乏組織能力或資料不全面缺乏組織能力或資料不全面 v缺乏自律（情緒化、懶惰）缺乏自律（情緒化、懶惰） v分不清責任和權力，一個人包打天下分不清責任和權力，一個人包打天下 v文書工作及繁文縟節(jié)文書工作及繁文縟節(jié) v找東西找東西 v打擾（電話、不速之客、會議、上司的干擾）打擾（電話、不速之客、會議、上司的干擾） 4 4、時間的十大竊賊、時間的十大竊賊 5、時間管理四個主要的障礙、時間管理四個主要的障礙 人們并不尊重時間，他們不了解其重要性人們并不尊重時

8、間，他們不了解其重要性 人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解人們視時間為不可竭盡的資源，并未了解 其自然規(guī)律其自然規(guī)律 人們不善于檢查自己提高時間管理的辦法，人們不善于檢查自己提高時間管理的辦法， 不知道不知道“重要重要”與與“緊要緊要”之區(qū)別之區(qū)別 有時間觀念的人不善于控制時間，他們不有時間觀念的人不善于控制時間，他們不 知怎樣制定一個時間管理系統(tǒng)知怎樣制定一個時間管理系統(tǒng) v時間管理訓練時間管理訓練 6、如何進行有效的時間管理、如何進行有效的時間管理 v創(chuàng)造有效的時間創(chuàng)造有效的時間 使用更好的工具使用更好的工具 提升工作的熟練度提升工作的熟練度 運用既有的經(jīng)驗、運用既有的經(jīng)驗、 情報情報

9、7、時間管理相關法則、時間管理相關法則 parkinsonparkinsons law s law ( (帕金森原則帕金森原則) ) 工作會自動地膨脹占滿所有工作會自動地膨脹占滿所有 可用的時間：設立期限可用的時間：設立期限 paretoparetos principles principle ( (帕雷托原則帕雷托原則) ) 80%80%的結果來源的結果來源20%20%努力努力 concentration enigmasconcentration enigmas ( (注意力之謎注意力之謎) ) 注意力需要及時恢復注意力需要及時恢復 internal energy levelsinterna

10、l energy levels ( (內在能量水平內在能量水平) ) 有效地利用你的生物鐘有效地利用你的生物鐘 effective & efficienteffective & efficient ( (效能與效率效能與效率) ) 做正確之事，做好它做正確之事，做好它 v 生命倒計時法生命倒計時法 請寫出你簽寫前面表格的直接感受請寫出你簽寫前面表格的直接感受 （青蛙效應）（青蛙效應） “假如明天是你生命中的最后一天假如明天是你生命中的最后一天”你打算你打算 如何去度過？請列出你最想做的三件事如何去度過？請列出你最想做的三件事 以原則為重心，配合個人對使命的認知，以原則為重心，配合個人對使命的認

11、知， 兼顧重要性與急迫性；兼顧重要性與急迫性； 有效個人管理的六個標準有效個人管理的六個標準 v柯維時間管理法柯維時間管理法 一致：使命與價值觀、角色與目標、重點一致：使命與價值觀、角色與目標、重點 與計劃、欲望與自制等應合諧一致；與計劃、欲望與自制等應合諧一致； 平衡：人應在事業(yè)、財富、生活、奉獻等平衡：人應在事業(yè)、財富、生活、奉獻等 方面平行發(fā)展；方面平行發(fā)展； 有重心：以一周為單位訂計劃，每天應各有 不同的優(yōu)先目標，但要相互呼應；最有價值 的事先做； 重人性：個人管理的目的在人而不在事； 有彈性：可因個人作用和需求的變化而調整； 攜帶方便：管理工具應便于攜帶，隨時記錄 與調整； 我們真的

12、花了時間去做這些對 我們一生都很重要的事情了嗎? 要事第一要事第一 v abc分類法 c 重要而不緊迫重要而不緊迫a 重要又緊迫重要又緊迫 d 既不重要既不重要 也不緊迫也不緊迫 b緊迫而不重要緊迫而不重要 價價 值值 （重要）（重要） 緊迫緊迫 緊 急 不緊急 重 要 危機 急迫的問題 （防患未然） 改進產(chǎn)能 建立人際關系 發(fā)掘新機會 規(guī)劃 不 重 要 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的問題 （受歡迎的活動） 繁瑣的文書工作 某些信件 某些電話 浪費時間之事 （有趣的活動） do it nowdo it nowdo it laterdo it later delegatede

13、legate dondont do itt do it 稍后做稍后做 授權授權不做不做 立即做立即做 普通人的時間安排 2-3%2-3% 25-30%25-30% 15%15% 50-60%50-60% 成功人士的時間安排 20-25%20-25%65-80%65-80% 15%15% 1%1% v 生理節(jié)奏法 注意研究你精力最充沛、腦子最清楚的時 段，在此時段做最有價值的事； 注意研究你注意力集中的時間有多長，在 此時間內解決問題； 該休息的時候一定要休息，在你感到疲倦 之前就休息，你每天清醒的時間，就多增 加了1小時； 各時段工作狀態(tài)表 注意力 時間 8 10 12 13 15 16 18

14、 寫下你明天要做的6件最重要的事； 用數(shù)字標明每件事的重要性次序； 明天早上第一件事是做第一項，直至完成 或達到要求； 然后再開始完成第二項、第三項； 每天都要這樣做，養(yǎng)成習慣； v艾維利時間管理法 用80%的時間和精力照顧好能給你帶來80%的銷售 額的20%的優(yōu)質客戶； 用80%的時間和精力學習能給你產(chǎn)生80%的效果的 20%的最基本的理論和方法（成功者已證明的）； 用20/80定律從你要做的一大堆事中選出最重要的 事優(yōu)先做； v20/80時間管理法 “我要得到什么樣的結果？” “這件事是否可以不干？” “這件事是否可以交給別人去 干？” “是否還有更好的方法？” v日程表時間管理法 每每日

15、日活活動動記記錄錄表表 姓名年月日 活動 時間 起止 時間 使用 計劃/ 中 途插進 重要及 緊急性 評 語 時間清單時間清單 緊急及 重要性 主要 活動 使用的 時間 占總時間 的百分比 1 2 3 4 8、時間管理的改進方法 v消除電話干擾和不速之客 v消除無效會議 v事先作計劃，克服條理不清 v克服經(jīng)常救火 v有效授權 v克服想干的事情太多，學會說“不” v有效溝通 v明確職責 v克服工作擱置和拖延 v克服辦公桌雜亂和個人混亂 v自律 v每天“quiet an hour” v今日事今日畢 時間價值表 年收入 （萬元） 年工作時間 （天） 日工作時間 （小時） 每天價值 （元） 每小時價值

16、 （元） 每分鐘價值 （元） 2 254 8 78.74 9.84 0.16 4 254 8 157.48 19.68 0.33 6 254 8 236.22 29.52 0.48 8 254 8 314.96 39.36 0.66 10 254 8 393.70 49.20 0.80 電話的發(fā)明貝爾與格雷的故事 9、有效時間管理小貼士 v準備一個待辦事項清單、時間記錄本或效率 手冊，以備分析檢查或查閱待辦事項。 v做正確的事，第一次就把事情做好。 “零缺陷”phihp b crosby 第一件事100%的做好，會贏得第二件事100%的時間 v知道如何停止。有時思維不清了，就要停止工作 v12

17、0原則。制定計劃時要留出彈性時間 v在辦公場所的掛歷、臺歷或記事本上，標注當天 或預定工作計劃或約會，以備遺忘，可在電腦系 統(tǒng)或電子記事本設置發(fā)聲裝置以便及時提醒 v設身處地考慮自己是否浪費別人時間，或對別人 有無幫助，如情況消極應及時糾正 v如一項工作別人或部下做得更好或更合適去 做，則應及時轉交他人（授權） v重點克服“辦事拖延”的鄙習，推行一種“限時 辦事 制”，規(guī)定在限定時間內報告處理結果 v處理任何工作時必須自問：能不能取消它？能不能 與別的工作合并？能不能用簡便的東西代替它？ v要為下屬形成一些習慣和程序 v對重復出現(xiàn)的異常，制作并運用標準作業(yè)程序 v善于利用零星時間（一生的時間支

18、配） 1、如何應用上下班中途時間 2、如何利用等待的時間 v不要使自己成為下屬任務的執(zhí)行者，不要陷入部 屬布置的陷阱中 管理者背上的猴子 一生的時間支配 社會學家曾統(tǒng)計過，一個活到72歲的美 國人一生的時間支配： 睡覺 21年 工作 14年 個人衛(wèi)生 7年 吃飯 6年 旅行 6年 排隊 5年 學習 4年 開會 3年 打電話 2年 找東西 1年 其他 3年 會議的目的： v “討論會議”是最常舉行的會議。利用每一位與會者 的經(jīng)驗與智慧，以獲得最好的結論。 v為了達成共識而召開的會議。讓參加會議的人對組 織的目標或經(jīng)營環(huán)境的看法經(jīng)由溝通、宣導后使大 家屏棄成見，達成共識，稱為“共識型的會議”。 v

19、提供信息給需要的人。“傳達性會議”。 10、會議時間管理 會議成功的要素 v議題要和參與開會的人有關； v規(guī)定適當?shù)某鱿藛T，解決問題的會議其參與者必 須是有權力與義務的人； v主持人：會議主持人要能引導發(fā)言、控制會場秩序、 管理時間、管制發(fā)言人不偏離主題、歸納出席會議人 員的發(fā)言要點、作出會議結論； v會議要有充分的準備； v與會者的態(tài)度：準時參加會議、會前對要討論的議 題有充分的準備、尊重別人的發(fā)言權、注意傾聽別人 的意見、期望會議能得到最好的結論； 會議四步驟 v導入議題； v充分發(fā)言； v獲得一致性結論； v對每個結論確定負責實施的對象和實施的期限； 在內容上有連續(xù)性的會議或例會等，通常在開 始本次會議的正式議題前，應對上次會議決議事項 的實施狀況進行追蹤、檢討 如何讓許多不同的意見趨于一致 v去掉一些大家沒有能力做到的一些想法； v刪除一些離題的意見； v對剩下的一些可行性高的意見，讓大家評估