2021年優(yōu)秀文員必備

1、優(yōu)秀文員必備如何成為優(yōu)秀的文員呢？要出色的完成一份工作,是需要一套標準來衡量的,文員也有自己的工作標準,下面我們來具體看看成為一個出色的文員的標準:一:良好的文字處理能力,字跡清晰,書寫工整.二:良好的語言表達能力比如得體的應對電話訪問三:善于與人交流,這有助于建立兩好是人際關系.四:應變能力強,因為文員經(jīng)常需要陪同領導,出席會議,接待來客.五:能嚴格保守機密,謹慎處理保密文件.六:善解人意,能準確領會領導的意圖.七:能沉著處理緊急事故,因為領導不可能隨時在你旁邊.八:能代表領導出席某些會議并講話,準確,恰當?shù)膫鬟_領導的意見.九:及時將公司內(nèi)部,外部信息傳達給上司.十:維護好辦公環(huán)境,清潔辦公

2、場地.十一:有良好的職業(yè)道德和強烈的進取心.十二:保持充沛的精力,具有一定的活力.十三:良好的安排時間能力如出差時間等十四:記憶能力好,尤其對人名,電話號碼.反應迅速.十五:有組織能力和團隊精神.十六:協(xié)調(diào)自己一上司,同事與上司之間的關系.十七:協(xié)助上司具體工作項目的細節(jié)準備,材料整理.十八:積極主動的工作態(tài)度.十九:熟悉公司的所有部門.二十:謙虛謹慎,知錯就改,寬容大度.二十一:在適當?shù)臅r候給上司提出意見,建議.二十二:熟練的管理文件,資料,文檔,歸檔,保存,查找,備份二十三:會多種語言,能快速適應各種文化環(huán)境.二十四:掌握必要的電腦知識.二十五:尊重領導和同事.熱情,大方.文員是公司的基層

3、職員，一般從事文件處理工作，也有許多的公司從薪金上劃分員工/文員/職員的級別，但有些公司對文員的要求很高，也賦予一些權力。也有可能是踏入管理階層的第一步。辦公室文員的工作內(nèi)容辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）工作職責接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。負責總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。做好會議紀要。負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。負責傳真件的收發(fā)工作。負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。做好公司宣傳專欄的組稿。按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。10.做好公司食堂費用支出、

4、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。1每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。1管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。13社會保險的投保、申領。14統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。15管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。1接受其他臨時工作.行政文員職位說明書崗位名稱行政文員任職人所在部門企管部崗位定員直接上級企管部經(jīng)理主管簽字執(zhí)行日期應具備的條件和要求.一、學歷中專以上文化程度；二、工作經(jīng)驗有文件管理工作經(jīng)驗；三、應具備的知識1、文秘知識；2、文件管理知識；3、會做賬表；四、具有強烈的責任心與團隊意識；工作內(nèi)容及方法簡述一、負責公司各類文件

5、及外來文件的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作；二、負責起草公司行政會議及其他例會的會議紀要；三、負責各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計工作，實行集中統(tǒng)一管理；四、負責各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計；五、負責檔案的借閱、復制和利用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認真做好使用記錄；六、及時收集各類檔案，做好平時的立卷工作，并做好整理、修復、裝訂、編目和歸檔工作；七、負責歸檔文件的驗收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署齊全、裝訂整齊、分類科學、使用方便；八、負責定期清查檔案，及時催討借出的檔案，做到賬物相符

6、；九、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實防盜、防火、防塵等安全措施，對損壞或變質(zhì)的檔案，及時進行修補和復制；十、完成部門經(jīng)理臨時交辦的相關任務。責任一、對文件數(shù)據(jù)的準確性負責；二、對所保管的文件安全保密負責；對工作程序的執(zhí)行效果負責。權利有權拒絕不符合公司要求的部門或人員查閱文件行政前臺文員工作職責、接待工作訪客進入接待廳，應抬頭行注目禮“您好,請問找誰”,并請訪客入坐，請示后引入相關區(qū)域，在一分鐘內(nèi)端上茶水，并負責加水、更新煙缸；、衛(wèi)生清潔工作煙缸不得超過五個煙蒂，訪客離去后，三分鐘內(nèi)清洗好煙缸、茶杯；、總機服務工作鈴響三聲內(nèi)必須接聽，“您好，xx公司?！保蝗糇詣愚D(zhuǎn)撥，三分鐘內(nèi)必須轉(zhuǎn)

7、為人工；來電找“總經(jīng)理”，判定是廣告類，不應直接轉(zhuǎn)入，應問清何事后轉(zhuǎn)接相關部門；、傳真信息必須在五分鐘內(nèi)送達相關人員；、負責收發(fā)管理報紙、信函；、安全工作下班前檢查復印機關機，關閉所有電源，負責關好門窗；、接受行政助理安排的其它工作。人事文員的工作就是協(xié)助主任做好日常管理工作。樹立為領導服務、其它部門服務的思想。辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報紙收發(fā)）工作職責接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。人員的到職和離職的相關手續(xù)的辦理。負責公司員工薪資異動的人事基本資料的提供。員工調(diào)休假、請假、日出勤稽查統(tǒng)計表并及時將其異常狀況江報於上級。負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。負

8、責傳真件的收發(fā)工作。負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。做好公司宣傳專欄的組稿。按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負責。10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，并對餐費做統(tǒng)計及餐費的收納、保管。1每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。1接受其他臨時性工作。1管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續(xù)。1社會保險的投保、申領。1統(tǒng)計每月考勤并交財務做帳，留底。1管理辦公各種財產(chǎn),合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。1、人事管理工作招聘、辭退手續(xù)，人員培訓等。2、人事事務處理，員工檔案編檔與管理有序化。3、辦公室工作文檔打印、收發(fā)傳真，日?？记凇U展閱讀中

9、級辦公文員必備中級辦公文員必備第一節(jié)基本知識一、辦公自動化基本知識1、概念（現(xiàn)代化的管理概念）2、內(nèi)容公文電子技術，電子表格及數(shù)據(jù)處理技術，電子報表，語音、圖形圖象，電子郵件，電子會義，信息的檢索。二、win98的文件管理1、文件系統(tǒng)（管家）電腦中資料的存儲形式分為分區(qū)、文件夾、文件這三個層次。dos（word文件）txt(記事本)2、文件夾的使用例在d盤創(chuàng)如下結(jié)構文件夾樹（文件夾的移動、復制、刪除）3、文件用文件名，擴展名來表示。（說明文件類型用于區(qū)別）系統(tǒng)文件（不能刪）擴展名為sys例io、sy、msoos、sys（命令）可執(zhí)行文件擴展名為exe（可運行程序）例wordexcel軟件支持文

10、件如ini文件，dll文件圖形文件owg壓縮文件如zip4、擴展名顯示作法查看文件夾選項查看隱藏已知文件夾類型的擴展名5、文件的隱藏第二節(jié)辦公中的簡單文檔處理一、文檔錄入1、特殊符號的錄入例如方法1）菜單法插入符號2）工具欄視圖工具欄符號欄3）軟鍵盤法右擊軟鍵盤。2、文檔錄入技巧1）轉(zhuǎn)入法的切換ctrl+shiftctrl+空格鍵2）定義新詞例如用五筆輸入pypx可輸出“番禺培訓”方法右擊輸入法工具欄手工造詞3）自動圖文集a、建立新詞條選定文字或圖形單擊“插入”菜單自動圖文集轉(zhuǎn)入新詞條名添加確定b、使用自動圖文集輸入詞條名后按f3。4）替換單擊“編輯”替換輸入查找內(nèi)容及替換內(nèi)容單擊“替換”或“

11、全部替換”5)選擇性粘貼作復制單擊“編輯”選擇性粘貼選擇粘貼方式二、格式排版1、格式刷先選擇要復制格式的文字“格式刷”最后涂黑要粘貼的格式文字2、項目符號和編號的設置選定段落“格式”項目符號和編號選擇適合的形式3、插入藝術字點“插入”圖片藝術字4、頁面設置單擊“文件”頁面設置（設置頁面大小）5、保存文檔單擊“文件”保存或另存為（保存以原來的文件名保存于原來的位置另存為以另外的文件名保存）6、打印預覽文件打印預覽（注顯示比例，多頁或單頁顯示）7、打印輸出文件打印注選打印機，頁面范圍、份數(shù)第三節(jié)科研論文格式規(guī)范與公式框圖制作一、科研論文格式規(guī)范p68公式的制作例=作法“插入”對象microsoft

12、公式0二、論文中圖框的制作1、自選圖形（流程圖）作法啟動繪圖工具欄（視圖工具欄選取“繪圖”）注a若圖形之間對不齊，可取消“對象與網(wǎng)格對齊”即“繪圖”“繪圖與網(wǎng)格對齊”b將各圖形組合成一個整體按住shift健選取所需組合的圖形右擊圖形某個圖形組合四、利用公文向?qū)е谱鞴淖鞣▎螕簟拔募毙陆▓蟾孢x取公文向?qū)?、利用文檔模板1、創(chuàng)建新模板作按自己的要求輸入特定的格式內(nèi)容“文件”另存為保存類型選word模板輸入文件名確定。2、利用模板作點文件新建選擇一種模板確定第四節(jié)復雜文檔處理一、視圖1、頁面視圖顯示頁面邊界，顯示所有對象與打印效果相同。2、普通視圖不顯示邊距、頁眉、頁腳、背景、圖片、藝術字、公式等

13、對象便于文字錄入。3、大綱視圖可按標題級別分層顯示適合長文檔的快速編輯。4、web版式顯示文檔在web瀏覽器中的處視。二、大綱視圖（打開“論文大綱”進行如下操作）1、點“視圖”大綱2、點每段前然后點（提升）或（下降）設置每段的層次。3、點擊后本級以下各段折疊（隱藏）4、點擊+后，折疊的部分將會展開。三、樣式（樣式是預定義的文字格式和段落格式）1、創(chuàng)建新樣式作單擊格式樣式新建輸入新樣式的名稱選擇添至模板點“格式”選定“文字格式段落格式”確定。2、應用已有樣式作在格式工作欄點模式框的下拉箭頭指定一種樣式。例對“論文及內(nèi)容”添加章節(jié)項目編號。四、設置多級標題編號選用tab鍵反分級段落縮進（第一級頂格

14、。第二級打一次tab鍵。第三級打二次。如此類推）點“格式”項目符號和編號多級符號。五、腳注與尾注作“插入”引用腳注和尾注例為“關鍵詞添加腳注”關鍵詞是供檢索用的主題詞。六、頁眉和頁碼的設置作單擊“視圖”頁眉和頁腳插入頁碼“插入”頁碼。奇偶頁設置不同時點擊“文件”頁面設置版式奇偶頁不同。七、分隔符單擊“插入”分隔符選取一種形式。注顯示分隔符單擊“工具”選項視圖勾選“全部”八、封面及目錄的制作1、制作目錄作1）點“視圖”大綱選定標定文檔前面2）點“視圖”（插入-引用）索引和目錄目錄選中顯示頁碼指定顯示級別。3）在新建的目錄下邊插入分節(jié)符4）返回“頁面視圖”5）移動鼠標到目錄處變成手形單擊右鍵可跳轉(zhuǎn)

15、到相應位置。2、制作封面作1）切換到“頁面視圖”2）在目錄前插入“分節(jié)符”3）點“格式”邊框和底紋頁面邊框選取一種樣式。第五節(jié)利用word制作復雜表格一、復雜表格的建立和修改1、插入和刪除表格、行和列。2、調(diào)整行高列寬。作1）選取行（列）右擊鼠標單元格屬性行（列）輸入數(shù)值。2）ctrl+左右拖動，則指針右邊表格等比例放大或縮小。3）縮放shift+左右拖動，指針右邊表格水平方向移動。二、表格的高級操作1、斜線表頭簡單表頭1）使用表格和邊框工具直接畫斜線。2）點“格式”邊框和底紋邊框選斜線樣式應用范圍“單元格”確定復雜表頭“合并單元格”點“表格”繪制斜線表頭選標題樣式輸入行標題、數(shù)據(jù)標題、列標題

16、確定使用表格和邊框工具指定線條、顏色、粗細繪制表格線。2、表格美化1）表格自動套用格式作“表格”表格自動套用格式選所需格式確定2）改變邊框和底紋作選中單元格“格式”邊框和底紋邊框（底紋）指定邊框形式、線條、顏色、粗細（單元格內(nèi)）確定3、表格與文字的互換1）文字表格作選取文字“表格”轉(zhuǎn)換文字轉(zhuǎn)換成表格指定行列數(shù)和分隔文字確定。2）表格文字作選取表格“表格”轉(zhuǎn)換表格轉(zhuǎn)換成文字指定文字分隔符確定。4、表格中的數(shù)值計算1)求和單擊數(shù)據(jù)列下方空白單元格（或數(shù)據(jù)行右側(cè)空白單元格）表格和邊、工具欄選取“”。2)使用函數(shù)點“表格”“公式”“粘帖函數(shù)”欄選取函數(shù)在括號中輸入數(shù)據(jù)范圍。3)使用公式點“表格”“公式

17、”輸入公式。三、郵件合并（制作個人工資條）作1）建立數(shù)據(jù)源用word或者說excel制作工資表并保存。2）創(chuàng)建主文檔輸入工資條項目和表格線保存點“工具”郵件合并點“創(chuàng)建”分類活動窗口3）點“獲取數(shù)據(jù)”打開數(shù)據(jù)源選excel工資表編輯主文檔4）在工資條各項目下方分別插入名域。5）點“工具”郵件合并合并。第六節(jié)綜合應用一、圖文處理1、修整圖片1）調(diào)出圖片工具右擊工具欄圖片2）選定圖片后可利用工具調(diào)整顏色、亮度、水印、版式。2、繪制較復雜圖形禁煙宣傳標志。二、藝術字制作技巧1、拖動黃色控制柄調(diào)整彎曲和傾斜程度。2、拖動水平或垂直的邊框中部的控制點，使藝術字左右或上下翻轉(zhuǎn)。3、點abc圖標選擇不同形狀

18、。倒“福”的繪制第七節(jié)excel電子表格的應用技巧一、特殊的表格制作1、繪制斜線表頭作1）“格式”單元格邊框斜線確定2）使用繪圖工具。3）在word中制作斜線表頭，然后復制到excel中2、在斜線表頭內(nèi)輸入多行文字作1）使用上下標。2）“格式”單元格對齊選中自動換行3）按住alt鍵，并點回車鍵。3、表線上下不對齊的表格使用合并單元格的方法。二、絕對地址（單元格的絕對地址用行列表示）例c3c3c3c3相對相對相對絕對絕對相對絕對絕對練習利息的計算利息=存款利率/365天數(shù)三、選擇性粘貼“編輯”選擇性粘貼作用1）選擇只粘貼數(shù)值或其它部分格式2）行列轉(zhuǎn)置轉(zhuǎn)置行列的方法復制目標區(qū)域單擊另一空單元格編輯

19、選擇性粘貼選“轉(zhuǎn)置”繪制圖表柱形圖、散點圖y=1/2x2-5（要制一個表格做數(shù)據(jù)源）第八節(jié)用excel進行學生成績處理一、excel的公式運用作用在單元格中輸入“=”后接四則運算表達式如c2=d2+e2+f2二、excel的通用函數(shù)1、求和函數(shù)sum2、求平均值函數(shù)average3、求最大值max4、求最小值min例打開excel通用函數(shù)1）總分2）平均分3）最高分4）最低分5、條件函數(shù)if格式=if（條件，條件滿足進的動作，條件不滿足時的動作）即=if（c3=60,及格,不及格）符號用英文6、條件統(tǒng)計函數(shù)countif格式=countif（統(tǒng)計區(qū)，條件表達式）注為英文雙引號7、條件求和函數(shù)s

20、umif(條件找區(qū)域條件表達式求和區(qū)域)等級=if（c1480，“良好”，if（c14=60”及格”，”不信及格”）英語科合格的語文總分:=sumif(e3:e12,“=60”,c3:c12)8、羅輯“與”函數(shù)and、羅輯“或”函數(shù)or羅輯“與”函數(shù)格式and(條件1、條件2、)或or()英語或語文不合格=if(or(c3第十節(jié)辦公的演示文稿制作一、powerpoint基礎1、界面2、啟動開始框序microsoftpowerpoint二、幻燈片的處理1、插入幻燈片1）在正常任務欄選取“新的幻燈片”2）單擊“插入”幻燈片2、改變幻燈片的版式單擊常規(guī)任務欄“幻燈片版式”3、幻燈片的復制移動和刪除復

21、制右擊幻燈片復制單擊目標位置粘貼移動拖動幻燈片刪除選取幻燈片按delete三、幻燈片的制作基礎1、插入文本框同word相同2、插入圖片同word相同3、插入圖表單擊新幻燈片按鈕選“圖表”版式雙擊此處插入圖表在excel單元格中輸入數(shù)據(jù)單擊數(shù)據(jù)外任一位置關閉數(shù)據(jù)表。4、插入表格、日期和時間幻燈片編號、對象自選圖形、藝術字。（與word相同）5、幻燈片的多媒體插入聲音（插入視頻文件）單擊“插入”影片和聲音文件中的聲音選取聲音文件確定第十一節(jié)演示文稿的美化一、美化幻燈片1、“格式”背景2、設置前景字體、顏色、字號、圖片、文本框與word相同3、配色方案作1）應用標準配色方案“格式”幻燈片配色方案選擇

22、一種方案。2）自定義配色方案“格式”幻燈片配色方案自定義4、應用模板“常規(guī)任務應用設計模板選擇一種模式5、幻燈片母版“視圖”母版幻燈片母版插入圖片二、放映幻燈片1、“放映幻燈片”觀看放映按f5單擊左鍵切換到下一張、定位按esc鍵中斷放映（默認為第一幅幻燈片開始放映、或按設置方式放映2、控制幻燈片放映切換到幻燈片放映在幻燈片上右擊鼠標選上一張下一張、定位按標題在出現(xiàn)的幻燈片標題在子菜單中單擊要切換的燈片。3、設置放映方式“幻燈片放映”設置放映方式“在展臺瀏覽、循環(huán)放映，按esc鍵終止”選“全部”設置放映順序“幻燈片放映”設置放映方式（設置從第幾張到第幾張）“幻燈片放映”自定義放映新建設置放映順序

23、確定在設置放映方式中選取“自定義放映”4、動作按鈕及動作的制作設置“幻燈片放映”動作按鈕選取相應的按鈕在幻燈片中拖出按鈕選取超級連接選取連接的幻燈片（可使用“圖形”文本進行動作設置方法同上。）三、動畫效果1、預設動畫選定文字或圖片“幻燈片放映”預設動畫選合適的動畫2、自定義動畫“幻燈片放映”自定義動畫順序和時間設置各對象出現(xiàn)的前后順序及動畫方式，選擇動畫和聲音效果。3、設置切換效果和演示時間“幻燈片放映”幻燈片切換選擇切換效果、速度、換頁方式、聲音等。二、主頁設置將設置成主頁作:“工具”選項刪除文件、將某個網(wǎng)頁添加到文件夾“”添加到文件夾。三、下載1、保存網(wǎng)頁“文件”另存為選擇保存位置2、圖片

24、的下載右擊圖片圖片另存為3、軟件下載可下載的軟件附近一般會有下載兩字、單擊卻可。4、下載軟件的安裝一般雙擊該文件即可用戶帳號.電子郵局服務器地址即:2585952616com三、電子郵箱的種類免費郵箱收費郵箱轉(zhuǎn)箱郵箱翻譯郵箱語音郵箱四、申請免費電子郵箱、（針對163為例介紹申請過程）五、電子郵箱的使用登陸用戶進入郵箱。收信閱讀寫信發(fā)送回復拒收轉(zhuǎn)移刪除六、使用outlookexpress收發(fā)郵件1、啟動單擊任務欄上，outlook里設有郵件帳號時，啟動時會提示設置帳號作工具帳號添加郵件輸入用啟名稱下一步輸入收信服務器地址（如smallcat.16com）輸入發(fā)信服務器地址（如2585952616com）下一步完成2、發(fā)郵件點“新建”輸入信件內(nèi)容及附件發(fā)送3、收郵件點“工具”發(fā)送和接收第十四節(jié)辦公局域網(wǎng)上資源的共享并辦公設備的使用一、計算機網(wǎng)絡概念由通信設備和傳輸介質(zhì)將處于不同位置的計算機連接起來。資源共享硬件，軟件，共享分類局域網(wǎng)，廣域網(wǎng)，域域網(wǎng)二、辦公局域網(wǎng)的組建1、設備網(wǎng)卡、交換機或集線器、五類雙