文件歸檔管理規(guī)定

1、檔案管理規(guī)定第一章總則第一條 依據(jù)檔案法、建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范及公司其他相 關(guān)管理規(guī)定，為加強(qiáng)檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維 護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。第二條本規(guī)定所稱的檔案是指在過去和現(xiàn)在公司各級(jí)部門及員工的日常工作活動(dòng)中從事業(yè)務(wù)經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)所直 接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種證件、合同、協(xié)議、設(shè)計(jì)圖紙、 報(bào)表、文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、照片、聲像、膠卷等各類文件 材料、技術(shù)資料、電子文檔、電腦盤片、榮譽(yù)實(shí)物等不同形式的 歷史記錄。第三條公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。第四條檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一監(jiān)督，分級(jí)保管、責(zé)任到人、分級(jí)查閱的原則進(jìn)行科學(xué)化管理。

2、第五條各部門各項(xiàng)檔案在工程竣工、項(xiàng)目終結(jié)后統(tǒng)一移交綜合辦公室。檔案移交手續(xù)要完備。第二章檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第六條公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員）。第七條檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，綜合辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本公司各部門的檔案接收、收集、整理、立卷、保管 工作。第八條 凡需歸檔的案卷、文件資料必須收集齊全、完整，裝訂整齊、 牢固，書寫字跡清楚、工整，圖面清晰，圖幅符合要求，簽署手 續(xù)完備，建立電子版和物理版檔案目錄，注明序號(hào)、編號(hào)、歸檔 資料名稱、歸檔資料相關(guān)單位名稱、簽發(fā)時(shí)間、備注。文稿及簽 名必須用藍(lán)黑或碳素墨水書寫。第十條歸檔的照片、底片整理成冊(cè)，并附有文字說明，注明

3、序號(hào)、編號(hào)、項(xiàng)目名稱、概況、施工單位、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、專 業(yè)技術(shù)活動(dòng)。第十一條 各部門取得的各種批復(fù)或外單位往來文件原件必須及時(shí)歸檔。第十二條 各類經(jīng)濟(jì)合同簽訂時(shí)至少需要一式四份，財(cái)務(wù)部、辦公室各留 一份原件。份數(shù)可按照各部門實(shí)際需要增加，但一式不得少于四 份。第十三條 我公司蓋章外發(fā)的各類文件及各種申請(qǐng)或填報(bào)的表格等，在辦公室保存一份原件或一份復(fù)印件。第十四條 綜合辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化第三章檔案的管理第十五條按照各部門工作性質(zhì)的不同歸檔文件分類整理方法如下：1、綜合辦公室檔案分類方法及臺(tái)帳科目：合同/協(xié)議書、項(xiàng)目工程合

4、同/協(xié)議書、項(xiàng)目前期合同/協(xié)議書、項(xiàng)目前 期手續(xù)、證件、公司會(huì)議紀(jì)要、工程會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、公司內(nèi)部 會(huì)簽、集團(tuán)發(fā)文/通知、集團(tuán)審報(bào)、公司對(duì)外發(fā)文、監(jiān)理來文、監(jiān)理發(fā)文 / 回文、施工單位來文、工程發(fā)文/回文、工程圖紙、申請(qǐng)單、報(bào)告、規(guī)劃方 案、項(xiàng)目咨詢、通知單（書）、統(tǒng)計(jì)局報(bào)表、公司項(xiàng)目月報(bào)、數(shù)字/模擬文 檔、采購出入庫、公司管理規(guī)定、其它。2、財(cái)務(wù)部檔案分類方法：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)表、合同/協(xié)議書、項(xiàng)目工程合同/協(xié)議書、 拆遷補(bǔ)償協(xié)議、勞務(wù)合同、證件、產(chǎn)權(quán)證待存、社保、記錄單、用印審批 表、其它。3、經(jīng)營部檔案分類方法：合同審批表、付款審批表、結(jié)算審批表、工程招投標(biāo)文件、監(jiān)理招

5、投 標(biāo)文件、工程合同/協(xié)議書、監(jiān)理通知、施工單位通知、洽商會(huì)簽記錄、審 核意見書、報(bào)告審批、電子版招標(biāo)文件、預(yù)算書、其它。4、設(shè)計(jì)部檔案分類方法：設(shè)計(jì)單位發(fā)文/回文、設(shè)計(jì)單位來文、技術(shù)文件、其它。5、工程部檔案分類方法：項(xiàng)目工程合同/協(xié)議書、施工單位來文、公司發(fā)文/回文、會(huì)簽記錄、洽 商會(huì)簽記錄、工程圖紙、監(jiān)理規(guī)劃計(jì)劃、監(jiān)理通知、施工單位通知、進(jìn)度 控制、報(bào)告審批、監(jiān)理工作總結(jié)、竣工驗(yàn)收文件、設(shè)計(jì)變更、基坑驗(yàn)收單、 過程驗(yàn)收單、其它。（工程技術(shù)檔案可以按工程技術(shù)種類的不同進(jìn)行細(xì)分類）。6、客服部檔案分類方法：銷售合同（成套按樓號(hào)、樓層、門牌號(hào)排序），合同協(xié)議書、銷售合同 會(huì)簽單、客戶檔案。7、

6、拆遷部檔案分類方法：個(gè)人資料、拆遷補(bǔ)償協(xié)議、其它。各部門將本部門所涉及的檔案按照以上方法分類，制作全宗名稱，內(nèi) 附目錄成冊(cè)。根據(jù)分類和成立時(shí)間整理后，當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng) 年的卷。工程類文檔要將已竣工工程整理成卷， 未竣工工程資料整理成冊(cè)。 各類文檔應(yīng)該區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限：永久、長期、短期。第十六條過程管理：1 .屬于公司保管的檔案，各部門或個(gè)人要及時(shí)到綜合辦公室歸檔，并 完成交接手續(xù)。公司各部門的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事 件結(jié)束后的一周內(nèi)將需要?dú)w檔的預(yù)立卷文件整理成冊(cè)移交綜合辦公室保 管，任何人不得據(jù)為己有。2 .屬部門保管的檔案，在事件結(jié)束后的一周內(nèi)匯編成冊(cè)上報(bào)辦

7、公室。 有需要在各部門長期留用或有關(guān)本部門商業(yè)機(jī)密的檔案文件，在項(xiàng)目結(jié)束 后統(tǒng)一移交綜合辦公室。各部門資料員在每年的二月十日前將上一年的檔案總目錄、當(dāng)年預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。第十七條 監(jiān)督：綜合辦公室根據(jù)各部門和各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門檔案 的管理工作。第十八條 銷毀：須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在 清單上簽字。第十九條 公司檔案的分類及編號(hào)：指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后，按有關(guān) 檔案分類及編號(hào)要求操作。第二十條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案借閱登記表，明確 借閱、歸還時(shí)間。外部單位需要借閱或收取我公司文檔的，相

8、關(guān) 部門應(yīng)在會(huì)簽完成外部單位檔案借閱領(lǐng)取會(huì)簽單后，交予外 部單位領(lǐng)取人前往本公司綜合辦公室辦理檔案借閱領(lǐng)取手續(xù)。員 工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶， 需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)綜合辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即 歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、 涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。第二十一條 分級(jí)查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。第四章檔案?jìng)浞葜贫鹊诙l 公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。第二十三條各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化 處理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案，按計(jì)算機(jī)管理辦法 管理。

9、第二十四條 備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在綜合辦公室保 存。第五章處理?xiàng)l例第二十五條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予 50500元扣薪處理, 若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：1 .毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案2 .擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案3 .涂改、偽造檔案4 .未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者5 .未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）第六章責(zé)任第二十六條 本制度適用于天津海泰北塘度假休閑中心有限公司各員工各 部門。第二十七條本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司綜合辦公室，第一責(zé)任人為各部 門指定的資料員；第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門經(jīng)理。-可編輯修改-歸檔文件內(nèi)容及原

10、件歸檔部門（暫定）公司營業(yè)性證件序號(hào)文件編號(hào)歸檔文件原件歸檔備注1企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照財(cái)務(wù)部2稅務(wù)登記證財(cái)務(wù)部3暫定資質(zhì)證書辦公室4商品房預(yù)售許可證辦公室5組織機(jī)構(gòu)代碼證辦公室6統(tǒng)計(jì)登記證辦公室公司內(nèi)部管理文件序號(hào)文件編號(hào)歸檔文件原件歸檔備注1公司例會(huì)會(huì)議紀(jì)要辦公室2公司各項(xiàng)管理規(guī)定辦公室3公司發(fā)文、回文會(huì)簽記錄辦公室留底4洽商會(huì)簽記錄工程部5合同審批表經(jīng)營部6付款審批表經(jīng)營部7結(jié)算審批表經(jīng)營部8項(xiàng)目轉(zhuǎn)讓合同及補(bǔ)充協(xié)議辦公室9二方協(xié)議書辦公室10北京福泉投資有限公司辦公室11股東會(huì)決議辦公室12房屋租賃合同辦公室13公司內(nèi)部會(huì)簽文件辦公室14用印審批表辦公室工程準(zhǔn)備階段文件序號(hào)文件編號(hào)歸檔文件原件

11、歸檔備注一、立項(xiàng)文件1可行性研究報(bào)告及附件辦公室復(fù)印件2可行性研究才艮告審批意見辦公室復(fù)印件3關(guān)于立項(xiàng)后關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話辦公室無二、建設(shè)用地、征地、拆遷文件1選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見通辦公室無知書2用地申請(qǐng)艮告及縣級(jí)以上人 民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書辦公室無3建設(shè)用地規(guī)劃許可證及附件辦公室4國有土地使用征辦公室三、勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件1工程地質(zhì)勘察報(bào)告辦公室2建設(shè)用地釘樁通知單（書）辦公室復(fù)印件3地形測(cè)量和撥地測(cè)量成果報(bào)告辦公室4申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書辦公室無5審定設(shè)計(jì)方案通知書及審查意見辦公室復(fù)印件6有關(guān)行政主管部門（人防、 消防、環(huán)保、交通、園林、 市政、文物、通訊、保留

12、、 河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi) 生等）批準(zhǔn)文件或取得的有關(guān)協(xié)議辦公室7政府有關(guān)部門對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見四、招投標(biāo)文件1施工招投標(biāo)文件經(jīng)營部2工程監(jiān)理招投標(biāo)文件經(jīng)營部五、開工審批文件1建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的批 復(fù)文件或年度計(jì)劃項(xiàng)目表辦公室2規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙辦公室無3建設(shè)工程規(guī)劃許可征及附件辦公室4建設(shè)工程開工證辦公室前期其他文件序號(hào)文件編號(hào)歸檔文件原件歸檔備注1市區(qū)建委文件辦公室2房屋測(cè)繪報(bào)告辦公室3商品房銷售備案表辦公室4供電、燃?xì)庠O(shè)施方案及協(xié)議書辦公室5關(guān)于水資源的利用及雨污水排放等規(guī)定辦公室對(duì)外來往文件序號(hào)文件編號(hào)歸檔文件原件歸檔備注1設(shè)計(jì)單位來文工程部2施工單位來文（

13、jf、ys、ysfw）辦公室3建設(shè)單位發(fā)文、回文（jy、gc）辦公室存底監(jiān)理文件序號(hào)文件編號(hào)歸檔文件原件歸檔備注一、監(jiān)理規(guī)劃1監(jiān)理規(guī)劃工程部監(jiān)理實(shí)施細(xì)則工程部監(jiān)理部總控制計(jì)劃等工程部二、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要辦公室三、進(jìn)度控制1工程開工/復(fù)工審批表工程部2工程考工/復(fù)工暫停表工程部四、質(zhì)量控制1不合格項(xiàng)目通知工程部2質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見工程部五、造價(jià)控制1預(yù)付款報(bào)審與支付經(jīng)營部2月付款報(bào)審與支付經(jīng)營部3設(shè)計(jì)變更洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)經(jīng)營部4工程竣工結(jié)算審核意見書經(jīng)營部六、監(jiān)理通知1有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知工程部2有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知工程部3有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知經(jīng)營部七、合同與其他事項(xiàng)管理1工程延期報(bào)告及

14、審批工程部2費(fèi)用索賠報(bào)告及審批經(jīng)營部3合同爭(zhēng)議違約報(bào)告及處理意見經(jīng)營部4合同變更材料經(jīng)營部八、監(jiān)理工作總結(jié)1專題總結(jié)2月報(bào)總結(jié)3工程竣工總結(jié)4質(zhì)量評(píng)價(jià)意見才艮告竣工驗(yàn)收文件序號(hào)文件編號(hào)歸檔文件原件歸檔備注i工程圖紙會(huì)審記錄工程部2工程洽商、設(shè)計(jì)變更記錄工程部3甲方分包施工方案工程部4沉降觀察記錄工程部5基礎(chǔ)、主體工程驗(yàn)收記錄工程部6幕墻工程驗(yàn)收記錄工程部7分戶驗(yàn)收記錄工程部8水質(zhì)驗(yàn)收記錄工程部9電梯驗(yàn)收記錄工程部10規(guī)劃驗(yàn)收工程部11室內(nèi)環(huán)境監(jiān)測(cè)工程部12人防驗(yàn)收記錄工程部13人防備案表工程部14消防驗(yàn)收工程部15勘查質(zhì)量報(bào)告工程部16設(shè)計(jì)質(zhì)量報(bào)告工程部17總包質(zhì)量工程部18監(jiān)理質(zhì)量報(bào)告工程部

15、19建設(shè)單位驗(yàn)收艮告工程部20單位工程竣工驗(yàn)收記錄工程部21住宅使用說明書工程部22質(zhì)量保修書工程部23質(zhì)量保修合同工程部24城建檔案館預(yù)驗(yàn)收記錄工程部25電梯質(zhì)量保修合同工程部26竣工備案記錄表工程部27環(huán)評(píng)報(bào)告工程部經(jīng)營文件序號(hào)文件編號(hào)歸檔文件原件歸檔備注1工程合同辦公室2招標(biāo)文件（電子文檔）經(jīng)營部3批價(jià)文件經(jīng)營部4總包/監(jiān)理投標(biāo)文件經(jīng)營部5總包預(yù)算書經(jīng)營部銷售文件序號(hào)文件編號(hào)歸檔文件原件歸檔備注1北京市商品房預(yù)售合同銷售部2客戶檔案銷售部35.3m層高夾層補(bǔ)充協(xié)議銷售部4房地產(chǎn)面積測(cè)繪合同及房屋土地測(cè)繪辦公室5印刷、模型、設(shè)計(jì)、制作合同及協(xié)議辦公室財(cái)務(wù)文件序號(hào)文件編號(hào)歸檔文件原件歸檔保存年限備注一、會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證、記賬憑證、匯總憑證財(cái)務(wù)部15年2銀行存款余額調(diào)節(jié)表財(cái)務(wù)部3年二、會(huì)計(jì)帳薄類1日記帳財(cái)務(wù)部15年2其中現(xiàn)金和銀行存款日記帳財(cái)務(wù)部25年3明細(xì)帳財(cái)務(wù)部15年4總帳（包括日記帳）財(cái)務(wù)部15年5輔助帳財(cái)務(wù)部15年三、會(huì)計(jì)