檔案管理制度94708

1、檔案管理制度第一條、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法, 確保公司方案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證 管理體系有效運行的證據(jù)。第二條、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。第三條、術(shù)語和定義一、檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè) 管理、宣傳等活動中直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、 賬冊、憑證、報表、影音文件、榮譽失誤、證件等不同形式的歷史記 錄。二、檔案管理：指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用 等活動。第四條、職責(zé)一、辦公室1、負責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責(zé)督促

2、直到各部門檔案管理；2、建立健全公司檔案管理制度，直到、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3、收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4、負責(zé)公司方案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用與銷毀的全過程, 確保公司檔案的安全；5、負責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。二、其他各部門相關(guān)人員1、向辦公室移交合同或文件資料的原件或復(fù)卬件，影音文件提供備 份文件；2、負責(zé)本部門文件資料、合同復(fù)印件、影音文件的收集、標(biāo)識、儲 存、保管、歸檔；3、財務(wù)部負責(zé)按規(guī)定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料。第五條、工作程序一、檔案資料的收集各部門有需要歸檔保管的文件、資料、影音文件等，自行整理好 后移交辦公室檔案管理人員，

3、由辦公室檔案管理人員統(tǒng)一編號歸檔存 放保管，并做好檔案保管登記工作，以便后期調(diào)閱或借用。二、檔案資料的借閱各部門需要借閱檔案室資料，必須填寫檔案借閱登記表，涉密檔 案借閱必須填寫檔案借閱表，經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可借閱，借閱文件 必須在約定時間內(nèi)歸還，并填寫歸還登記表。如不能按期歸還，必須 辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案資料的歸檔要求1歸檔的文件資料必須完整、準(zhǔn)確；2、一般資料歸檔必須有原件；3、影音文件歸檔必須記錄時間、地點、主要人物、背景、攝錄者；4、各種失誤檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔；四、歸檔文件的等級劃分及保管期限1、一級機密文件：公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照

4、、資質(zhì)證書、榮 譽、經(jīng)營計劃、管理決策、單位往來發(fā)文、人事方面的各種文件、公 司內(nèi)部任免獎勵、處罰等文件資料，財務(wù)報表、賬冊、資產(chǎn)核算、合 同及司法文書等文件；以上文件保管期限為永久保管；2、二級重要文件：會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批 復(fù)、企劃方案、形象展示、涉及工程項目的文件等，以上文件保管期 限為五年以上；3、三級普通文件：員工考勤，資料首發(fā)，倉庫材料進出登記、核算、 保管，費用中請表、辦公用品管理等，以上文件保管期限為三年。五、檔案編號檔案管理統(tǒng)一編號方式如下：部門名稱縮寫+年月曰+序列號。案例：財務(wù)部存檔文件，CW2019101101o附件一：檔案管理登記目錄序號檔案編號檔