行政前臺崗位明細(xì)

1、行政前臺的工作制度1.目的 為了規(guī)范公司接待工作，合理調(diào)配接待資源，使公司前臺和接待工作有章可偱、有度可依，提高接待工作效率，樹立公司良好形象，提高公司的知名度和影響力。2.權(quán)責(zé)2.1.接待主管部門為前臺部，主要職責(zé)為：負(fù)責(zé)公司接待體系建設(shè)與管理，對來訪對象實施具體接待計劃并對整個接待過程直接負(fù)責(zé)。2.2.接待協(xié)助部門主要為了解公司核心業(yè)務(wù)的部門，主要職責(zé)為：根據(jù)需要協(xié)助接待主管部門的接待工作。 3.崗位職責(zé)3.1.日常接待u接待來訪者：接待不明目的的來訪者，先問清對方來訪原因，根據(jù)原因來看來者是否是無關(guān)人員，還是需要找公司相關(guān)人員再進行接待。（嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)范，保持良好的禮節(jié)禮貌）

2、u接聽轉(zhuǎn)接電話：負(fù)責(zé)前臺服務(wù)熱線和電話轉(zhuǎn)接，做好來電咨詢工作，重要事項認(rèn)真記錄并轉(zhuǎn)達給相關(guān)人員，不遺漏、延誤。u接待推銷人員：上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應(yīng)婉轉(zhuǎn)拒絕，告知上班時間在公司推銷，會影響他人工作，若有員工需要他們的服務(wù)，告知相關(guān)部門員工直接與其對接。u面試人員：請面試人員在前臺處填寫面試人員資料表，并帶領(lǐng)其前往會議室等待，通知相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)進行面試。u接待頻繁往來相關(guān)人員：a) 快遞，公司內(nèi)部不論發(fā)件或者寄件，通知相關(guān)員工至前臺處進行處理，不能讓快遞員直接進入辦公區(qū)域內(nèi)部。b) 物業(yè)公司，公司內(nèi)部的水電維修、物業(yè)規(guī)定的各項活動的聯(lián)系工作；c) 送水公司，關(guān)注公司各處飲水機

3、水量情況，及時聯(lián)系送水，同時關(guān)注公司飲水機是否正常，如有異常及時通知飲水公司進行維修。4.日常事務(wù)4.1.負(fù)責(zé)公司員工每日考勤記錄、監(jiān)督每日打卡、并在月底匯總歸檔。(公司結(jié)合實際應(yīng)出勤天數(shù)、實際出勤記錄，來統(tǒng)計員工的出勤狀況，并以此作為薪資發(fā)放的依據(jù)?？记谝悦總€自然月的第一天到最后一天作為一個結(jié)算月。)（參照考勤具體管理辦法）4.2.對員工每日外出辦事者做好登記，外出員工并填寫相關(guān)申請單。4.3.公司交通卡和公司車輛（鑰匙）使用的登記與保管。4.4.負(fù)責(zé)公司文件的處理工作和日常文案工作，以及合同協(xié)議的錄入、排版、復(fù)印、掃描等。4.5.負(fù)責(zé)對新入職員工信息的錄入，以及證件的復(fù)印和歸檔。4.6.統(tǒng)

4、計公司所有員工通訊信息，定時更新員工通訊錄，公司若有新進或離職員工，應(yīng)在2-3個工作日內(nèi)制作新的通訊錄，發(fā)送至每位員工。4.7.負(fù)責(zé)公司前臺和總經(jīng)理辦公室清潔衛(wèi)生，以及植物盆栽的日常保養(yǎng)。4.8.接受其他部門工作安排并協(xié)助各部門做好其他工作。4.9.積極配合各部門協(xié)助工作，以及領(lǐng)導(dǎo)臨時安排的事務(wù)。5.接待工作5.1.來客人數(shù)確認(rèn)：會議前向相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)來客人數(shù)，為布置會議室；5.2.會議室桌椅布置：在開會前將會議室的桌面收拾整潔，會議桌椅歸位；5.3.茶水、點心、水果：來訪客人來之前準(zhǔn)備好茶、熱水及杯子，等來客就位后逐個送茶；接待貴客時，應(yīng)提前準(zhǔn)備必要的水果及點心供客人食用；5.4.訂餐：向會

5、議負(fù)責(zé)人確認(rèn)是否需要訂餐，如需訂餐應(yīng)確認(rèn)就餐人數(shù)后，電話聯(lián)系餐廳預(yù)訂包房。5.5.住宿：客戶到達公司時，接待人員第一時間與客戶溝通行程安排，并按客戶要求與公司簽訂的協(xié)議酒店進行預(yù)定。內(nèi)務(wù)細(xì)則：一、日常接待1.接待來訪者：接待不明目的的來訪者，先問清對方來訪原因，根據(jù)原因來看來者是否是無關(guān)人員，還是需要找公司相關(guān)人員再進行接待。2.接待咨詢者，若有咨詢者來訪，應(yīng)及時請實驗室或辦公室相關(guān)工作人員來協(xié)助接待。3.接聽轉(zhuǎn)接電話：前臺是總機電話，一般電話撥入后都需轉(zhuǎn)接其他分機，根據(jù)通訊錄的分機號碼，準(zhǔn)確的進行電話轉(zhuǎn)接；接聽咨詢電話，若在前臺接到咨詢電話，如對方不明確自己的咨詢顧問是誰，直接將電話轉(zhuǎn)接至相

6、關(guān)部門助理處。4.接待推銷人員：上班時間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應(yīng)婉轉(zhuǎn)拒絕，告知上班時間在公司推銷，會影響他人工作，若有員工需要他們的服務(wù)，告知相關(guān)部門員工直接與其對接。5.面試人員：請面試人員在前臺處填寫面試人員資料表，并帶領(lǐng)其前往會議室等待，通知辦公室主任或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進行面試。6.接待頻繁往來的相關(guān)人員：a)快遞，公司內(nèi)部不論發(fā)件或者寄件，均以電話通知相關(guān)員工至前臺處進行處理，不能讓快遞員直接進入公司實驗室內(nèi)部。b)物業(yè)公司，公司內(nèi)部的水電維修、物業(yè)規(guī)定的各項活動的聯(lián)系工作；c)送水公司，關(guān)注公司各處飲水機水量情況，及時聯(lián)系送水，每次接待時只需要在送水公司的卡片上寫清送水“XX”

7、桶，拿走空桶“XX”個即可。每月月底結(jié)賬，填寫請款單提交辦公室主任，向財務(wù)申請費用支付。同時關(guān)注公司飲水機是否正常，如有異常及時通知飲水公司進行維修。 二、辦公用品管理1.盤庫：每月23-25日對庫存的辦公用品進行全面盤點，制作“辦公用品庫存統(tǒng)計表”提交辦公室主任審查。若有用品數(shù)量不足或已領(lǐng)用完，即時上報，進行補充；2.購買：每月25-28日通知公司各部門提交下月所需的辦公用品清單，統(tǒng)計出“購買清單”后報辦公室主任審批。批準(zhǔn)后，聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商送貨；3.領(lǐng)用：員工領(lǐng)用所需辦公用品時，讓其填寫“辦公用品領(lǐng)用表”并簽字，然后給予發(fā)放；4.結(jié)算：每月底聯(lián)系辦公用品供應(yīng)商提供本月未結(jié)貨款清單及發(fā)票，

8、確認(rèn)無誤后，填寫支出單，報財務(wù)人員審批后通知供應(yīng)商前往領(lǐng)款。三、日常事務(wù)1.保證行政電子設(shè)備的正常使用，包括：掃描儀、傳真機、復(fù)印機等，若機器出現(xiàn)故障，及時聯(lián)系供應(yīng)商解決問題；2.每月15日左右統(tǒng)計公司提供話費補助的員工名單，并將名單與話費總數(shù)報于辦公室主任審核。領(lǐng)款后，前往移動和聯(lián)通營業(yè)大廳購買充值卡，并開具發(fā)票。將充值卡發(fā)放給相關(guān)員工，并要求其簽字確認(rèn)；3.每月定期統(tǒng)計公司所有人員通訊信息，更新員工通訊錄，公司若有新進或離職員工，都應(yīng)在2-3個工作日內(nèi)制作新的通訊錄，發(fā)送至每位員工郵箱中；4.名片的申請與制作：當(dāng)公司部門有印制名片需求時，需要其填寫“名片申請單”，并提供名片相關(guān)信息。確認(rèn)名

9、片信息后，將信息發(fā)送給供應(yīng)商，通知其排版印刷，電子版確認(rèn)無誤后印刷，后交于名片申請人；5.每周一定時查看公司信箱，將信件發(fā)放至員工手中；6.公司備用門卡的管理，前臺應(yīng)妥善保管備用鑰匙以備公司同仁有緊急情況時使用；7.公司有人員招聘時，協(xié)助人事部門電話通知應(yīng)聘人員各項事宜；8.收發(fā)傳真，協(xié)助各部門員工收發(fā)業(yè)務(wù)傳真；9.協(xié)助辦公室主任組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部活動，如員工生日會、公司集體活動、拓展等業(yè)務(wù)的聯(lián)系、通知、協(xié)調(diào)事宜。10.新員工入職時，提供入職表格、歡迎信、辦公用品、公司通訊錄等，并收取新員工的個人身份證明（身份證、學(xué)歷學(xué)位證、戶口本、照片）的復(fù)印件，提交辦公室主任整理歸檔。11.積極配合公司的市

10、場宣傳活動，做好后勤保障工作。四、接待工作1. 接待前準(zhǔn)備工作a)來客人數(shù)確認(rèn)：會議前向相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)來客人數(shù)，為布置會議室及訂餐做準(zhǔn)備；b)會議室桌椅布置：在開會前將會議室的桌面收拾整潔，會議椅歸位；c)茶水及點心：會議前準(zhǔn)備好茶、熱水及杯子，等來客就位后逐個送茶；接待貴客時，應(yīng)提前準(zhǔn)備必要的水果及點心供開會人員食用；d)相機：準(zhǔn)備公司相機，為來客拍照留念所用。e)訂餐：向會議負(fù)責(zé)人確認(rèn)是否需要訂餐，如需訂餐應(yīng)確認(rèn)就餐人數(shù)后，電話聯(lián)系餐廳預(yù)訂包房；f) 預(yù)訂酒店：如需為來客預(yù)訂酒店，確認(rèn)主客姓名后，電話聯(lián)系錦江富園大酒店預(yù)訂房間，預(yù)訂成功后向辦公室主任匯報確認(rèn)。2. 會議中服務(wù)工作a)為開會

11、人員添加茶水；b)按照領(lǐng)導(dǎo)要求提供會議支持；c)安排專人負(fù)責(zé)會議中的攝像工作；3. 會議后完善工作a)組織來客及公司領(lǐng)導(dǎo)合影留念，并將照片發(fā)至來訪者郵箱內(nèi)或作為賀卡發(fā)送。b)如遇重要客戶來訪，應(yīng)及時將會議相片資料上傳至公司網(wǎng)站內(nèi)。c)會議后的清理工作：將剩余茶水及茶杯清理干凈，未食用的點心整理歸入茶點處，以備公司員工食用；d)會議后器材的歸庫：會議后器材應(yīng)及時歸庫，將相機及其他器材放回原處；篇三：行政前臺的工作職責(zé)一、負(fù)責(zé)進入公司辦公場所的所有的人，要用禮貌用語說:“您好， 請有有什么事情嗎”?然后，叫他請坐，幫他聯(lián)系要找的人，不定期客的招呼、接待、登記、導(dǎo)引。二、負(fù)責(zé)公司電話總機的接線工作。

12、拿起電話要說:“喂，您好，XX 公司”對來往電話聲音清晰、態(tài)度和藹，恰當(dāng)使用禮貌用語; 對未能聯(lián)絡(luò)上的記錄在案并及時轉(zhuǎn)告;對緊急電話設(shè)法接通，未通者速報領(lǐng)導(dǎo)處理;具有良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力，及較強的保密意識。三、收發(fā)公司傳真、復(fù)印、熟習(xí)前臺電話公司各分機號碼。統(tǒng)計考勤等等吧四、保持前臺的清潔衛(wèi)生;負(fù)責(zé)辦公用品和清潔消耗用品的發(fā)放、消耗用品在以舊換新，計劃申購。五、公司按排的對外聯(lián)絡(luò)工作;領(lǐng)導(dǎo)按排的其它工作。篇四：行政前臺的工作職責(zé)、接待工作：訪客進入接待廳，應(yīng)抬頭行注目禮“您好,請問找誰?”,并請訪客入坐，請示后引入相關(guān)區(qū)域，在一分鐘內(nèi)端上茶水，并負(fù)責(zé)加水、更新煙缸；、衛(wèi)生清潔工作：煙缸不得

13、超過五個煙蒂，訪客離去后，三分鐘內(nèi)清洗好煙缸、茶杯；、總機服務(wù)工作：鈴響三聲內(nèi)必須接聽，“您好，XX公司。”；若自動轉(zhuǎn)撥，三分鐘內(nèi)必須轉(zhuǎn)為人工；來電找“總經(jīng)理”，判定是廣告類，不應(yīng)直接轉(zhuǎn)入，應(yīng)問清何事后轉(zhuǎn)接相關(guān)部門；、傳真信息必須在五分鐘內(nèi)送達相關(guān)人員；、負(fù)責(zé)收發(fā)管理報紙、信函；、安全工作：下班前檢查復(fù)印機關(guān)機，關(guān)閉所有電源，負(fù)責(zé)關(guān)好門窗；、接受行政助理（助理招聘）安排的其它工作。篇五：行政前臺的工作職責(zé)1、接聽電話，接收傳真，按要求轉(zhuǎn)接電話或記錄信息，確保及時準(zhǔn)確。2、對來訪客人做好接待、登記、引導(dǎo)工作，及時通知被訪人員。對無關(guān)人員、上門推銷和無理取鬧者應(yīng)拒之門外。3、保持公司清潔衛(wèi)生，展示公司良好形象。4、監(jiān)督員工每日考勤情況。5、負(fù)責(zé)公司快遞、信件、包裹的收發(fā)工作6、負(fù)責(zé)辦公用品的盤點工作，做好登記存檔。并對辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放、出入庫做好登記。7、不定時檢查用品庫存，及時做好后勤保障工作。8、負(fù)責(zé)每月統(tǒng)計公司員工的考勤情況，考勤資料存檔。9、負(fù)責(zé)復(fù)印、傳真和打印等設(shè)備的使用與管理工作，合理使用，降低材料消耗。10